14 mẹo để tăng năng suất và tránh phiền nhiễu khi làm việc tại nhà
Tôi đã làm việc ở nhà trong tám năm qua. Và trong khi tôi chắc chắn cảm thấy thoải mái khi làm như vậy, đã có rất nhiều cơn đau ngày càng tăng sớm. Có lần tôi nhốt mình trong phòng tắm để có một cuộc gọi hội nghị không bị gián đoạn với một khách hàng - không hoàn toàn là mẫu mực của sự chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nếu bạn dành thời gian để chuẩn bị làm việc tại nhà và tạo ra một bầu không khí thuận lợi cho sự chuyên nghiệp và năng suất, thì việc xây dựng một sự nghiệp phát triển là điều không thể.
Lời khuyên về năng suất làm việc tại nhà
Ở lại làm việc trong một không gian làm việc bao gồm trẻ em, truy cập ngay vào mạng xã hội và vô số phiền nhiễu có thể rất khó khăn. Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật tôi đã chọn sau gần một thập kỷ làm việc tại nhà.
1. Tạo một không gian văn phòng chuyên dụng
Trong một gia đình bận rộn, có thể quá dễ dàng để cho trẻ em chất đống bài tập về nhà trên bàn hoặc chơi xung quanh máy tính của bạn, nhưng nó hầu như không tạo ra một bầu không khí chuyên nghiệp. Nếu nhà của bạn đủ lớn để chứa toàn bộ phòng chỉ dành riêng cho công việc, bạn là một trong những người may mắn. Nếu không, chỉ cần thiết lập một khu vực nơi bạn có thể sử dụng máy tính của mình, nói chuyện trên điện thoại và lưu trữ các tài liệu quan trọng.
Nhưng ngay cả khi bạn ở nhà một mình, có một không gian văn phòng chuyên dụng có ý nghĩa - không chỉ để giúp bạn tập trung, mà còn giúp bạn tiết kiệm tiền thuế. Để yêu cầu khấu trừ thuế văn phòng tại nhà, hãy đo diện tích văn phòng chuyên dụng của bạn và tính tỷ lệ phần trăm của ngôi nhà mà bạn đại diện (một văn phòng 200 mét vuông trong một ngôi nhà 2.000 mét vuông sẽ là 10%). Sau đó, bạn có thể khấu trừ phần trăm chi phí liên quan đến nhà của bạn, chẳng hạn như các tiện ích và cải thiện nhà.
Để đủ điều kiện cho việc khấu trừ văn phòng tại nhà, tuy nhiên, bạn phải sử dụng văn phòng của bạn độc quyền và thường xuyên cho kinh doanh. Nếu bạn chỉ sử dụng nó một cách tình cờ hoặc bạn chia sẻ nó với cả gia đình, nó không còn đủ điều kiện nữa. Nếu bạn có thêm câu hỏi, hãy tham khảo ý kiến một chuyên gia thuế chuyên về thuế doanh nghiệp nhỏ.
2. Đầu tư vào văn phòng của bạn
Điều quan trọng là không gian làm việc tại nhà của bạn có tất cả các điểm bạn muốn trong một văn phòng chuyên nghiệp. Tất nhiên, những gì mỗi người thấy cần thiết khác nhau tùy theo sở thích và nghề nghiệp. Một số mục bạn có thể cân nhắc bao gồm:
- Một máy tính chuyên dụng, đáng tin cậy
- Kết nối Internet chất lượng
- Điện thoại kinh doanh điện thoại cố định hoặc điện thoại di động chỉ dành cho doanh nghiệp
- Một hệ thống nộp đơn
- Đồ dùng văn phòng tổng hợp (mua chúng khi bán tại trường để có ưu đãi tốt nhất)
- Một máy in tốt
- Nội thất văn phòng thoải mái, bao gồm một chiếc ghế văn phòng
Sử dụng máy tính lỗi thời hoặc chạy đến cửa hàng in có thể khiến bạn mất thời gian và năng suất. Và nếu bạn tự làm chủ, bạn có thể khấu trừ bất kỳ mặt hàng nào bạn mua cho văn phòng tại nhà theo thuế năm đó. Chỉ cần chắc chắn để giữ biên lai của bạn.
