Làm thế nào để trở thành một công chứng viên - Trách nhiệm và yêu cầu

Một công chứng viên, còn được gọi là một công chứng viên, là một công chức được nhà nước cấp phép, thực hiện một loạt các nhiệm vụ liên quan đến các văn bản chính thức hoặc pháp lý. Công chứng viên có thể thực hiện lời thề, làm nhân chứng cho các tài liệu đã ký, lấy lời khai tuyên thệ (ký gửi) và xác minh hoặc xác nhận các tài liệu chính thức hoặc bản sao của các tài liệu chính thức.

Công chứng viên là cán bộ nhà nước của nhà nước và, do đó, phải được công nhận và cấp phép bởi cơ quan nhà nước thích hợp, điển hình là Bộ trưởng Ngoại giao, trước khi họ có thể thực hiện nhiệm vụ của mình. Mỗi tiểu bang có các yêu cầu cụ thể đối với công chứng viên, và mặc dù các luật này khác nhau giữa các tiểu bang, họ áp đặt các yêu cầu tương tự. Dưới đây là thông tin cần thiết bạn cần biết về công chứng viên và trách nhiệm, yêu cầu và chi phí công việc của họ.

Trách nhiệm của một công chứng viên

Công chứng viên phục vụ một loạt các vai trò kết nối với quy trình pháp lý. Trong khi tất cả các công chứng viên phải được cấp phép bởi nhà nước nơi họ sống hoặc làm việc, công chứng viên không phải là quan chức nhà nước hoặc nhân viên nhà nước. Thay vào đó, họ phục vụ như những công chức cung cấp một loạt các dịch vụ mà họ được phép thực hiện theo luật tiểu bang.

Công chứng viên phục vụ cùng một trách nhiệm chung cho dù bạn ở đâu, mặc dù luật pháp nhà nước quy định các công chứng viên phải đáp ứng. Văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao, Văn phòng Thư ký Hạt địa phương hoặc cơ quan chính phủ tương tự sẽ có thể cung cấp thông tin về những gì công chứng viên có thể và không thể làm và trong tiểu bang của bạn.

1. Chứng kiến & Lời cảm ơn

Phần lớn những gì một công chứng viên làm liên quan đến việc xác minh rằng một người ký một văn bản pháp lý là người mà họ tuyên bố là. Quá trình này được gọi là thừa nhận hoặc chứng kiến, và có ba bước cơ bản để công chứng trong những trường hợp này.

Xuất hiện. Trong hầu hết các tình huống, bất kỳ ai muốn ký một tài liệu phải xuất hiện trước công chứng viên. Tuy nhiên, trong một số tình huống, người ký có thể ký vào tài liệu bên ngoài sự hiện diện của công chứng viên, mang tài liệu đến trước công chứng viên và xác nhận hoặc xác nhận rằng chữ ký là của họ. Việc một công chứng viên có cần phải có mặt thực tế cho việc ký hay không tùy thuộc vào loại tài liệu được ký. Ví dụ, luật tiểu bang có thể yêu cầu một tài liệu cụ thể, chẳng hạn như một bản khai có tuyên thệ, phải được ký và tuyên thệ hoặc khẳng định với sự hiện diện của công chứng viên. Với các tài liệu khác, chẳng hạn như di chúc và di chúc cuối cùng, khẳng định với sự có mặt của công chứng viên rằng bạn đã ký tài liệu và làm như vậy theo ý chí tự do của bạn là đủ.
Nhận biết. Công chứng viên không thể thừa nhận một tài liệu mà không có người ký chứng minh danh tính của họ. Luật pháp tiểu bang khác nhau về các loại công chứng viên nhận dạng có thể sử dụng để xác minh thông tin này, nhưng các hình thức phổ biến bao gồm giấy phép lái xe, thẻ ID do nhà nước cấp, hộ chiếu Hoa Kỳ, thẻ ID người nước ngoài thường trú (thẻ xanh) và thẻ hoặc tài liệu tương tự do chính phủ cấp cơ quan bao gồm tên người ký, ảnh và thông tin nhận dạng khác, chẳng hạn như địa chỉ. Các hình thức nhận dạng không do chính phủ cấp hoặc không có ảnh (như thẻ tín dụng hoặc Thẻ an sinh xã hội), thường không đủ.
Chữ ký tự nguyện. Sau khi xuất hiện trước công chứng viên và chứng minh danh tính, mỗi người ký phải ký vào tài liệu và khẳng định rằng họ làm như vậy một cách tự nguyện.

