8 cách để tăng năng suất của nhân viên trong doanh nghiệp nhỏ của bạn

Nhưng còn đội của bạn thì sao? Không giống như các tập đoàn khổng lồ, bạn không có ngân sách tiền lương khổng lồ, vì vậy mỗi phút nhóm của bạn có mặt đồng hồ cần phải được sử dụng hiệu quả nhất có thể.

Tuy nhiên, công nhân ở Hoa Kỳ có vấn đề về năng suất. Chúng tôi dành nhiều thời gian tại nơi làm việc hơn hầu hết các nước công nghiệp khác, nhưng tất cả thời gian thêm này không có nghĩa là chúng tôi sẽ hoàn thành nhiều việc hơn. Trên thực tế, năng suất nói chung đang có xu hướng giảm kể từ cuộc Đại suy thoái.

Một trong những cách tốt nhất để tăng năng suất là tăng cường sự tham gia của nhân viên vì năng suất và sự gắn kết luôn song hành với nhau. Tuy nhiên, có nhiều chiến lược hiệu quả về chi phí khác mà bạn có thể sử dụng để nhận được nhiều hơn từ nhóm của mình.

Tầm quan trọng của cân bằng cuộc sống-công việc

Trước khi bạn thực hiện bất kỳ kế hoạch nào để tăng năng suất của nhóm của bạn, điều quan trọng là phải hiểu tâm lý đằng sau năng suất. Chính xác thì điều gì làm cho một số công nhân làm việc hiệu quả hơn những người khác?

Câu trả lời khá đơn giản. Nghiên cứu của Đại học Warwick cho thấy khi công nhân hạnh phúc, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn 12%. Hạnh phúc và cân bằng cuộc sống công việc tích cực thường chuyển thành những người lao động gắn bó, tận tụy và quan trọng nhất, năng suất.

Nếu điều này nghe có vẻ hơi đơn giản, hãy nhìn vào thị trường lao động ở Đan Mạch. Theo khảo sát giá trị thế giới, Danes là người hạnh phúc nhất thế giới và điều này bao gồm cả thời gian họ dành cho công việc. Bộ Ngoại giao Đan Mạch tuyên bố rằng họ cũng là quốc gia có năng suất cao thứ hai trong Liên minh châu Âu.

Chỉ số cuộc sống tốt đẹp hơn của OECD xếp Đan Mạch và Hà Lan đứng đầu danh sách các quốc gia có cân bằng cuộc sống công việc tốt nhất. Như bạn có thể đoán, Hoa Kỳ gần như đứng cuối.

Từ điều này, chúng tôi có thể kết luận một cách hợp lý rằng bạn càng làm việc nhiều hơn để tăng sức khỏe, hạnh phúc và cân bằng cuộc sống trong công việc, họ sẽ càng nhận được sự ưu ái với năng suất cao hơn. Điều này, đến lượt nó, dẫn đến lợi nhuận cao hơn cho bạn và môi trường làm việc tốt hơn cho mọi người.

Làm thế nào để tăng năng suất của nhóm của bạn

Nó không cần một ngân sách tiền lương lớn để giúp cải thiện cuộc sống làm việc của mọi người. Có rất nhiều thứ bạn có thể làm với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ để làm mọi thứ tốt hơn cho nhóm của bạn.

1. Đặt giờ làm việc hợp lý

Nó có vẻ phản tác dụng, nhưng yêu cầu nhóm của bạn làm việc ít hơn có thể truyền cảm hứng cho họ để sản xuất hơn.

Theo Fast Company, công nhân ở Đan Mạch thường chỉ làm việc 33 giờ mỗi tuần. Và, họ được nghỉ ít nhất năm đến sáu tuần mỗi năm (cùng với thời gian nghỉ thai sản một năm khi họ cần).

Ở Hoa Kỳ, thời gian dài thường được xem là một dấu hiệu của cam kết. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến thuyết hiện tại, đó là khi người lao động đang làm việc nhưng không hoạt động hết công suất do bệnh tật, thiếu ngủ hoặc các yếu tố y tế khác. Harvard Business Review tuyên bố rằng thuyết trình bày có thể cắt giảm năng suất cá nhân xuống một phần ba. Thời gian dài cũng có thể làm giảm năng suất hơn nữa do căng thẳng, thảnh thơi và cân bằng cuộc sống công việc bị lệch.

