6 Ý tưởng & Mẹo tổ chức văn phòng tại nhà

Nếu bạn làm việc tại nhà, điều cần thiết là bạn bảo vệ không gian làm việc và doanh nghiệp của mình bằng cách phát triển một kế hoạch quản lý văn phòng. Cho dù đó là tìm nguồn cung ứng nội thất văn phòng tại nhà chính xác hoặc phát triển kế hoạch dự phòng trong trường hợp máy tính và Internet bị trục trặc, quản lý văn phòng tại nhà tốt sẽ thiết lập tính chuyên nghiệp của bạn và tăng lợi nhuận của bạn.

Mẹo quản lý văn phòng tại nhà

1. Thiết lập một không gian làm việc riêng

Thật là khôn ngoan khi tạo cảm giác tách biệt trong văn phòng tại nhà của bạn, ngay cả khi không gian làm việc của bạn là một phần của một căn phòng khác hoặc ở một góc của tầng hầm. Mặc dù thực sự sử dụng một phòng riêng biệt không phải lúc nào cũng có thể, hãy cố gắng hết sức để xác định một vị trí trong nhà bạn sẽ là khu vực văn phòng của bạn. Nếu bạn không có tường hoặc phân vùng cho khu vực văn phòng của mình, bạn có thể tạo ranh giới tinh thần bằng cách giới hạn các hoạt động công việc của mình (bao gồm các cuộc trò chuyện qua điện thoại và trả lời email) đến vị trí này.

Có một số lý do tại sao cụ thể sắp xếp một khu vực trong nhà của bạn vì chỉ dành cho công việc là quan trọng:

• Một không gian văn phòng tại nhà được xác định rõ ràng thiết lập ranh giới cho cả bạn và các thành viên trong gia đình. Trẻ em, bạn cùng phòng, vợ / chồng và đối tác sẽ học cách tôn trọng nhu cầu của bạn để tập trung vào công việc nếu họ có thể dễ dàng xác định khi bạn đang làm việc và không có sẵn để xử lý các vấn đề cá nhân hoặc gia đình.
• Nó làm giảm nguy cơ giấy tờ và thiết bị liên quan đến công việc bị mất trong phần còn lại của nhà bạn.
• Nó giúp bạn thiết lập sự hiện diện chuyên nghiệp khi gặp gỡ khách hàng.
• Nếu bạn có kế hoạch khấu trừ thuế văn phòng tại nhà, việc chống lại kiểm toán sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có thể chứng minh rằng công việc của bạn diễn ra trong một khu vực của nhà bạn được sử dụng riêng cho công việc.

2. Đi chuyên nghiệp với đồ dùng và nội thất văn phòng của bạn

Bộ bàn ghế cổ của bà của bạn có thể trông rất đẹp, nhưng có lẽ đó là một cơn ác mộng về công thái học và tổ chức. Hãy chắc chắn rằng bạn có một chiếc ghế văn phòng thoải mái và bàn máy tính được thiết kế tốt trong văn phòng tại nhà để giúp bảo vệ bản thân khỏi sự căng thẳng của cơ thể và giảm sự bừa bộn.

Bạn không cần phải mua những món đồ mới - hãy xem Craigslist để tìm các cá nhân và doanh nghiệp bán đồ nội thất văn phòng cũ. Một lựa chọn khác là tìm xem có cửa hàng nội thất văn phòng nào gần bạn kinh doanh đồ nội thất đã sử dụng không - một số thậm chí có thể giao hàng. Hãy để mắt đến mọi hoạt động kinh doanh ngoài doanh nghiệp, vì các cửa hàng này thường bán đồ đạc, nội thất văn phòng và thậm chí cả máy văn phòng (như máy tính và máy in) trong khi cố gắng thanh lý hàng tồn kho của họ.

3. Thiết lập tài khoản email và điện thoại riêng

Khi nói đến truyền thông, tốt nhất là tránh kết hợp kinh doanh với niềm vui. Bạn không muốn con bạn trả lời cuộc gọi điện thoại của khách hàng và bạn không muốn mạo hiểm bao gồm một khách hàng trong một email hàng loạt có chứa meme lolcats mới nhất. Bạn cũng dễ dàng bỏ qua hoặc bỏ lỡ email và tin nhắn từ khách hàng nếu chúng vào hộp thư và tài khoản cá nhân của bạn.