3. Tạo danh sách việc cần làm hàng ngày
Đặt ưu tiên là quan trọng trong văn phòng, và vô cùng nhiều hơn khi làm việc ở nhà. Nếu không có sếp nhìn qua vai bạn hoặc đồng nghiệp để đưa ra ý tưởng, bạn phải sắp xếp danh sách việc cần làm theo thứ tự. Nó có thể giúp bạn đi đúng hướng và tránh cảm giác choáng ngợp.
Nhanh chóng ghi lại những gì cần phải làm trong một ngày làm việc cụ thể, sau đó đánh số từng mục theo thứ tự ưu tiên. Khi ngày kết thúc, chuyển ngay lập tức bất cứ thứ gì bạn không hoàn thành vào danh sách của ngày hôm sau để đảm bảo rằng không có gì trượt qua vết nứt.
Bạn cũng có thể thử một số ứng dụng và công cụ để giữ cho mình đi đúng hướng. Tôi thích Teuxdeux để tạo và ưu tiên danh sách, cũng như ghi chú trực tuyến. Nếu bạn muốn quản lý danh sách việc cần làm bằng điện thoại thông minh của mình, hãy nhớ Sữa hoạt động với Siri, cho phép bạn tạo danh sách qua giọng nói thay vì nhập chúng. Hoặc, hãy thử Do it Tomorrow, có sẵn cho iOS và Android. Nó giúp lên lịch trước cho danh sách việc cần làm của bạn một ngày để không có gì bị hủy bỏ - ngay cả khi bạn không thể có được ngày hôm nay.
4. Gia đình bạn tham gia
Nếu bạn có con ở nhà, bạn cần sự hợp tác của mọi người khi điều đó liên quan đến sự nghiệp của bạn. Gọi một cuộc họp gia đình và giải thích cho con bạn rằng bạn cần tập trung trong giờ làm việc - và yêu cầu vợ / chồng của bạn giúp đỡ trẻ em giải trí và làm việc. Làm việc tại nhà trở thành một nỗ lực của nhóm khi bạn yêu cầu mọi người làm phần của họ để giúp bạn làm việc hiệu quả.
Một gia đình mà tôi biết sử dụng hệ thống đèn dừng Phụ huynh làm việc tại nhà đặt một vòng tròn màu đỏ, vàng hoặc xanh lá cây trên cửa văn phòng dựa trên những gì đang xảy ra ngày hôm đó: Màu xanh lá cây có nghĩa là phải đến trước, màu vàng có nghĩa là hỏi trước và màu đỏ không làm phiền. Nó làm cho năng suất trở thành một loại trò chơi dành cho trẻ em theo cách rất trực quan và dễ hiểu.
Nhưng ngay cả khi bạn không có con, bạn có thể phải truyền đạt nhu cầu của mình về một môi trường làm việc yên tĩnh với những người quan trọng khác. Nếu người phối ngẫu hoặc đối tác của bạn làm việc trong một môi trường truyền thống hơn, ý tưởng về văn phòng tại nhà có vẻ bình thường, dẫn đến tiếng ồn và sự gián đoạn khi bạn đang cố gắng tập trung. Đặt quy tắc nền tảng cho không gian làm việc của bạn, chẳng hạn như gõ cửa trước khi đến văn phòng của bạn hoặc tôn trọng thời gian yên tĩnh giữa các giờ nhất định.
5. Tiếp tục công việc
Kiểm tra email của bạn là một việc cần thiết khi bạn làm việc từ xa, đặc biệt nếu đó là phương thức liên lạc yêu thích của đồng nghiệp. Tuy nhiên, nhấp liên tục vào tab email đó có thể cản trở các dự án của riêng bạn và phá vỡ quy trình làm việc.
Thay vào đó, hãy đóng email của bạn, tắt tất cả các thông báo điện thoại và chỉ kiểm tra tin nhắn và mạng xã hội của bạn vào những thời điểm được chỉ định trong suốt cả ngày. Ngay cả khi bạn kiểm tra cứ sau 30 phút, bạn vẫn ghi được một số thời gian làm việc vững chắc, không bị gián đoạn. Một tùy chọn khác để giữ hộp thư sạch và không bị chặn bởi các tin nhắn cá nhân là chỉ thiết lập một địa chỉ email riêng cho công việc và nỗ lực đọc, sắp xếp và trả lời thư tương ứng.
