9 mẹo để lập kế hoạch đoàn tụ gia đình với ngân sách

Trong khi nhiều gia đình vẫn thích tụ tập tại nhà của ai đó để đoàn tụ, các gia đình đang ngày càng lựa chọn những cuộc họp mặt xa hoa hơn. Một số là các chuyến đi cắm trại nhiều ngày trong RV và lều; những người khác được tổ chức trên tàu du lịch hoặc tại các khu nghỉ mát. Có ngân sách chi tiết để thiết lập, xổ số để tổ chức, và áo phông và cốc cà phê mang mào gia đình để bán. Cho dù cuộc hội ngộ của bạn đơn giản hay xa hoa, việc lên kế hoạch sẽ tốn rất nhiều công sức và nó có thể rất tốn kém nếu bạn không cẩn thận.

Trước khi bạn quá nhiệt tình và kết thúc việc lên kế hoạch cho một sự kiện không ai có thể tham dự, đây là một số cách để lên kế hoạch cho một cuộc hội ngộ vui vẻ, giá cả phải chăng.

Lập kế hoạch đoàn tụ gia đình thân thiện với ngân sách

Khi đến buổi hội ngộ của bạn, bạn có muốn mọi người tụ tập tại nhà của Bố mẹ và mang một món ăn để chia sẻ không? Bạn có nên cố gắng lên kế hoạch cho một cuộc đoàn tụ gia đình nghỉ hè tại một khu nghỉ mát? Cuộc hội ngộ sẽ diễn ra vào một buổi chiều hay một sự kiện kéo dài ba ngày?

Thật dễ dàng để cảm thấy choáng ngợp bởi các chi tiết khi lên kế hoạch đoàn tụ gia đình. Vì vậy, hãy từng bước thực hiện.

1. Bắt đầu sớm

Lên kế hoạch đoàn tụ gia đình sẽ có kết quả, và đó chắc chắn không phải là điều bạn có thể làm vào phút cuối. Tốt nhất, bạn nên bắt đầu lên kế hoạch trước một năm; việc này sẽ cho bạn nhiều thời gian để chọn ngày và địa điểm phù hợp với lịch trình và ngân sách của mọi người. Lên kế hoạch sớm cũng sẽ cho bạn cơ hội đàm phán mức giá tốt nhất cho khách sạn, nhà cung cấp và hoạt động.

Bạn cũng cần có được một số lượng đầu người cho bao nhiêu người có thể tham dự. Có một ước tính sơ bộ trước khi bạn thực hiện bất kỳ kế hoạch nào sẽ tiết kiệm thời gian khi bạn đang xem xét các địa điểm. Ví dụ: nếu cuộc hội ngộ của bạn có 300 (hoặc nhiều hơn) những người tham dự có thể, bạn sẽ không lãng phí thời gian nghiên cứu các gian hàng của công viên tiểu bang chỉ có sức chứa 100 người.

Đừng quên rằng, tùy thuộc vào thời gian trong năm, bạn có thể có một số cuộc thi cho không gian địa điểm. Ví dụ, hầu hết các đám cưới diễn ra trong mùa hè hoặc mùa thu. Tiệc tốt nghiệp được tổ chức vào đầu mùa hè và các bữa tiệc vào tháng 12. Lên kế hoạch sớm đảm bảo rằng bạn có thể đặt địa điểm bạn muốn khi bạn muốn.

2. Tạo trang Facebook đoàn tụ gia đình

Lên kế hoạch đoàn tụ gia đình có nghĩa là giao tiếp với hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm người. Nó có thể nhanh chóng biến thành cơn ác mộng của tổ chức khi tất cả các bạn thảo luận về ngày, địa điểm và hoạt động tiềm năng thông qua email hoặc các cuộc gọi điện thoại. Nó cũng có thể trở nên đắt đỏ nếu bạn quyết định gửi thư mời chính thức cùng với thẻ RSVP.

Tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách đặt tất cả thông tin liên lạc của bạn ở một nơi với trang Facebook đoàn tụ gia đình. Bạn có thể đặt trang này ở chế độ riêng tư để chỉ thành viên trong nhóm có thể xem bài đăng và đó là cách tuyệt vời để chia sẻ chi tiết về cuộc hội ngộ sắp tới và nhận ý kiến ​​của mọi người về những gì họ muốn làm. Hãy xem Apeg để biết bài viết hữu ích về cách tạo nhóm Facebook gia đình.

Nếu bạn phụ trách lập kế hoạch, hãy nhớ suy nghĩ như một nhà tiếp thị. Mục tiêu của bạn là có được càng nhiều người tham dự càng tốt để chi phí chung cho mỗi người giảm xuống. Cố gắng hết sức để lên kế hoạch cho các hoạt động vui chơi và tạo tiếng vang để nhiều người muốn đến.

3. Nói chuyện cởi mở về ngân sách

Ngay cả cuộc đoàn tụ gia đình đơn giản nhất cũng có thể tốn vài trăm đô la, và hầu hết kết thúc có giá vài nghìn hoặc hơn.Bạn có thể chịu trách nhiệm lập kế hoạch, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn sẵn sàng - hoặc có thể - để thanh toán hóa đơn. Vì vậy, ai sẽ trả tiền cho nó?

Bạn không thể nói về chi phí trừ khi trước tiên bạn có ý tưởng về loại hình đoàn tụ mà bạn muốn tổ chức. Bạn có muốn một cuộc hội ngộ DIY trong một công viên tiểu bang nơi mọi người mang một món ăn để chia sẻ, hoặc một cuộc hội ngộ xa hoa hơn trên một con tàu du lịch hoặc tại một trang trại thô lỗ hoặc khu nghỉ dưỡng bao gồm tất cả? Cuộc hội ngộ của bạn sẽ có 20 người tham dự hay 200 người?

Trước tiên hãy tìm ra các chi tiết cơ bản và sau đó bạn có thể bắt đầu tạo ngân sách lỏng lẻo cho sự kiện. Xem xét tất cả các chi phí bạn có thể phải trả và sau đó thêm đệm 5% đến 10% để tính chi phí bất ngờ.

4. Lập kế hoạch gây quỹ

Bước tiếp theo của bạn là tìm ra cách tài trợ cho cuộc hội ngộ của bạn, và có một số cách để xem xét.

Bạn có thể yêu cầu mỗi gia đình hoặc người tham dự quyên góp một số tiền cố định để trang trải chi phí đoàn tụ. Số tiền này sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng mà bạn mở với một thành viên khác trong gia đình, lý tưởng nhất là không phải ai đó trong gia đình bạn. Giữ tiền gửi và chi phí càng minh bạch càng tốt, có thể với bản tóm tắt ngân sách hàng tháng mà bạn gửi cho mọi người bằng điện tử.

Bạn cũng có thể quyên góp tiền trong cuộc hội ngộ. Yêu cầu người tham dự mang hàng hóa tự làm như món tráng miệng, bánh mì và mứt để bán cho các thành viên khác trong gia đình, với tất cả số tiền thu được sẽ trang trải chi phí đoàn tụ. Bạn cũng có thể loại bỏ các mặt hàng được quyên góp, chẳng hạn như:

• Mền tự làm
• Khôi phục và đóng khung ảnh gia đình cổ
• Một cuốn sách nấu ăn tự làm đầy đủ các công thức nấu ăn gia đình cũ
• Cây gia phả
• Một sổ lưu niệm gia đình
• Tác phẩm nghệ thuật gốc hoặc tác phẩm thủ công khác
• Đồ trang trí nội thất cổ xưa

Một cuộc xổ số có khả năng quyên góp rất nhiều tiền, cộng với tất cả các vật phẩm sẽ ở lại trong gia đình. Một xổ số gia truyền có thể là một lựa chọn tuyệt vời cho các thành viên gia đình đang thu hẹp quy mô để chuyển sang cuộc sống được hỗ trợ.

