Coworking là gì - Ưu điểm & nhược điểm, chi phí ẩn của không gian văn phòng dùng chung

Nếu bạn đang cân nhắc việc chuyển sang coworking, hãy xem xét tất cả chi phí trước khi lặn.

Coworking là gì?

Coworking là một sự sắp xếp chia sẻ văn phòng giữa các cá nhân và (đôi khi) các doanh nghiệp nhỏ. Trong một số trường hợp, sự sắp xếp rất không chính thức: Một chủ doanh nghiệp sở hữu hoặc cho thuê một không gian văn phòng quá lớn sau đó cho thuê lại bàn và văn phòng cho người khác. Không gian làm việc chung cũng hoạt động như các doanh nghiệp chính thức, cho thuê bàn ​​làm việc và văn phòng cho các dịch giả tự do, viễn thông và thậm chí là khách du lịch kinh doanh. Các mô hình hoạt động khác nhau, với một số doanh nghiệp đồng nghiệp tính tiền thuê hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, trong khi những người khác bán quyền thành viên cho phép thành viên sử dụng không gian làm việc và các tiện nghi của nó. Không gian làm việc chung thường không sử dụng hợp đồng thành viên dài hạn hoặc cho thuê.

Sắp xếp không gian trong một văn phòng coworking cũng khác nhau. Một số doanh nghiệp đồng nghiệp thuê không gian bàn trên cơ sở ai đến trước được phục vụ trước - bạn mang máy tính xách tay đi làm mỗi ngày và ngồi xuống tại bất kỳ không gian làm việc có sẵn nào. Các văn phòng khác trang trọng hơn, giao bàn hoặc văn phòng cho các thành viên. Tùy thuộc vào không gian và sự sắp xếp, bạn có thể có văn phòng chính thức và chỗ ngồi kế hoạch mở có sẵn để lựa chọn.

Ngoài việc cung cấp không gian văn phòng và sử dụng chung các tiện nghi, một số chủ sở hữu không gian làm việc tích cực khuyến khích sự hợp tác giữa các thành viên bằng cách tài trợ cho các sự kiện kết nối mạng hoặc làm quen với bạn các trang web cho phép các thành viên tự giới thiệu với nhau.

Tại sao Coworking?

Trong khi làm việc tại nhà là một lựa chọn tốt cho một số người, những người khác chọn thuê và đi làm văn phòng làm việc mỗi ngày. Đây là lý do tại sao:

1. Giảm căng thẳng
Rời khỏi công việc tại văn phòng dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn thực sự có một văn phòng để rời đi. Làm việc tại nhà có thể rất căng thẳng, đặc biệt nếu không có văn phòng tại nhà hoặc không gian làm việc tách biệt để rút lui. Một số người làm việc tại nhà cảm thấy có lỗi nếu họ không làm việc mọi lúc. Điều này có thể tạo ra căng thẳng với các thành viên khác trong gia đình, đồng thời khiến việc thư giãn trở nên khó khăn.

2. Cải thiện quản lý thời gian
Trẻ em, vật nuôi, hàng xóm, tài xế giao hàng, tivi, nhà bếp và sách đều là những thứ gây xao lãng lớn. Nhiều người thấy việc giảm thiểu gián đoạn ngày làm việc là khó khăn và nhiều gián đoạn có thể biến một ngày làm việc tám giờ thành mười hai hoặc mười bốn giờ một.

3. Tương tác xã hội nhiều hơn
Điều này không quan trọng đối với mọi người, nhưng một số người đánh giá cao việc ra ngoài và có cơ hội nói chuyện và tương tác với những người khác trong môi trường kinh doanh.

4. Cơ hội kết nối
Đồng nghiệp có thể là triển vọng lớn hoặc nguồn giới thiệu.

5. Một thiết lập chuyên nghiệp
Một văn phòng coworking cung cấp cho các nhân viên viễn thông và dịch giả tự do một sự thay thế chuyên nghiệp, yên tĩnh để gặp gỡ khách hàng tại nhà hoặc tại các cửa hàng cà phê.

