11 Chi phí thuê nhân viên mới cho công ty của bạn

Nếu bạn đã không kiểm tra thị trường việc làm trong một vài năm, bạn có thể ngạc nhiên về việc có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh để thuê những người làm việc hàng đầu. Theo báo cáo việc làm tháng 10 năm 2018 của Cục Thống kê Lao động, tỷ lệ thất nghiệp vẫn ở mức thấp trong nhiều thập kỷ là 3,7%. Thêm vào đó, thu nhập trung bình mỗi giờ cho tất cả nhân viên tăng 3,1% trong năm qua, có nghĩa là nhà tuyển dụng cần trả lương cao hơn để thu hút các ứng viên tốt nhất.

Trong môi trường này, chỉ đơn giản là tìm đúng người có thể tốn kém. Báo cáo điểm chuẩn tài năng năm 2017 của Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực (SHRM) cho thấy chi phí trung bình để tuyển dụng một nhân viên mới là một con số khổng lồ 4.425 đô la. Điều đó bao gồm phí đại lý của bên thứ ba, kiểm tra lý lịch và chi phí quảng cáo.

Tất nhiên, chi phí thực tế của bạn có thể cao hơn hoặc thấp hơn tùy thuộc vào việc bạn tự điền vào vị trí đó hay thuê một nhà tuyển dụng. Bạn có thể cắt giảm chi phí bằng cách quảng cáo trên bảng công việc miễn phí, xem xét các ứng dụng, ứng viên sàng lọc trước và tự kiểm tra sơ yếu lý lịch. Nhưng công việc đó chiếm thời gian quý giá có thể được chi tiêu tốt hơn ở nơi khác trong doanh nghiệp của bạn.

2. Sàng lọc trước khi đi làm

Sàng lọc nhân viên tiềm năng là một phần quan trọng trong việc đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng của bạn. Kiểm tra lý lịch kỹ lưỡng giúp bạn xác định tài năng chất lượng trong khi gắn cờ các vấn đề có thể làm mất tiền kinh doanh hoặc danh tiếng của nó.

Tất nhiên, sàng lọc trước khi tuyển dụng không miễn phí. SHRM đã bao gồm nó trong con số 4.425 đô la của họ, nhưng nếu bạn tự xử lý việc tuyển dụng thay vì thuê một đại lý, bạn cần biết làm thế nào các chi phí này tự tích lũy.

Công ty sàng lọc việc làm Nhân viên đáng tin cậy cung cấp các phạm vi giá sau đây để kiểm tra lý lịch thường được yêu cầu:

• Kiểm tra lý lịch hình sự: $ 5 - $ 20
• Kiểm tra hồ sơ xe cơ giới: $ 3 - $ 10
• Xác minh giáo dục: $ 7 - $ 15
• Xác minh việc làm: $ 7 - $ 15
• Kiểm tra giấy phép chuyên nghiệp: $ 7 - $ 15
• Báo cáo tín dụng: $ 5 - $ 12

3. Lên tàu & đào tạo

Khi bạn thuê một người mới, họ hiếm khi làm việc đầy đủ vào ngày đầu tiên đi làm. Có thể mất một nhân viên mới khá lâu để có được sự thoải mái trong vai trò của họ và đạt được năng suất đầy đủ.

Một nghiên cứu từ Mellon Financial Corp cho thấy, phải mất trung bình từ 8 đến 20 tuần để các nhân viên mới đạt được năng suất đầy đủ. Và trong khi bạn đang làm việc trên tàu và đào tạo một nhân viên mới, năng suất của bạn cũng bị ảnh hưởng. Một nghiên cứu tương tự ước tính rằng mất chi phí năng suất từ ​​1% đến 2,5% tổng doanh thu.

Theo Báo cáo ngành đào tạo năm 2017 của tạp chí Đào tạo, trung bình, các công ty chi 1.075 đô la và 47,6 giờ cho mỗi người học, mỗi năm cho đào tạo nhân viên.

