14 câu hỏi cần hỏi khi chọn nhà cung cấp bảng lương cho doanh nghiệp của bạn

Nếu doanh nghiệp của bạn trả tiền cho nhân viên hoặc nhà thầu - ngay cả khi đó là quyền sở hữu duy nhất hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ không có nhân viên truyền thống nào ngoài bạn - đã đến lúc bạn nên tìm đến một nhà cung cấp bảng lương cho doanh nghiệp nhỏ. Bạn cần một đối tác trả lương chuyên nghiệp nếu bạn:

• Chọn đánh thuế LLC thông qua của bạn với tư cách là một công ty - đây được gọi là cuộc bầu cử S-corp, một cấu trúc kinh doanh hợp pháp có thể mang lại lợi ích về thuế cho soloprene và chủ doanh nghiệp nhỏ; hoặc là
• Thuê ngoài các nhiệm vụ, dự án hoặc dịch vụ kinh doanh thường xuyên cho các nhà thầu độc lập mà bạn trả trực tiếp; và
• Không muốn quản lý quy trình chuyên sâu về thời gian và chi tiết để tính toán chi phí tiền lương, thực hiện các hoạt động của bảng lương và duy trì việc tuân thủ các yêu cầu báo cáo và thuế của tiểu bang và liên bang.

Với hàng chục nhà cung cấp bảng lương uy tín mở ra cho doanh nghiệp, chọn một là một nhiệm vụ không hề nhỏ. Và bởi vì đây là một quyết định mà bạn chỉ muốn đưa ra một lần, nên các cổ phần không hề nhỏ. Chọn một cách khôn ngoan, hoặc bạn sẽ sớm trở lại thị trường nhà cung cấp tiền lương.

Những cân nhắc chính khi chọn nhà cung cấp bảng lương doanh nghiệp nhỏ

Khi bạn đánh giá nhiều tùy chọn xử lý bảng lương doanh nghiệp nhỏ ngoài kia, hãy xem xét các yếu tố quan trọng sau để đảm bảo bạn đưa ra lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp và nhân viên của mình.

1. Nó có danh tiếng tốt không?

Các nhà cung cấp tiền lương với danh tiếng tốt có xu hướng thực hiện theo lời hứa của họ. Mặc dù đơn giản rõ ràng, chạy biên chế là một nỗ lực phức tạp với rất nhiều bộ phận chuyển động phía sau hậu trường. Sự thất bại của MyPayrollHR vào tháng 9 năm 2019, một bộ xử lý dựa trên đám mây đột ngột đóng cửa sau một đợt rút tiền cuối cùng của nhà tuyển dụng, là một câu chuyện cảnh báo cho các nhà tuyển dụng tin rằng các nhà cung cấp tiền lương có thể hoán đổi cho nhau.

Những người đương nhiệm như Bảng lương QuickBooks đã bổ sung và tinh chỉnh các tính năng về lương và nhân sự trong nhiều năm và nuôi dưỡng những người theo sau trung thành quyết liệt trong quy trình. Nếu bạn không thoải mái khi giao phó những gì được cho là chức năng kinh doanh không quan trọng nhất của công ty bạn cho một người mới nổi có thể hoặc không thể thực hiện tốt các yêu cầu của mình, thay vào đó, hãy tìm đến một người chơi thành lập.

2. Nó có xử lý tính toán và thanh toán thuế lương?

Quản lý thuế biên chế là một triển vọng chi tiết, có định hướng thời gian, thúc đẩy vô số chủ doanh nghiệp, những người muốn tự mình thực hiện biên chế của mình vào vòng tay của các nhà cung cấp bảng lương. Tại sao phải trả cho việc xử lý bảng lương mà không bao gồm tính thuế, nộp và thanh toán thuế tự động?

Nếu nhà cung cấp bảng lương ưa thích của bạn không cung cấp quản lý thuế toàn diện ở tất cả các mức giá, hãy suy nghĩ cẩn thận trước khi bạn tiến hành. Ít nhất, mùa xuân cho một kế hoạch bao gồm quản lý thuế.