Nếu bạn có xu hướng kiểm tra các trang web yêu thích của mình khi bạn nên làm việc, hãy thử sử dụng LeechBlock, một tiện ích mở rộng cho phép bạn truy cập các trang web hút thời gian giữa các giờ nhất định - thậm chí bạn có thể đặt thời gian đăng ký cho phép như năm phút của Facebook sau 45 phút làm việc. Hiện tại LeechBlock chỉ hoạt động cho Firefox, nhưng các trình duyệt khác có tiện ích mở rộng tương tự - WasteNoTime cho Safari và StayF Focusd cho người dùng Chrome.
6. Sử dụng trình duyệt chuyên dụng
Tôi có hai trình duyệt khác nhau trên máy tính của mình: một cho công việc và một cho lướt web thông thường. Trình duyệt lướt web thông thường có rất nhiều phiền nhiễu, từ các tab mở đến dấu trang, thông báo email và nhắn tin. Khi có thời gian rảnh, tôi sử dụng trình duyệt lướt web của mình để có thể nhanh chóng kiểm tra các trang web yêu thích của mình và kết nối với những người khác.
Mặt khác, trình duyệt công việc của tôi gần như hoàn toàn trống rỗng. Tôi chỉ giữ các dấu trang liên quan đến công việc và trang bị nó với các ứng dụng và tiện ích mở rộng giúp tôi làm việc hiệu quả. Kết quả là khả năng truy cập Internet mà không bị phân tâm bởi các video hài hước hoặc nguồn cấp dữ liệu mạng xã hội.
7. Tổ chức
Khi bạn làm việc tại nhà, công việc của bạn thực sự có thể trở nên căng thẳng hơn. Đột nhiên, bạn đang chiến đấu giữa cuộc sống gia đình và công việc, và một lịch trình chật chội có thể phá vỡ quy trình làm việc của bạn. Điều đó có nghĩa là bạn phải làm mọi thứ có thể để tối ưu hóa và sắp xếp văn phòng tại nhà của bạn.
Sắp xếp trước khi bạn ngồi xuống bàn làm việc có thể khiến bạn bớt căng thẳng và làm việc hiệu quả hơn cả ngày. Một trong những ứng dụng yêu thích của tôi để được tổ chức là Evernote, một ứng dụng cho iOS, Android và Windows. Nó cho phép bạn giữ tất cả các ý tưởng, ghi chú, hình ảnh và lời nhắc tất cả ở một nơi làm cho nó hoàn hảo cho khoảnh khắc đó của Eureka Hồi khi bạn rời khỏi bàn làm việc.
Giữ một văn phòng sạch sẽ cũng rất thuận lợi để luôn đứng đầu mọi thứ. Bằng cách tổ chức và nộp các giấy tờ lỏng lẻo, bạn sẽ mất ít thời gian hơn để tìm kiếm chúng khi đến lúc bạn cần chúng. Một tủ hồ sơ có giá khoảng 50 đô la và nó trả nhiều hơn cho bạn trong thời gian tiết kiệm và tăng năng suất. Nó cũng làm cho môi trường làm việc của bạn dễ chịu hơn nhiều.
8. Tạo giờ đặt
Không phải lúc nào cũng dễ dàng phân định rõ ràng cuộc sống gia đình của bạn khỏi cuộc sống công việc khi máy tính của bạn chỉ cách bạn vài bước chân. Cách tốt nhất để đối phó với sự kiệt sức trong công việc là tạo ra một lịch trình. Mặc dù có thể không thể hoàn toàn bỏ qua công việc của bạn sau nhiều giờ - đặc biệt nếu bạn làm việc như một freelancer và có thời hạn nghiêm ngặt - bạn luôn có thể ưu tiên. Đặt quy tắc rằng giờ làm việc của bạn là 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều và bạn chỉ trả lời các email khẩn cấp sau đó.
Nếu công việc của bạn yêu cầu bạn theo dõi giờ của mình, một ứng dụng như Toggl có thể là một trợ giúp tuyệt vời. Nó ghi chú thời gian bạn làm việc và cho phép bạn gửi thông tin cập nhật và bảng chấm công cho người giám sát của bạn. Nhưng ngay cả khi bạn không cần phải làm việc hàng giờ, nó có thể tăng năng suất của bạn bằng cách cho bạn biết bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho một dự án và bạn đã dành bao nhiêu thời gian để lướt web.
