Kiểm tra 15 bước hàng năm cho doanh nghiệp nhỏ của bạn - Bạn đang đi đúng hướng?
Sức khỏe tài chính của doanh nghiệp của bạn là một phần quan trọng trong thành công của nó. Ít nhất mỗi năm một lần, hãy dành thời gian để kiểm tra xem doanh nghiệp của bạn đang hoạt động như thế nào và đảm bảo bạn đang thực hiện các bước cần thiết để đạt được mục tiêu của mình. Dưới đây là 15 bước bạn có thể thực hiện để làm điều đó
Doanh thu
Doanh thu là số tiền mà doanh nghiệp của bạn mang lại hoặc kiếm được trước khi bất kỳ chi phí nào được đưa ra. Không có doanh thu, công ty của bạn không thể kiếm được lợi nhuận và tồn tại lâu dài. Đây là cách đảm bảo doanh thu của bạn dẫn đến kết quả tài chính tích cực.
Bước 1: So sánh các mục tiêu doanh thu với doanh thu thực tế
Mỗi doanh nghiệp cần một ngân sách phá vỡ các khoản thu và chi phí dự kiến. Nhưng hãy nhớ rằng ngân sách không có nghĩa là thu thập bụi sau khi dự thảo. Đó là một tài liệu sống có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn và xác định các lĩnh vực cải thiện trong suốt cả năm.
Kéo ngân sách hiện tại của bạn và so sánh các mục tiêu doanh thu của bạn với kết quả thực tế của bạn. Bạn đã bỏ lỡ mục tiêu của bạn? Nếu vậy, tại sao? Bạn có thể cần điều chỉnh chi tiêu của mình để bù đắp thiếu hụt doanh thu.
Nếu bạn đạt hoặc vượt mục tiêu doanh thu, bạn đã làm gì đúng? Bạn có thể làm nhiều hơn trong tương lai? Sử dụng một số khoản thặng dư doanh thu của bạn để xây dựng quỹ khẩn cấp của bạn.
Bước 2: Đa dạng hóa
Trong khi bạn đang xem xét doanh thu, hãy xem thu nhập của bạn đến từ một khách hàng hoặc một sản phẩm. Nếu một phần đáng kể đến từ một nguồn, điều gì sẽ xảy ra nếu dòng doanh thu đó cạn kiệt vào ngày mai? Doanh nghiệp của bạn sẽ gặp rắc rối nghiêm trọng? Đa dạng hóa vào các sản phẩm hoặc thị trường mới có thể có rủi ro, nhưng nó cũng có thể giúp bạn duy trì mức độ ổn định.
Bước 3: Thuê ngoài
Bạn dành bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ không tạo ra doanh thu như phương tiện truyền thông xã hội, sổ sách kế toán, bảo trì trang web hoặc xử lý một hộp thư email dường như không đáy? Nếu thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ này đang cản trở sự tăng trưởng, thì đã đến lúc thuê ngoài các lĩnh vực kinh doanh đó để bạn có thể tập trung vào tăng doanh thu của mình.
Bước 4: Xem lại danh sách khách hàng của bạn
Bạn có khách hàng hay khách hàng nào làm cạn kiệt năng lượng của bạn không? Có lẽ họ là những người luôn mặc cả về giá cả hoặc phàn nàn cho dù bạn làm việc chăm chỉ đến mức nào. Có lẽ đã đến lúc cắt giảm những khách hàng đó.
Khi thành lập một công ty, thông thường các chủ doanh nghiệp sẽ tiếp nhận bất kỳ khách hàng trả tiền nào, bất kể họ có khó khăn đến đâu. Nhưng đến một lúc nào đó, những khách hàng gặp vấn đề đó có thể khiến bạn mất nhiều thời gian và doanh thu hơn so với giá trị của họ. Nếu thời gian bạn dành cho những khách hàng cạn kiệt năng lượng sẽ lừa bạn ra khỏi làm việc với những khách hàng bạn yêu thích, hãy lịch sự và chuyên nghiệp sa thải họ.