3. Nó có thân thiện với thiết bị di động và di động không?

Hiếm có ứng dụng đám mây nào không thân thiện với thiết bị di động. Các ứng dụng thân thiện với thiết bị di động có văn bản rõ ràng, mặt trước lớn hơn và các biểu tượng sắc nét xuất hiện rõ ràng và khác biệt trên các thiết bị màn hình nhỏ như điện thoại thông minh. Đó là một sự cân nhắc cần thiết cho bất kỳ chủ doanh nghiệp hoặc người lãnh đạo biên chế nào muốn có sự linh hoạt để quản lý và thực hiện bảng lương khi đang di chuyển.

Nhưng thân thiện với thiết bị di động không phải là sự cân nhắc duy nhất cho người dùng di động thường xuyên. Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ công việc trả lương đáng kể nào từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình hoặc bạn dự định thuê một chuyên gia nhân sự để làm điều tương tự, hãy chọn nhà cung cấp bảng lương có chức năng di động tuyệt vời - không phải ứng dụng di động hoặc trang web nào cũng nhái sản phẩm máy tính để bàn đầy đủ tính năng của nó.

4. Nó có kiếm được điểm cao từ người dùng không?

Không phải tất cả các nhà cung cấp tiền lương đều được hưởng sự xa xỉ của sự đương nhiệm hoặc lợi ích của tình trạng tên hộ gia đình. Hầu hết không. Khi chỉ xem xét những bộ xử lý có nhiều năm có kết quả nhất quán, bạn có thể bỏ lỡ những người mới nổi chất lượng làm những việc khác biệt và tốt hơn so với những người đương nhiệm tự mãn.

Bắt đầu tìm kiếm thông tin đáng tin cậy về các bộ xử lý tiền lương mới hơn bằng cách xem qua các ấn phẩm kinh doanh và công nghệ có uy tín, bao gồm Money Crashers, để đánh giá khách quan. Bổ sung đánh giá của chuyên gia với phản hồi của người dùng thực tế trên các nền tảng như Capterra. Và kiểm tra các mẫu đơn khiếu nại với luật sư nhà nước nói chung và trọng tài riêng như Văn phòng kinh doanh tốt hơn.

5. Nó có cung cấp theo dõi thời gian tích hợp?

Theo dõi thời gian tích hợp thường không phải là một công cụ thỏa thuận cho các doanh nghiệp nhỏ có nhân viên được trả lương đồng đều được miễn lương ngoài giờ hoặc cho những người phụ thuộc hoàn toàn vào lao động hợp đồng.

Nhưng nó rất quan trọng đối với các nhà tuyển dụng có nhân viên làm việc theo giờ, và gấp đôi khi những nhân viên đó làm việc theo giờ khác nhau mỗi kỳ trả lương. Các nhà hàng và quán cà phê, nhà cung cấp bảo trì tài sản và các doanh nghiệp thời vụ thuộc mọi loại hình có nhu cầu chấm công rộng rãi đòi hỏi phải tích hợp biên chế chặt chẽ.

6. Sau khi thiết lập, nó có tự động chạy biên chế không?

Bảng lương thủ công là một khoảng thời gian đáng kể cho các doanh nghiệp có nhiều nhân viên và nhà thầu. Thay vì từ chức để dành hàng giờ để đảm bảo bạn sẵn sàng chạy biên chế, hãy chọn nhà cung cấp bảng lương tự động hóa quy trình sau khi thiết lập ban đầu. Ví dụ, tất cả Bảng lương QuickBooks điểm giá cung cấp bảng lương tự động cho nhân viên được trả lương khi gửi tiền trực tiếp, luôn có tùy chọn để xem trước hoạt động và khả năng thêm khoản bồi thường đặc biệt như tiền thưởng và hoa hồng khi cần thiết.

7. Có cho phép gửi tiền trực tiếp trong cùng ngày không?

Mọi thứ khác di chuyển nhanh hơn những ngày này. Tại sao không xử lý tiền gửi trực tiếp của nhà cung cấp biên chế của bạn?