Một số gia đình quyên góp tiền trong các cuộc đoàn tụ của họ bằng cách cung cấp thực phẩm miễn phí nhưng điều hành một thanh tiền mặt và bán nước và soda. Để làm điều này, bạn sẽ cần phải xin giấy phép rượu một ngày trong thị trấn hoặc thành phố nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện này. Làm nghiên cứu của bạn đầu tiên; một số thành phố chỉ cấp giấy phép một ngày cho các nhóm cụ thể, chẳng hạn như các tổ chức tôn giáo, tổ chức phi lợi nhuận hoặc các nhóm cựu chiến binh, chính trị, giáo dục hoặc thể thao. Đăng ký sớm vì các ứng dụng có thể mất ít nhất hai tuần để xử lý.

5. Yêu cầu đặt cọc

Khi bạn có một ngân sách sơ sài được phác thảo, điều cần thiết là bạn yêu cầu mọi gia đình gửi một khoản tiền gửi không hoàn lại theo thời hạn cụ thể. Khi xác định số tiền, hãy xem xét tình hình tài chính của mỗi gia đình và xem xét cho phép thanh toán hàng tháng nếu cần thiết.

Yêu cầu một khoản tiền gửi không hoàn lại từ các thành viên gia đình là rất quan trọng vì nhiều lý do. Đầu tiên, nó cung cấp cho bạn một số tiền để mua hàng và cung cấp tiền gửi cho các nhà cung cấp và địa điểm. Nó cũng giúp bạn xác định ai sẽ thực sự đến; một khi một gia đình đã cam kết tài chính để tham dự cuộc hội ngộ, họ sẽ ít có khả năng rút lui vào phút cuối.

Để theo dõi các khoản thanh toán, hãy sử dụng một dịch vụ như MyEvent. MyEvent cho phép gia đình bạn đăng ký đoàn tụ, trả tiền đặt cọc hoặc phí tham dự và thậm chí đóng góp thêm. Trang web cũng cho phép bạn gửi các cuộc thăm dò và khảo sát, tạo cây gia đình và dễ dàng tạo tiếng vang xung quanh sự kiện bằng phương tiện truyền thông xã hội.

6. Xem xét ngày nghỉ

Chắc chắn, sẽ rất vui khi được đoàn tụ gia đình tại một khu nghỉ mát trượt tuyết vào tháng 1 hoặc một bãi biển Great Lakes tuyệt đẹp vào giữa tháng Sáu. Nhưng bạn sẽ trả đô la cao nhất nếu bạn ở lại trong mùa cao điểm của địa điểm.

Nhiều địa điểm giảm giá từ 50% trở lên trong thời gian nghỉ phép, vì vậy hãy xem xét ở tại khu nghỉ mát trượt tuyết vào tháng 6 hoặc tại ngôi nhà bãi biển phía bắc vào tháng 12. Bạn sẽ tiết kiệm tiền và vẫn còn nhiều việc phải làm. Ví dụ, hầu hết các khu nghỉ mát trượt tuyết có dặm đi bộ đường dài và đạp xe, cũng như hồ bơi và các sự kiện theo kế hoạch. Đi bộ trên một bãi biển mùa đông rất đẹp và sảng khoái, và hầu hết các bãi biển phía bắc đều bỏ trống trong những tháng mùa đông, vì vậy bạn sẽ có bờ bên mình.

7. Hỏi giá nhóm trên phòng khách sạn

Rất có thể, gia đình bạn nằm rải rác trên khắp đất nước, điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần phòng khách sạn và rất nhiều trong số đó. Một trong những cách tốt nhất để tiết kiệm tiền cho phòng khách sạn khi lên kế hoạch đoàn tụ gia đình là yêu cầu tỷ lệ nhóm, có thể giúp bạn tiết kiệm tới 50% hoặc hơn giá phòng. Tuy nhiên, việc giảm giá lớn cho các thành viên gia đình ngoài thành phố cần một số thương lượng.