Chi phí
Điều quan trọng là tập trung vào doanh số và tăng trưởng, nhưng nếu bạn không quản lý chi phí, doanh thu sẽ nhanh chóng xuất hiện. Đây là cách để nhận thức rõ hơn về chi tiêu kinh doanh của bạn.
Bước 5: Xem xu hướng hàng năm
Hãy xem báo cáo lãi lỗ của bạn trong vài năm qua. Làm thế nào để chi phí của bạn thay đổi từ năm này sang năm khác? Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển, một số tăng chi phí là hợp lý. Rốt cuộc, chi phí thường thúc đẩy doanh thu. Tuy nhiên, nếu bạn không chú ý kỹ, một số chi phí có thể vượt khỏi tầm kiểm soát. Hãy xem xét kỹ chi tiêu của bạn và xem liệu bạn có thể cắt giảm chi phí mà không ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng.
Bước 6: Xem lại chi phí định kỳ
Mô hình kinh doanh dựa trên đăng ký đang bùng nổ. Thay vì mua sản phẩm và dịch vụ khi cần thiết, bạn phải trả phí hàng tháng hoặc hàng năm để nhận được chúng một cách thường xuyên. Thật tiện lợi vì bạn không còn phải lo lắng về việc hết sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn bị treo. Nhưng sự tiện lợi này phải trả giá nếu bạn trả tiền cho các đăng ký bạn không sử dụng.
Xem lại đăng ký của bạn và hủy bỏ bất kỳ bạn không còn sử dụng. Đối với những người bạn quyết định giữ lại, hãy xem xét liệu tầng kế hoạch có còn phù hợp với bạn không. Ví dụ: bạn có thể đang trả tiền cho các tính năng cao cấp trong phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội hoặc kế toán của mình khi có phiên bản cấp thấp hơn từ một công ty như Sách nhanh cũng sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn.
Mẹo chuyên nghiệp: Nếu doanh nghiệp của bạn trả lương cho nhân viên hoặc nhà thầu, việc có một công ty trả lương đáng tin cậy là điều bắt buộc. Bảng lương nhanh tích hợp ngay vào phần mềm sổ sách Quickbooks của bạn làm cho mọi thứ liền mạch và đơn giản.
Các khoản phải thu
Các khoản phải thu là tiền mà khách hàng nợ vì hàng hóa hoặc dịch vụ bạn đã cung cấp. Nhiều doanh nghiệp đã đi theo bởi vì, mặc dù doanh số bán hàng rất mạnh, doanh thu của nó vẫn nằm trong các khoản phải thu thay vì ngân hàng. Đây là cách bạn có thể đầu tư một vài phút thời gian của mình để giữ cho dòng tiền của bạn mạnh mẽ.
Bước 7: Xem lại quy trình thu tiền
Bạn có các khoản phải thu tồn đọng quá hạn 30, 60 hoặc 90 ngày quá hạn không? Đã đến lúc xem lại quy trình thu gom của bạn. Một nghiên cứu của Bộ sưu tập thương mại Hoa Kỳ đã phát hiện ra rằng xác suất thu thập trên tài khoản quá hạn giảm đáng kể khi càng không được trả tiền. Sau 30 ngày quá hạn, bạn có 88,7% cơ hội thu thập, nhưng đến 90 ngày quá hạn, cơ hội này giảm xuống còn 68,9%.
Vì vậy, làm thế nào để bạn tránh bị ràng buộc doanh thu kiếm được trong bảng cân đối kế toán của bạn?
