Cách viết và phân phối thông cáo báo chí thu được kết quả

Điều đó nói rằng, nhiều thông cáo báo chí không bao giờ được báo chí sử dụng vì chúng không phù hợp với một ấn phẩm cụ thể hoặc không chứa bất kỳ tin tức thú vị nào. Nếu bạn định cố gắng truyền bá về tổ chức hoặc sự kiện của mình, điều quan trọng là phải hiểu cách tạo một thông cáo báo chí sẽ khiến bạn chú ý - và mang lại cho bạn kết quả mà bạn mong muốn.

Các thành phần của một thông cáo báo chí hiệu quả

Để tăng cơ hội cho công ty của bạn được xuất hiện trên các phương tiện truyền thông, hãy viết về các chủ đề có tác động trực tiếp và tích cực đến cộng đồng. Ví dụ: nếu công ty của bạn đang mở rộng, hãy đảm bảo tập trung vào cách mở rộng sẽ tạo ra việc làm. Hoặc nếu công ty của bạn đang tham gia gây quỹ cho một tổ chức từ thiện địa phương, hãy nêu bật điều này trong thông cáo báo chí của bạn và mời cộng đồng ủng hộ sự nghiệp.

Hơn nữa, điều cần thiết là kết hợp những điều sau đây:

1. Một tiêu đề bắt mắt
Để thu hút sự chú ý của một nhà báo, điều quan trọng là bạn phải viết một tiêu đề xuất sắc. Rốt cuộc, vai trò của tiêu đề là khuyến khích một nhà báo hoặc chuyên gia truyền thông khác tiếp tục đọc thông cáo báo chí của bạn. Do đó, luôn luôn sử dụng giọng nói chủ động trong tiêu đề, thay vì thụ động. Ví dụ, việc mở rộng của công ty và giúp tăng việc làm tại địa phương lên 500%, hiệu quả hơn so với Công ty sẽ mở rộng khu vực phía tây nhà máy thêm 2.000 feet.

2. Dẫn dắt tham gia
Khi bạn thu hút sự chú ý của một nhà báo bằng cách cung cấp một chủ đề mà cả khán giả và biên tập viên của ấn phẩm sẽ thấy thú vị, điều quan trọng là phải giữ cho nhà báo tham gia. Để làm như vậy, hãy viết một lời dẫn (bắt đầu một thông cáo báo chí) theo cách nó vẫy gọi trái tim hoặc tâm trí của độc giả của bạn. Hãy nhớ trả lời những câu hỏi của người mà ai, ở đâu, ở đâu Ngoài ra, hãy nhớ rằng bạn không phải cung cấp một lượng chi tiết đáng kể vào thời điểm này - sẽ đến sau.

3. Báo giá
Để cung cấp cho thông cáo báo chí của bạn nhiều chất hơn, bao gồm các trích dẫn hỗ trợ từ các cá nhân và các nhóm được thảo luận trong bản phát hành. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn đang tổ chức một sự kiện quyên tiền cho một tổ chức từ thiện cụ thể, hãy bao gồm các trích dẫn từ những người ra quyết định của tổ chức từ thiện - và, nếu có thể, bao gồm các trích dẫn từ những người sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp bởi người gây quỹ. Các cuộc phỏng vấn ngắn được thực hiện qua email hoặc điện thoại sẽ đủ để thu thập tất cả các trích dẫn bạn cần.

Hãy chắc chắn rằng các trích dẫn bạn sử dụng là thông minh và hỗ trợ mục tiêu của thông cáo báo chí. Hơn nữa, nếu có lỗi ngữ pháp trong dấu ngoặc kép, hãy chắc chắn rằng bạn sửa những lỗi này mà không thay đổi ngữ cảnh.

4. Thông tin liên lạc
Hãy chắc chắn bao gồm thông tin liên lạc chính xác trên thông cáo báo chí của bạn để các nhà báo có thể liên hệ với bạn hoặc tổ chức của bạn với câu hỏi. Cũng bao gồm thông tin liên lạc hướng đến khách hàng để họ có thể mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Đến cuối thông cáo báo chí, hãy cung cấp thông tin về bản thân hoặc công ty của bạn về lý lịch, nhiệm vụ và dịch vụ của bạn.