Để chống lại điều này, hãy làm những gì bạn có thể để giảm giờ của nhóm bạn. Hãy để mọi người về nhà sớm vào các buổi chiều thứ Sáu, hoặc cho họ sự linh hoạt để đến sau vào các buổi sáng thứ Hai. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí lao động trong doanh nghiệp của bạn, mà bạn có thể sẽ thấy rằng nhóm của bạn sẽ làm việc chăm chỉ hơn để đáp lại.

2. Hãy linh hoạt với việc lên lịch

Giảm giờ là một chiến lược để tăng năng suất; linh hoạt với những giờ làm việc có liên quan chặt chẽ.

Nhu cầu của mọi người sẽ khác nhau, vì vậy hãy nói chuyện với người của bạn để tìm hiểu Ở đâu họ cần linh hoạt hơn với tuần làm việc của họ. Ví dụ, bạn có thể có một người thích nghỉ trưa dài hơn vào thứ ba để tham gia lớp học yoga, trong khi một người khác thích đi sớm vào thứ Tư để đón con từ nhà trẻ.

Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể hoặc không thể đáp ứng nhu cầu của mọi người. Tuy nhiên, tìm ra ai cần gì, và cố gắng hết sức để giúp nhóm của bạn linh hoạt hơn, sẽ cho thấy rằng bạn quan tâm đến hạnh phúc và hạnh phúc của họ. Điều này, đến lượt nó, có thể thúc đẩy sự tham gia và dẫn đến năng suất cao hơn.

3. Trao quyền tự chủ cho nhóm của bạn

Mỗi xã hội có những chuẩn mực và giá trị văn hóa khác nhau. Và, những chuẩn mực và giá trị này ảnh hưởng trực tiếp đến cách chúng ta cư xử. Đầu những năm 1970, nhà tâm lý học Geert Hofstede đã phát triển một khuôn khổ để đo lường các chuẩn mực xã hội này bằng cách sử dụng các chiều kích văn hóa của Hofstede.

Kích thước văn hóa của Hofstede đo sáu chiều trong mỗi nền văn hóa. Bao gồm các:

• Chỉ số khoảng cách quyền lực
• Chủ nghĩa cá nhân so với chủ nghĩa tập thể
• Tránh sự không chắc chắn
• Nam tính so với Nữ tính
• Định hướng dài hạn so với định hướng ngắn hạn
• Nuông chiều so với hạn chế

Khi bạn hiểu các khía cạnh độc đáo của văn hóa và cách các giá trị tập thể của chúng khác với văn hóa của bạn, bạn có thể trở thành một người giao tiếp tốt hơn và một người quản lý tốt hơn.

Vì vậy, tất cả những điều này có liên quan gì đến việc tăng năng suất trong doanh nghiệp nhỏ của bạn? Vâng, khá một chút, đặc biệt là khi nói đến tự chủ.

Tự chủ, hoặc thiếu nó, có liên quan trực tiếp đến Chỉ số khoảng cách quyền lực. Khoảng cách quyền lực là kỳ vọng và niềm tin rằng sức mạnh được phân phối không đều. Vì vậy, ở các quốc gia có Chỉ số khoảng cách quyền lực cao, các thành viên ít mạnh hơn của một tổ chức tin vào sự bất bình đẳng quyền lực. Người quản lý của họ nói cho họ biết phải làm gì, và họ làm điều đó mà không có câu hỏi. Ở các quốc gia có Chỉ số khoảng cách quyền lực thấp, các thành viên trong nhóm tin rằng họ ngang hàng với ông chủ của họ. Mối quan hệ này liên quan nhiều hơn đến sự hợp tác và ít hơn về ông chủ và nhân viên của.

Không có gì ngạc nhiên khi Hoa Kỳ có Chỉ số khoảng cách quyền lực cao; chúng tôi được xếp hạng 40. Đan Mạch có Chỉ số khoảng cách quyền lực thấp nhất thế giới; họ được xếp hạng 18.

