Cách ngăn chặn gian lận và trộm cắp nhân viên trong doanh nghiệp của bạn - Chính sách & kế hoạch

Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng những kẻ lừa đảo là những tội phạm cứng rắn nhảy từ công việc này sang công việc khác, Tạp chí Kế toán báo cáo rằng hầu hết các cá nhân thực hiện hành vi gian lận nghề nghiệp là những người phạm tội lần đầu. Ngoài ra, rất ít kẻ lừa đảo nhận một công việc với ý định lừa gạt doanh nghiệp.

Điều này có nghĩa là các hoạt động tuyển dụng mẫn cán và kiểm tra lý lịch kỹ lưỡng không đủ để ngăn chặn gian lận xảy ra tại doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, có một số yếu tố khiến một cá nhân có nhiều khả năng phạm tội lừa đảo.

Hiệp hội những người kiểm tra gian lận được chứng nhận cho rằng có ba yếu tố thường xảy ra khi gian lận xảy ra. Đầu tiên, cá nhân phạm tội lừa đảo cảm thấy áp lực tài chính - nợ cao, lối sống xa hoa, các thành viên gia đình có vấn đề tài chính và nghiện cờ bạc đều là những nguồn gây áp lực tiềm năng.

Thứ hai, cá nhân cần một cách để hợp lý hóa gian lận. Một cuộc độc thoại nội bộ của tôi Tôi không được trả đủ tiền, khỏe mạnh, tôi làm việc chăm chỉ hơn ông chủ, đó là công ty sẽ không bao giờ bỏ lỡ điều này, và tôi xứng đáng với điều này, tất cả đều giúp một người biện minh cho hành vi phi đạo đức.

Cuối cùng, các cá nhân cần cơ hội để thực hiện gian lận. Mặc dù bạn, với tư cách là chủ doanh nghiệp, không thể luôn ảnh hưởng đến tình hình hoặc thái độ tài chính của một cá nhân, bạn có thể ảnh hưởng đến yếu tố cơ hội bằng séc và số dư và kiểm soát nội bộ phù hợp.

Các loại gian lận phổ biến

1. Lừa đảo chiếm đoạt tài sản

Theo Hiệp hội những người kiểm tra gian lận được chứng nhận, chiếm đoạt tài sản là loại gian lận phổ biến nhất xảy ra trong các doanh nghiệp nhỏ. Lừa đảo chiếm đoạt tài sản xảy ra khi một nhân viên hoặc nhà thầu nghĩ ra một kế hoạch đánh cắp hoặc sử dụng sai tài nguyên của công ty, chẳng hạn như tiền mặt hoặc hàng tồn kho.

Hãy chú ý cẩn thận đến cách doanh nghiệp của bạn thu tiền mặt từ khách hàng. Nếu các biện pháp đúng đắn không được áp dụng, một cá nhân có thể chặn tiền mặt và giấu nó khỏi chủ sở hữu.

2. Skinkle

Skinkle, một cách phổ biến để đánh cắp tiền mặt, liên quan đến việc đánh cắp một khoản thanh toán đến trước khi nó có thể được ghi lại đầy đủ trong hồ sơ tài chính của công ty. Ví dụ, giả sử rằng khách hàng muốn mua sản phẩm tại cửa hàng chính thống. Một nhân viên bán hàng mưu mô có thể chấp nhận thanh toán cho hàng hóa nhưng bỏ túi tiền mặt thay vì ghi lại giao dịch.

Với việc đọc lướt, một nhân viên chỉ có thể ghi lại một phần của khoản thanh toán - ví dụ: chỉ ghi 50 đô la khi thanh toán 100 đô la - hoặc không thể ghi lại toàn bộ khoản thanh toán. Vì giao dịch bán hàng không được ghi lại, hàng tồn kho của cửa hàng cũng không được cập nhật. Điều đó có nghĩa là hàng tồn kho kinh doanh thực tế trong thực tế sẽ nhỏ hơn những gì được phản ánh trong hồ sơ kế toán.