- Rút ngắn điều khoản thanh toán. Gửi hóa đơn giấy và nhận séc được sử dụng là tiêu chuẩn. Trong môi trường đó, cho khách hàng 30 ngày để trả tiền có ý nghĩa vì nó cho phép trì hoãn thư. Ngày nay, hầu hết các hóa đơn email kinh doanh và phát hành thanh toán điện tử. Thay đổi điều khoản thanh toán của bạn từ mạng thanh toán 30 30 mạng thành thanh toán do nhận thanh toán và theo dõi sau hai tuần.
- Theo dõi khách hàng ngay khi khoản thanh toán quá hạn. Thư thu thập thư và email rất dễ bỏ qua. Nhấc điện thoại và gọi cho khách hàng khi thanh toán của họ bị trễ. Bạn sẽ nhanh chóng tìm ra nếu có vấn đề và có thể giải quyết vấn đề đó trong khi duy trì mối quan hệ khách hàng tốt.
- Cung cấp cho khách hàng ưu đãi thanh toán. Khách hàng ưu đãi trả tiền sớm hoặc phạt những người trả chậm. Ưu đãi chung là giảm giá 10% nếu khách hàng thanh toán trong vòng 10 ngày. Phí trễ có thể là phí cố định hoặc tỷ lệ phần trăm của số tiền trên hóa đơn. Ví dụ: bạn có thể tính phí 1,5% số dư chưa thanh toán mỗi tháng bắt đầu khi hóa đơn quá hạn 30 ngày.
Duy trì các khoản phải thu và gọi khách hàng quá hạn là một nhiệm vụ kinh doanh thiết yếu, nhưng một trong số đó là nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ không có thời gian hoặc thiên hướng. Nếu những nhiệm vụ này luôn nằm ở cuối danh sách việc cần làm của bạn, hãy nhớ rằng chúng là những thứ tuyệt vời để thuê ngoài.
Bước 8: Xem lại Điều khoản trong Hợp đồng & Hóa đơn
Khách hàng của bạn sẽ không thanh toán đúng tiến độ nếu họ không biết lịch trình của bạn là gì. Đảm bảo hợp đồng và hóa đơn khách hàng của bạn đặt kỳ vọng rõ ràng khi đến hạn thanh toán và điều gì xảy ra khi thanh toán trễ.
Ví dụ, bạn sẽ đình chỉ dịch vụ? Bạn sẽ yêu cầu thanh toán trước cho các dịch vụ trong tương lai? Bạn sẽ gửi chúng cho bộ sưu tập? Khi các điều khoản được nêu trong hợp đồng và hóa đơn của bạn, bạn có một món hời trong các cuộc thảo luận với những người trả tiền trễ.
Phải trả
Tài khoản phải trả là tiền mà doanh nghiệp của bạn nợ cho những thứ như tiện ích, hàng tồn kho và vật tư. Quản lý tài khoản phải trả là rất cần thiết bởi vì nếu bạn không kiểm soát các khoản phải trả của mình, bạn có thể nhanh chóng có được danh tiếng là người thanh toán chậm với các nhà cung cấp và nhà cung cấp của mình. Nó cũng có thể khiến bạn mất tiền dưới dạng phí trễ, tăng lãi suất và thậm chí mất nhà cung cấp. Đây là cách đảm bảo bạn có trách nhiệm quản lý các tài khoản của mình phải trả.
Bước 9: Xem lại các khoản phí muộn
Doanh nghiệp của bạn đã trả bất kỳ khoản phí cuối năm ngoái? Bây giờ, đó là một điều cần quên một khoản thanh toán, nhưng nếu bạn đang mất một phần doanh thu của mình cho các khoản phí trễ hạn đối với các khoản phải trả quá hạn, bạn cần xác định lý do.
Có lẽ bạn gặp khó khăn trong việc thanh toán hóa đơn của mình vì khách hàng chậm thanh toán cho bạn. Hoặc có thể sách của bạn bị vô tổ chức và bạn sẽ được hưởng lợi từ hệ thống sổ sách kế toán tốt hơn. Một lần nữa, sổ sách kế toán và thanh toán hóa đơn là lĩnh vực dễ dàng thuê ngoài nếu chúng là thứ bạn phải tự mình xử lý.