4. Chi phí đi lại và tái định cư

Điều gì xảy ra khi bạn không thể tìm thấy người bạn cần thuê ở vị trí địa lý của bạn? Bạn có thể có thể hoàn thành vai trò với một nhân viên ở xa, nhưng khi sự hiện diện về thể chất là cần thiết, bạn cần mở rộng tìm kiếm của mình để bao gồm tài năng hiện đang sống và làm việc ở nơi khác - và điều đó rất tốn kém.

Di dời một nhân viên có thể bao gồm các chi phí như:

• Chi phí đi lại cho các cuộc phỏng vấn trực tiếp và các chuyến đi tìm nhà
• Hỗ trợ bán nhà và tìm nhà mới
• Di chuyển và vận chuyển hàng gia dụng
• Nhà ở tạm
• Hỗ trợ việc làm cho người phối ngẫu đi kèm

Chuyên gia nhân sự Liz Ryan viết trong chuyên mục Forbes của mình rằng gói tái định cư tối thiểu có thể chấp nhận được đối với sinh viên mới tốt nghiệp đại học là phần thưởng một lần trị giá 2.500 đô la. Khi hoàn thành vai trò cấp quản lý cao cấp, chi phí có thể cao hơn nhiều.

5. Thuế biên chế

Sau lương, một trong những chi phí đáng kể nhất để mang lại cho nhân viên mới là thuế lương.

Thuế biên chế liên bang Hoa Kỳ, còn được gọi là FICA, bao gồm thuế An sinh xã hội và Medicare được trả bởi chủ lao động. Hiện tại, thuế suất FICA cho người sử dụng lao động là 6,2% tiền lương cho An sinh xã hội và 1,45% cho Medicare.

Phần An sinh xã hội của FICA được giới hạn ở mức 132.900 đô la tiền lương cho năm 2019 - tăng từ mức 128.400 đô la năm 2018. Đây là cơ sở tiền lương An sinh xã hội và được điều chỉnh theo lạm phát hàng năm. Không có giới hạn về tiền lương theo phần Medicare của FICA.

Ngoài FICA, người sử dụng lao động có trách nhiệm trả thuế thất nghiệp liên bang và tiểu bang. Tỷ lệ thuế thất nghiệp liên bang hiện tại (FUTA) là 6% trong số 7.000 đô la tiền lương đầu tiên được trả cho một nhân viên. Tuy nhiên, chủ lao động nhận được tín dụng tối đa 5,4% khi họ khai thuế thất nghiệp liên bang trên Mẫu 940. Với tín dụng tối đa, thuế suất FUTA chỉ là 0,6%, hoặc 42 đô la mỗi nhân viên, mỗi năm.

Tỷ lệ thuế thất nghiệp nhà nước (SUTA) thay đổi theo tiểu bang; ADP duy trì một cơ sở dữ liệu về thuế suất tiền lương theo tiểu bang, nơi bạn có thể tìm thấy mức giá chi tiết và thông tin khác cho khu vực của bạn.

6. Lợi ích

Bạn sẽ cung cấp lợi ích cho nhân viên mới của bạn? Một số doanh nghiệp nhỏ không đủ khả năng để cung cấp lợi ích, nhưng nếu bạn không, bạn có thể bỏ lỡ tài năng hàng đầu. Theo Glassdoor, gần 57% ứng cử viên của Hoa Kỳ báo cáo lợi ích và đặc quyền là một trong những cân nhắc hàng đầu của họ khi chấp nhận lời mời làm việc. Trong số 54 lợi ích được liệt kê trong khảo sát của Glassdoor, ba nhân viên có giá trị cao nhất là bảo hiểm y tế, nghỉ phép hoặc thời gian nghỉ và các lựa chọn lập kế hoạch nghỉ hưu như 401ks và lương hưu.

Chi phí cung cấp lợi ích nhân viên rất khác nhau tùy thuộc vào loại lợi ích được cung cấp và mức độ đóng góp của người sử dụng lao động vào những thứ như bảo hiểm y tế và tài khoản hưu trí. Công ty nhân sự và dịch vụ tiền lương Paycor ước tính chi phí lợi ích của nhân viên để chạy tới 30% tổng chi phí lao động.