Đó không chỉ là các giao dịch trực tiếp dễ bị lướt qua. Một nhân viên kế toán hoặc nhân viên văn phòng nhận thanh toán của khách hàng cũng có thể bỏ túi tiền mặt đến. Sau đó, nhân viên có thể làm sai lệch một bản ghi nhớ tín dụng hoặc xóa tài khoản là không thể kiểm soát để doanh nghiệp không nhận thấy rằng khoản thanh toán bị thiếu.

Một vụ lừa đảo tài khoản phức tạp nhưng khá phổ biến phải thu thập liên quan đến thanh toán của khách hàng. Trong một sơ đồ, một nhân viên kế toán hoặc kế toán bỏ túi khoản thanh toán tiền mặt mà khách hàng thực hiện đối với tài khoản của khách hàng đó. Để bù đắp sự thiếu hụt, kế toán sử dụng khoản thanh toán nhận được từ khách hàng thứ hai đối với tài khoản của khách hàng đầu tiên. Nếu khách hàng thứ hai nhận thấy số dư tài khoản không chính xác, kế toán sẽ sử dụng khoản thanh toán từ khách hàng thứ ba để bù đắp thâm hụt - v.v..

Bởi vì các khoản thanh toán quá sai lầm, cuối cùng cũng có người bắt kịp chương trình này. Tuy nhiên, những kẻ lừa đảo có thể theo kịp các kế hoạch trong nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm mà không bị bắt.

3. Tiền mặt

Larceny tiền mặt tương tự như lướt qua theo nghĩa là một nhân viên hoặc nhà thầu đang ăn cắp tiền mặt đến. Sự khác biệt với tiền mặt là nhân viên ăn cắp tiền mặt sau khi nó được ghi trên sổ sách của doanh nghiệp.

Ví dụ, một nhân viên có thể ăn cắp tiền từ máy tính tiền sau khi giao dịch được ghi lại. Nhân viên có thể ghi lại một khoản giải ngân đăng ký tiền mặt gian lận để che giấu sự thật rằng tiền mặt bị thiếu. Ví dụ, một nhân viên có thể làm mất hiệu lực bán hàng trước đó hoặc hoàn lại tiền và lấy tiền mặt tương ứng ra khỏi sổ đăng ký.

Dấu hiệu cho thấy tiền mặt đang bị đánh cắp
Các kế hoạch lướt qua liên quan đến việc chặn tiền mặt trước khi nó được ghi lại có thể khó phát hiện. Bạn có thể nhận thấy những dấu hiệu cảnh báo:

Kiểm kê thấp. Nếu hàng tồn kho thực tế trong cửa hàng thấp hơn so với sách cần có, thì có thể một nhân viên không ghi lại tất cả doanh số.
Khoảng trống trong tài liệu được đánh số. Đối với các nhà hàng và các doanh nghiệp khác sử dụng các chứng từ được đánh số trước, một khoảng trống trong các chứng từ có thể có nghĩa là một nhân viên đã ném biên lai và giữ tiền mặt.
Khiếu nại của khách hàng. Nếu một nhân viên đang thanh toán, khách hàng có xu hướng gọi và phàn nàn rằng số dư sao kê của họ không đúng.
Doanh thu thấp trong một số ca. Nếu bộ sưu tập tiền mặt thấp hơn bất cứ khi nào một nhân viên cụ thể làm việc, điều đó có thể cho thấy hành vi trộm cắp tiền mặt.

