Tài khoản chi tiêu linh hoạt (FSA) là gì - Quy tắc & Chi phí hợp lệ

Các tài khoản chi tiêu linh hoạt (FSA), còn được gọi là các kế hoạch của quán cà phê và khu vực 125, ban đầu được thành lập vào năm 1978 và đã được sửa đổi nhiều lần trong những năm tiếp theo. Ước tính 33 triệu công nhân sử dụng các FSA chăm sóc sức khỏe để chi trả các chi phí y tế tự chi trả như các khoản đồng thanh toán và khấu trừ bảo hiểm y tế.

Các quy định cho phép người sử dụng lao động thiết lập các kế hoạch lợi ích được ưu đãi về thuế để hoàn trả cho nhân viên các chi phí chăm sóc y tế hoặc phụ thuộc đủ điều kiện. Mục đích của các điều khoản là cho phép nhân viên sử dụng tiền trước thuế để trả các chi phí cá nhân hoặc gia đình, từ chăm sóc y tế và nha khoa, đến bảo hiểm nhân thọ theo nhóm và chăm sóc phụ thuộc. Một số công ty cũng đã thiết lập các kế hoạch FSA được phê duyệt theo một phần IRS khác (26 USC § 132) để trang trải chi phí vận chuyển hoặc đi lại của nhân viên khi đến và đi làm.

Tài khoản chi tiêu linh hoạt hoạt động như thế nào

Chủ lao động thường thiết lập các FSA theo thỏa thuận giảm lương giữa nhân viên và công ty, theo đó nhân viên giảm lương hoặc đồng ý từ bỏ việc tăng lương trong tương lai để trả cho chủ lao động trả một số chi phí nhất định cho lợi ích của nhân viên. Việc giảm theo thỏa thuận, làm giảm thu nhập gộp trong tiền lương của nhân viên, không được coi là tiền lương cho thuế thu nhập liên bang hoặc tiểu bang và không phải chịu FICA hoặc FUTA (thuế thất nghiệp liên bang).

Thực tế, đóng góp cho một FSA làm giảm thu nhập của bạn bằng số tiền đóng góp và do đó, số tiền thuế bạn nợ trên thu nhập. Trong khi thu nhập chịu thuế của bạn giảm theo số tiền đóng góp, thu nhập chi tiêu của bạn không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, bạn phải tiêu hết số tiền trong tài khoản, vì mọi khoản tiền còn lại đều bị mất. Nếu thuế suất thuế thu nhập hàng năm của bạn là 30% (kết hợp thuế liên bang và tiểu bang), đăng ký vào một FSA sẽ giúp bạn tiết kiệm 30 đô la cho mỗi 100 đô la bạn đưa vào tài khoản.

Ghi danh

Thông thường, nhân viên có thể đăng ký vào kế hoạch FSA của công ty họ khi họ bắt đầu làm việc hoặc trong thời gian đăng ký mở được chỉ định bởi nhà tuyển dụng, thường là vào cuối năm. Bạn là không phải được phép thay đổi lựa chọn của bạn bao nhiêu, trừ khi bạn có thay đổi về tình trạng tài chính cá nhân, chẳng hạn như sinh con mới trong gia đình, chết, nhận con nuôi, kết hôn, ly hôn hoặc thay đổi trong bảo hiểm của bạn. Vì lý do đó, điều quan trọng là bạn dành thời gian để phân tích tình huống cá nhân của mình và đưa ra quyết định tốt nhất về thu nhập trong tương lai, chi phí sinh hoạt dự kiến, tình trạng sức khỏe và tình hình gia đình.

Sử dụng vốn

Không giống như các tài khoản tiết kiệm sức khỏe (HSA), được tạo ra vào năm 2003, các khoản tiền chưa sử dụng trong một FSA sẽ không được chuyển sang năm tiếp theo nếu không được chi tiêu. Bất kỳ khoản tiền nào trong FSA vào cuối năm đều bị tịch thu. Điều khoản này được gọi là quy tắc sử dụng nó hoặc mất quy tắc của nó. Mặc dù một số công ty đã thêm thời gian ân hạn hai tháng rưỡi vào năm sau cho các chi phí sau này, nhưng yêu cầu phải dành tất cả số dư quỹ trong một khoảng thời gian giới hạn đã hạn chế mức độ phổ biến của FSA, vì điều đó rất khó cho hầu hết mọi người dự kiến chính xác chi phí năm tới của họ.

