Thuê nhân viên đầu tiên cho doanh nghiệp của bạn - Khi nào là thời gian?

Việc tuyển dụng có thể gây căng thẳng cho bất kỳ chủ doanh nghiệp nào, ngay cả khi đó không phải là lần đầu tiên của bạn. Bạn có đủ công việc để giữ ai đó bận rộn lâu dài không? Họ sẽ quan tâm đến khách hàng hoặc khách hàng của bạn nhiều như bạn chứ? Bạn nên thuê một nhân viên hoặc nhà thầu độc lập?

Đây là những gì bạn cân nhắc khi xác định liệu đã đến lúc phát triển nhóm của mình chưa và làm thế nào để chuyển từ solopreneur sang doanh nhân.

Khi nào là thời điểm thích hợp để thuê?

Biết khi nào nên thuê là cần thiết. Thuê quá sớm gây ra một số vấn đề. Nếu bạn không có đủ công việc cho thành viên nhóm mới của mình, cuối cùng bạn sẽ trả tiền cho họ khi rảnh rỗi. Điều đó làm hao tổn tài nguyên của bạn chỉ dẫn đến các vấn đề về dòng tiền và thêm căng thẳng.

Nhưng nếu bạn thuê quá muộn, bạn có nguy cơ bỏ lỡ cơ hội. Bạn không muốn phải hủy các dự án hoặc trì hoãn ra mắt sản phẩm mới chỉ vì không có đủ thời gian trong ngày. Đối với nhiều soloprene, tìm đúng thời điểm để thuê là sự khác biệt giữa thất bại và thành công.

Không có quy tắc một kích cỡ phù hợp cho tất cả khi thuê nhân viên đầu tiên của bạn. Nhưng có một số hướng dẫn chung để giúp bạn quyết định.

Bạn có cần tạo thêm doanh thu không?

Có hai lý do để thuê một nhân viên:

1. Kiếm tiền cho doanh nghiệp
2. Để tiết kiệm tiền cho công ty

Nếu dịch vụ khách hàng của bạn gặp khó khăn, bạn không có đủ thời gian để tự mình xử lý tăng trưởng hoặc bạn cảm thấy làm việc quá sức trong khi vẫn không hoàn thành mọi việc, đó là một dấu hiệu tốt mang lại sự giúp đỡ có thể tăng doanh thu của bạn.

Thuê một nhân viên mới cho phép bạn mở rộng các dịch vụ sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn hoặc đưa công việc hành chính ra khỏi đĩa của bạn để bạn có thời gian tập trung vào các hoạt động tạo doanh thu. Ví dụ: bạn có thể thuê ai đó để xử lý sổ sách kế toán, quản lý email và lịch của bạn và thực hiện các nhiệm vụ quản trị khác để bạn có thời gian tập trung vào bán hàng.

Mặc dù nó không phổ biến nhưng việc thuê trợ giúp cũng có thể tiết kiệm tiền kinh doanh của bạn. Ví dụ: nếu bạn đã ký hợp đồng với một công ty quảng cáo và PR đắt tiền, việc thuê một nhân viên bán thời gian để xử lý các nhiệm vụ tiếp thị có thể cắt giảm chi phí của bạn.

Chỉ cần đảm bảo rằng bạn không thuê một nhân viên cho một công việc bạn không cần phải làm. Ví dụ: nếu khách hàng mục tiêu của bạn không ở trên Instagram, việc thuê một chiến lược gia truyền thông xã hội để quản lý và phát triển tài khoản Instagram của bạn sẽ tạo thêm chi phí mà không tăng doanh thu. Vì vậy, hãy suy nghĩ cẩn thận về loại kỹ năng bạn muốn mang lại và cách trợ giúp thêm sẽ đóng góp cho doanh nghiệp của bạn. Nếu cần thiết, hãy thuê một nhà thầu độc lập trên cơ sở ngắn hạn để tìm hiểu xem việc có một nhân viên ở vị trí đó có xứng đáng không.

Bạn có đủ công việc trong một bộ kỹ năng cụ thể không?

Solopreneurs có nhiều trách nhiệm, bao gồm bán hàng và tiếp thị, phát triển sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, ghi sổ, thanh toán hóa đơn và thu thập hóa đơn. Trước khi bạn thuê một nhân viên, hãy suy nghĩ về những nhiệm vụ nào bạn muốn giảm tải và liệu bạn có khả năng tìm thấy một người có thể xử lý từng người trong số họ không.