Nếu bạn không muốn làm phiền với một đường dây điện thoại riêng, bạn vẫn có thể nhận được một số chuyên dụng kết nối với hộp thư thoại, cho phép bạn nhận tin nhắn từ khách hàng và khách hàng tiềm năng để bạn có thể gọi lại cho họ một cách thoải mái.

4. Sử dụng các dịch vụ văn phòng tại nhà

Kiểm tra các dịch vụ văn phòng / kinh doanh được cung cấp bởi các cửa hàng sao chép địa phương, cũng như các chuỗi công ty, chẳng hạn như FedEx Office hoặc Cửa hàng UPS trong khu vực của bạn. Nhiều nơi trong số này nhắm mục tiêu dịch vụ của họ đến các chủ doanh nghiệp nhỏ và tại nhà không có phòng thư hoặc không đủ khả năng thuê nhân viên hỗ trợ.

Các dịch vụ khác nhau tùy theo địa điểm, nhưng ngoài việc cung cấp dịch vụ sao chép, hộp thư riêng và vận chuyển trọn gói, các cửa hàng này cũng có thể chấp nhận các gói thay mặt bạn (điều này rất quan trọng nếu bạn nhận được nhiều giao hàng) và thậm chí có thể cung cấp cho khách hàng miễn phí và thấp truy cập máy tính.

5. Lập kế hoạch dự phòng

Không ai muốn nghĩ về các sự kiện có thể làm hỏng việc kinh doanh của họ, nhưng nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng là bạn phải làm như vậy. Nếu bạn không xác định được các mối đe dọa đối với doanh nghiệp của mình, bạn sẽ phải tranh giành khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch.

Từ thảm họa thiên nhiên đến bệnh tật lâu dài, sự thay đổi hoàn cảnh có thể chấm dứt hoạt động kinh doanh của bạn nếu bạn không thể tiếp tục làm việc. Ngay cả một sự cố ngắn hạn, chẳng hạn như mất điện hoặc trục trặc máy tính, có thể làm hỏng doanh nghiệp của bạn nếu bạn không thể đáp ứng thời hạn của khách hàng hoặc xử lý các đơn đặt hàng một cách hiệu quả.

Lập kế hoạch cho các sự kiện lớn
Thiên tai, khủng bố, bất ổn dân sự hoặc dịch bệnh có thể có tác động tàn phá đối với các doanh nghiệp lớn và nhỏ, và ngay cả những kế hoạch được đặt ra tốt nhất cũng có thể gây khó khăn cho các chủ doanh nghiệp cá nhân tự mình kinh doanh trở lại. Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ Hoa Kỳ cung cấp thông tin rộng rãi về lập kế hoạch thảm họa kinh doanh trên trang web của mình, cùng với thông tin về các chương trình của chính phủ có thể giúp chủ doanh nghiệp thiết lập lại hoạt động sau khi một sự kiện lớn gây ra sự gián đoạn trong cộng đồng.

Lập kế hoạch cho những điều bất ngờ
Những thứ có thể làm gián đoạn khả năng hoàn thành công việc của bạn bao gồm các sự cố về điện và tiện ích, lỗi thiết bị, bệnh tật, thương tích và các trường hợp khẩn cấp trong gia đình. Mặc dù một số trường hợp này là không thể tránh khỏi, bạn có nguy cơ mất khách hàng và khách hàng nếu bạn không thể đáp ứng thời hạn, giao sản phẩm kịp thời hoặc đơn giản là cung cấp mức độ dịch vụ bình thường của bạn.