85% các công ty lớn cung cấp một FSA chăm sóc sức khỏe. Tuy nhiên, theo nghiên cứu của Dịch vụ Nghiên cứu Quốc hội ngày 10 tháng 5 năm 2011, chỉ có 22% số người tham gia đủ điều kiện thực sự đăng ký, đóng góp trung bình dưới 1.500 đô la hàng năm - thấp hơn giới hạn đóng góp tối đa trung bình là 5.000 đô la. Trong nỗ lực khuyến khích sự tham gia lớn hơn, IRS đang lấy ý kiến về việc sửa đổi sử dụng hay sử dụng quy tắc này để các khoản tiền chưa sử dụng có thể được chuyển và tích lũy từ năm này sang năm khác, tương tự như HSA. Hy vọng, một sự thay đổi để cho phép tái đầu tư và tích lũy trong một FSA sẽ xảy ra vào đầu năm 2013.

Cho đến thời điểm đó, có sẵn các khoản tái đầu tư, mọi khoản tiền bị mất trong tài khoản sẽ được trả lại cho chủ lao động, vì dù sao chúng cũng được coi là tài sản của chủ nhân. Hầu hết các chủ sử dụng lao động sử dụng số tiền được trả lại để trả các chi phí quản lý của FSA, mặc dù các quy định của IRS cho phép người sử dụng lao động cũng sử dụng số tiền này để:

Giảm số tiền khấu trừ của người tham gia tài khoản trong năm tới. Trong những trường hợp như vậy, những người tham gia trong tài khoản sẽ nhận được số tiền thưởng chưa được khấu trừ từ tiền lương của họ, nhưng có sẵn để họ chi tiêu trong năm mới.
Tăng số tiền bảo hiểm hàng năm cho tất cả những người tham gia FSA cho năm tới.
Phân phối tiền trên cơ sở pro-rata cho tất cả những người tham gia quỹ dưới dạng thu nhập chịu thuế.

Bạn cần đọc chi tiết về mô tả và quản trị của tài khoản để xác định cách sử dụng lao động của bạn xử lý số tiền bị mất trong kế hoạch của công ty bạn.

Yêu cầu thiết lập FSA

Chỉ chủ lao động của bạn mới có thể thiết lập và quản lý FSA theo mã IRS tuân theo các quy tắc chi tiết. Các hướng dẫn bao gồm các yêu cầu đối với các tài liệu pháp lý, bao gồm mô tả kế hoạch, lợi ích của nó đối với người tham gia, đủ điều kiện và không phân biệt đối xử, và việc quản lý kế hoạch một khi được thiết lập. Người sử dụng lao động có trách nhiệm pháp lý và pháp lý để cung cấp tiền cho các nhân viên đã đăng ký khi được kêu gọi; việc không cung cấp các khoản tiền đó có thể dẫn đến các hình phạt dân sự nghiêm trọng và có thể là hình sự.

Việc quản lý một FSA rất phức tạp và các lỗi, thiếu sót hoặc không tuân thủ các quy tắc có thể tốn kém. Các quy tắc liên quan đến bảo mật hồ sơ y tế (được quy định chi tiết bởi Quy tắc bảo mật của HIPAA) ảnh hưởng đến các FSA chăm sóc sức khỏe và quản trị phức tạp, tăng cường sử dụng các hệ thống phần mềm mạnh mẽ và bảo vệ an ninh rộng rãi. Do đó, hầu hết các nhà tuyển dụng thuê ngoài việc thành lập, tiếp thị, lên kế hoạch truyền thông, hồ sơ cần thiết và quản trị cho các bên thứ ba độc lập.

Các loại tài khoản FSA

Các FSA có thể được thành lập để chi trả cho các chi phí chăm sóc trẻ em (phụ thuộc) hoặc chi phí chăm sóc sức khỏe. Nếu chủ lao động của bạn cung cấp một chương trình bao gồm cả hai FSA, bạn có thể đăng ký vào một hoặc cả hai FSA thông qua đăng ký riêng và giảm mức bồi thường trong bồi thường cho mỗi.