Kiểm soát nội bộ để ngăn chặn trộm cắp tiền mặt

Yêu cầu người quản lý phê duyệt để cấp tín dụng, bán hàng trống hoặc tài khoản xóa. Một khi có người khác tham gia vào giao dịch, một nhân viên ranh ma có ít cơ hội để ăn cắp mà không được chú ý.
Phát hành Báo cáo tài khoản hàng tháng. Một nhân viên ít có khả năng gây rối với các khoản thanh toán của khách hàng nếu khách hàng nhận được cập nhật thường xuyên số dư tài khoản của họ.
Viện Thời gian nghỉ phép bắt buộc và luân chuyển công việc. Các kế hoạch thanh toán nhanh chóng sụp đổ một khi nhân viên có tội không có cơ hội để di chuyển tiền mặt.
Thực hiện đếm tiền bất ngờ. Bằng cách so sánh tiền mặt trong sổ đăng ký với biên lai tiền mặt, người quản lý có thể nhanh chóng xác định chênh lệch tiền mặt.
Máy quay video. Nhân viên ít có khả năng cư xử tồi khi có máy quay video giám sát sổ đăng ký.
Hộp khóa. Bằng cách thanh toán của khách hàng được gửi trực tiếp vào hộp khóa ngân hàng, tiền mặt không qua tay nhân viên và nhân viên không có cơ hội đánh cắp nó.

4. Giải ngân tiền mặt gian lận

Thay vì nâng tiền khi đi vào hoạt động kinh doanh, những kẻ lừa đảo khác ăn cắp tiền giải ngân. Trong tất cả các cách mà nhân viên và nhà thầu sử dụng tài sản của công ty không phù hợp, ăn cắp tiền mặt bằng cách chế tạo các khoản giải ngân tiền mặt gian lận là chiến thuật được sử dụng phổ biến nhất.

5. Phương thức thanh toán

Nhân viên có thể lập hóa đơn cho hàng hóa và dịch vụ mà công ty không bao giờ nhận được và bỏ túi tiền mặt. Nhân viên làm sai lệch hóa đơn với các dịch vụ hoặc sản phẩm đã tạo sẵn và khi séc được giải ngân, kẻ lừa đảo tự trả tiền cho nó. Nhân viên đã thanh toán cho một nhà cung cấp không tồn tại, sử dụng tên của một công ty vỏ bọc mà nhân viên hoặc một người bạn hoặc thành viên gia đình sở hữu.

Nhân viên cũng có thể thông đồng với một nhà cung cấp hiện có để nạp tiền cho công ty cho các sản phẩm. Để đổi lấy việc đẩy qua một hóa đơn tăng cao, nhà cung cấp cho nhân viên cắt giảm lợi nhuận.

Dấu hiệu của Đề án thanh toán

Giá của một nhà cung cấp đã tăng đáng kể. Khi giá của một nhà cung cấp tăng ở tỷ lệ cao hơn so với chỉ tiêu của ngành, có thể là bạn không nhận được một thỏa thuận công bằng.
Ưu tiên nhân viên cho một nhà cung cấp nhất định. Một nhân viên khăng khăng với một nhà cung cấp nhất định hoặc không sẵn sàng nhận giá thầu từ các nhà thầu khác có thể bị đá lại.

Kiểm soát nội bộ để ngăn chặn kế hoạch thanh toán

Duy trì danh sách nhà cung cấp được phê duyệt và chỉ viết séc cho nhà cung cấp được phê duyệt. Điều này ngăn bạn thực hiện thanh toán cho các công ty vỏ bọc hoặc bạn bè của nhân viên. Trước khi thêm một nhà cung cấp vào danh sách, hãy thực hiện một số nghiên cứu và đảm bảo rằng đó là một công ty hợp pháp.
Cùng với Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt, hãy duy trì Bảng giá được phê duyệt. Điều này gây khó khăn cho nhân viên tăng giá thông đồng với các nhà cung cấp.
Yêu cầu một bản sao của Báo cáo nhận trước khi bạn ký séc. Bằng cách đó, bạn chỉ ký séc cho các sản phẩm mà công ty thực sự nhận được.

6. Các chương trình hoàn trả chi phí

Một cách khác để rút tiền mặt ra khỏi công ty là làm mờ các báo cáo chi phí. Nhân viên có thể nhận được kiểm tra bồi hoàn lớn một cách giả tạo bằng cách thêm chi phí cá nhân, chi phí không tồn tại hoặc chi phí tăng cao theo yêu cầu hoàn trả chi phí.