7. Bồi thường công nhân

Bồi thường cho người lao động là một hệ thống bảo hiểm do nhà nước quản lý, trả các hóa đơn y tế và tiền lương bị mất cho những nhân viên bị thương trong công việc hoặc phát triển các bệnh và bệnh liên quan đến công việc. Gần như mọi tiểu bang ở Mỹ đều yêu cầu chủ lao động có một hoặc nhiều nhân viên mang bảo hiểm bồi thường cho công nhân. Nếu bạn bỏ qua phạm vi bảo hiểm này và một nhân viên bị ốm hoặc bị thương trong công việc, bạn có thể phải đối mặt với cáo buộc hình sự và thậm chí ngồi tù.

Giá thay đổi theo ngành và vị trí. Theo cơ quan bảo hiểm trực tuyến Insureon, chi phí bồi thường cho công nhân trung bình từ 0,75 đô la ở Texas đến 2,74 đô la ở Alaska trên 100 đô la tiền lương của nhân viên. Nhưng những số liệu bao gồm tất cả các loại vai trò. Những công việc khiến nhân viên có nguy cơ bị thương hoặc bệnh tật cao hơn, chẳng hạn như xây dựng hoặc khai thác, nhận được tỷ lệ cao hơn so với các ngành nghề có rủi ro tương đối thấp như công việc văn phòng.

8. Xử lý biên chế

Khi bạn thuê nhân viên đầu tiên của mình, bạn cần bắt đầu tính toán, khấu trừ và nộp thuế biên chế và phát hành tiền lương. Đó là một quy trình phức tạp và tốn thời gian, đó là lý do tại sao nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ chọn thuê ngoài công việc này cho dịch vụ trả lương.

Theo công ty biên chế trực tuyến SurePayroll, chi phí thực tế của việc thuê ngoài biên chế phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm:

• Tần suất nhân viên được trả lương
• Tổng số nhân viên
• Có hay không sử dụng lao động yêu cầu tiền gửi trực tiếp
• Có bao nhiêu nhân viên cư trú tại nhiều bang
• Sự cần thiết phải thêm dịch vụ khai thuế

Họ ước tính chi phí thuê ngoài dịch vụ trả lương để chạy bất cứ nơi nào từ $ 20 đến $ 100 mỗi tháng, cộng thêm $ 1,50 đến $ 5 mỗi lần chạy lương cho mỗi nhân viên.

Mẹo chuyên nghiệp: Nhiều công ty tiền lương bao gồm các tính năng mà nhiều doanh nghiệp có thể không cần. Bảng lương nhanh có ba cấp độ dịch vụ khác nhau, do đó bạn chỉ trả tiền cho những gì doanh nghiệp của bạn cần. Họ cũng sẽ giảm 50% chi phí trong ba tháng đầu. Đăng ký bảng lương Quickbooks.

9. Không gian văn phòng & Thiết bị

Nhân viên mới của bạn sẽ làm việc ở đâu? Tùy thuộc vào loại công việc họ sẽ làm, bạn có thể cần cung cấp không gian văn phòng để họ làm việc đó.

Những chi phí này rất khó ước tính vì chi phí thuê văn phòng có thể rất khác nhau tùy thuộc vào vị trí, quy mô văn phòng và tiện nghi. Theo báo cáo nghiên cứu thị trường từ CBRE Group, Inc., tại một khu vực có chi phí cao như San Francisco, trung bình cho thuê một văn phòng, trung bình, 73,39 đô la một foot vuông. Trong một thành phố có chi phí thấp hơn như Albuquerque, diện tích văn phòng trung bình $ 15,59 mỗi foot vuông.

Bạn cũng cần trang phục văn phòng với bàn, ghế, máy tính, điện thoại và các thiết bị và vật tư khác. Một lần nữa, chi phí cuối cùng phụ thuộc vào kích thước của không gian bạn cần điền và chất lượng của đồ đạc bạn mua. Doanh nhân David Cummings ước tính chi phí trang bị một văn phòng vào khoảng 4.200 USD mỗi người cho nội thất từ ​​trung cấp đến cao cấp, bao gồm không gian làm việc mở, ghế Herman Miller và MacBook Air. Tất nhiên, chủ doanh nghiệp có đầu tư ngân sách có thể giảm chi phí đáng kể bằng cách mua đồ nội thất văn phòng đã qua sử dụng và thiết bị tân trang.