Chỉ cần nhớ rằng khi lập kế hoạch lịch trình công việc của bạn, bạn cũng nên lập kế hoạch xung quanh giờ nghỉ và bữa ăn. Chúng là một phần không thể thiếu để giữ gìn sự tỉnh táo của bạn. Nghỉ buổi sáng, ăn trưa và nghỉ buổi chiều - ngay cả khi chỉ cần quay lại và truy cập các trang web yêu thích của bạn - có thể giúp bạn tập trung và tránh bị lãng quên khi bạn nên làm việc.
9. Ăn trong bếp
Ăn tại bàn của bạn có vẻ như không có trí tuệ khi bạn làm việc ở nhà, nhưng tôi thấy rằng nếu tôi giữ một bữa ăn nhẹ ở máy tính của mình, tôi sẽ sớm bị phân tâm bởi hành động ăn uống. Vì tôi gần như không thể làm việc trong khi một tay đang truyền thức ăn vào miệng, nên tôi thường kết thúc việc sử dụng nó như một cái cớ để ngừng làm việc và lướt xung quanh thay vào đó.
Đặt cược tốt nhất của bạn là làm cho văn phòng nhà của bạn trở thành một khu vực không có thực phẩm. Giữ một chai nước hoặc tách cà phê tiện dụng cho những ngụm nhanh, nhưng để lại phần ăn chính cho nhà bếp hoặc phòng ăn. Bằng cách này bạn sẽ có được một kỳ nghỉ xứng đáng, nhưng khi bạn trở lại bàn làm việc, bạn đã sẵn sàng để đi làm.
10. Đầu tư vào tai nghe
Cách đây vài năm, chồng tôi tặng tôi một cặp tai nghe chống ồn cho Giáng sinh. Tôi đã không nhận ra cho đến khi tôi bắt đầu mặc chúng đi làm thì đó là một món quà chu đáo và vô giá..
Hãy nghĩ về tất cả những tiếng động tại nhà có thể phá vỡ sự tập trung của bạn. Điện thoại reo, TV to, trẻ em chơi, chuông cửa và thậm chí là các cuộc trò chuyện thông thường có thể khiến bạn mất đi sự suy nghĩ hoặc thất vọng. Và, vì không khả thi (cũng không công bằng) khi hy vọng mọi tiếng ồn sẽ dừng lại khi bạn làm việc, tai nghe chống ồn là điều tốt nhất tiếp theo.
Chúng phát ra một tần số giúp tạo ra tiếng ồn trong gia đình thường xuyên và đặc biệt hiệu quả khi kết hợp với âm nhạc. Tương tự, White Noise Lite cũng có thể là cứu cánh. Chỉ cần khuấy động âm thanh đại dương để tập trung tốt hơn vào công việc khi bạn ở khu vực. Tai nghe cũng hoạt động như một chỉ báo tuyệt vời cho gia đình tôi - nếu chúng bật, điều đó có nghĩa là mẹ đang làm việc và không nên làm phiền.
11. Sử dụng chia sẻ tệp dựa trên đám mây
Làm việc từ xa có thể có nghĩa là liên tục chia sẻ các tệp giữa nhà của bạn và văn phòng của công ty bạn. Mặc dù có thể gửi email qua lại, các tệp đính kèm có thể bị mất trong shuffle, đặc biệt nếu bạn thường xuyên cập nhật các bản sao.
Một giải pháp tuyệt vời là dịch vụ chia sẻ tệp dựa trên đám mây, chẳng hạn như Dropbox, Google Drive hoặc Trello. Với khả năng cập nhật theo thời gian thực, chia sẻ tệp gần như loại bỏ hoàn toàn vấn đề làm việc với các tài liệu lỗi thời. Bạn thậm chí có thể ghi đè các tệp trong quá khứ để giảm sự nhầm lẫn, cho phép đồng nghiệp, sếp hoặc khách hàng của bạn truy cập. Nó cũng giữ cho hộp thư đến của bạn không có các tệp lớn chiếm dung lượng đáng kể.