Tiêu chuẩn tiền gửi trực tiếp hai ngày gần như cổ xưa như séc giấy. Với tình trạng thất nghiệp gần mức thấp lịch sử, những người lao động tài năng đang tìm mọi lý do để tiếp tục. Đối với những nhân viên đã bị ảnh hưởng, việc xử lý bảng lương chậm thường là rơm câu tục ngữ làm đứt lưng con lạc đà. Không có lý do để cám dỗ số phận.

Tùy thuộc vào kế hoạch, các nền tảng xử lý bảng lương hàng đầu như QuickBooks Payroll cung cấp tiền gửi trực tiếp vào ngày hôm sau và cùng ngày, giảm hoặc loại bỏ khoảng cách giữa rút tiền lương và gửi tiền. Đây là một tính năng cho phép bạn bán thanh toán nhanh chóng như một trong nhiều lợi ích thân thiện với nhân viên mà bạn cung cấp tuyển dụng mới.

8. Có dễ sử dụng cho các tổ chức phi lợi nhuận không?

Ngay cả khi bạn có đủ nguồn lực để thuê một nhân viên kế toán bán thời gian hoặc toàn thời gian, một nền tảng bảng lương được thiết kế dành cho những người không có kế toán sẽ phục vụ bạn tốt hơn. Biên chế là dễ dàng để quá mức. Nhưng đó không phải là khoa học tên lửa, vì vậy không có lý do gì để dựa vào nhà cung cấp trực thuộc hoặc bên ngoài để điều hướng giao diện của bộ biên chế của bạn hoặc giải thích các báo cáo của nó.

Trước khi mua gói trả lương, hãy dành thời gian sàng lọc nội dung trợ giúp của nhà cung cấp. Tìm kiếm tài liệu lưu trữ rộng rãi, video hướng dẫn, bài viết chuyên gia bằng tiếng Anh và nội dung do người dùng tạo. Xem và đọc nội dung này để cảm nhận về giao diện và khả năng của nền tảng, sau đó tự hỏi: Tôi có thể sử dụng phần mềm này để chạy bảng lương mà không gây ra lỗi tính toán tốn kém, tốn thời gian không?

9. Có giá phù hợp?

Biên chế là một lĩnh vực trong đó trả nhiều tiền hơn cho một sản phẩm chất lượng cao hơn thường trả hết. Nói cách khác, bạn nhận được những gì bạn phải trả cho đây.

Nhưng đừng trả tiền cho các tính năng và khả năng bạn không cần hoặc trả nhiều hơn giá trị cho những tính năng bạn làm. Tìm một nhà cung cấp bảng lương cung cấp nhiều tùy chọn gói bao gồm một loạt các điểm giá, càng tốt hơn để mở rộng quy mô khi bạn thêm nhân viên và đón nhận những thách thức nhân sự phức tạp hơn.

Khi bạn đánh giá các nhà cung cấp tiền lương tiềm năng, hãy chú ý đến số lượng và chất lượng của các tính năng của các gói tương ứng. Khi bạn so sánh các gói cấp nhập cảnh được cung cấp bởi hai nhà cung cấp nhất định, hãy tìm kiếm bất kỳ thiếu sót rõ ràng nào hoặc bao gồm chào mừng. Sau đó, so sánh giá của chúng để xác định giá trị nào tốt hơn.

10. Người dùng mới có được giá đặc biệt?

Nhiều nhà cung cấp tiền lương cung cấp giá đặc biệt cho các tài khoản mới. Thời gian dùng thử miễn phí, thường kéo dài 30 ngày - và đôi khi lâu hơn - khá phổ biến. Vì vậy, giảm giá dài hơn. Ví dụ, Bảng lương QuickBooks giảm giá 50% trong ba tháng, tương đương 45 ngày miễn phí, cho những người dùng mới từ bỏ thời gian dùng thử miễn phí 30 ngày.

11. Nó có giúp với báo cáo thuê mới không?

Cơ quan quản lý lao động nhà nước yêu cầu các doanh nghiệp báo cáo tuyển dụng mới ngay sau khi chúng xảy ra. Không có nhà cung cấp biên chế nộp báo cáo thuê mới thay mặt bạn. Nhưng nhiều người cung cấp các hình thức bạn cần làm một cách chính xác và nhanh chóng.