Đầu tiên, làm bài tập về nhà của bạn. Nghiên cứu giá khách sạn địa phương và lập danh sách mỗi khách sạn tính phí cho một phòng thông thường, cũng như những tiện nghi bạn có được khi lưu trú. Tiếp theo, hãy chắc chắn rằng bạn biết bạn sẽ cần bao nhiêu phòng, cũng như ngày chắc chắn để nhận phòng và thanh toán.

Khi bạn gọi, yêu cầu nói chuyện với người quản lý; một đại diện đặt phòng điển hình có thể sẽ không có thẩm quyền để đàm phán giá nhóm. Cho người quản lý biết số phòng bạn cần và khi nào bạn cần.

Một số nhà quản lý có thể hỏi ngân sách của bạn là gì. Họ thường sử dụng con số này như một điểm khởi đầu cho các cuộc đàm phán. Bất cứ khi nào có thể, hãy giữ điều này cho chính mình; bạn có thể nhận được mức giá thấp hơn nếu người quản lý không biết phạm vi giá của bạn. Một cách lịch sự để giữ lại thông tin này là nói, chúng tôi vẫn nói chuyện với các thành viên khác trong gia đình để tìm một mức giá mà mọi người đều có thể mua được. Hãy chắc chắn để cho họ biết bạn đang mua sắm xung quanh; bạn có thể nhận được mức giá thấp hơn nếu họ biết bạn đang gọi các khách sạn khác.

Viết tên của mỗi người quản lý cũng như đề nghị của họ và cho họ biết ngày bạn sẽ đưa ra quyết định cuối cùng. Vào ngày này, hãy gọi lại cho mỗi người quản lý, cảm ơn họ vì đã dành thời gian cho họ và cho họ biết quyết định của bạn. Đó là phép lịch sự phổ biến. Cũng có một cơ hội nhỏ họ sẽ cung cấp cho bạn một đề nghị thấp hơn để thu hút doanh nghiệp của bạn nếu bạn nói với họ rằng bạn đã quyết định đặt chỗ ở nơi khác.

8. Xem xét một kỳ nghỉ Cruise

Đáng ngạc nhiên, một tàu du lịch bao gồm tất cả có thể là một địa điểm hoàn hảo cho các cuộc đoàn tụ gia đình vì một số lý do.

Tàu du lịch có thể chứa người trên nhiều loại ngân sách. Ví dụ: các thành viên gia đình với ngân sách eo hẹp hơn thường có thể nhận được phòng với giá 89 đô la mỗi đêm, trong khi những người có thu nhập khả dụng cao hơn có thể chọn các phòng sang trọng hơn.

Du lịch trên biển cũng lấy đi phần lớn sự căng thẳng của kế hoạch. Thực phẩm và các hoạt động được chăm sóc bởi các nhân viên. Tất cả bạn có thể ăn sáng hoặc ăn tối cùng nhau tại một trong nhiều nhà hàng hoặc phòng ăn, sau đó lên kế hoạch cho nhiều hoạt động vui chơi trong ngày. Bạn có thể đến spa cùng dì, xem con cái và anh em họ chơi với nhau tại công viên nước hoặc tham gia một chương trình với ông của bạn. Bạn không phải lo lắng về việc phục vụ cuộc hội ngộ của mình - hoặc tự mình thực hiện hầu hết việc nấu nướng - hoặc lên kế hoạch cho một ngày gia đình trên cánh đồng của gia đình đầy đủ các hoạt động khác nhau. Tất cả bạn phải làm là hiển thị lên.

Một lợi ích khác của việc tổ chức đoàn tụ gia đình của bạn trên tàu du lịch là mọi người đều có một kỳ nghỉ thực sự trong khi kết nối lại với những người mà họ có thể đã không gặp trong nhiều năm hoặc thậm chí nhiều thập kỷ.