Hai loại tương tự nhau theo một số cách, nhưng khác nhau về mục đích của chúng, số tiền đóng góp được phép mỗi năm và chi tiêu đủ điều kiện:

Chăm sóc sức khỏe FSA

Mục đích: Tài khoản được giới hạn trong việc thanh toán các chi phí y tế và chăm sóc sức khỏe không được thanh toán bằng bảo hiểm - thường là các khoản khấu trừ, các khoản đồng thanh toán và đồng bảo hiểm cho chương trình sức khỏe do chủ nhân cung cấp. Nói chung, bất kỳ chi phí y tế nào có thể được khấu trừ từ thu nhập gộp của bạn cho thuế đều được cho phép.
Giới hạn đóng góp hàng năm: Trước khi Đạo luật Bảo vệ Bệnh nhân và Chăm sóc Giá cả phải chăng (APA) được thông qua, không có giới hạn theo luật định đối với số tiền mà chủ lao động có thể đóng góp cho FSA. Nhà tuyển dụng thiết lập các tài khoản, tuy nhiên, có thể giới hạn đóng góp của nhân viên trong một năm; một vài kế hoạch cho phép đóng góp hơn 5.000 đô la hàng năm. APA giới hạn đóng góp hàng năm ở mức 2.500 đô la mỗi nhân viên (số tiền tối đa trong tương lai sẽ được lập chỉ mục theo lạm phát) bắt đầu vào năm 2013.
Nguồn vốn ngay lập tức: Tổng số tiền mà bạn đồng ý đóng góp cho FSA trong năm tới có sẵn cho bạn vào ngày đầu tiên của năm. Nói cách khác, nếu bạn đồng ý giảm thu nhập của mình $ 2,400 trong năm tới để tham gia vào tài khoản, toàn bộ $ 2,400 sẽ có sẵn cho bạn cho các chi phí đủ điều kiện vào ngày 1 tháng 1, mặc dù khoản thanh toán của bạn sẽ giảm $ 200 trong mỗi lần sau 12 tháng trong năm. Khía cạnh này của FSA là rủi ro giả định của nhà tuyển dụng ở chỗ bạn không thể ở lại với công ty trong 12 tháng khấu trừ. Bất kỳ khoản tiền nào được trả hơn và cao hơn các khoản đóng góp thực tế của bạn sẽ bằng chi phí của chủ lao động. Đây là một lý do tại sao các công ty hoặc công ty nhỏ hơn có tỷ lệ doanh thu cao không muốn cung cấp các dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
Chi phí hợp lệ: Các kế hoạch thường nhằm chi trả các chi phí y tế, nha khoa, thị lực và dược phẩm tự chi trả. Năm 2011, luật đã được thay đổi để giới hạn loại thuốc sau này đối với những loại thuốc cần có toa của bác sĩ; nó làm không phải bao gồm các loại thuốc không kê đơn. May mắn thay, có rất nhiều phương pháp điều trị và thiết bị đủ điều kiện nếu cần thiết về mặt y tế. IRS Publication 502 chứa một danh sách chi tiết các chi phí đủ điều kiện và không đủ điều kiện, cũng như giải thích về những gì được coi là cần thiết về mặt y tế và các tài liệu cần thiết để chứng minh tình trạng đó.
Quản trị: Nhiều nhà tuyển dụng phát hành thẻ ghi nợ cho nhân viên có kế hoạch của FSA để thanh toán cho tất cả các chi phí đủ điều kiện. Một số cũng yêu cầu các nhân viên sử dụng thẻ cung cấp biên lai được ghi thành từng khoản cho kế hoạch để xác minh đủ điều kiện. May mắn thay, phương thức thanh toán và các yêu cầu kế toán không cồng kềnh đối với hầu hết những người tham gia FSA và không phải là yếu tố quyết định trong quyết định có tham gia kế hoạch hay không.
Phối hợp với tài khoản tiết kiệm chăm sóc sức khỏe: Nói chung, bạn không thể tham gia vào cả FSA chăm sóc sức khỏe và tài khoản tiết kiệm chăm sóc sức khỏe (HSA). Tuy nhiên, có những trường hợp ngoại lệ và quy tắc cụ thể áp dụng có thể ảnh hưởng đến bạn. Ví dụ, FSA hoặc HSA có thể chỉ giới hạn ở các dịch vụ chăm sóc thị lực, nha khoa và / hoặc phòng ngừa, loại trừ khả năng bị nhúng đôi. Bạn cần nói chuyện với bộ phận nhân sự của công ty bạn và kế toán viên của bạn để chắc chắn rằng bạn điều hướng an toàn các quy tắc chi phối cả hai loại tài khoản.

