Hội nghị ảo trực tuyến là gì - Ưu và nhược điểm, làm thế nào để hưởng lợi

Được thiết kế như một giải pháp thay thế cho các hội nghị chuyên nghiệp, một số hội nghị trực tuyến được tổ chức 100% qua Internet - thường được gọi là hội nghị thượng đỉnh trực tuyến - trong khi các hội nghị khác được tổ chức trực tuyến kết hợp với một thành phần trực tiếp. Chẳng hạn, Hội nghị thường niên EDUCAUSE sẽ được tổ chức trực tiếp tại Indianapolis, Indiana, nhưng bạn cũng có thể tham dự trực tuyến.

Hội nghị trực tuyến là gì?

Trái ngược với các hội thảo trực tuyến hoặc các lớp học trực tuyến, nơi một cá nhân tham gia khóa học nhiều giờ về một chủ đề cụ thể, các hội nghị trực tuyến được liên kết chặt chẽ hơn với các hội nghị chuyên nghiệp. Họ thường đề cập đến một vấn đề rộng lớn - ví dụ: viết blog, giáo dục hoặc y học - và sau đó đào sâu hơn với các hội thảo và chương trình riêng lẻ.

Giống như các hội nghị chuyên nghiệp trực tiếp, hội nghị trực tuyến là tài nguyên xây dựng giáo dục được đóng gói với các phiên, phỏng vấn, thảo luận và đôi khi là các sự kiện truyền thông xã hội. Chúng thường hướng đến một lĩnh vực hoặc chủ đề nhất định và chúng thường được định giá ở mức bằng hoặc thấp hơn tương đương chuyên nghiệp trực tiếp. Một số hội nghị trực tuyến cung cấp tín dụng giáo dục thường xuyên cho những người cần tích lũy chúng để lấy chứng chỉ.

Hội nghị trực tuyến là ảo, có nghĩa là bạn có thể truy cập chúng từ bất cứ đâu - miễn là bạn có kết nối Internet. Tuy nhiên, chúng chưa phải là một tiêu chuẩn được chấp nhận. Nhiều hội nghị trực tiếp chưa cung cấp phiên bản trực tuyến kết hợp với các thành phần truyền thống của họ - ví dụ EDUCAUSE, trong khi Hiệp hội Giải trí và Công viên Quốc gia thì không. Bạn có thể phải tìm kiếm các cơ hội hội nghị nhỏ hơn, ít được biết đến hơn nếu hội nghị trực tiếp yêu thích của bạn không phân nhánh đến một sự kiện ảo.

Hội nghị trực tuyến mang lại nhiều lợi ích - cụ thể là, chúng hiệu quả hơn nhiều so với hầu hết các sự kiện trực tiếp và nếu bạn sử dụng chúng một cách khôn ngoan, bạn có thể thu được nhiều giá trị tương tự từ trải nghiệm. Điều đó nói rằng, rất giống như các địa điểm học tập trực tuyến khác, chúng có thể không phù hợp với tất cả mọi người.