12. Giữ một lịch hoàn hảo
Có mặt cả ngày có thể có nghĩa là hàng tấn đa nhiệm, chẳng hạn như lái xe cho trẻ em đến các cuộc hẹn hoặc dành giờ ăn trưa của bạn trên điện thoại. Một lịch vững chắc giúp bạn tránh sắp xếp quá nhiều và đặt phòng đôi. Sử dụng Microsoft Outlook, Thời gian làm việc cho iOS hoặc Lịch làm việc của tôi cho Android - hoặc đơn giản là lịch trên điện thoại thông minh của bạn.
Ngoài ra, cố gắng đồng bộ hóa với đồng nghiệp và khách hàng có thể là một nỗi đau khi bạn không làm việc cùng nhau trong một văn phòng vật lý. Thiết lập các cuộc họp với lịch Google được chia sẻ và bạn có thể đăng ký và chọn một khe thời gian phù hợp với mọi người. Bạn cũng có thể gửi lời mời và xác nhận.
13. Yêu cầu giúp đỡ
Bạn không phải làm tất cả một mình. Thuê một người giữ trẻ cho con của bạn, hoặc xem xét việc thuê một trợ lý hoặc quản gia để giúp giảm phạm vi trách nhiệm của bạn và giữ cho bạn tập trung. Tôi luôn thuê người giúp việc cho mẹ trong vài giờ mỗi ngày vào mùa hè khi con tôi nghỉ học. Tôi có một số thời gian làm việc không bị gián đoạn, và các con tôi nhận được sự chú ý thêm mà chúng cần.
Cho dù bạn có con hay bạn đang bay một mình, làm việc tại nhà có nghĩa là bạn liên tục được nhắc nhở về tất cả các công việc bạn cần làm, thêm một lớp căng thẳng cho công việc văn phòng truyền thống. Nếu bạn cảm thấy mình bị tụt lại phía sau, hãy yêu cầu đối tác của bạn tham gia và đảm nhận những trách nhiệm khiến bạn mất tập trung nhất. Bạn có thể làm việc hiệu quả hơn nếu bạn tập trung 100% vào công việc, thay vì vào những món ăn bẩn trong bồn rửa hoặc những việc lặt vặt bạn cần chạy.
14. Ra ngoài và giao tiếp
Thật sự dễ dàng để thực sự dán vào ghế văn phòng của bạn, đặc biệt là khi nó nằm thuận tiện gần nhà bếp và giường của bạn - sau tất cả, bạn cần gì nữa? Tuy nhiên, điều quan trọng là nếu bạn làm việc ở nhà mà bạn nỗ lực để ra khỏi nhà và giao tiếp thường xuyên.
Cho dù đó là tham dự một bữa ăn trưa văn phòng, đi đến hội chợ việc làm hoặc hội nghị công nghiệp, hoặc thậm chí gặp gỡ một nhóm các chuyên gia làm việc tại nhà khác, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn sau khi dành thời gian đi làm. Hơn thế nữa, bạn có thể nhận các mẹo và ý tưởng từ các chuyên gia khác như mình.
Nếu bạn cảm thấy quá bận rộn để ra khỏi nhà và kết nối với những người khác, hãy coi đó là một phần của công việc và bút chì trong thời gian rời khỏi bàn làm việc của bạn như một cuộc hẹn. Ngay cả khi chỉ cần đến phòng tập trong nửa giờ, bạn vẫn có thể cảm thấy giống con người hơn rất nhiều khi bạn có thể nghỉ ngơi, ra ngoài và nói chuyện với mọi người trong ngày.
Từ cuối cùng
Mặc dù một công việc tại nhà có rất nhiều lợi thế, nhưng nó chắc chắn có thể khó khăn nếu bạn không chuẩn bị cho những thách thức của nó. Bằng cách thử nghiệm các vùng biển và xem những gì thực sự giúp bạn theo dõi và thực hiện nhiệm vụ, bạn có thể biến một buổi biểu diễn tại nhà thành một nghề nghiệp khả thi - một công việc mang lại điều tốt nhất cho cả thế giới chuyên nghiệp và cá nhân.
Bạn có làm việc ở nhà không Lời khuyên tốt nhất cho năng suất của bạn là gì?