6. Yêu cầu bảo trì thấp
Quản lý hoặc chủ sở hữu không gian làm việc chung chịu trách nhiệm bảo trì văn phòng và thiết bị dùng chung.

7. Ít tốn kém và ít rủi ro hơn so với thuê văn phòng tư nhân
Thuê một văn phòng tư nhân, đặc biệt là trong một thành phố lớn, là một lựa chọn thú vị. Giá thuê thường cao, như chi phí cho việc trang bị văn phòng, mua thiết bị văn phòng, thanh toán hóa đơn tiện ích, làm sạch không gian và trả tiền cho các nhà thầu để giải quyết bất kỳ bảo trì tòa nhà cần thiết nào. Ngoài ra, nhiều chủ nhà thương mại yêu cầu người thuê phải ký hợp đồng thuê dài hạn. Những người thuê nhà có vấn đề về dòng tiền, hoặc những người cần rời khỏi thị trấn để đi công tác, có thể thấy mình bị mắc kẹt trong việc trả tiền thuê nhà ngay cả khi họ không đủ khả năng hoặc không cần không gian. Coworking cho phép các thành viên chia sẻ chi phí cho các tiện ích, Internet và máy văn phòng, đồng thời cung cấp các kế hoạch thành viên ngắn hạn.

Chi phí ẩn Coworking

Mặc dù coworking có thể là một sự thay thế thuận tiện và hiệu quả về chi phí khi làm việc tại nhà hoặc thuê một văn phòng thương mại, điều quan trọng là phải nhận thức được một số chi phí ít rõ ràng khi làm việc trong một không gian chung. Tất nhiên, nếu bạn đã từng làm việc trong một văn phòng truyền thống, những chi phí này có thể không phải là ẩn, nhưng nếu bạn đang làm việc ở nhà, thì gặp phải (hoặc gặp lại) một số chi phí này có thể khiến bạn gặp phải mất cảnh giác.

1. Đi lại
Trừ khi không gian làm việc chung của bạn nằm trong khoảng cách đi bộ từ nhà bạn, bạn cần tính đến chi phí đi lại. Chúng khác nhau, nhưng bao gồm chi phí gas, bảo dưỡng ô tô và giá vé quá cảnh công cộng. Đi lại cũng thêm thời gian không trả tiền cho ngày làm việc của bạn. Và tùy thuộc vào tình hình đỗ xe tại không gian làm việc chung của bạn, bạn cũng có thể phải trả phí đỗ xe.

2. Chăm sóc trẻ em và thú cưng
Nếu bạn có kế hoạch dành cả ngày làm việc xa nhà, bạn có thể cần phải trả tiền cho dịch vụ chăm sóc trẻ em hoặc ngồi cho thú cưng.

3. Đồ ăn thức uống
Khi làm việc tại nhà, bạn có nhà bếp, máy pha cà phê và cửa hàng tạp hóa theo ý của bạn. Nếu bạn làm việc xa nhà và không cảm thấy muốn đóng gói một bữa ăn trưa mỗi ngày, bạn sẽ cần mua các món ăn có thể thu nhỏ để lưu trữ tại văn phòng hoặc trả tiền cho bữa trưa tại các nhà hàng địa phương. Giữ caffein là một vấn đề khác: Một số văn phòng coworking cung cấp cà phê và nước nóng cơ bản cho trà, nhưng bài hát tiếng còi của Starbucks hoặc nhà rang xay độc lập có thể thu hút bạn từ bàn của bạn thường xuyên hơn bạn muốn. Thật không may, chi phí của các mạng tăng lên nhanh chóng.

4. Xã hội hóa
Ngay cả khi bạn cẩn thận đóng gói bữa trưa của mình mỗi ngày và bạn dính vào cà phê từ máy K-cup văn phòng, các giám đốc thân thiện vẫn có thể yêu cầu bạn ăn trưa, cà phê hoặc đồ uống sau giờ làm việc. Nếu bạn là loại người đơn độc hoặc không quan tâm đến việc kết nối mạng, việc từ chối các ưu đãi này có thể không thành vấn đề. Nhưng, nếu bạn thích giao tiếp xã hội, hãy tiếp tục và tính toán lại ngân sách giải trí của bạn để phù hợp với các hoạt động kết nối mạng này.