Ví dụ: nếu bạn muốn thuê ai đó giúp làm sổ sách, thanh toán hóa đơn và thu thập hóa đơn, thật dễ dàng tìm thấy một nhân viên có sổ sách kế toán hoặc kinh nghiệm kế toán có thể làm tất cả những việc đó. Nhưng bạn sẽ gặp khó khăn hơn khi tìm một người có thể xử lý việc bán hàng và ghi sổ với kỹ năng tương đương.

Nếu bạn chỉ cần một chút trợ giúp trong một số lĩnh vực, tốt hơn hết là tìm cách tăng hiệu quả thông qua tự động hóa. Ví dụ: đầu tư vào phần mềm lập lịch truyền thông xã hội như Gió cùng chiều và phần mềm kế toán dựa trên đám mây như Sách nhanh tự động lấy và phân loại các giao dịch từ tài khoản ngân hàng của bạn. Nếu bạn cần nhiều sự giúp đỡ trong một lĩnh vực cụ thể của doanh nghiệp, hãy thuê một người có bộ kỹ năng cụ thể đó để xử lý khu vực kinh doanh của bạn.

Làm rõ về các trách nhiệm cụ thể mà bạn muốn thuê mới của mình xử lý và bắt đầu tìm một người có chuyên môn để làm việc hiệu quả trong vai trò.

Tôi nên thuê một nhân viên hay một nhà thầu?

Bạn cũng phải quyết định nên thuê một nhân viên hoặc một nhà thầu độc lập, hoặc freelancer. Có một số khác biệt đáng kể về pháp lý giữa hai.

Một lời cảnh báo: Nhiều người cho rằng thuê một nhà thầu độc lập là cách để đi vì họ không chịu trách nhiệm cho những việc như giữ lại, lợi ích và bảo hiểm như khi họ thuê nhân viên. Tuy nhiên, IRS có các quy tắc về người mà bạn có thể coi là nhà thầu độc lập và xử phạt các chủ nhân đã phân loại sai nhân viên chỉ để tránh thuế.

Việc bạn nên phân loại thuê mới là nhân viên hay nhà thầu độc lập có ba yếu tố.

1. Hành vi Ckiểm soát. Người sử dụng lao động có quyền chỉ đạo và kiểm soát công việc được thực hiện bởi một nhân viên. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp không thể xác định cách thức hoạt động của nhà thầu độc lập, chỉ kết quả mong muốn của công việc.
2. Tài chính Ckiểm soát. Chủ lao động có quyền chỉ đạo và kiểm soát các khía cạnh tài chính và kinh doanh trong công việc của nhân viên. Ví dụ, một chủ nhân có thể bắt buộc một nhân viên không thể có một công việc thứ hai hoặc bắt đầu một doanh nghiệp phụ cạnh tranh với doanh nghiệp của chủ nhân. Các nhà thầu độc lập thường tự do làm việc cho các khách hàng khác và tìm kiếm các cơ hội kinh doanh khác.
3. Mối quan hệ. Mối quan hệ giữa chủ lao động và nhân viên thường tiếp tục vô tận, trong khi mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà thầu thường tồn tại cho một dự án hoặc giai đoạn cụ thể. Thật tốt khi có một hợp đồng bằng văn bản giữa công ty và nhà thầu nói rằng công nhân là một nhà thầu độc lập. Nhưng nó không đủ để tự xác định trạng thái của công nhân.

Ngoài các quy tắc IRS, hãy suy nghĩ về nhu cầu kinh doanh của bạn khi quyết định nên thuê nhân viên hay nhà thầu. Các câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn vượt qua quá trình ra quyết định.

1. Bạn có cần Trợ giúp dài hạn hoặc Trợ giúp trên cơ sở ngắn hạn?

Nếu công việc cần hoàn thành chỉ là một dự án ngắn hạn, bạn có thể muốn thuê một nhà thầu độc lập. Ví dụ: nếu bạn cần trợ giúp xây dựng trang web, nhưng bạn sẽ không có nhiều việc để nhà phát triển Web thực hiện khi trang web của bạn hoạt động, đó là một dự án tốt cho nhà thầu mà bạn tìm thấy từ một nền tảng như Fiverr.

Mặt khác, nếu bạn cần trợ giúp liên tục để thực hiện và vận chuyển đơn đặt hàng của khách hàng, bạn có thể nên thuê một nhân viên tốt hơn.

2. Là một phần công việc của sản phẩm hoặc dịch vụ cốt lõi của bạn?

Nếu công việc cần hoàn thành hỗ trợ doanh nghiệp của bạn nhưng không phải là một phần của sản phẩm hoặc dịch vụ cốt lõi của bạn, bạn có thể nên thuê một nhà thầu độc lập. Ví dụ: bạn có thể thuê ngoài sổ sách kế toán hàng tháng cho một nhà thầu độc lập. Tuy nhiên, nếu bạn cần ai đó xử lý dịch vụ khách hàng cho các sản phẩm của mình, tốt hơn hết bạn nên thuê một nhân viên.