Dấu hiệu của một chương trình hoàn trả chi phí

Báo cáo chi phí ngông cuồng. Nếu một báo cáo chi phí nhân viên nhất định cao hơn mức trung bình lịch sử hoặc báo cáo của nhân viên khác, thì đó là dấu hiệu nhân viên đang chi tiêu quá nhiều.
Nhân viên không gửi biên lai. Khi biên lai ban đầu không được đính kèm với báo cáo chi phí, bạn không bao giờ biết liệu nhân viên có thực sự phát sinh chi phí không.

Kiểm soát nội bộ để ngăn chặn các chương trình hoàn trả chi phí

Yêu cầu Biên lai hoàn trả chi phí. Nếu bạn không, nhân viên có thể thêm vào các chi phí mà họ không bao giờ thực sự phải chịu.
Tài liệu Chính sách hoàn trả chi phí của công ty bạn. Trong đó, hãy rõ ràng về các loại chi phí có thể được hoàn trả và những gì không phù hợp để hoàn trả. Cung cấp một bản sao của chính sách cho tất cả nhân viên.
So sánh báo cáo chi phí của tất cả nhân viên đã đi trên một chuyến đi cụ thể. Nếu một cái cao hơn nhiều so với những cái khác, đó là dấu hiệu cho thấy chi phí bị thổi phồng hoặc nhân viên đang bội chi vào mục đích.

7. Kiểm tra các kế hoạch giả mạo

Nhân viên hoặc nhà thầu có quyền truy cập vào séc công ty đi có thể can thiệp vào họ vì lợi ích riêng của họ. Nếu séc trắng không được giữ an toàn, ai đó có thể lấy cắp một ít và đưa chúng ra cho chính họ hoặc cho bạn bè. Một nhân viên kế toán rút séc cho chủ doanh nghiệp ký sau đó có thể thay đổi tên trên séc, chặn nó và tự rút tiền.

Dấu hiệu kiểm tra giả mạo

Khoảng trống trong số kiểm tra. Nếu có một khoảng cách liên tiếp trong kiểm tra trống được đánh số của bạn, có thể ai đó đã nâng một vài.
Khiếu nại của nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp thông báo cho bạn rằng họ chưa nhận được thanh toán ngay cả khi bạn cắt séc, khoản thanh toán có thể đã bị chặn.

Kiểm soát nội bộ để ngăn chặn kiểm tra giả mạo

Giữ an toàn cho séc. Họ nên bị nhốt trong văn phòng của bạn mọi lúc. Không chia sẻ khóa của bạn và chỉ tạo séc khi nhân viên kế toán của bạn sẵn sàng in chúng.
Xem lại sao kê ngân hàng doanh nghiệp của bạn mỗi tháng. Tìm kiếm số tiền kiểm tra mà bạn không nhận ra. Yêu cầu ngân hàng của bạn bao gồm quét hình ảnh séc bằng tiền mặt để bạn có thể đảm bảo chúng không bị giả mạo trước khi chứng thực.

8. Trộm cắp hàng tồn kho và các tài sản khác

Ngay cả khi tiền mặt của bạn được bảo mật, nhân viên vẫn có thể tìm cách đánh cắp hoặc lạm dụng các tài sản vật chất như máy tính, sản phẩm của công ty và hàng tồn kho.

Đề án tiếp nhận
Nhân viên tham gia vào quá trình tiếp nhận có thể ăn cắp hàng tồn kho hoặc sản phẩm tại điểm giao hàng. Các nhân viên mưu đồ có thể sửa đổi báo cáo vận chuyển đến và công ty nhận báo cáo để che giấu gian lận. Nếu những nhân viên đó cũng có quyền truy cập vào hồ sơ mua hàng, họ có thể thay đổi yêu cầu mua hàng để phù hợp với các báo cáo vận chuyển giả mạo.