Danes có một cuộc sống làm việc phong phú và được trao quyền một phần bởi vì họ có rất nhiều quyền tự chủ. Và, có rất nhiều nghiên cứu ủng hộ những gì Danes đã biết trong nhiều năm: Tự chủ hơn = hạnh phúc lớn hơn = năng suất cao hơn.

Một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Tâm lý học tổ chức và làm việc châu Âu cho thấy những người lao động có quyền tự chủ cao hơn và hỗ trợ có được sự hài lòng và động lực cao hơn. Một nghiên cứu khác, được công bố trên Tạp chí Nghiên cứu Đời sống Lao động Bắc Âu cho thấy việc ra quyết định phi tập trung (còn được gọi là tự chủ) dẫn đến năng suất cao hơn ở người lao động Phần Lan.

Tất cả những điều này chỉ ra cùng một kết luận: Bạn càng trao quyền kiểm soát nhiều hơn cho các thành viên trong nhóm của mình, họ sẽ càng hạnh phúc và làm việc hiệu quả hơn.

Điều quan trọng là phải làm rõ rằng việc cho nhóm của bạn tự chủ hơn không có nghĩa là để họ làm những gì họ muốn, khi họ muốn. Mọi nhân viên đều cần ranh giới. Nhưng thay vì nói với người của bạn phải làm gì, hãy nói với họ những gì bạn muốn thấy và sau đó để họ chọn cách làm. Có quyền tự do lựa chọn làm sao để làm công việc của họ là một thành phần thiết yếu của tự chủ.

Cung cấp cho nhân dân của bạn sức mạnh để đưa ra quyết định của riêng họ bất cứ khi nào có thể. Và, cho thấy rằng bạn tin tưởng họ làm công việc của họ bằng cách bước đi. Bạn có thể ngạc nhiên về số tiền được thực hiện nhiều hơn khi bạn giao dây cương.

4. Cố gắng hạn chế gián đoạn

Theo Washington Post, một công nhân điển hình bị gián đoạn hoặc chuyển đổi nhiệm vụ cứ sau ba phút. Và, có thể mất 20 phút trở lên để trở về nơi họ rời đi.

Sự gián đoạn là một sự tiêu hao lớn về năng suất và chúng có thể cướp đi những ý tưởng và nỗ lực tốt nhất của chúng ta. Mặc dù chúng ta thường buộc bản thân phải làm việc nhanh hơn để bù đắp thời gian đã mất, tốc độ tăng lên có giá.

Các nhà nghiên cứu tại Đại học Humboldt phát hiện ra rằng những công nhân liên tục bị gián đoạn đã bù đắp thời gian đã mất này bằng cách làm việc nhanh hơn để hoàn thành nhiệm vụ của họ. Mặc dù điều này không gây ngạc nhiên (sau tất cả, tất cả chúng ta đều làm điều đó), tốc độ tăng lên này dẫn đến căng thẳng lớn hơn, áp lực thời gian và sự thất vọng. Những yếu tố này có thể hạn chế năng suất trong các nhiệm vụ trong tương lai.

Washington Post đã phỏng vấn chuyên gia hiệu quả Edward G. Brown, người đề nghị tạo ra Thỏa thuận khóa thời gian với các thành viên trong nhóm. Khóa thời gian là một khoảng thời gian yên tĩnh đã được thỏa thuận khi mà mọi người chỉ cần tập trung vào công việc. Với Khóa thời gian, công nhân phải đồng ý, bằng văn bản, không được ngắt lời đồng nghiệp trừ khi có trường hợp khẩn cấp.

Brown nói rằng một khách hàng ước tính một cách dè dặt rằng năng suất cá nhân tăng từ 40% đến 60% sau khi họ bắt đầu sử dụng kỹ thuật Khóa thời gian.

Tất nhiên, doanh nghiệp của bạn có thể không thể sử dụng kỹ thuật này. Nói chuyện với người của bạn về các loại gián đoạn họ gặp phải hàng ngày hoặc hàng tuần. Tìm hiểu những gián đoạn nào gây tổn hại lớn nhất đến năng suất của họ và làm bất cứ điều gì bạn có thể để giảm hoặc loại bỏ chúng.

