7 lợi ích của trò chuyện trực tuyến với dịch vụ khách hàng - Tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tăng nặng
Chỉ có rất nhiều cách để liên hệ với một công ty, và mỗi cách đều có những hạn chế nghiêm trọng. Khi bạn thử một cuộc gọi điện thoại, bạn có nguy cơ mất thời gian quý giá để điều hướng cây điện thoại và chờ đợi, chỉ để giải thích vấn đề cho người không hiểu vấn đề của bạn, có thể không biết những điểm tốt hơn của tiếng Anh hoặc chỉ có thể không thể giúp đỡ. Khi bạn thử email, bạn có thể phải đợi vài ngày để nhận được thư mẫu mà thậm chí không giải quyết được vấn đề của bạn. Sử dụng máy fax hoặc gửi thư chỉ làm tăng tỷ lệ phản hồi không đạt yêu cầu hoặc không kịp thời.
Sự đổi mới mới nhất trong dịch vụ khách hàng là phiên trò chuyện trực tuyến. Không giống như những tiến bộ trước đây trong công nghệ dịch vụ khách hàng như cây điện thoại, hệ thống nhận dạng giọng nói và trung tâm cuộc gọi quốc tế, các phiên trò chuyện trực tuyến có tiềm năng to lớn để thực sự cải thiện chất lượng dịch vụ mà bạn nhận được. Hãy xem xét bảy cách này để sử dụng các cuộc trò chuyện để lợi thế của bạn.
1. Nhận nó bằng văn bản
Đã bao nhiêu lần một đại diện dịch vụ khách hàng gửi cho bạn một lời đề nghị qua điện thoại mà không bao giờ thành hiện thực? Trong quá khứ, tất cả những gì bạn có là lời nói của bạn chống lại họ. Chắc chắn, cuộc trò chuyện có thể đã được ghi lại để đảm bảo chất lượng, nhưng tôi chưa gặp một công ty nào sẽ phát lại để chứng thực cho yêu cầu của bạn.
Khi bạn giao tiếp qua một cuộc trò chuyện trực tuyến, bạn có thể dễ dàng sao chép, dán và lưu phiên để tham khảo sau. Hầu hết các công ty thậm chí tự động gửi email bảng điểm cho bạn. Gần đây tôi đã nhận được khoản tín dụng dịch vụ 100 đô la sau khi trình bày bảng điểm trò chuyện trong đó một đại diện hứa với tôi khoản hoàn lại 100 đô la. Mặc dù công ty sau đó đã cố gắng tuyên bố rằng giao dịch mua hàng của tôi không đủ điều kiện, tôi đã có văn bản đại diện của họ rằng tôi sẽ nhận được giảm giá, vì vậy họ không có lựa chọn nào khác ngoài việc cung cấp cho tôi khoản tín dụng.
2. Yêu cầu bồi thường, Bình tĩnh và Tự tin
Tôi luôn cố gắng để có được kết quả dịch vụ khách hàng thuận lợi nhất, đồng thời cố gắng lịch sự và chuyên nghiệp. Nếu tôi gặp rắc rối với tư cách là một khách hàng, tôi chỉ có thể tưởng tượng nó phải tồi tệ như thế nào đối với nhân viên của công ty đó. Khi tôi trò chuyện trực tuyến, việc thể hiện sự không hài lòng của tôi mà không khó chịu sẽ dễ dàng hơn nhiều. Tôi không phải đối mặt với sự cám dỗ để lên tiếng hoặc có cảm xúc thái quá khi giao tiếp bằng văn bản. Tôi cũng đã thấy mình bớt rụt rè hơn khi yêu cầu bồi thường từ một đại lý dịch vụ khách hàng. Tất cả những gì tôi phải làm là loại, tôi không hài lòng, và tôi muốn được bồi thường. Bất cứ khi nào tôi làm như vậy, kết quả đã vượt quá mong đợi của tôi.
3. Giao tiếp rõ ràng
Nếu bạn cố gắng liên hệ với một công ty lớn, bạn sẽ nhanh chóng trải nghiệm bản chất toàn cầu của nền kinh tế của chúng tôi. Tôi không có gì chống lại bất cứ ai, ở đất nước này hay nước khác, những người không nói tiếng Anh với cùng một giọng tôi làm. Nhưng chính xác giao tiếp, đặc biệt là khi giải quyết tranh chấp, có thể là không thể qua điện thoại khi nói chuyện với ai đó với giọng nói khác biệt lớn hoặc không có nghi thức điện thoại tốt. Trong một phiên trò chuyện trực tuyến, giọng nói và chất lượng giọng hát không bao giờ là một mối quan tâm. Tôi cũng có thể cắt và dán các số thứ tự dài, số theo dõi và mã xác nhận mà không phải lo lắng rằng đại diện dịch vụ khách hàng và tôi không nghe thấy nhau chính xác khi nói đến chữ cái và số. Chúng tôi tiết kiệm thời gian bằng cách không lặp lại chính mình và sửa lỗi cho nhau.