9. Tài sản Larceny

Nếu không có nhiều kiểm soát vật lý tại chỗ để giám sát tài sản, nhân viên và nhà thầu chỉ có thể lấy tài sản của công ty ra khỏi cơ sở và không bao giờ trả lại.

Dấu hiệu tài sản đang bị đánh cắp

Kiểm kê thấp. Nếu hàng tồn kho trên mỗi cuốn sách cao hơn mức tồn kho thực tế, ai đó có thể bị đánh cắp.
Tài liệu kiểm kê chất lượng kém. Nếu hỗ trợ mua và nhận tài liệu không phải là bản gốc hoặc dường như đã bị thay đổi, bạn có thể xử lý công việc của một tên trộm.

Kiểm soát nội bộ để ngăn chặn hành vi trộm cắp tài sản vật lý

Thực hiện số lượng hàng tồn kho ngẫu nhiên. Điều này có thể giúp bạn tránh khỏi tình trạng thiếu hàng tồn kho và khiến nhân viên ít có khả năng ăn cắp.
Phân chia nhiệm vụ hàng tồn kho. Cùng một người không nên chịu trách nhiệm cho cả việc mua sản phẩm và nhận chúng.
Cài đặt camera an ninh. Cụ thể, giám sát các phòng và khu vực lưu trữ hàng tồn kho và các sản phẩm có giá trị.
Giữ hàng tồn kho và tài sản an toàn. Các khu vực có tài sản có giá trị nên được khóa khi có thể và chỉ một số nhân viên nhất định mới có chìa khóa.

Thêm mẹo để ngăn chặn gian lận kinh doanh nhỏ

Ngoài ra, có những chiến lược chung mà bạn có thể sử dụng để tránh gian lận. Bằng cách thay đổi cách bạn quản lý và cách bạn ủy thác nhiệm vụ, bạn có thể giảm khả năng ai đó sẽ lừa gạt doanh nghiệp của bạn.

1. Biết nhân viên của bạn

Cowan, Gunteski & Co., một công ty CPA, lưu ý rằng bạn có thể xử lý các hành vi gian lận tiềm ẩn nếu bạn nhận thức được những thay đổi trong hành vi và thái độ của nhân viên. Kiểm tra định kỳ với nhân viên của bạn và dành thời gian để trò chuyện về cách mọi thứ đang diễn ra.

Cụ thể, hãy để mắt đến những đặc điểm hành vi này thường liên quan đến những kẻ lừa đảo:

Sống vượt quá khả năng của họ - ví dụ, một nhân viên có mức lương thấp lái một chiếc xe sang trọng hoặc đi nghỉ xa hoa
Trải qua những khó khăn tài chính hoặc gặp khó khăn khi kết thúc
Duy trì mối quan hệ gần gũi khác thường với một nhà cung cấp cụ thể
Không muốn cho phép một nhân viên khác đảm nhận một số nhiệm vụ của họ
Không bao giờ gọi trong bệnh hoặc nghỉ
Trải qua một cuộc ly hôn hoặc đấu tranh với các vấn đề gia đình

Tất nhiên, bạn không bao giờ muốn cho rằng nhân viên ăn cắp chỉ vì họ thể hiện một số đặc điểm này. Tuy nhiên, nếu bạn nghi ngờ rằng gian lận đang xảy ra, bạn có thể tập trung các nỗ lực giám sát và phòng chống gian lận của mình cho các bộ phận và khu vực nơi nhân viên có nguy cơ cao làm việc. Cố gắng giúp đỡ các nhân viên bị căng thẳng hoặc gặp khó khăn về tài chính theo bất kỳ cách nào bạn có thể - bạn sẽ giữ được nhiều nhân viên hơn và xây dựng lòng trung thành của nhân viên.