Một điều nữa: Đừng nghĩ rằng bạn có thể tránh những chi phí này hoàn toàn bằng cách cho nhân viên của bạn làm việc ngoài văn phòng tại nhà. Mặc dù bạn có thể tránh các chi phí trên cao như tiền thuê văn phòng và các tiện ích, ngày nay nhiều chủ nhân đang hoàn trả cho nhân viên một số chi phí văn phòng tại nhà của họ. Ở một số tiểu bang, nó là bắt buộc. Ví dụ, ở California, chủ lao động phải cung cấp cho nhân viên từ xa các công cụ cần thiết để thực hiện công việc của họ hoặc hoàn trả cho họ các công cụ này.

10. Cấp phép phần mềm

Có bất kỳ phần mềm nào bạn sử dụng trong doanh nghiệp của mình theo giấy phép trả cho mỗi người dùng hoặc trả cho mỗi thiết bị không? Nếu nhân viên mới của bạn cần sử dụng phần mềm đó, bạn sẽ cần tính chi phí cho việc thêm người dùng hoặc thiết bị mới vào giấy phép của bạn.

Nhiều chủ doanh nghiệp không xem xét việc tuân thủ cấp phép phần mềm cho đến khi quá muộn. Một số nhà cung cấp phần mềm ngày nay kiếm được một phần đáng kể doanh thu của họ từ các hình phạt và doanh thu do kiểm toán tuân thủ giấy phép. Chi phí thêm giấy phép mới sẽ khác nhau tùy thuộc vào các chương trình bạn sử dụng và thỏa thuận cấp phép của bạn, vì vậy hãy xem lại hợp đồng của bạn hoặc nói chuyện với các nhà cung cấp giải pháp của bạn để có ước tính chi phí này sẽ tốn bao nhiêu.

11. Các đặc quyền khác

Google nổi tiếng vì cung cấp các đặc quyền vượt trội cho nhân viên, bao gồm phòng tập thể dục tại chỗ và các lớp tập luyện miễn phí, mát xa miễn phí và xe đưa đón đến và đi làm mỗi ngày.

Ngân sách doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể không cho phép bạn dành nhiều tiền thưởng, ăn trưa hoặc thành viên phòng tập thể dục, nhưng đừng bỏ qua các đặc quyền nhỏ như cà phê và đồ ăn nhẹ miễn phí, các sự kiện xây dựng đội nhóm hoặc thẻ quà tặng không thường xuyên để cảm ơn ai đó Công việc hoàn thành tốt. Những lợi ích này có thể không tốn nhiều chi phí cá nhân, nhưng chúng có thể tăng lên theo thời gian.

Từ cuối cùng

Như bạn có thể thấy, chi phí thực sự của việc thuê một nhân viên rất khó tính toán. Ngân sách cho và đàm phán một mức lương là dễ dàng; đó là chi phí phi lương thường khó nắm bắt.

Nhưng đừng để những con số này ngăn cản bạn mở rộng nhóm của mình khi thời gian thích hợp. Chỉ có rất nhiều giờ trong ngày. Để phát triển doanh nghiệp của bạn, tại một số điểm, bạn cần phải có được đội ngũ phù hợp và bắt đầu phân công nhiệm vụ.

Đầu tư vào việc thuê một nhân viên mới là rất đáng kể, nhưng nếu bạn thuê một người trở thành thành viên có giá trị trong nhóm của bạn và giúp doanh nghiệp của bạn đạt đến cấp độ thành công mới, lợi nhuận tiềm năng sẽ khiến khoản đầu tư đó trở nên đáng giá.

Bạn đã thuê một nhân viên? Những chi phí mở rộng nhóm của bạn khiến bạn mất cảnh giác?