5. Thuê người hỗ trợ

Hãy bắt đầu với một kịch bản hư cấu. Trong doanh nghiệp của bạn, bạn có hai người quản lý. Người quản lý đầu tiên của bạn, Bill, giám sát mọi người trong nhóm của mình bằng con mắt của một con diều hâu. Nếu một khách hàng phàn nàn, anh ta ngay lập tức cho rằng đó là lỗi của đội mình và anh ta nhanh chóng cho mọi người biết rằng anh ta không hài lòng với màn trình diễn của họ. Nhóm của ông làm việc trong một môi trường căng thẳng, ngờ vực và sợ hãi.

Sarah, người quản lý thứ hai của bạn, hoàn toàn ngược lại. Cô ấy đối xử với đội của mình như gia đình. Cô ấy nhanh chóng đưa cho ai đó một đôi tai lắng nghe và cô ấy là người đầu tiên ủng hộ một ý tưởng hoặc sáng kiến ​​mới. Cô ấy luôn lắng nghe cả hai mặt của một câu chuyện và khi ai đó trong đội của cô ấy cần cô ấy, cô ấy đã trở lại. Bầu không khí dưới Sarah là ủng hộ, chào đón và thoải mái.

Nếu bạn là nhân viên, người quản lý nào bạn sẽ làm việc chăm chỉ nhất?

Nhóm của bạn cần hỗ trợ tại nơi làm việc và dòng hỗ trợ đầu tiên đến từ người quản lý của họ, cho dù đây là bạn hay ai đó bạn đã thuê. Nếu bạn muốn tăng năng suất của nhóm, bạn cần xem xét kỹ người quản lý của bạn (hoặc phong cách quản lý của riêng bạn).

Các nhà quản lý tốt nhất giữ một chính sách mở cửa. Điều này có nghĩa là cánh cửa của họ luôn mở cho các thành viên trong nhóm đến và nói lên mối quan tâm của họ, đặt câu hỏi hoặc thảo luận vấn đề. Nếu các thành viên trong nhóm không cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với người quản lý của họ hoặc nếu họ sợ họ sẽ bị đánh giá gay gắt bằng cách tiết lộ họ không biết cách làm gì đó, năng suất sẽ bị ảnh hưởng.

Tiếp theo, hãy chắc chắn rằng nhóm của bạn biết rằng họ có thể tin tưởng vào sự hỗ trợ của bạn. Thể hiện cam kết này ngày này qua ngày khác và đừng nản lòng nếu cần có thời gian để có được lòng tin của họ (đặc biệt là nếu môi trường làm việc độc hại). Theo thời gian, người của bạn sẽ thấy rằng bạn đã quay trở lại. Và, cam kết của họ (và năng suất) sẽ cải thiện.

6. Tôn trọng ranh giới của họ

Sẽ luôn có một cuộc gọi điện thoại khác để trả lại và một email khác để trả lời. Cuộc sống kỹ thuật số leo núi của cuộc sống làm việc trong thế kỷ 21 ảnh hưởng đến tất cả mọi người, ông chủ và nhân viên. Tuy nhiên, hy vọng các thành viên trong nhóm trả lời email vào lúc 10 giờ tối hoặc hoàn thành công việc vào ngày nghỉ của họ không chỉ không hợp lý, nó không lành mạnh.

Nếu bạn muốn tăng năng suất, điều quan trọng là phải nhận ra rằng nhân viên của bạn có một cuộc sống bên ngoài công việc. Điều này cũng đi cho giờ nghỉ trưa. Một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Học viện Quản lý cho thấy năng suất giảm (và mệt mỏi tăng lên) khi công nhân bỏ bữa trưa.

Người lao động có thể khó buông bỏ công việc, đặc biệt là ở Hoa Kỳ (nơi, một lần nữa, thời gian dài thường được xem là một cam kết lớn hơn). Vì vậy, hãy cho mọi người biết rằng bạn coi trọng cuộc sống của họ bên ngoài công việc. Hỏi họ về gia đình và sở thích của họ, và khuyến khích họ sắp xếp thời gian cho các hoạt động và cam kết này giống như họ làm với các cuộc họp và dự án.