4. Nói cho người khác
Có nhiều lý do bạn có thể cần hỗ trợ người khác về các vấn đề dịch vụ khách hàng của họ, tuy nhiên bạn có thể không thực sự muốn tuyên bố họ là họ qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp. Chẳng hạn, vợ tôi và tôi thường đặt yêu cầu dịch vụ khách hàng cho nhau. Thậm chí thường xuyên hơn, chúng tôi sẽ giúp cha mẹ của chúng tôi về các vấn đề máy tính và công nghệ vì chúng tôi hiểu rõ hơn về ngôn ngữ và các vấn đề. Chúng tôi không lừa đảo hệ thống, nhưng tôi không thể giả làm vợ qua điện thoại. Khi bạn tham gia vào một cuộc trò chuyện trực tuyến, bạn có thể dễ dàng đại diện cho một thành viên trong gia đình mà không cảm thấy như bạn đang nói dối.
5. Tiết kiệm thời gian
Các phiên trò chuyện dịch vụ khách hàng giúp bạn tiết kiệm thời gian theo nhiều cách. Khi bạn bắt đầu một phiên trò chuyện, bạn sẽ hiếm khi thấy mình bị giữ lâu như khi bạn gọi điện thoại. Mặc dù thời lượng của một phiên trò chuyện có thể dài hơn một cuộc gọi điện thoại thông thường, thời gian bạn dành cho việc tương tác với công ty chỉ là một phần nhỏ thời gian bạn dành cho điện thoại. Trong khi cố gắng giải quyết vấn đề trực tuyến, tôi có thể nói chuyện điện thoại, hoàn thành các nhiệm vụ khác hoặc thậm chí thực hiện các cuộc trò chuyện đồng thời với các công ty khác. Tôi thấy mình làm việc hiệu quả hơn rất nhiều trong khi chờ phản hồi trò chuyện hơn là chờ điện thoại.
6. Giảm sự lặp lại
Bạn có thường xuyên thấy mình nhập lại và lặp lại số tài khoản, số an sinh xã hội hoặc bản chất tình huống của bạn với các đại diện điện thoại khác nhau không? Hệ thống không nên hiển thị số của bạn sau khi họ có số đó và không phải là vấn đề cơ bản đã có trong hồ sơ? Vì các phiên trò chuyện là phiên bản văn bản đơn giản, có thể chia sẻ của cuộc trò chuyện của bạn, các đại diện khác có thể dễ dàng xem tệp và cập nhật lịch sử của bạn trước khi tham gia vào một cuộc trò chuyện. Khi bạn yêu cầu được nói chuyện với cấp trên, bạn không cần phải băm lại toàn bộ trải nghiệm. Từ mọi điều có trong hồ sơ, bạn cũng phải cẩn thận để xem ngôn ngữ của mình và giữ thái độ bình tĩnh, và bạn sẽ thấy những lợi ích của dịch vụ tốt hơn, nhanh hơn.
7. Duy trì sự riêng tư
Hầu hết những người tôi biết không có sự sang trọng khi làm việc trong một văn phòng có cửa. Ngày nay, ngay cả những nhân viên được trả lương cao cũng làm việc trong các tủ được bao quanh bởi hàng chục đồng nghiệp. Tôi là một người kín đáo và tôi không thoải mái khi phát sóng tất cả các chi tiết về cuộc sống cá nhân và tài chính của tôi với tất cả những người tình cờ gặp nhau. Và tôi tránh thông báo và lặp lại số tài khoản của mình cho mọi người nghe. Nó không an toàn, và nó không lịch sự lắm. Với một cuộc trò chuyện trực tuyến, tổ hợp phím của tôi là tất cả những tiếng ồn tôi tạo ra và tất cả mọi người đều có thể nghe thấy.
Từ cuối cùng
Là một khách hàng, tôi yêu cầu điều tốt nhất và tôi sẵn sàng giải quyết các vấn đề khi có chúng. Tôi cũng tìm kiếm hỗ trợ kỹ thuật từ các nhà sản xuất khi bất kỳ thiết bị nào của tôi không hoạt động đúng. Để có kết quả tốt nhất, tôi phải dành nhiều thời gian làm việc với đại diện dịch vụ khách hàng và kỹ thuật viên dịch vụ. Cho đến khi tôi có thể đủ khả năng trả tiền cho ai đó để giải quyết tất cả các công việc của mình cho tôi, tôi cần phải thông minh về thời gian và năng lượng mà tôi dành để tìm kiếm sự giúp đỡ. Trò chuyện đã được chứng minh là lựa chọn hiệu quả nhất của tôi và nó mang lại cho tôi kết quả tốt nhất trong khi bảo tồn thời gian, tiền bạc và quyền riêng tư của tôi.
Thế còn bạn? Bạn có thích trò chuyện với dịch vụ khách hàng hay bạn đã có một trải nghiệm tồi tệ khiến bạn tắt?