12. Có đảm bảo kết quả thuế lương?

Bảng lương QuickBooks không phải là nhà cung cấp bảng lương duy nhất tự động tính toán, tập tin và trả thuế lương với đầu vào tối thiểu được yêu cầu từ người dùng. Nhưng nó xứng đáng được khen ngợi cho một tính năng thuế thân thiện với khách hàng. Bảo đảm miễn thuế hình phạt của nó hứa sẽ hoàn trả các khoản phí phạt IRS và lãi lên tới 25.000 đô la mỗi năm khi bạn chuyển tiếp thông báo thuế IRS của mình trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận.

Mặc dù in đẹp, Bảo đảm miễn thuế của biên chế QuickBooks cung cấp sự an tâm rộng rãi cho các chủ doanh nghiệp lo lắng về sự bất cẩn của bộ xử lý tiền lương của họ quay trở lại để cắn họ. Đó là một cử chỉ vài nhà cung cấp thuế biên chế sao chép.

13. Nó có chứa nhiều loại cấu trúc trả lương & phân loại công nhân?

Nhà cung cấp bảng lương của bạn sẽ không gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu về lương của doanh nghiệp của bạn, bất kể phức tạp hay thay đổi. Tìm kiếm các nhà cung cấp giúp dễ dàng thay đổi những thứ như mức lương theo giờ của nhân viên, phụ cấp ngoài giờ, mức lương đặc biệt, tình trạng miễn trừ và điều kiện nhận thưởng. Bạn cần một nhà cung cấp bảng lương phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn khi bạn thêm và quảng bá các nhà thầu và nhân viên.

14. Nó có tích hợp với hoặc cung cấp quyền truy cập trực tiếp vào các sản phẩm nhân sự khác không?

Xử lý tiền lương không phải là dịch vụ nhân sự duy nhất mà các doanh nghiệp cần khi họ phát triển. Đi trước một bước so với kế hoạch của bạn và tránh sự không tương thích không mong muốn giữa các chức năng nhân sự hiện tại và tương lai bằng cách chọn một bộ xử lý bảng lương tích hợp liền mạch với các sản phẩm nhân sự và sổ sách cốt lõi khác, như quản trị lợi ích và quản lý bồi thường cho công nhân. Tìm kiếm các ưu đãi để mua nhiều dịch vụ cùng một lúc. Bảng lương QuickBooks chẳng hạn, khách hàng được giảm 50% trong ba tháng khi họ đăng ký Kế toán QuickBooks.

Từ cuối cùng

Lựa chọn nhà cung cấp tiền lương của bạn sẽ có tác động rõ rệt đến doanh nghiệp nhỏ của bạn. Nhà cung cấp bảng lương lý tưởng đánh dấu vào hầu hết các hộp này, trong số những hộp khác:

• Một trải nghiệm hoàn toàn thân thiện với thiết bị di động và chức năng di động
• Dễ sử dụng cho các tổ chức phi lợi nhuận
• Giá trị tuyệt vời cho nhiều trường hợp sử dụng
• Các chức năng giá trị gia tăng như theo dõi thời gian tích hợp và kế toán
• Hoàn toàn yên tâm về quản lý thuế biên chế
• Tính linh hoạt và khả năng mở rộng cho các doanh nghiệp đang phát triển với sự kết hợp của các nhà thầu độc lập và nhân viên toàn thời gian và toàn thời gian
• Hoạt động thực hành, bao gồm xử lý bảng lương tự động
• Các tính năng thân thiện với nhân viên, chẳng hạn như gửi tiền trực tiếp trong cùng ngày

Đây là những nhu cầu hợp lý cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một nhà cung cấp bảng lương đầy đủ dịch vụ, thực hiện tốt những lời hứa của mình.

Một số doanh nghiệp cũng có những điều không thể chấp nhận khác đối với các nhà cung cấp tiền lương tiềm năng. Đừng ngại thúc đẩy các liên hệ bán hàng của bạn để giải thích làm thế nào họ có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Nếu họ thực sự muốn doanh nghiệp của bạn, họ sẽ cố gắng hết sức để vượt qua.

Bạn có một nhà cung cấp biên chế doanh nghiệp nhỏ ưa thích? Điều yêu thích của bạn về nó là gì?