Bạn cũng cần phải dẫn dắt bằng ví dụ. Đầu tư thời gian vào gia đình, sở thích hoặc theo đuổi tâm linh của riêng bạn và nói về sở thích của bạn với nhóm của bạn. Bất cứ khi nào có thể, tránh gửi email cho người của bạn khi họ không làm việc.

Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng mọi người trong nhóm của bạn nghỉ trưa thích hợp; điều này có nghĩa là ăn xa bàn làm việc của họ, lý tưởng bên ngoài nơi họ có thể nhận được ánh nắng mặt trời và không khí trong lành. Nếu có thể, hãy tạo một không gian sạch sẽ và mời họ ăn, cả trong nhà và ngoài trời.

7. Theo dõi mức độ căng thẳng

Bạn có thể nghĩ rằng căng thẳng cao hơn sẽ dẫn đến giảm năng suất. Điều này đúng, nhưng chỉ ở một điểm nhất định. Có một cao nguyên huyền diệu khi căng thẳng thực sự có thể tăng năng suất.

Định luật Yerkes-Dodson, được phát triển bởi các nhà tâm lý học Robert Yerkes và John Dillingham Dodson vào năm 1908, cho rằng hiệu suất và năng suất tăng khi mức độ kích thích (căng thẳng) tăng lên. Tuy nhiên, nếu mức độ căng thẳng trở nên quá cao, năng suất bắt đầu giảm mạnh.

Ví dụ: bạn có thường xuyên gặp phải một hạn chót đầy thách thức mà bạn không chắc mình có thể đáp ứng không? Bạn đã lúng túng, hoặc bạn đã tạo ra một số công việc tốt nhất của bạn? Nếu nhiệm vụ không quá khó khăn, có khả năng bạn đã tăng cơ hội một cách đáng ngưỡng mộ. Đây là Luật Yerkes-Dodson đang hoạt động. Khi căng thẳng và độ phức tạp ở mức phù hợp, hiệu suất skyrockets.

Bây giờ, phần khó khăn là biết bao nhiêu căng thẳng dẫn đến hiệu suất tối ưu. Nhiệm vụ mới hoặc khó đòi hỏi ít hứng thú hơn để thực hiện tối ưu, trong khi các nhiệm vụ nổi tiếng hoặc dễ dàng đòi hỏi mức độ căng thẳng cao hơn để tăng động lực và năng suất.

Đây là lý do tại sao điều quan trọng là xem xét những gì nhân viên của bạn đang làm và phân tích mức độ căng thẳng có thể liên quan đến các nhiệm vụ khác nhau. Sau đó, bạn có thể thực hiện các bước để tăng hoặc giảm mức độ kích thích để tăng năng suất.

Đây là một ví dụ: Hãy tưởng tượng rằng bạn đã yêu cầu Pam, một trong những nhân viên của bạn viết bản tin khách hàng của tháng này. Cô ấy đã làm điều này nhiều lần rồi, và mặc dù cô ấy viết tốt, nhưng cô ấy thường mất vài ngày để hoàn thành nhiệm vụ. Đối với cô, đây là một nhiệm vụ nổi tiếng với sự kích thích thấp, vì vậy cô có thể bị kéo lê đôi chân một chút.

Bạn có thể cải thiện năng suất của cô ấy bằng cách làm cho nhiệm vụ khó khăn hơn; ví dụ, yêu cầu cô ấy phỏng vấn khách hàng cho bản tin tháng này hoặc đưa ra thời hạn ngắn hơn cho cô ấy.

Ở phía đối diện của quang phổ là Daniel. Bạn vừa đặt anh ta phụ trách việc tạo báo cáo tài chính hàng tuần cho doanh nghiệp của bạn. Anh ấy vẫn đang học quá trình, và mỗi tuần anh ấy mắc một vài lỗi. Không có ích gì khi các báo cáo phải được hoàn thành không muộn hơn chiều thứ Sáu. Với những trách nhiệm khác của mình, anh ta thấy gần như không thể đáp ứng thời hạn này.