Dưới đây là một số ý tưởng để quản lý các tình huống phổ biến:

• Xác định địa điểm để trực tuyến. Kiểm tra khu phố của bạn để biết những nơi cung cấp WiFi và cho phép khách hàng sử dụng dịch vụ trong thời gian dài. Quán cà phê, cửa hàng sao chép, cửa hàng vận chuyển và thư viện công cộng là những nơi tiềm năng để tìm WiFi. Nhà của bạn bè và gia đình cũng có thể là nơi tốt để truy cập trực tuyến - chỉ cần nhớ gọi và hỏi trước khi ghé qua! Xác định một số điểm nóng thân thiện với công việc trong khu vực của bạn và ghi lại giờ hoạt động của chúng để bạn không lãng phí thời gian đi từ nơi này sang nơi khác khi Internet của bạn bị sập.
• Nhìn vào băng thông rộng trả tiền. Với modem USB và băng thông rộng trả tiền, bạn sẽ có thể ở nhà trong trường hợp dịch vụ Internet thông thường của bạn ngừng hoạt động.
• Công nghệ sao lưu. Mặc dù đó là một ý tưởng tốt để giữ bản sao lưu các tệp và dự án của bạn, bạn cũng nên có sẵn một số công nghệ sao lưu trong trường hợp máy tính của bạn gặp sự cố. Cách dễ nhất để làm điều này là mua một máy tính xách tay hoặc netbook rẻ tiền mà bạn có thể sử dụng nếu máy tính chính của bạn bị hỏng. Mặc dù bạn có thể giữ một mô hình máy tính để bàn cũ hơn trong tay, nhưng nó không thể mang theo hoặc có thể sạc được, điều này làm cho nó trở nên vô dụng nếu bạn bị mất điện đồng thời với sự cố máy tính. Bạn cũng có thể xem xét các dịch vụ sao lưu như Backblaze và Mozy.
• Mua một nguồn năng lượng không bị gián đoạn (UPS). Một UPS có thể bảo vệ máy của bạn chống lại sự đột biến điện và cho bạn đủ thời gian để tắt nguồn hệ thống máy tính để bàn của bạn - cũng như gửi email nhanh chóng cho khách hàng để cho họ biết rằng bạn sẽ không có điện trong một thời gian. Bạn có thể tìm thấy các nguồn năng lượng không bị gián đoạn trên Amazon với mức giá thấp nhất là $ 50.
• Giữ một bản sao cứng của thông tin quan trọng. Bạn nên có một bản sao cứng thông tin liên hệ của khách hàng để bạn có thể giữ liên lạc với họ ngay cả khi bạn không thể truy cập Internet hoặc các tệp máy tính của mình.

6. Biết khi nào là thời gian để di chuyển vào một không gian mới

Mặc dù nhiều người có thể điều hành kinh doanh tại nhà thành công, cuối cùng bạn có thể đi đến điểm không còn thực tế khi làm việc tại nhà, ít nhất là trên cơ sở toàn thời gian. Có lẽ bạn cần thường xuyên gặp mặt trực tiếp với khách hàng, lưu trữ nhiều hàng tồn kho hoặc làm việc trong môi trường có ít phiền nhiễu hơn.

Xem xét các không gian làm việc chung cho phép bạn thuê bàn ​​trong không gian văn phòng dùng chung nếu bạn không đủ khả năng hoặc sẽ không cần một văn phòng đầy đủ. Nhiều không gian làm việc chung cho phép bạn thuê không gian theo nhu cầu của bạn, vì vậy bạn sẽ không phải cam kết hợp đồng toàn thời gian nếu tất cả những gì bạn cần là một nơi để gặp gỡ khách hàng một vài lần mỗi tháng. Một lựa chọn khác là chia sẻ văn phòng, cho phép bạn hợp tác với một người thuê văn phòng hoặc chủ sở hữu khác để chia sẻ chi phí văn phòng.

Từ cuối cùng

Những thách thức khi làm việc tại nhà và phần thưởng có thể giữ cân bằng khi bạn thiết lập một văn phòng tại nhà hoạt động tốt. Hãy nhớ rằng không có văn phòng tự chạy. Đưa ra quyết định tốt và rèn luyện tính tự giác sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru trong một thời gian dài.

Một số lời khuyên tốt nhất của bạn để giữ cho văn phòng tại nhà hoặc không gian làm việc của bạn hoạt động hiệu quả là gì?