2. Xác minh

Một xác minh, đôi khi được gọi là một luật sư hoặc xác minh khi tuyên thệ hoặc xác nhận, tương tự như một xác nhận. Việc xác minh cũng yêu cầu bạn chứng minh danh tính của mình với công chứng viên trước khi ký nhưng thêm yêu cầu bạn chỉ ký vào tài liệu sau khi bạn tuyên thệ hoặc xác nhận rằng nội dung, bản trình bày hoặc tuyên bố bạn đưa ra trong tài liệu là đúng.

Khi bạn ký vào tài liệu, công chứng viên yêu cầu bạn giơ tay và thề hoặc khẳng định rằng nội dung của tài liệu là trung thực. Thề với tính trung thực của tài liệu liên quan đến việc cam kết trước một quyền lực cao hơn rằng các tuyên bố của bạn là trung thực, trong khi khẳng định liên quan đến việc cam kết tính trung thực của các tuyên bố của bạn mà không liên quan đến quyền lực tâm linh hoặc tôn giáo. Người ký có thể chọn xem họ muốn chửi thề hoặc khẳng định dựa trên sở thích cá nhân.

3. Quản lý Lời thề & Khẳng định

Một số tình huống, chẳng hạn như làm chứng trong một bản ký gửi, yêu cầu bạn phải tuyên thệ bằng lời nói hoặc xác nhận mà không cần ký bất kỳ tài liệu nào với sự có mặt của công chứng viên. Công chứng viên được phép thực hiện lời thề và khẳng định trong các tình huống này và quy trình này giống hệt với quy trình được sử dụng trong xác minh, ngoại trừ không có chữ ký.

4. Chứng nhận bản sao

Công chứng viên có thể chứng nhận rằng bản sao của một số tài liệu là bản sao thật và giống hệt bản gốc. Những bản sao được chứng nhận này sau đó có thể được sử dụng thay cho bản gốc cho bất kỳ mục đích cần thiết nào. Ví dụ: nếu bạn là thường trú nhân hợp pháp xin việc và công việc yêu cầu bản sao chứng thực thẻ xanh của bạn, bạn có thể lấy thẻ xanh trước công chứng viên và nhờ công chứng viên tạo một bản sao và chứng nhận.

Mặc dù các công chứng viên có thể chứng nhận một loạt các bản sao tài liệu, các tài liệu được ghi công khai - chẳng hạn như các tài liệu của công ty nộp cho Bộ trưởng Ngoại giao hoặc bảng điểm của thủ tục tố tụng tại tòa án - chỉ có thể được thực hiện bởi cơ quan chính phủ giữ bản chính.

Dịch vụ công chứng, Luật sư & Tư vấn pháp lý

Điều quan trọng cần lưu ý là một công chứng viên không phải là một quan chức tư pháp, luật sư hoặc một người có thể đưa ra lời khuyên hoặc hướng dẫn pháp lý chuyên nghiệp. Mặc dù luật sư được cấp phép có thể trở thành công chứng viên, trở thành công chứng viên được cấp phép không cho bạn quyền cung cấp tư vấn hoặc hướng dẫn pháp lý, chuẩn bị các tài liệu pháp lý hoặc đại diện cho mọi người trước tòa án hoặc trong thủ tục tố tụng. Công chứng viên chỉ có thể cung cấp dịch vụ hạn chế, cụ thể. Cung cấp tư vấn pháp lý hoặc đại diện chuyên nghiệp mà không phải là một luật sư được cấp phép là một tội phạm.