Đây là một ví dụ về một nhiệm vụ mới và khó khăn cũng có tính kích thích cao (từ thời hạn ngắn và độ phức tạp của nhiệm vụ). Trong trường hợp này, bạn sẽ muốn làm bất cứ điều gì có thể để giảm bớt Daniel về một số trách nhiệm khác để giảm mức độ căng thẳng của anh ấy để anh ấy có thể dành nhiều thời gian và năng lượng hơn để học cách tạo ra các báo cáo tài chính.

Điều cần thiết là bạn tập trung vào sự cân bằng khi phân tích các nhiệm vụ và mức độ căng thẳng. Nếu bạn tăng kích thích quá nhiều vào các nhiệm vụ sai, bạn sẽ giảm năng suất.

8. Sử dụng chiến lược quản lý thời gian

Một chiến lược khác bạn có thể sử dụng để tăng năng suất là dạy cho nhóm của bạn các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả. Một chiến lược phổ biến là Kỹ thuật Pomodoro, được phát triển bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980.

Các kỹ thuật được làm mới đơn giản. Sử dụng bộ hẹn giờ, bạn làm việc trong một khoảng thời gian dành riêng, thường là 25 phút. Sau đó, bạn nghỉ ngơi ngắn, thường là 3-5 phút. Những giờ nghỉ này được gọi là bưởi, Tiếng Ý cho cà chua của người Hồi giáo, được đặt tên cho đồng hồ bấm giờ hình quả cà chua mà Cirillo đã sử dụng khi còn là học sinh.

Sau bốn pomodoros, bạn nghỉ ngơi lâu hơn, thường là 15-30 phút.

Chiến lược hoạt động vì nhiều lý do. Đầu tiên, tích tắc của bộ đếm thời gian giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay. Bạn thực sự có thể nghe thấy thời gian trôi đi, có thể là động lực đáng kinh ngạc. Đồng hồ bấm giờ cũng nhắc nhở bạn nghỉ ngơi ngắn. Nghiên cứu đã chỉ ra nhiều lần rằng việc nghỉ thường xuyên thực sự làm tăng năng suất.

Một nghiên cứu được công bố trên tạp chí Ergonomics cho thấy những lần nghỉ ngắn, thường xuyên, đặc biệt là khi đi kèm với kéo dài, dẫn đến năng suất cao hơn so với việc nghỉ ít hơn, nghỉ lâu hơn. Một nghiên cứu khác, được công bố trên tạp chí Work & Stress, cho thấy nghỉ ngơi thường xuyên là một trong những cách hiệu quả nhất để duy trì hiệu suất của công nhân.

Quản lý thời gian hiệu quả và nghỉ ngơi thường xuyên là rất quan trọng. Nhưng những gì bạn làm với giờ nghỉ của bạn cũng rất quan trọng. Các nhà nghiên cứu của MIT nhận thấy rằng khi các nhân viên nghỉ ngơi với các đồng nghiệp trong nhóm xã hội của họ, năng suất, cũng như sức mạnh của chính nhóm xã hội đó đã tăng lên. Vì vậy, bạn có thể tăng thêm hiệu suất bằng cách lên lịch nghỉ cho nhân viên với những người đồng nghiệp là bạn bè của họ.

Hiệu suất cũng có thể tăng lên khi công nhân ra ngoài để đón ánh nắng mặt trời và không khí trong lành, vì vậy hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm đi bộ nhanh ra ngoài vào giờ nghỉ của họ. Đây là một lĩnh vực khác, nơi bạn có thể dẫn tốt nhất bằng ví dụ. Nghỉ ngơi thường xuyên và nỗ lực ra ngoài để tập thể dục.

Từ cuối cùng

Thông thường, các chủ doanh nghiệp nhỏ không bao giờ có đủ thời gian hoặc tiền bạc để làm mọi thứ họ muốn làm. Nhưng tăng năng suất không cần đầu tư lớn. Hầu hết thời gian, nó chỉ đơn giản là nhận được nhiều nhận thức hơn từ chủ sở hữu và người quản lý.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ làm gì để khuyến khích năng suất cao hơn từ nhóm của mình? Nếu bạn làm việc cho một tổ chức lớn hơn, công ty của bạn sẽ làm gì để tăng năng suất?