Ưu điểm của hội nghị trực tuyến

Chi phí hiệu quả. Các sự kiện trực tiếp thường yêu cầu đi lại, ở khách sạn và chi phí ăn uống, tất cả đều có thể lên tới hàng trăm hoặc hàng ngàn đô la, không bao gồm chi phí đăng ký. Các hội nghị và sự kiện trực tuyến cho phép bạn bỏ qua các chi phí không liên quan và chỉ phải trả phí hội nghị. Những khoản tiết kiệm chi phí này đặc biệt hữu ích nếu bạn cũng đang chi trả hóa đơn cho giáo dục thường xuyên của chính mình.
Tiện lợi. Hội nghị có thể rất nhiều niềm vui, nhưng chúng không phải lúc nào cũng thuận tiện. Du lịch bằng ô tô hoặc máy bay, các sự kiện gia đình bị mất tích và cố gắng hoàn thành công việc từ phòng khách sạn hoặc quán cà phê Internet có thể khiến bạn khó chịu. Trong một số trường hợp, nếu xung đột lịch trình phát sinh, bạn có thể không thể đi được. Với các hội nghị trực tuyến, bạn có thể tham dự các buổi giáo dục và các sự kiện truyền thông xã hội thoải mái tại nhà riêng của mình - hoặc bất cứ nơi nào, thực sự, miễn là bạn có quyền truy cập vào kết nối Internet và điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính. Trong phần lớn các trường hợp, nội dung trực tuyến có sẵn vĩnh viễn, miễn là bạn đã thực hiện giao dịch mua hội nghị, bạn có thể truy cập bất cứ lúc nào.
Đôi khi miễn phí. Tôi đã làm việc với Rita Barry từ Blog Genie để tổ chức một hội thảo blog ảo dành cho các blogger sức khỏe và chăm sóc sức khỏe, Blog Well Summit. Hội nghị thượng đỉnh đầu tiên được tổ chức vào ngày 17, 18 và 19 tháng 10 năm 2014 và nội dung chúng tôi cung cấp chỉ có sẵn miễn phí cho bất kỳ ai trong suốt cuối tuần đó. Các buổi học và video về giáo dục mỗi ngày có sẵn trong 24 giờ cho bất kỳ ai đăng ký tham gia sự kiện. Sau đó, sau mỗi cửa sổ 24 giờ miễn phí, nội dung có sẵn cho những người đã mua vé hội nghị đầy đủ. Chúng tôi đã làm việc trong nhiều tháng để tập hợp các cuộc phỏng vấn, hội thảo trực tiếp, các buổi giáo dục và đánh giá blog. Nội dung thật tuyệt vời, và việc nó có sẵn miễn phí đã khiến sự kiện trở nên tuyệt vời hơn. Chúng tôi không phải là những người duy nhất kết hợp kinh nghiệm hội nghị loại freemium này. Sean Croxton của Underground Health cũng lên kế hoạch và phát hành hội nghị vài lần một năm - nội dung luôn miễn phí khi được phát hành, với tùy chọn mua và sau đó trở thành sản phẩm hội nghị trực tuyến đóng gói có thể mua bất cứ lúc nào.
Luôn có thể truy cập. Nếu bạn mua quyền truy cập vào một sự kiện trực tuyến, bạn thường mua một thành viên giúp bạn có được nội dung cụ thể trên một trang web cụ thể. Chẳng hạn, những người mua thông tin Hội nghị thượng đỉnh Blog có thể đăng nhập vào trang thành viên trên trang web và truy cập tất cả các cuộc phỏng vấn, sự kiện và tài nguyên mà chúng tôi cung cấp trong cuối tuần hội nghị. Loại quyền truy cập vĩnh viễn này có nghĩa là bạn có thể xem và xem lại các phiên phù hợp nhất với sở thích của mình và truy cập các phiên khác khi bạn muốn hoặc cần.
Bạn có thể truy cập mọi phiên. Bạn đã bao giờ tham dự một hội nghị và thất vọng khi biết rằng hai trong số các phiên bạn muốn tham gia được tổ chức cùng một lúc? Nhiều hội nghị cung cấp cho người tham dự cơ hội mua bản ghi của các phiên cụ thể hoặc thậm chí toàn bộ hội nghị - nhưng nếu bạn đã trả tiền cho vé tham dự, có vẻ như bạn không cần phải bỏ thêm tiền cho một phiên bạn đã bỏ lỡ do một cuộc xung đột lịch trình. Với các hội nghị trực tuyến không có xung đột lịch trình. Miễn là bạn đã trả tiền cho vé của mình, bạn có thể tiêu hóa mỗi phiên theo lịch trình của mình.
Không căng thẳng về tủ quần áo. Nếu bạn đã từng căng thẳng về loại trang phục nào phù hợp với hội nghị, thì bạn có thể bỏ lại những lo lắng đó. Không ai nhìn thấy bạn khi bạn tham dự một hội nghị trực tuyến, vì vậy bạn không phải suy nghĩ hai lần về việc mặc quần jean và áo len, hoặc mặc lại bộ đồ ngủ.

Nhược điểm của hội nghị trực tuyến

Không kết nối trực tiếp. Một trong những điểm thu hút lớn nhất của các hội nghị trực tiếp là cơ hội kết nối với các chuyên gia khác trong ngành của bạn và giao tiếp với các đồng nghiệp. Trong thế giới điều khiển email và văn bản ngày nay, những cơ hội kết nối trực tiếp này là một phần quan trọng trong việc phát triển mối quan hệ. Các hội nghị trực tuyến rất khó khăn, bởi vì ngay cả những hội nghị cung cấp các sự kiện mạng xã hội cũng không nhất thiết phải cung cấp kết nối trực tiếp. Điều này có thể đặc biệt khó khăn đối với bất kỳ người hướng ngoại nào.
Cơ hội xã hội hạn chế. Mạng chắc chắn là có thể trong các sự kiện trực tuyến, miễn là các nhà tổ chức hội nghị đã ưu tiên nó - nhưng không phải tất cả đều làm được. Trong Hội nghị thượng đỉnh Blog, chúng tôi đã tổ chức hai cuộc trò chuyện trực tiếp trên Twitter, ba cuộc phỏng vấn trực tiếp trên Google Hangout, Trình trộn Cocktail Hangout trực tiếp của Google, 5k ảo và một buổi tập luyện trực tiếp trên YouTube vì chúng tôi biết những loại cơ hội này sẽ rất quan trọng đối với khán giả của chúng tôi - chủ yếu là các blogger thể dục nữ. Trong những sự kiện này, người tham dự có thể tương tác với chủ nhà, khách và những người tham dự khác thông qua phương tiện truyền thông xã hội và ứng dụng trò chuyện trên trang web của chúng tôi. Không phải tất cả các sự kiện trực tuyến cung cấp những cơ hội mặc dù. Nhiều nhà tổ chức hội nghị khuyến khích người tham dự trực tuyến sử dụng một hashtag cụ thể trên phương tiện truyền thông xã hội hoặc để lại nhận xét trên trang web của họ, nhưng rất ít người thực sự cung cấp các sự kiện xã hội trực tiếp rộng rãi cho người tham dự ảo.
Yêu cầu động lực cá nhân để tham dự. Nếu bạn trả tiền và đi đến một sự kiện, rất có thể bạn sẽ nỗ lực để tham dự các phiên hội nghị. Ngay cả khi bạn không đến mọi hội thảo, sẽ thật lãng phí một ngày cuối tuần nếu bạn không tuân thủ cam kết của mình. Hội nghị trực tuyến, giống như các cơ hội học tập trực tuyến khác, đòi hỏi một chút động lực để theo dõi. Khi bạn ở nhà, bị bao vây bởi những phiền nhiễu và cơ hội, bạn có thể sẽ ít ngồi xuống và xem một buổi giáo dục, hoặc dành thời gian để tham gia vào một cuộc trò chuyện trên Twitter.