Chăm sóc phụ thuộc FSA

Mục đích: Các chi phí trong loại FSA này được giới hạn ở các chi phí chăm sóc ban ngày được khấu trừ thuế để chăm sóc cho những đứa trẻ phụ thuộc của bạn hoặc một công dân cao cấp sống với bạn và được tuyên bố là một người phụ thuộc vào nhóm trên tờ khai thuế cá nhân của bạn. Điều này bao gồm trẻ em dưới 13 tuổi, cũng như trẻ em hoặc người lớn không có khả năng chăm sóc bản thân hoặc tinh thần.
Giới hạn đóng góp hàng năm: Đóng góp hàng năm được giới hạn ở mức 5.000 đô la mỗi năm cho mỗi hộ gia đình, bất kể số lượng người phụ thuộc được bảo hiểm. Số tiền mà chủ lao động của bạn trả thay cho bạn không giới hạn ở tiền lương bị khấu trừ của bạn, nhưng bất kỳ khoản tiền nào được sử dụng bởi chủ lao động của bạn vượt quá 5.000 đô la sẽ được quy cho là thu nhập cho bạn vào cuối năm và phải chịu thuế. Ví dụ: chủ lao động của bạn có thể đồng ý trả 1.000 đô la hàng tháng cho việc chăm sóc con cái của bạn, mặc dù số tiền có thể được loại trừ khỏi thu nhập gộp của bạn cho các mục đích thuế được giới hạn ở mức 5.000 đô la mỗi năm (hoặc 2.500 đô la cho nhân viên đã kết hôn khai thuế riêng). Do đó, khoản vượt quá 7.000 đô la đại diện cho chênh lệch giữa 12.000 đô la được trả bởi chủ lao động của bạn và loại trừ tối đa 5.000 đô la của bạn sẽ được báo cáo là thu nhập cho bạn về thuế, FICA và FUTA. Nếu đã kết hôn, cả hai vợ chồng phải làm việc để sử dụng một FSA phụ thuộc (trừ khi người phối ngẫu không có thu nhập bị khuyết tật hoặc là một sinh viên toàn thời gian).
Nguồn quỹ hạn chế: Không giống như FSA chăm sóc sức khỏe, FSA phụ thuộc không được tài trợ trước. Chủ lao động của bạn chỉ trả tiền vì họ sẽ được thu thập từ tiền lương của bạn nếu bạn không thực hiện cuộc bầu cử. Ví dụ: nếu bạn đã đồng ý giảm 400 đô la thu nhập mỗi tháng, thì FSA phụ thuộc sẽ cung cấp khoản bồi hoàn 400 đô la chi phí đủ điều kiện mỗi tháng, ngay cả khi chi phí thực tế lớn hơn.
Chi phí hợp lệ: Mục đích của FSA nói chung là để chi trả cho các chi phí phát sinh để tiếp tục hoạt động - không phải chi phí, bất kể lợi ích, xứng đáng hay chính đáng đối với người phụ thuộc. Ví dụ, chi phí của một người giữ trẻ trong nhà của bạn hoặc ở nhà của người khác trong khi bạn đang làm việc là đủ điều kiện; chi phí của một người giữ trẻ bất cứ lúc nào cho bất kỳ mục đích nào khác là không. Tiền lương của một quản gia không đủ điều kiện; phần tiền lương của người giúp việc trong thời gian anh ta hoặc cô ta chăm sóc người phụ thuộc Là đủ điều kiện. Các chi phí của một trường mẫu giáo là một chi phí được phê duyệt, trong khi học phí mẫu giáo thì không. IRS Ấn phẩm 503 chi tiết và giải thích các chi phí được phê duyệt và không được phê duyệt.
Quản trị: Hầu hết các FSA chăm sóc phụ thuộc hoạt động như các tài khoản hoàn trả, không giống như các FSA chăm sóc sức khỏe, thường thanh toán trực tiếp cho các nhà cung cấp. Mỗi quản trị chương trình là khác nhau và có thể yêu cầu các hình thức hoàn trả và biên lai khác nhau. Nếu bạn đang xem xét đăng ký tài khoản chi tiêu linh hoạt phụ thuộc, hãy liên hệ với bộ phận nhân sự của bạn và / hoặc quản trị viên của tài khoản để đảm bảo bạn hiểu và tuân thủ các yêu cầu của kế hoạch để được bồi hoàn.
Phối hợp với các khoản tín dụng thuế liên bang và tiểu bang: Theo luật thuế hiện hành, có một số tín dụng thuế thu nhập có sẵn để giúp bạn thanh toán các chi phí của trẻ em hoặc người già được cho là người phụ thuộc của bạn. Tín dụng thuế chăm sóc trẻ em và phụ thuộc cung cấp tín dụng thuế liên bang tối đa lên tới 2.100 đô la cho mỗi gia đình trong một số điều kiện nhất định, trong khi tín dụng thuế trẻ em cung cấp tín dụng lên tới 1.000 đô la cho mỗi đứa trẻ đủ điều kiện dựa trên thu nhập của bạn. Có thể tận dụng cả hai khoản tín dụng và sử dụng một FSA phụ thuộc. Tuy nhiên, bạn có thể muốn tham khảo ý kiến của kế toán viên hoặc CPA để tránh phạm sai lầm khi yêu cầu một trong số họ và phải chịu các hình phạt có thể có.

