IRS Home Office Khấu trừ thuế - Quy tắc & Máy tính

Khấu trừ văn phòng tại nhà cho phép bạn khấu trừ một phần chi phí để vận hành và duy trì nhà của bạn như một chi phí kinh doanh. Thực hiện đúng, khoản khấu trừ này có thể làm giảm đáng kể thu nhập chịu thuế của bạn, tạo ra một khoản tiết kiệm thuế. Một lời cảnh báo: Khấu trừ này thường xuyên bị lạm dụng, nhưng, mặt khác, thường bị bỏ qua. Chỉ vì khoản khấu trừ này là một nguồn gian lận thuế phổ biến không có nghĩa là bạn không nên dùng nó nếu bạn đủ điều kiện cho nó.

IRS xác định văn phòng tại nhà như thế nào

Cho dù bạn chuyển đổi phòng ngủ, phòng làm việc, tầng hầm, tầng áp mái hoặc nhà để xe thành văn phòng, IRS không chỉ định loại cơ sở nào có thể là văn phòng. Tuy nhiên, họ có hai quy tắc về việc sử dụng không gian. Để đủ điều kiện để khấu trừ chi phí cho doanh nghiệp, bạn phải sử dụng không gian đó:

Độc quyền và thường xuyên là nơi kinh doanh chính của bạn
Độc quyền và thường xuyên là nơi gặp gỡ khách hàng, khách hàng hoặc bệnh nhân trong hoạt động kinh doanh bình thường của bạn

Sử dụng thường xuyên, có nghĩa là bạn sử dụng không gian một cách thường xuyên, không phải trên cơ sở ngẫu nhiên hoặc ngẫu nhiên. Nếu bạn sử dụng den của bạn một hoặc hai lần một năm cho một hội nghị khách hàng, điều đó không đáp ứng tiêu chuẩn sử dụng thường xuyên và không đủ điều kiện làm văn phòng tại nhà.

Sử dụng độc quyền của Viking có nghĩa là bạn chỉ sử dụng không gian cho doanh nghiệp. Nếu bạn gặp khách hàng thường xuyên trong den của bạn, nhưng gia đình bạn cũng sử dụng den của bạn để xem TV, thì den đó không đáp ứng tiêu chuẩn sử dụng độc quyền và không đủ điều kiện làm văn phòng tại nhà.

Một phần của căn phòng có thể được chỉ định làm văn phòng ngay cả khi các phần khác của phòng được sử dụng cho các mục đích khác. Ví dụ, nếu bạn có một bàn, ghế, tủ hồ sơ và máy photocopy trong một khu vực rộng 50 mét vuông của một căn phòng rộng 120 mét vuông, thì không gian đó có thể là một văn phòng tại nhà nếu đáp ứng việc sử dụng kinh doanh thường xuyên và độc quyền tiêu chí.

Chi phí nhà được tính vào khoản khấu trừ

IRS Ấn phẩm 587 lưu ý rằng chi phí văn phòng tại nhà được phép có ba loại:

Chi phí trực tiếp chỉ áp dụng cho văn phòng (ví dụ, sơn lại văn phòng).
Chi phí gián tiếp áp dụng cho toàn bộ ngôi nhà (ví dụ: tiện ích).
Chi phí không liên quan áp dụng cho cả văn phòng và nhà riêng (ví dụ: chăm sóc cỏ).

Chi phí trực tiếp có thể được khấu trừ toàn bộ; chi phí gián tiếp được khấu trừ tương ứng, theo diện tích văn phòng vuông so với diện tích vuông của tổng số nhà; chi phí không liên quan không được khấu trừ.

Chi phí gián tiếp có thể bao gồm các khoản sau:

Lãi suất thế chấp
Bảo hiểm thế chấp đủ tiêu chuẩn
Thuế tài sản
Khấu hao
Thuê (nếu bạn không sở hữu nhà)
Các tiện ích và dịch vụ (như dọn rác và dọn dẹp)
Sửa chữa (trừ khi sửa chữa chỉ liên quan đến văn phòng, sau đó là trực tiếp)
Hệ thống an ninh
Tổn thất

Đáng chú ý vắng mặt trong danh sách này là chi phí điện thoại. Khoản phí cơ bản, bao gồm thuế, của điện thoại cố định đầu tiên đối với tài sản của bạn là chi phí cá nhân và không được khấu trừ, mặc dù chi phí đường dài được thực hiện cho mục đích kinh doanh được khấu trừ riêng trong Biểu C (không phải là một phần của chi phí tại nhà) . Chi phí cho một dòng thứ hai đến văn phòng cho mục đích kinh doanh là một khoản khấu trừ trực tiếp. Gói điện thoại di động cũng có thể được khấu trừ một phần hoặc toàn bộ riêng, tùy thuộc vào tỷ lệ phần trăm sử dụng của doanh nghiệp.