3. Bạn có thể đủ khả năng cho một nhân viên?

Thật dễ dàng để dự đoán và kiểm soát chi phí thuê nhà thầu bằng cách thương lượng một khoản phí cố định hoặc mức giá hàng giờ. Ngoài khoản bồi thường đã thỏa thuận, sẽ có rất ít nếu có thêm chi phí.

Thuê một nhân viên thường đắt hơn nhiều. Mức lương chỉ là một phần của chi phí tuyển dụng. Bạn cũng phải lập kế hoạch cho thuế và các chi phí do chính phủ ủy quyền, mua những thứ như bàn và máy tính để họ sử dụng, lợi ích của nhân viên và cách bạn sẽ tính toán tiền lương của họ với tất cả các khoản khấu trừ bạn phải làm.

• Thuế tiền lương. Sau lương, thuế lương thường là chi phí cao nhất để thuê nhân viên. Chúng bao gồm phần thuế của Bảo hiểm xã hội và Medicare và thuế thất nghiệp của liên bang và tiểu bang. ADP duy trì một cơ sở dữ liệu về thuế biên chế áp dụng theo tiểu bang để cung cấp cho bạn ý tưởng về chi phí để thuê nhân viên tại địa điểm của bạn.
• Những lợi ích. Chi phí cung cấp các lợi ích của nhân viên như bảo hiểm y tế, bảo hiểm tàn tật và nhân thọ và các chương trình hưu trí là từ 20% đến 40% tổng lương của nhân viên.
• Bồi thường lao động. Hầu hết các bang yêu cầu doanh nghiệp mua bảo hiểm bồi thường cho công nhân ngay khi họ thuê nhân viên. Chi phí để nhận được bồi thường của công nhân phụ thuộc vào tiểu bang của bạn và loại công việc mà nhân viên thực hiện.
• Xử lý biên chế. Khi bạn trả tiền cho một nhà thầu, bạn cắt cho họ một tấm séc cho số tiền bạn nợ. Nhưng trả một nhân viên có nghĩa là tính toán và khấu trừ thuế biên chế, gửi các khoản thuế đó cho các cơ quan tiểu bang hoặc liên bang, và chuẩn bị khai thuế tiền lương hàng quý. Hầu hết các doanh nghiệp thuê ngoài nhiệm vụ này cho một nhà cung cấp bảng lương của bên thứ ba như Bảng lương nhanh. Chi phí thuê ngoài biên chế phụ thuộc vào mức độ dịch vụ cần thiết và số lượng nhân viên bạn có nhưng thường tốn ít nhất 15 đến 20 đô la mỗi tháng.
• Công cụ và thiết bị. Nói chung, các nhà thầu có trách nhiệm cung cấp máy tính của riêng họ và bất kỳ công cụ và thiết bị cần thiết nào. Nhưng nhà tuyển dụng có trách nhiệm cung cấp thiết bị và vật tư cần thiết cho nhân viên. Tùy thuộc vào loại công việc bạn mong muốn nhân viên của mình xử lý và nơi bạn muốn họ làm việc đó, bạn phải cung cấp những thứ như không gian văn phòng, bàn và ghế, máy tính, điện thoại và các thiết bị và vật tư khác.

Từ cuối cùng

Quyết định khi nào và làm thế nào để thuê nhân viên đầu tiên hoặc nhà thầu độc lập phụ thuộc vào nhu cầu và kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp bạn. Một số công ty phát triển mạnh bằng cách sử dụng các nhà thầu, trong khi những công ty khác cần sự giúp đỡ toàn thời gian hoặc bán thời gian lâu dài hơn của nhân viên.

Để giúp bạn quyết định có nên thuê hay không, hãy kiểm tra vùng biển bằng cách thuê một nhà thầu độc lập. Tạo một hợp đồng tự do kéo dài một vài tháng để xem bạn có đủ công việc để khiến họ bận rộn không và xác định xem họ có giúp doanh nghiệp của bạn phát triển hay không. Nếu nhà thầu làm việc tốt, hãy hỏi xem họ có sẵn sàng chuyển sang trạng thái nhân viên không. Nếu không, hãy thuê người khác cho công việc.

Bạn đã thuê một nhân viên hoặc một nhà thầu độc lập? Họ đã tác động đến doanh nghiệp của bạn như thế nào?