Ví dụ, nếu bạn muốn viết di chúc và di chúc cuối cùng, bạn phải có di chúc của bạn có chữ ký của hai nhân chứng trưởng thành có thẩm quyền. Nếu bạn có các nhân chứng ký tên trước sự chứng kiến của một công chứng viên xác minh danh tính của họ, bạn tạo ra cái được gọi là di chúc tự chứng minh. Di chúc tự chứng minh rất quan trọng vì khi tòa án được yêu cầu xác định xem di chúc của bạn có đáp ứng các yêu cầu pháp lý của tiểu bang hay không, tòa án có thể chấp nhận lời khai có công chứng của các nhân chứng thay vì yêu cầu các nhân chứng đó làm chứng rằng họ thấy bạn làm hoặc ký vào văn bản.

Tuy nhiên, ngay cả khi bạn có di chúc đã ký và chứng kiến trước sự chứng kiến của công chứng viên, hành động đó không nhất thiết có nghĩa là di chúc của bạn có giá trị pháp lý. Để được coi là hợp lệ, di chúc phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý cụ thể và công chứng không phải là một trong số đó. Công chứng viên không thể cho bạn lời khuyên về việc tài liệu của bạn có phải là di chúc và di chúc hợp pháp hay không, cũng như không công chứng tài liệu đảm bảo rằng tòa án sẽ chấp nhận nó là hợp lệ. Để chắc chắn rằng ý chí của bạn, hoặc bất kỳ tài liệu nào khác, là hợp pháp, công chứng là không đủ; bạn phải chắc chắn rằng tài liệu đáp ứng bất kỳ yêu cầu pháp lý liên quan. Để chắc chắn tài liệu của bạn có giá trị pháp lý, bạn nên liên hệ với luật sư để được tư vấn pháp lý.

Yêu cầu để trở thành một công chứng viên

Nếu bạn muốn trở thành một công chứng viên, bạn sẽ phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể do tiểu bang của bạn thiết lập. Những yêu cầu này khác nhau giữa các quốc gia nhưng nhìn chung là tương tự nhau. Bạn có thể mong đợi quá trình trở thành một công chứng viên mất ít nhất bốn tuần, nhưng có thể miễn là 10 hoặc hơn.

1. Đủ điều kiện

Để đủ điều kiện trở thành công chứng viên ở bất kỳ tiểu bang nào, bạn phải đáp ứng một số bằng cấp cơ bản.

Tuổi tác. Bạn phải ít nhất 18 tuổi.
Quyền công dân. Bạn phải là công dân Mỹ hoặc cư dân ngoài hành tinh hợp pháp.
Trình độ học vấn. Bạn phải có khả năng đọc và viết tiếng Anh.
Lịch sử hình sự. Ở một số tiểu bang, bạn không thể trở thành một công chứng viên nếu bạn bị kết án về bất kỳ tội phạm nào, trong khi ở các tiểu bang khác, bạn không được kết án về một trọng tội. Ở các tiểu bang khác, bạn không được kết án về bất kỳ tội phạm hoặc bất kỳ trọng tội nào liên quan đến sự không trung thực, lừa đảo hoặc gian dối. Ví dụ, tội ác sử dụng pin tăng nặng liên quan đến việc cố ý gây tổn hại cơ thể nghiêm trọng cho ai đó, trong khi tội mạo danh nhân viên thực thi pháp luật liên quan đến việc cố tình giữ mình cho người khác làm cảnh sát. Bị kết tội mạo danh một sĩ quan cảnh sát (nếu tội phạm là trọng tội và không phải là tội nhẹ) không đủ điều kiện để bạn trở thành một công chứng viên, trong khi bị kết án về tình trạng tăng nặng pin có thể không liên quan đến việc tuyên bố sai sự thật hoặc không trung thực.
Đăng ký cử tri. Một số tiểu bang yêu cầu bạn phải là cử tri đã đăng ký tại quận hoặc tiểu bang mà bạn muốn có giấy phép công chứng.
Cư trú. Một số tiểu bang yêu cầu bạn phải sống ở tiểu bang mà bạn muốn trở thành một công chứng viên được cấp phép, trong khi một số tiểu bang cho phép bạn cũng là cư dân của một tiểu bang có chung biên giới. Những người khác chỉ yêu cầu bạn làm việc trong tiểu bang.
Không hủy bỏ trước. Bạn không thể là một công chứng viên nếu trước đây bạn đã là một công chứng viên và bị thu hồi giấy phép của bạn.