Cách tận dụng tối đa các hội nghị trực tuyến

Sau khi đồng tổ chức hội nghị trực tuyến của riêng tôi, xem người tham dự tương tác và đọc các mẫu phản hồi chúng tôi nhận được sau khi mọi thứ được kết thúc, tôi có thể chắc chắn nói rằng hội nghị trực tuyến là những gì bạn tạo ra từ họ. Dưới đây là năm mẹo để tận dụng tối đa trải nghiệm ảo của bạn.

1. Đặt nó trên Lịch của bạn

Đăng ký một hội nghị và sau đó quên nó sẽ có nhiều khả năng hơn nếu bạn không đi du lịch đến sự kiện. Ngay khi bạn đăng ký hội nghị ảo, hãy khoanh tròn ngày trên lịch của bạn và thiết lập một vài lời nhắc email để cảnh báo bản thân vài ngày trước khi sự kiện bắt đầu.

Thật không may, chúng tôi đã nhận được một vài mẫu phản hồi từ hội nghị của chúng tôi cho biết, tôi đã quên tất cả về nó! Đây có thể không phải là một vấn đề lớn nếu bạn trả tiền để truy cập vĩnh viễn vào các phiên hội nghị, nhưng nếu bạn đang hy vọng kết nối với những người tham dự khác hoặc truy cập nội dung miễn phí mà không mua sự kiện đầy đủ, hãy quên nó sẽ là một người lập dị thực sự.

2. Kiểm tra email spam của bạn

Khi bạn đăng ký một hội nghị ảo, có lẽ bạn sẽ nhận được một email xác nhận đăng ký của bạn. Nếu email này không tự động hiển thị trong hộp thư đến của bạn, hãy kiểm tra thư mục thư rác của bạn (nếu bạn sử dụng Gmail, hãy xem trong thư mục quảng cáo của bạn). Nhiều công ty và tổ chức sử dụng các giải pháp tiếp thị qua email, như MailChimp, để gửi xác nhận, cập nhật và thông báo quan trọng. Thật không may, những email này đôi khi rơi vào các thư mục spam hoặc quảng cáo và không có nhiều người tổ chức hội nghị có thể làm về nó.

Trong tuần diễn ra sự kiện Blog Well Summit, chúng tôi đã gửi khoảng 15 email cung cấp thông tin thích hợp về hội nghị, bao gồm thông tin về cách truy cập mỗi phiên, nhắc nhở về các sự kiện trực tiếp và thông tin phát hành hàng ngày với các liên kết đến mỗi video trong ngày. Nhiều email trong số này đã không được gửi đến hộp thư đến của người đăng ký và chúng tôi đã nhận được các mẫu phản hồi cho biết, tôi muốn bạn gửi email cập nhật. Tất nhiên, chúng tôi đã làm, nhưng một khi chúng được gửi đi, nơi chúng được chuyển đến nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng tôi.

Nếu bạn đã đánh dấu một hội nghị trực tuyến trên lịch của mình và bạn chưa thấy email nhắc nhở bạn về sự kiện trong tuần trước khi bắt đầu, hãy theo dõi các thư mục quảng cáo và thư rác của bạn để đảm bảo rằng chúng sẽ không sai thư mục.