Mặc dù các chuyến đi du lịch trọn gói rất thuận tiện và vui vẻ, nhưng chúng cũng có thể trở nên đắt đỏ. Ngay cả khi bạn ghi được một số tiền lớn trong phòng của bạn, điều quan trọng là hãy nhớ rằng đó chỉ là khởi đầu của các chi phí mà bạn và các thành viên gia đình của bạn sẽ phải chịu.

Ví dụ: thuế và phí cảng có thể thêm $ 100 đến $ 200 vào giá vé của bạn. Bạn sẽ phải trả tiền vé máy bay đến và đi từ thành phố cảng, cũng như dịch vụ taxi hoặc xe hơi từ sân bay đến cảng. Nếu bạn tự lái xe đến cảng, thông thường bạn sẽ trả từ 15 đến 20 đô la mỗi ngày cho việc đỗ xe.

Nếu gói hành trình của bạn không bao gồm tất cả, bạn sẽ phải trả tiền cho thực phẩm và đồ uống, có thể nhanh chóng bổ sung. Ví dụ, một thức uống có cồn thông thường có giá từ 7 đến 10 đô la trở lên trên tàu du lịch, với tiền thưởng từ 15% đến 18% được thêm vào đó. Nhiều tàu du lịch cũng thêm tiền thưởng hàng ngày vào hóa đơn cuối cùng của bạn, hiện lên tới $ 23 mỗi người mỗi ngày đối với hầu hết các tàu du lịch lớn, theo USA Today.

Như bạn có thể thấy, giá phòng của bạn chỉ là phần nổi của tảng băng - và hãy luôn nhớ rằng giá phòng là mỗi người. Điều cần thiết là bạn nghiên cứu bao nhiêu hành trình có thể thực sựchi phí mỗi người mỗi ngày để các thành viên gia đình của bạn có thể quyết định xem họ có đủ khả năng không.

9. Xem xét một công viên tiểu bang

Nếu tổ chức cuộc đoàn tụ gia đình của bạn trên một con tàu du lịch ngoài tầm với của bạn và gia đình, một lựa chọn khác là tổ chức một cuộc hội ngộ tại một công viên địa phương hoặc tiểu bang. Bạn có thể thuê một gian hàng, thường đi kèm với bếp nướng than, với giá từ 50 đến 100 đô la một ngày.

Một số công viên lớn hơn có cabin hiện đại hoặc mộc mạc cho thuê. Thông thường, một cabin hiện đại của người Viking có nước và điện, trong khi đó, một cabin mộc mạc của hoàng gia thì không. Thuê một cabin cho các thành viên gia đình ngoài thành phố có thể ít tốn kém hơn so với thuê một phòng khách sạn và cabin có thể cung cấp một không gian yên tĩnh cho trẻ em hoặc người cao niên nghỉ ngơi trong ngày.

Một số công viên cũng có cabin lớn hoặc nhà nghỉ cho thuê. Đây có thể là vài trăm đô la mỗi đêm, nhưng nếu ba hoặc bốn gia đình ở trong một tòa nhà và chia nhỏ chi phí, nó có thể rất phải chăng.

Trước khi bạn đặt một cabin hoặc gian hàng, hãy đảm bảo hỏi nhà vệ sinh công cộng gần nhất ở đâu, cũng như vị trí của các tiện nghi khác, như bãi biển, sân chơi, hồ bơi hoặc bến cá. Nếu bất cứ ai trong gia đình bạn sử dụng xe lăn hoặc xe tập đi, hãy hỏi về những rào cản tiềm ẩn có thể khiến việc tham dự của họ trở nên khó khăn hơn. Nhiều công viên hiện có các cabin, gian hàng và sân chơi đặc biệt.