2. Giáo dục & Kiểm tra

Trong một số ít tiểu bang - California, Colorado, Delaware, Florida, Missouri, Montana, Nevada, North Carolina, Oregon và Pennsylvania - bạn phải hoàn thành khóa học giáo dục công chứng do một nhà giáo dục được tiểu bang phê duyệt. Các yêu cầu giáo dục khác nhau, nhưng thường bao gồm ba đến sáu giờ học trên lớp hoặc đào tạo trực tuyến. Học phí có thể có giá từ $ 25 đến $ 100 trở lên.

Một số bang lớn hơn một chút - California, Colorado, Connecticut, Hawaii, Louisiana, Maine, Montana, Nebraska, New York, North Carolina và Utah - yêu cầu bạn phải vượt qua kỳ thi công chứng. Wyoming cung cấp một bài kiểm tra tùy chọn, trong khi Ohio cho phép các thẩm phán địa phương xác định xem một bài kiểm tra có cần thiết không.

3. Kiểm tra lý lịch

Một số tiểu bang yêu cầu tất cả các công chứng viên phải nộp dấu vân tay và kiểm tra lý lịch hình sự, trong khi các tiểu bang khác thực hiện kiểm tra lý lịch tùy chọn hoặc không áp đặt.

4. Đơn xin và lệ phí

Bạn phải nộp đơn cho cơ quan chính quyền tiểu bang thích hợp - điển hình là Văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao - để có được giấy phép công chứng của bạn. Bạn cũng có thể cần kèm theo đơn xin bản sao bất kỳ kết quả thi cấp phép nào, bằng chứng cư trú, bằng chứng công dân hoặc tình trạng thường trú hợp pháp và chữ ký công chứng. Bạn cũng thường phải trả một khoản phí ứng dụng, thường là trong phạm vi $ 25 đến $ 50. Nếu bạn làm việc cho một công ty như một công ty luật, chủ lao động của bạn có thể sẵn sàng trả khoản phí này cho bạn.

5. Ủy ban công chứng

Sau khi nộp đơn, bạn sẽ nhận được một khoản hoa hồng từ Văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao hoặc văn phòng thích hợp giám sát các công chứng viên trong tiểu bang của bạn. Hoa hồng này nêu chi tiết ngày giấy phép công chứng của bạn có hiệu lực và thời hạn của bạn kéo dài bao lâu và có thể chứa thông tin khác, chẳng hạn như số nhận dạng công chứng.

Hoa hồng công chứng thường có hiệu lực trong một nhiệm kỳ bốn năm nhưng có thể kéo dài tới 10 tùy theo tiểu bang. Vào cuối giai đoạn đó, bạn sẽ có một tùy chọn để gia hạn hoa hồng của mình; nếu bạn không gia hạn kịp thời và hoa hồng của bạn hết hạn, bạn sẽ phải nhận một khoản hoa hồng mới nếu bạn muốn giữ một công chứng viên.

6. Con dấu & Tạp chí

Ngoài hoa hồng của bạn, bạn sẽ cần một hoặc hai nguồn cung cấp cơ bản khác để thực hiện các dịch vụ công chứng. Đầu tiên, thông thường bạn sẽ cần một con dấu chính thức, một con tem bạn sẽ sử dụng để đánh dấu hoặc dập nổi bất kỳ giấy tờ nào bạn công chứng. Các con dấu bao gồm nhiều mẩu thông tin khác nhau, chẳng hạn như tên của bạn, trạng thái mà bạn được ủy quyền, số ID công chứng của bạn và ngày mà hoa hồng của bạn hết hạn. Tùy thuộc vào loại tài liệu bạn công chứng và yêu cầu của tiểu bang, con dấu của bạn cũng có thể bao gồm các chi tiết như ngày tài liệu được công chứng và loại tài liệu nào được sử dụng để chứng minh danh tính của người ký hoặc người ký..