5. Lưu trữ
Một số không gian làm việc chung cho thuê tủ lưu trữ cho các thành viên không có bàn cố định. Lợi thế của việc cho thuê tủ khóa là bạn không phải lôi máy tính xách tay và các vật dụng khác về nhà mỗi đêm. Nhược điểm là tiền thuê nhà là một chi phí bổ sung.

6. Công nghệ và Điện tử
Không gian làm việc chung thường không bao gồm quyền truy cập máy tính, vì vậy hãy lên kế hoạch mang máy tính xách tay của bạn đi làm. Ngoài máy tính xách tay của bạn, hãy mang theo bất kỳ thiết bị ngoại vi nào bạn muốn sử dụng, chẳng hạn như màn hình lớn, bàn phím tiện dụng hoặc bi xoay. Mặc dù việc vận chuyển những vật dụng này đến và đi làm mỗi ngày là một khả năng (như quên chúng ở nhà), bạn có thể được phục vụ tốt hơn để tiết kiệm cho mình những rắc rối bằng cách mua một bộ thiết bị ngoại vi thứ hai cho nơi làm việc.

7. Dịch vụ văn phòng
Không phải tất cả các không gian làm việc chung được tạo ra bằng nhau. Một số văn phòng cung cấp miễn phí sử dụng máy photocopy / máy in / máy fax dùng chung, trong khi những văn phòng khác có thể tính phí cho việc sử dụng này. Tương tự, một số văn phòng bao gồm chi phí WiFi trong tiền thuê nhà, trong khi những văn phòng khác tính thêm phí kết nối hoặc yêu cầu bạn cung cấp điểm phát sóng của riêng bạn vì lý do bảo mật. Điều quan trọng là phải biết chính xác những gì tiền thuê của bạn bao gồm trước khi ký một thỏa thuận để bạn có thể tính đến bất kỳ chi phí phụ.

8. Đồ dùng văn phòng
Lên kế hoạch mua bút, phong bì, mặt hàng chủ lực, kẹp giấy và các vật tư tiêu chuẩn khác của bạn.

9. Quần áo
Coworking có nghĩa là bạn không còn có thể làm việc trong bộ đồ ngủ với một mớ tóc rối bù. Mặc dù hầu hết các văn phòng không quy định quy định về trang phục, nhưng có một kỳ vọng chung là các thành viên sẽ xuất hiện cùng nhau và có thể trình bày. Ngoài ra, đi làm làm tăng sự hao mòn trên quần áo và giày dép của bạn khi bạn can đảm các yếu tố. Chuẩn bị để tăng quần áo và ngân sách chải chuốt cá nhân của bạn sau khi bạn đăng nhập vào coworking.

10. Điều trị Sniffles
Nếu bạn đã từng làm việc trong một văn phòng, có lẽ bạn không có những ký ức không thích về cảm lạnh, sán và các bệnh khác định kỳ diễn ra tại nơi làm việc. Thật không may, không gian làm việc chung có nghĩa là vi trùng được chia sẻ, vì vậy hãy chuẩn bị hệ thống miễn dịch của bạn cho một cú sốc khó chịu.

11. Thuế
Phí thành viên Coworking hoặc tiền thuê nhà có thể được khấu trừ thuế, nhưng chi phí văn phòng tại nhà cũng vậy. Nói chuyện với cố vấn thuế của bạn để xác định xem việc chuyển sang không gian làm việc chung có ảnh hưởng đến trách nhiệm thuế của bạn hay không và nếu có, thì bao nhiêu.

12. Bảo hiểm
Kiểm tra hợp đồng thuê hoặc thỏa thuận thành viên của bạn để tìm hiểu xem không gian được bảo hiểm và liệu bảo hiểm có bao gồm các tai nạn hoặc tổn thất mà bạn, khách hàng hoặc khách truy cập của bạn phải chịu không. Nếu không, hãy nói chuyện với một đại lý bảo hiểm để tìm hiểu về các lựa chọn bảo hiểm của bạn. Đây là một vấn đề quan trọng, vì vậy bạn có thể muốn điều hành bảo hiểm của văn phòng qua luật sư của bạn.