Cách tính khoản khấu trừ tại nhà của bạn

Nếu bạn chọn phương pháp chung sử dụng Biểu mẫu 8829, Chi phí cho việc sử dụng nhà của doanh nghiệp, thì nhiệm vụ đầu tiên là tính tỷ lệ phần trăm sử dụng kinh doanh. Để làm điều này, bạn chia diện tích hình vuông của không gian văn phòng của bạn cho tổng diện tích hình vuông của ngôi nhà. Ví dụ: giả sử nhà của bạn có 1.200 feet vuông và văn phòng của bạn là một căn phòng có kích thước 10 x 12 feet (= 120 feet vuông). Tỷ lệ sử dụng văn phòng là 120 feet vuông / 1.200 feet vuông x 100 = 10%.

Nếu bạn không biết cảnh quay vuông của nhà bạn, bạn có thể kiểm tra với văn phòng thẩm định viên của quận, nơi có thể cung cấp cho bạn thông tin đó. IRS cho phép bạn sử dụng bất kỳ phương pháp hợp lý nào khác để xác định tỷ lệ sử dụng kinh doanh, vì vậy nếu các phòng trong nhà bạn có kích thước xấp xỉ bằng nhau, bạn có thể chia số phòng được sử dụng làm văn phòng cho tổng số phòng để tìm tỷ lệ sử dụng kinh doanh. Tuy nhiên, phương pháp vuông là chính xác hơn.

Để tiếp tục tính toán, giả sử bạn có các chi phí gián tiếp sau:

Thế chấp: 1.200 đô la mỗi tháng x 12 tháng = 14.400 đô la
Thuế tài sản: $ 1.000 x 2 khoản thanh toán mỗi năm = $ 2.000
Bảo hiểm nguy hiểm: $ 50 mỗi tháng x 12 tháng = $ 600
Điện lực: $ 80 mỗi tháng x 12 tháng = $ 960
Khí ga: $ 40 mỗi tháng x 12 tháng = $ 480
Cống, nước và rác: $ 60 mỗi tháng x 12 tháng = $ 720
Sửa chữa lò: chi phí một lần là $ 1,840
Toàn bộ: 21.000 đô la

Trong ví dụ này, tổng chi phí vận hành nhà trong năm là 21.000 đô la. Vì trước đây chúng tôi đã xác định rằng phần kinh doanh của ngôi nhà là 10% trên tổng số, nên chi phí văn phòng tại nhà là $ 21.000 x .10 = $ 2.100.

Nếu bạn có chi phí trực tiếp 200 đô la để sơn văn phòng, bạn có thể thêm số tiền này vào tổng chi phí gián tiếp là 2.100 đô la để khấu trừ tổng chi phí là 2.300 đô la.

Khấu hao

Nếu bạn đang sử dụng Biểu mẫu 8829, sau khi tính khoản khấu trừ của bạn cho việc sử dụng kinh doanh tại nhà của bạn (Phần II), bạn có thể tính khoản khấu hao của bạn trong Phần III. Khấu hao là một cơ chế để bạn khấu trừ một khoản tiền hao mòn do sử dụng bình thường tài sản của bạn trong suốt vòng đời của tài sản. Đối với mục đích khấu hao này, tuổi thọ hữu ích của tài sản là 39 năm. Để tính khấu hao của bạn, bạn cần những điều sau đây:

Cơ sở của bạn trong nhà vào ngày bạn bắt đầu sử dụng văn phòng của bạn (thường là chi phí của bạn cộng với chi phí cho bất kỳ cải thiện nào đối với tài sản): 300.000 đô la
Chi phí đất: 50.000 đô la
Ngày đầu tiên bạn bắt đầu sử dụng Văn phòng của bạn: Ngày 1 tháng 1 năm 2109
Yếu tố khấu hao (từ Hướng dẫn cho Mẫu 8829): 2,461%
Tỷ lệ sử dụng kinh doanh: 10% trong ví dụ của chúng tôi

Vì đất không mất giá, nên việc tính toán được thực hiện như sau:

(300.000 đô la - 50.000 đô la) x .02461 = 250.000 đô la x .02461 = 6.152,50 đô la

Khấu hao sử dụng của doanh nghiệp là 10% trong số 6.152,50 đô la đó: 6.152,50 đô la x .10 = 615,25 đô la

Số tiền này được chuyển trở lại Phần II để hoàn thành việc khấu trừ chi phí sử dụng kinh doanh:

$ 2,300 + $ 615,25 = $ 2,915

Tổng số này được chuyển đến Lịch trình C của bạn, dòng 30.