Tài sản
Tài sản là vật phẩm có giá trị mà doanh nghiệp của bạn sở hữu. Chúng bao gồm các mặt hàng hữu hình như tiền mặt, hàng tồn kho, đồ nội thất và thiết bị, cũng như các tài sản vô hình như bản quyền, bằng sáng chế và danh tiếng của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn không theo dõi tài sản của mình đúng cách, bạn có thể không biết chúng đang được sử dụng như thế nào, khi nào chúng cần được sửa chữa hoặc thay thế hoặc khi xảy ra mất mát. Đây là cách đảm bảo bạn đang bảo vệ khoản đầu tư của mình.
Bước 10: Xem lại Lịch trình tài sản cố định của bạn
Bạn sở hữu cái gì? Mỗi doanh nghiệp cần một lịch trình tài sản cố định bao gồm mô tả của từng tài sản cũng như giá mua và ngày mua. Đây có thể là một bảng tính đơn giản hoặc một lịch trình khấu hao chi tiết được duy trì bởi kế toán của bạn. Ít nhất mỗi năm một lần, hãy xem lại danh sách này để đảm bảo các mặt hàng mới đã được thêm vào để bạn không bỏ lỡ bất kỳ khoản khấu hao có giá trị nào trên tờ khai thuế của mình.
Đồng thời tìm kiếm các mục bạn đã loại bỏ cần phải được loại bỏ khỏi danh sách. Thông thường, các doanh nghiệp thay thế một thiết bị cũ hoặc mang nó ra khỏi dịch vụ mà quên loại bỏ nó khỏi đăng ký tài sản cố định của họ. Nếu bạn được yêu cầu khai thuế tài sản cá nhân kinh doanh với chính quyền tiểu bang hoặc địa phương của bạn, việc để lại tài sản cũ trong danh sách có thể có nghĩa là bạn phải trả quá nhiều thuế này mỗi năm.
Bước 11: Kiểm tra sửa chữa & thay thế
Kiểm tra tài sản vật chất của bạn, chẳng hạn như xe cộ, thiết bị, đồ nội thất và máy tính. Có ai trong số họ cần bảo trì? Bây giờ là thời điểm tốt để lên lịch mà. Trong khi bạn đang ở đó, hãy xem xét liệu có bất kỳ tài sản vật chất nào của bạn cần được thay thế trong năm hoặc hai năm tới không. Nếu vậy, bạn có thể muốn bắt đầu dành một khoản tiền để chi trả cho việc thay thế ngay bây giờ.
Bước 12: Theo dõi danh tiếng trực tuyến của bạn
Danh tiếng của doanh nghiệp của bạn không phải là một mục hàng trên bảng cân đối, nhưng đừng nhầm lẫn: Trong thế giới tập trung vào Web ngày nay, việc theo dõi danh tiếng trực tuyến của bạn là điều cần thiết.
Google tên doanh nghiệp của bạn để xem những gì đi lên. Kiểm tra đánh giá trên Yelp và các trang web đánh giá khác. Nếu bạn tìm thấy những đánh giá tiêu cực, hãy phản hồi những phản hồi mang tính xây dựng theo cách cho khách hàng thấy bạn muốn làm cho mọi thứ trở nên đúng đắn. Nếu bạn thấy thông tin không chính xác hoặc không phù hợp, hãy xem xét để xóa thông tin đó.
Khu vực khác
Dưới đây là một số bước bổ sung để đảm bảo doanh nghiệp của bạn khỏe mạnh và hướng đến nơi bạn muốn đến..