2. Quản lý với tính toàn vẹn

Cách bạn cư xử như một chủ doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến thái độ của nhân viên đối với hành vi trộm cắp. Nếu bạn cắt góc và không hành động một cách đạo đức, những người làm việc cho bạn có xu hướng làm điều tương tự. Ngược lại, nếu bạn nỗ lực phối hợp để trung thực và đạo đức trong giao dịch kinh doanh, nhân viên sẽ hiểu rằng hành vi tương tự được mong đợi ở họ.

Tạo một bộ quy tắc ứng xử phác thảo loại hành vi mà bạn mong đợi của mọi người trong doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, hãy làm rõ rằng cánh cửa của bạn luôn mở cho những nhân viên muốn chia sẻ mối quan tâm của họ về hoạt động kinh doanh. Hiệp hội những người kiểm tra gian lận được chứng nhận phát hiện ra rằng hầu hết các nhà quản lý phát hiện ra gian lận nghề nghiệp sau khi bị lật tẩy, vì vậy hãy xem xét thực hiện một đường dây nóng ẩn danh để báo cáo nghi ngờ gian lận.

3. Nhiệm vụ tách biệt

Một trong những biện pháp kiểm soát nội bộ tốt nhất để ngăn chặn gian lận là phân biệt nhiệm vụ. Nói cách khác, một người không nên chịu trách nhiệm cho rất nhiều nhiệm vụ mà gian lận có thể được thực hiện và che đậy mà không có kiến thức của chủ sở hữu. Để loại bỏ các cơ hội lừa đảo, không ai nên có quyền giám sát tài sản (như tiền mặt và các sản phẩm có giá trị), khả năng ghi lại hoặc thay đổi thông tin kế toán về các tài sản đó và quyền cho phép giao dịch về tài sản đó.

Phân chia nhiệm vụ là khó khăn trong một doanh nghiệp nhỏ vì đơn giản là bạn không có đủ người để phân chia nhiệm vụ. Tuy nhiên, có những bước bạn có thể thực hiện để phân chia các chức năng chính chỉ với hai hoặc ba nhân viên.

Ví dụ: giả sử bạn và một người quản lý văn phòng là hai nhân viên duy nhất tại doanh nghiệp của bạn. Mặc dù người quản lý văn phòng của bạn có thể có quyền truy cập vào các khoản tiền chưa được thanh toán, đối chiếu bảng sao kê ngân hàng và tạo hóa đơn và tiền gửi ngân hàng, bạn nên là người xem xét sao kê ngân hàng, mở thư, xem xét giao dịch và phê duyệt bản ghi nhớ tín dụng.

Nếu bạn có một nhân viên thứ ba - giả sử, một trợ lý văn phòng - yêu cầu nhân viên đó đối chiếu với bảng sao kê ngân hàng, mở thư và chuẩn bị tiền gửi ngân hàng. Điều này có một số trách nhiệm khỏi đĩa của bạn và khiến người quản lý văn phòng khó giấu các khoản thanh toán bị đánh cắp.

Từ cuối cùng

Thực hiện kiểm soát nội bộ là một phần quan trọng trong việc bảo vệ doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, có thể khó thực hiện trong thực tế.

Nhân viên và nhà thầu có thể không hiểu tại sao nhiệm vụ của họ đang thay đổi. Thông báo cho nhân viên của bạn rằng các biện pháp kiểm soát được áp dụng để bảo vệ họ, với tư cách là công nhân và doanh nghiệp. Tham gia vào quá trình cải thiện an ninh kinh doanh và yêu cầu đầu vào của họ một cách thường xuyên. Khi các cá nhân làm công việc hàng ngày, họ có thể có cái nhìn sâu sắc về các quy trình nhất định có thể giúp bạn cải thiện các điều khiển. Họ cũng có thể cho bạn biết điều khiển nào đang hoạt động tốt và điều khiển nào không.

Bạn đã bao giờ sở hữu hoặc làm việc tại một doanh nghiệp nơi ai đó phạm tội lừa đảo? Chuyện đã xảy ra như thế nào?