Ngoài một con dấu, bạn cũng có thể cần phải có và duy trì một tạp chí hoặc sổ ghi chép. Tạp chí công chứng được phép ở tất cả các tiểu bang nhưng chỉ được yêu cầu ở một số. Tạp chí này chứa danh sách tất cả các tài liệu bạn đã công chứng, ngày và thời gian công chứng, ngày lập tài liệu, loại tài liệu được sử dụng để xác minh người ký, địa chỉ người ký và có thể thêm chi tiết.

7. Trái phiếu công chứng

Trái phiếu công chứng là một loại trái phiếu hoặc bảo hiểm chắc chắn được thiết kế để bảo vệ các thành viên của công chúng khỏi những sai lầm mà một công chứng viên có thể mắc phải. Hầu hết, nhưng không phải tất cả, các tiểu bang yêu cầu công chứng viên phải có một trái phiếu bảo đảm cho một số tiền cụ thể, chẳng hạn như 10.000 đô la.

Để có được một trái phiếu, bạn phải trả cho một công ty bảo hiểm được nhà nước cấp phép một khoản phí nhỏ, thường là từ khoảng 50 đến 100 đô la, mặc dù có thể nhiều hơn. Mặc dù các nhà cung cấp trái phiếu khác nhau theo tiểu bang, bạn có thể có được các trái phiếu này từ đại lý bảo hiểm, ngân hàng hoặc công ty trái phiếu. Văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao của bạn cũng có thể cung cấp thông tin về nơi tìm nhà cung cấp trái phiếu được cấp phép trong khu vực của bạn.

Sau khi được liên kết, bất kỳ thành viên nào bị mất tiền do lỗi hoặc sơ suất của bạn có thể được nhà phát hành trái phiếu (công ty bảo hiểm hoặc trái phiếu) bồi thường cho số tiền lên tới giá trị của trái phiếu. Nếu điều này xảy ra, bạn sẽ phải trả lại cho công ty trái phiếu số tiền mà họ đã trả.

8. Bảo hiểm E & O

Không giống như trái phiếu bảo đảm, bảo vệ các thành viên của công chúng khỏi các lỗi công chứng hoặc sơ suất, bảo hiểm lỗi và thiếu sót (E & O) là một loại bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp bảo vệ công chứng viên khỏi mọi lỗi có thể gây thiệt hại hoặc dẫn đến các vấn đề tài chính cho các thành viên của Công cộng.

Ví dụ: nếu bạn gây ra lỗi khi bạn công chứng hợp đồng dẫn đến việc người ký bị mất hợp đồng cho người khác, bạn có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý (ví dụ, bị kiện) đối với số tiền mà người ký đã mất. Bảo hiểm E & O được thiết kế để bảo vệ bạn khỏi những tổn thất đó. Không có nó, tài sản cá nhân của bạn có thể gặp rủi ro nếu bạn phạm sai lầm, bị kiện và mất. Bảo hiểm E & O không phải là một yêu cầu để trở thành một công chứng viên, nhưng nó thường được coi là một lựa chọn khôn ngoan cho bất cứ ai thực hiện các dịch vụ công chứng.

Nhiều công ty bảo hiểm - như Geico, Toàn quốc và Tiến bộ - cung cấp nhiều gói bảo hiểm E & O và sẽ cung cấp báo giá miễn phí. Bạn có thể tìm kiếm các kế hoạch này trực tuyến hoặc gọi cho các đại lý bảo hiểm trong khu vực của bạn.

Tìm công chứng viên

Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng một công chứng viên trước đây, bạn có thể không biết bắt đầu tìm kiếm ở đâu khi bạn cần. May mắn thay, công chứng viên là khá phổ biến, và tìm thấy một người chỉ đơn giản là vấn đề biết nơi để tìm.

Tùy thuộc vào vị trí của các công chứng viên này và mối quan hệ của bạn với họ, bạn có thể sử dụng dịch vụ của họ miễn phí hoặc giảm giá.