5. Sự kiện, số liệu thống kê và chứng thực
Để cung cấp chất phát hành báo chí của bạn, hãy bao gồm các số liệu thống kê hỗ trợ từ một nguồn có uy tín trong thông cáo báo chí của bạn. Ví dụ: bao gồm các trích dẫn từ CEO của công ty bạn, một nhà phân tích kinh doanh chuyên nghiệp hoặc thậm chí là một người tiêu dùng hài lòng.

6. Sử dụng từ ngữ tiết kiệm
Các nhà báo có thời gian hạn chế, vì vậy hãy giữ cho thông cáo báo chí của bạn ngắn gọn và chính xác. Hơn nữa, nếu bạn có thể sử dụng năm từ thay vì tám từ để nói điều gì đó, hãy thực hiện và giới hạn kích thước của thông cáo báo chí trong khoảng một trang. Một nhà báo luôn có thể gọi cho bạn nếu anh ta cần thêm chi tiết. Tuy nhiên, nếu bạn muốn, bạn có thể đính kèm một tờ thông tin về công ty của bạn để tham khảo.

7. Độ chính xác và đúng ngữ pháp
Trước khi bạn gửi thông cáo báo chí của mình tới phương tiện truyền thông, hãy đảm bảo rằng tất cả thông tin là chính xác và không bị lỗi thời, và tài liệu không có lỗi ngữ pháp và lỗi chính tả. Điều quan trọng là bạn có vẻ chuyên nghiệp và đáng tin cậy - bạn chỉ cần một lần bắn để tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời.

8. Ảnh chuyên nghiệp
Không phải tất cả các ấn phẩm có khả năng cá nhân chụp ảnh của bạn hoặc tổ chức của bạn. Do đó, việc có những bức ảnh chất lượng chuyên nghiệp sẵn sàng cho các liên hệ truyền thông của bạn là một ý tưởng tuyệt vời. Những hình ảnh này phải ở định dạng jpeg và có kích thước tối thiểu 5000 × 500 pixel và 72 chấm trên mỗi inch (DPI) cho phương tiện trực tuyến - và cao hơn để in, thường yêu cầu hình ảnh phải có kích thước 300 DPI.

Tùy chọn để viết thông cáo báo chí

Có một số lựa chọn khi chọn ai sẽ tạo ra thông cáo báo chí của bạn. Hãy trung thực trong đánh giá của bạn về khả năng của bản thân và nhân viên, cũng như ngân sách của doanh nghiệp, khi xem xét những điều sau:

1. Tự viết
Nếu bạn tự tin vào khả năng viết PR và tiếp thị của mình, hãy tự viết thông cáo báo chí. Rốt cuộc, không ai biết doanh nghiệp của bạn tốt hơn bạn - và cách nào tốt hơn để tiết kiệm?

2. Thuê một nhà văn chuyên nghiệp
Nếu bạn không có kỹ năng hoặc có thời gian để viết thông cáo báo chí, một giải pháp thay thế tuyệt vời là thuê người viết nó cho bạn. Hãy chắc chắn làm việc với một nhà văn có nhiều kinh nghiệm viết về kinh doanh và tiếp thị. Để xác định mức độ kinh nghiệm của anh ấy hoặc cô ấy, hãy yêu cầu thông tin liên quan đến nền tảng chuyên môn và cũng yêu cầu lấy mẫu trực tiếp. Tiến thêm một bước và xác nhận thông tin chuyên nghiệp của ứng viên bằng cách kiểm tra hồ sơ LinkedIn hoặc bằng cách thực hiện các tìm kiếm Google.

Để xác định vị trí nhà văn, hãy yêu cầu đồng nghiệp giới thiệu, đăng quảng cáo trên Craigslist hoặc trên các trang web truyền thông xã hội hoặc sử dụng công cụ tìm kiếm. Tỷ lệ cho một nhà văn tự do chuyên nghiệp có thể thay đổi từ $ 50 đến $ 500 dựa trên mức độ kinh nghiệm của người đó.