Thu nhập của bạn càng cao, lợi ích bạn có thể nhận được càng lớn bằng cách phối hợp sử dụng các khoản tín dụng và loại trừ khác nhau có sẵn cho bạn. Đây không phải là câu hỏi của một trong hai hoặc, nhưng làm thế nào để tối đa hóa lợi ích của mỗi lợi ích của bạn.

FSA hoặc HSA?

Khi chi phí chăm sóc sức khỏe tăng lên, các chương trình hỗ trợ người Mỹ thanh toán các chi phí đó luôn thay đổi, cũng như các chiến lược có sẵn để tối đa hóa lợi ích của bạn. Mặc dù các điều kiện sau đây có thể hướng dẫn bạn trong việc đưa ra quyết định về việc nên thực hiện hoặc thay đổi từ kế hoạch này sang kế hoạch khác, nhưng không có sự thay thế nào cho lời khuyên tài chính cá nhân tốt từ một cố vấn chuyên nghiệp hoặc đầu tư bảo hiểm có trình độ.

Nếu chủ lao động của bạn không cung cấp FSA, tùy chọn duy nhất của bạn là HSA, trong đó không cần có sự tham gia của chủ lao động.
Nếu bạn trên 65 tuổi, bạn không thể khấu trừ phí bảo hiểm y tế trong HSA. Tuy nhiên, bạn có thể khấu trừ chúng trong một FSA.
Nếu bạn không có bảo hiểm y tế (một điều kiện tôi khẩn thiết khuyên bạn nên sửa đổi), bạn vẫn có thể tham gia vào một FSA. Điều kiện để thành lập HSA là mua hợp đồng bảo hiểm y tế được khấu trừ cao.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc dự tính các chi phí chăm sóc sức khỏe trong năm tới, thì việc sử dụng nó hoặc mất nó mà điều khoản hiện đang ảnh hưởng đến FSA là một sự cân nhắc chính. Tài khoản tiết kiệm chăm sóc sức khỏe cho phép bạn chuyển mọi khoản tiền không được sử dụng trong một năm sang năm tiếp theo, do đó tích lũy số dư có thể được sử dụng trong những năm sau đó.
Nếu bạn muốn chỉ đạo đầu tư đóng góp của mình hoặc kiếm tiền lãi từ nó, bạn phải sử dụng HSA. Thu nhập trên số dư quỹ cá nhân không được phép trong FSA.

Từ cuối cùng

Liên quan đến vụ kiện năm 1935 của Gregory v. Helvering, Thẩm phán Tòa án phúc thẩm Hoa Kỳ đã viết một cách nổi tiếng, qua nhiều lần, các tòa án đã nói rằng không có gì là xấu xa trong việc sắp xếp các vấn đề để giữ mức thuế càng thấp càng tốt. Mọi người đều làm điều đó, giàu và nghèo như nhau và tất cả đều làm đúng, vì không ai nợ bất kỳ nghĩa vụ công cộng nào phải trả nhiều hơn yêu cầu của pháp luật.

Thật khó để tưởng tượng một chiến lược cho phép một người phát huy tối đa khả năng chi tiêu của mình vì lợi ích của bản thân và gia đình hơn là một tài khoản chi tiêu linh hoạt. Nếu chủ lao động của bạn hiện cung cấp một FSA chăm sóc sức khỏe hoặc một FSA có lợi, hãy chắc chắn điều tra nó và xem xét đăng ký trong thời gian đăng ký sắp tới.