3. Ưu tiên tham dự

Thực tế là các hội nghị trực tuyến linh hoạt là con dao hai lưỡi. Có thể làm việc lịch trình của bạn xung quanh một hội nghị, nhưng cuộc sống có một cách trình bày những cám dỗ mới. Khi một người bạn gọi để yêu cầu bạn đến giờ hạnh phúc, hoặc người phối ngẫu của bạn hỏi bạn có muốn ra ngoài ăn tối không, bạn có thể thấy mình tổ chức một cuộc hội thảo cho những việc khác.

Thực hiện thời gian để xem các phiên bạn muốn xem và tham gia vào các sự kiện trực tiếp, nếu có. Lưu ý các phiên quan trọng nhất đối với bạn và cho phép khoảng một giờ cho mỗi phiên - mặc dù chúng có thể ngắn hơn hoặc dài hơn. Ngoài ra, nếu có các sự kiện xã hội trực tiếp, hãy thiết lập thông báo qua email để nhắc bạn về thời gian bắt đầu để bạn không bị cuốn vào những thứ khác.

Cuối cùng, hãy cho gia đình và bạn bè của bạn biết rằng chỉ vì bạn đang ở nhà hoặc ở thị trấn, bạn có thể không có mặt để trả lời các cuộc gọi điện thoại hoặc đi chơi. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể gặp phải phiền nhiễu từ trẻ em, hãy xem xét việc thiết lập cửa hàng tại một quán cà phê Internet để bạn có thể tập trung vào hội nghị.

4. Tham gia vào các sự kiện trực tiếp hoặc xã hội

Tôi không thể cho bạn biết chúng tôi đã nhận được bao nhiêu phản hồi tuyệt vời từ các cá nhân tham gia vào các sự kiện trực tiếp của chúng tôi. Họ yêu thích cơ hội kết nối trực tuyến, và nhiều người thậm chí đã ra đi với những người bạn ảo mới và các liên hệ chuyên nghiệp. Và bởi vì tất cả những người tổ chức hội nghị đã tham gia vào các phương tiện truyền thông xã hội trong suốt sự kiện, những người tham gia đã hiểu chúng tôi hơn và có cơ hội đặt câu hỏi và nhận được phản hồi sâu hơn.

Ngay cả khi bạn không tích cực tham gia trong các buổi trực tiếp, hãy ưu tiên xem chúng và bay trên tường. Chúng tôi đã nhận được rất nhiều phản hồi cho biết, tôi đã xem các phiên trực tiếp và các cuộc trò chuyện trên Twitter, nhưng không đặt câu hỏi. Nhiều người trong số những cá nhân đó chỉ ra rằng các cơ hội xã hội là bổ ích nhất.

Thực tế là, các sự kiện trực tiếp và mạng xã hội được thiết kế để trả lời các câu hỏi từ những người tham dự thực sự. Điều này có nghĩa là nội dung, theo một nghĩa nào đó, được thông báo bởi những người tham gia. Truy cập vào các phiên này sau khi sự kiện hoàn tất là điều tuyệt vời, nhưng biết rằng bạn có thể tác động đến các cuộc thảo luận bằng cách đặt câu hỏi là một điều mạnh mẽ.

5. Mua toàn quyền truy cập

Một số hội nghị trực tuyến yêu cầu mua vé để tham dự, nhưng một số hội thảo khác, như của chúng tôi, được thiết lập để truy cập miễn phí. Nếu bạn dự định tham dự một hội nghị miễn phí, tôi sẽ làm tất cả - hãy thưởng thức nội dung và không phải trả một xu nào. Nếu bạn yêu thích những gì bạn đã xem, và giá vé là hợp lý, hãy tiếp tục và cưỡi lên để truy cập trọn đời. Bạn luôn có thể tham khảo các tài liệu bạn yêu thích rất nhiều và bạn có thể nhận được các tài liệu thưởng khi đăng ký. Ngoài ra, vì bạn không phải trả tiền cho việc đi lại và ăn ở, bạn vẫn nhận được một khoản lớn. Chưa kể, bạn sẽ không phải ghi lại nhiều ghi chú trong khi xem mỗi phiên vì bạn biết bạn có quyền truy cập vĩnh viễn vào nó.

Từ cuối cùng

Nếu bạn quyết định tham dự một hội nghị trực tuyến, hãy tận dụng tối đa kinh nghiệm. Các sự kiện ảo không dành cho tất cả mọi người, nhưng cách duy nhất để biết liệu chúng có phù hợp với bạn hay không là đăng ký, hiển thị, khắc chế thời gian và tham gia với những người tham dự khác. Nếu bạn thử một lần và yêu nó, hãy nói với mọi người về nó. Càng có nhiều người tham dự hội nghị trực tuyến hài lòng, càng có nhiều cơ hội hội nghị trực tuyến - và đó là tin tốt cho tất cả mọi người.

Bạn đã tham dự một hội nghị trực tuyến? Bạn nghĩ gì?