Tránh tổ chức đoàn tụ gia đình của bạn vào một ngày lễ lớn, chẳng hạn như ngày 4 tháng 7 hoặc Ngày Lao động; công viên tiểu bang thu phí cao nhất của họ vào những ngày này. Bạn cũng sẽ muốn đặt cabin và gian hàng càng sớm càng tốt, vì nhiều công viên tiểu bang đặt trước nhiều tháng - hoặc thậm chí một năm - trước.

Trong khi các công viên tiểu bang có thể là một lựa chọn tuyệt vời, hãy xem xét các địa điểm khác này cho một cuộc hội ngộ giá cả phải chăng:

• Một sở thú
• Công viên giải trí
• Khu cắm trại hoặc công viên RV
• Một nhà thờ hoặc hội nghị tôn giáo hoặc trung tâm tĩnh tâm
• Khu hội chợ
• YMCA
• Một hồ nước địa phương hoặc bãi biển

Cách bổ sung để cắt giảm chi phí

Có rất nhiều cách khác để giữ cho cuộc đoàn tụ gia đình của bạn phải chăng, bao gồm những cách sau.

• Lưu ảnh. Thay vì thuê một nhiếp ảnh gia, hãy yêu cầu một thành viên trong gia đình thực hiện vai trò này. Cân nhắc miễn lệ phí tham dự của họ, hoặc thậm chí cho họ một máy ảnh kỹ thuật số, nếu họ đồng ý chụp ảnh sự kiện và tổ chức các bức ảnh sau đó.
• Lưu nhạc. Nếu cuộc hội ngộ của bạn sẽ diễn ra tại một phòng tiệc lớn, hãy nhờ một thành viên trong gia đình nghiêng về âm nhạc để chơi DJ. Một lần nữa, như một sự khích lệ, đề nghị miễn các khoản phí của gia đình họ cho sự kiện này.
• Tiết kiệm chỗ ở. Cân nhắc thuê một số nhà nghỉ tại một điểm đến vui vẻ, chẳng hạn như bãi biển hoặc trên núi và mỗi gia đình chia chi phí bằng nhau. Tất cả bạn sẽ có thể nấu ăn tại nhà, có thể cắt giảm 30% hoặc nhiều hơn chi phí đoàn tụ của bạn, và bạn sẽ có nhiều bàn ăn tối để tụ tập và nói chuyện.
• Tiết kiệm thức ăn. Thực phẩm là một chi phí rất lớn tại các cuộc hội ngộ. Giữ cho nó đơn giản bằng cách thiết lập một quán bar và để mọi người tự sửa chữa bữa ăn của mình. Ví dụ: bạn có thể thiết lập một thanh hot dog với mọi topping sáng tạo mà bạn có thể tưởng tượng. Một thanh nacho, một thanh hamburger, một thanh taco và một thanh kem cũng chắc chắn sẽ trở thành hit.

Từ cuối cùng

Cuộc đoàn tụ gia đình của bạn có thể là không thể tin được mà không cần bạn phải bỏ ra một số tiền lớn để thuê một ban nhạc, làm quà lưu niệm hoặc tập hợp tất cả mọi người tại một khu nghỉ mát ở Quần đảo Virgin thuộc Hoa Kỳ. (Mặc dù điều đó nghe có vẻ hay, phải không?)

Điều quan trọng nhất là cuộc đoàn tụ của bạn mang đến cho mọi người cơ hội kết nối lại và trải nghiệm sức hút mạnh mẽ của gia đình. Đây là những người của bạn. Họ là những người có lưng và sẽ gắn bó với bạn khi không có ai khác. Dành thời gian cùng nhau kể chuyện, chia sẻ hình ảnh, cười đùa với sự bình dị của nhau và vui chơi sẽ tạo ra sự gắn kết và tình bạn gắn kết cho dù bạn có quyết định chi bao nhiêu tiền.

Bạn đã bao giờ lên kế hoạch cho một cuộc đoàn tụ gia đình hoặc tham dự một? Bí quyết nào bạn muốn chia sẻ để tiết kiệm tiền?