Bước 13: Xem lại cấu trúc pháp lý của bạn
Doanh nghiệp của bạn có phải là chủ sở hữu duy nhất, đối tác, LLC, S-Corporation hoặc công ty không? Liệu cấu trúc pháp lý đó vẫn có ý nghĩa? Nếu doanh nghiệp của bạn đã phát triển đáng kể kể từ khi bạn chọn loại thực thể, hãy nói chuyện với kế toán viên hoặc cố vấn của bạn về việc liệu cấu trúc kinh doanh hiện tại của bạn có còn phù hợp với bạn không.
Cải cách thuế đã thực hiện một số thay đổi về quy tắc thuế cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn. Bạn có thể tận dụng các cơ hội lập kế hoạch thuế mới và giảm hóa đơn thuế bằng cách thay đổi cấu trúc kinh doanh của bạn.
Bước 14: Kiểm tra bảo hiểm kinh doanh của bạn
Doanh nghiệp của bạn đã thay đổi như thế nào trong năm qua? Thay đổi về quy mô, cấu trúc và mô hình kinh doanh của bạn có thể ảnh hưởng đến loại và số tiền bảo hiểm cần thiết để bảo vệ nó. Chương trình bảo hiểm bạn bắt đầu với có thể không còn phù hợp nữa.
Lên lịch một cuộc họp với đại lý bảo hiểm của bạn để thảo luận về việc bạn cần thêm phạm vi bảo hiểm hoặc tăng giới hạn của bạn về trách nhiệm chung, tài sản, trách nhiệm nghề nghiệp, bồi thường cho công nhân hay bảo hiểm ô. Trong khi bạn đang ở đó, nhận được báo giá cạnh tranh từ các công ty khác. Mua sắm xung quanh có thể giúp bạn có được mức giá tốt hơn cho cùng một phạm vi bảo hiểm.
Bước 15: Kiểm tra bảo mật trực tuyến của bạn
Giữ thông tin của bạn và thông tin của khách hàng, an toàn và riêng tư là điều quan trọng. Thực hiện theo các bước sau từ Liên minh an ninh mạng quốc gia để đảm bảo dữ liệu của bạn được bảo vệ:
- Đảm bảo phần mềm bảo mật trên tất cả các thiết bị của bạn hiện có để bảo vệ khỏi vi-rút, phần mềm độc hại và các mối đe dọa trực tuyến khác.
- Bật cập nhật phần mềm tự động nếu đó là một tùy chọn.
- Luôn sử dụng mật khẩu mạnh và xác thực hai yếu tố bất cứ khi nào có thể.
- Sao lưu dữ liệu trên đám mây hoặc trên một ổ cứng riêng biệt một cách thường xuyên.
- Đảm bảo quyền truy cập vào dữ liệu hoặc hệ thống quan trọng được giới hạn cho nhân viên cần dữ liệu để thực hiện công việc của họ.
- Có chính sách rõ ràng về những gì nhân viên có thể giữ và cài đặt trên máy tính và thiết bị làm việc của họ.
- Huấn luyện nhân viên không bao giờ mở các liên kết đáng ngờ trong email hoặc truy cập các trang web không xác định.
Từ cuối cùng
Một công ty lành mạnh không chỉ là về lợi nhuận. Đó cũng là về việc đọc giữa các dòng và đặt câu hỏi đúng để xem bạn có thể cải thiện doanh nghiệp của mình như thế nào. Các bước trên cần có thời gian, vì vậy nếu bạn dường như không thể dành ra một vài ngày để giải quyết mọi thứ mỗi năm một lần, hãy dành ra một vài giờ mỗi tháng hoặc quý và chia danh sách thành các phần có thể quản lý được.
Dù bạn chọn phương pháp nào, việc kiểm tra doanh nghiệp có thể mang lại cho bạn cảm giác tốt về những gì đang xảy ra với doanh nghiệp của bạn và giúp bạn tránh mọi trục trặc tài chính sau này.
Bạn có thường xuyên kiểm tra sức khỏe tài chính của doanh nghiệp không? Những bước bạn sẽ thêm vào danh sách này?