Nhân viên của bạn. Các công ty thuộc mọi quy mô đều có nhu cầu thường xuyên về dịch vụ công chứng và không có gì lạ khi ngay cả một công ty nhỏ cũng có ít nhất một nhân viên là công chứng viên. Hỏi nhà tuyển dụng của bạn nếu công ty của bạn có bất kỳ công chứng viên nào có sẵn hoặc cung cấp dịch vụ công chứng cho nhân viên.
Trường học. Sinh viên đại học đôi khi có quyền truy cập vào các dịch vụ công chứng. Các phòng học thuật, văn phòng đăng ký và văn phòng trợ giúp pháp lý thường có các dịch vụ công chứng dành cho sinh viên hoặc nhân viên.
Ngân hàng. Hầu hết các ngân hàng và hiệp hội tín dụng có thể có ít nhất một, và thường là một số, công chứng viên có sẵn. Một số cung cấp dịch vụ công chứng cho chủ tài khoản miễn phí, trong khi những người khác tính một khoản phí nhỏ.
Tòa án. Nhiều thư ký tòa án tiểu bang, hạt và thành phố là công chứng viên. Tương tự, thủ thư trong thư viện luật của tòa án quận cũng có thể cung cấp dịch vụ công chứng.
Cơ quan chính phủ. Một số văn phòng tiểu bang, hạt và thành phố cung cấp dịch vụ công chứng cho cư dân.
Văn phòng chuyên nghiệp. Nếu bạn có một luật sư, công ty luật của họ gần như chắc chắn có một công chứng viên hoặc biết cách tìm một cách nhanh chóng. Tương tự, các đại lý bất động sản, các nhà hoạch định tài chính và đại lý bảo hiểm thường có giấy phép công chứng hoặc có nhân viên làm.
Nhà cung cấp dịch vụ bán lẻ. Một số cửa hàng bán lẻ, như Cửa hàng UPS, nhà thuốc và siêu thị, cung cấp dịch vụ công chứng cho khách hàng.
Công chứng viên di động độc lập. Nhiều công chứng viên cung cấp dịch vụ di động và có thể đi đến bạn để làm cho công chứng dễ dàng hơn. Bạn có thể tìm thấy các công chứng viên di động với một tìm kiếm Internet cho các công chứng viên trong khu vực của bạn.

Chi phí công chứng

Công chứng viên được phép thu phí cho các dịch vụ của họ, mặc dù giá có thể thay đổi đáng kể và thường bị giới hạn hoặc đặt trước theo luật tiểu bang. Phí công chứng định sẵn có thể dao động từ $ 1 đến $ 15 mỗi chữ ký. Vì vậy, nếu bạn có một tài liệu duy nhất yêu cầu bốn người ký vào đó và có chữ ký của họ được công chứng, và phí công chứng $ 5 mỗi chữ ký, bạn sẽ phải trả $ 20. Ở những bang không có phí giới hạn hoặc phí đặt trước, công chứng viên có thể tự đặt ra phí.

Công chứng viên di động, hoặc công chứng viên đi đến địa điểm của bạn, cũng được phép tính thêm phí cho chuyến đi của họ. Một số tiểu bang có phí đi lại được đặt trước, chẳng hạn như 0,30 đô la mỗi dặm, trong khi những bang khác thì không. Ở các tiểu bang không có phí đi lại, các công chứng viên có thể tự đặt ra phí.

Từ cuối cùng

Nếu bạn chưa làm như vậy, có thể bạn sẽ phải sử dụng dịch vụ của một công chứng viên tại một số thời điểm trong cuộc sống của bạn. Biết được điều này liên quan đến điều gì, trách nhiệm của bạn là gì và công chứng viên có thể và không thể làm gì sẽ khiến mọi việc diễn ra suôn sẻ nhất có thể.

Nếu bạn đang nghĩ đến việc trở thành một công chứng viên, quá trình này tương đối dễ dàng và điều mà hầu hết mọi người đều có khả năng làm, và trở thành một công chứng viên thậm chí có thể trở thành một nguồn thu nhập thêm hoặc một cơ sở cho doanh nghiệp của riêng bạn.

Bạn đã bao giờ sử dụng dịch vụ của một công chứng viên trước đây? Bạn có phải là một công chứng viên?