3. Làm việc với một cơ quan PR
Ngoài việc viết thông cáo báo chí, một cơ quan PR có thể làm việc với bạn để tạo ra một kế hoạch PR quy mô lớn. Điều đó nói rằng, nếu bạn đang làm việc với ngân sách hạn chế, nhiều cơ quan PR sẽ nằm ngoài phạm vi giá của bạn. Nói chung, các cơ quan PR làm việc trên một người giữ hàng tháng, hoàn thành theo hợp đồng một số lượng thông cáo báo chí và các nhiệm vụ PR khác cho bạn.

Các cơ quan PR nhỏ hơn có thể tính phí dưới 1.000 đô la mỗi tháng cho một số dịch vụ đã đặt, bao gồm cả thông cáo báo chí, trong khi một công ty PR cửa hàng lớn hơn có thể tính phí tới 10.000 đô la mỗi tháng. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng có những cơ quan PR hoạt động trên cơ sở từng dự án.

Cách quảng bá thông cáo báo chí của bạn

Quảng cáo là chìa khóa để có được thông cáo báo chí của bạn trước mắt phải và trên bàn đủ để tạo ảnh hưởng.

1. Lập danh sách các liên hệ truyền thông
Nếu bạn là loại người tự làm hoặc nếu bạn đang nhắm mục tiêu phương tiện truyền thông địa phương, bạn có thể dễ dàng tạo danh sách liên hệ phương tiện của riêng mình. Chỉ cần lưu ý tên, vị trí và email của mỗi liên hệ thông cáo báo chí và nhớ cập nhật danh sách này thường xuyên, vì các biên tập viên thường thay đổi vị trí công việc trong các công ty.

Để gửi thông cáo báo chí, chỉ cần gửi email bản phát hành cho biên tập viên thích hợp. Đảm bảo rằng bạn bao gồm thông cáo báo chí và ảnh đi kèm trong phần thân của email chứ không phải dưới dạng tệp đính kèm. Để tăng cơ hội email của bạn được mở, hãy bao gồm tiêu đề của thông cáo báo chí trong dòng tiêu đề email.

2. Mua một thư mục
Một cách tuyệt vời để có quyền truy cập vào nhiều liên hệ được nhắm mục tiêu là bằng cách mua một danh sách thư mục. Với các thư mục, bạn có thể chọn thông tin liên hệ phương tiện chung hoặc chuyên dụng hơn. Tất nhiên, giá cho các thư mục này có thể thay đổi đáng kể. Một số thư mục phổ biến bao gồm Thư mục truyền thông của Burelle ($ 60 đến $ 1.000) và thư mục Bacon's Information, Inc. ($ 425 đến $ 1.350).

3. Sử dụng Dịch vụ phân phối thông cáo báo chí
Các công ty như PR Newswire và PRWeb có thể phân phối thông cáo báo chí của bạn với một mức phí nhất định, thường dao động từ $ 100 đến $ 500. Các dịch vụ phân phối này tạo cơ sở dữ liệu truyền thông được cá nhân hóa và phân phối thông cáo báo chí đến các liên hệ phù hợp.

Từ cuối cùng

Một khi bạn có được sự chú ý của truyền thông, điều quan trọng là doanh nghiệp của bạn phải chuẩn bị cho sự chú ý và dòng doanh nghiệp có thể xảy ra do sự chú ý của truyền thông. Hãy sẵn sàng, trả lại các cuộc gọi nhanh chóng và chắc chắn rằng bạn có đủ nhân sự, băng thông và sản phẩm có sẵn. Nếu không, các nhà báo và khách hàng quen có thể dễ dàng trở nên thất vọng và chia sẻ thông tin tiêu cực liên quan đến kinh nghiệm của họ.

Ngoài ra, sau khi một nhà báo cụ thể điều hành một câu chuyện về bạn và doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là giữ liên lạc. Công khai không phải là chuyện một lần và để thành công, bạn nên tiếp tục gửi thông cáo báo chí thú vị và có liên quan và lời khuyên trong nội bộ vào danh sách liên hệ của bạn.

Những lời khuyên nào khác bạn có thể đề xuất để tạo và phân phối một thông cáo báo chí thành công?