Phương pháp đơn giản hóa

Không phải ai cũng muốn theo dõi chi phí hàng năm của mình và duy trì hồ sơ thích hợp trong trường hợp kiểm toán. Để giúp người nộp thuế dễ dàng hơn, IRS cho phép các chủ doanh nghiệp nhỏ chọn một phương pháp đơn giản hóa để tính toán chi phí cho văn phòng tại nhà. Cuộc bầu cử được thực hiện theo Biểu C (Phần II, dòng 30), trong trường hợp này, không cần Mẫu 8829.

Phương pháp đơn giản hóa cho phép khấu trừ $ 5 mỗi foot vuông lên đến tối đa 300 feet vuông. Do đó, đối với văn phòng 120 mét vuông của chúng tôi trong ví dụ trên, phương pháp đơn giản hóa sẽ cho phép khấu trừ 120 x $ 5 = $ 600, ít hơn đáng kể so với phương pháp tính toán được phép. Hơn nữa, với phương pháp đơn giản hóa, bạn không được phép khấu hao. Tuy nhiên, nhược điểm là bạn không phải lấy lại khấu hao sau này khi bạn bán tài sản.

Các khoản giảm trừ & ngoại lệ bổ sung

Ví dụ, nếu bạn sử dụng một khu vực trong nhà để lưu trữ hàng tồn kho, thì khu vực chung đó không nhất thiết phải được sử dụng. Khu vực được chiếm bởi một đơn vị kệ trong den mà bạn giữ hàng tồn kho hoặc mẫu sản phẩm có thể được bao gồm trong khấu trừ, mặc dù toàn bộ den không được sử dụng riêng cho kinh doanh. Ngoài ra, nếu bạn có dịch vụ chăm sóc ban ngày tại nhà, có các quy tắc đặc biệt, được nêu chi tiết trong Ấn phẩm 587.

Ngoài ra, hãy lưu ý rằng nếu tổng thu nhập từ doanh nghiệp của bạn thấp hơn các khoản khấu trừ (bao gồm cả tại nhà), một số khoản khấu trừ của bạn có thể bị hạn chế. Nếu bạn sử dụng phương pháp chung, thay vì phương pháp đơn giản hóa, một số khoản khấu trừ có thể được chuyển sang năm tiếp theo. Một lần nữa, chi tiết trong Ấn phẩm 587.

Một nhắc nhở khác: Nếu bạn đang sử dụng phương pháp chung và bạn đang bao gồm các chi phí được khấu trừ theo khoản khấu trừ được ghi thành từng khoản trong Biểu A (như lãi thế chấp, thuế tài sản và phí bảo hiểm thế chấp), thì tỷ lệ phần trăm của các chi phí gián tiếp đó không được sử dụng Mẫu 8829 vẫn được khấu trừ trong Biểu A.

Chẳng hạn, trong ví dụ trên, 10% tiền lãi thế chấp $ 14,400 (hoặc $ 1,440) được khấu trừ trên Mẫu 8829. 90% còn lại, hoặc $ 14,400 - $ 1,440 = $ 12,960, có thể được khấu trừ dưới dạng lãi suất thế chấp trên Biểu A.

Từ cuối cùng

Việc khấu trừ văn phòng tại nhà có thể giúp bạn tiết kiệm một khoản đáng kể tiền thuế. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ muốn cắt giảm chi phí, hãy bắt đầu sớm để tập hợp các biên lai, báo cáo tiện ích, báo cáo thế chấp hoặc kiểm tra tiền thuê bị hủy để tính toán và chứng minh khoản khấu trừ của bạn cho một văn phòng tại nhà. Giảm lợi nhuận ròng của doanh nghiệp của bạn không chỉ làm giảm thuế thu nhập mà còn giảm thuế tự làm chủ.

Bạn có điều hành một doanh nghiệp từ nhà? Những khoản khấu trừ thuế nào khác mà bạn tận dụng?