13. Trộm cắp
Việc bảo mật trong các không gian làm việc chung là lỏng lẻo, đặc biệt là khi các thành viên đến và đi tự do mà không có sự giám sát thực sự. Thật không may, điều này làm cho công việc và vật dụng cá nhân của bạn dễ bị đánh cắp.

Giảm thiểu chi phí

Mặc dù chi phí thêm, nhiều người cảm thấy rằng coworking mang lại lợi thế lớn so với các văn phòng thương mại hoặc nhà truyền thống. Nếu bạn quyết định ký thỏa thuận đồng nghiệp, đây là một số cách để giảm thiểu chi phí:

1. Trả trước tiền thuê nhà hoặc tư cách thành viên của bạn
Một số không gian làm việc chung cung cấp giảm giá cho các thành viên trả trước phí hoặc tiền thuê của họ. Hỏi người quản lý không gian nếu điều này là có thể. Nếu vậy, cũng thương lượng một thỏa thuận hoàn trả bằng văn bản trong trường hợp bạn phải rời khỏi thị trấn hoặc trở về văn phòng nhà của bạn.

2. Nhìn xa hơn số liệu thuê hàng tháng
Hãy nhớ rằng, chi phí thực sự của coworking không chỉ là tiền thuê nhà hoặc phí hàng tháng. Tìm hiểu những gì bao gồm trong thành viên coworking của bạn và những gì chi phí thêm. Chỉ có sau đó bạn có nên crunch số của bạn.

3. Địa điểm, địa điểm, địa điểm
Khi có thể, hãy chọn một không gian làm việc chung gần nhà bạn. Khoảng cách gần cho phép bạn tiết kiệm thời gian đi lại và chi phí đồng thời cho phép bạn tự do chạy về nhà ăn trưa. Nếu không có không gian làm việc gần nhà, hãy đơn giản hóa cuộc sống của bạn và tiết kiệm thời gian bằng cách chọn một văn phòng gần với mua sắm, ngân hàng, câu lạc bộ sức khỏe hoặc hangout yêu thích của bạn. Nếu bạn đi du lịch nhiều hoặc nếu bạn thường xuyên làm việc với khách hàng ngoài thành phố, hãy tìm một văn phòng gần sân bay. Bạn cũng muốn xem xét các yếu tố như bãi đậu xe và sự gần gũi với phương tiện công cộng. Thời gian là tiền bạc, đặc biệt nếu bạn là người làm việc tự do, vì vậy đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của khả năng tiếp cận khi chọn văn phòng.

4. Lưu trữ Bữa trưa và Thực phẩm ăn nhẹ tại chỗ
Nếu không gian làm việc chung của bạn bao gồm nhà bếp, hãy giữ các món ăn đông lạnh, súp vi sóng và cố định bánh sandwich tại văn phòng. Mua một hộp lưu trữ thực phẩm lớn, viết tên của bạn trên đó bằng một điểm đánh dấu vĩnh viễn, và điền nó bằng giấy gói bánh sandwich, cắt lạnh và pho mát để bạn có thể tự làm bữa trưa. Có những vật dụng này trong tay giúp giảm sự cám dỗ khi dùng bữa hoặc giao đồ ăn.

5. Tận dụng các chương trình khuyến mãi của Coffeehouse và Restaurant
Bất cứ lúc nào bạn có thể tránh trả giá đầy đủ, bạn nên. Nhiều nhà hàng cung cấp đặc biệt bữa trưa rẻ tiền, vì vậy hãy chắc chắn yêu cầu các quán ăn địa phương cho thực đơn bữa trưa của họ. Một số cửa hàng cà phê cung cấp giảm giá nếu bạn mang cốc hoặc phích của riêng bạn. Ngoài ra, hãy chắc chắn hỏi điểm dừng yêu thích của bạn về các chương trình khách hàng thân thiết thẻ đục lỗ.

6. Thực hiện giao thông công cộng hiệu quả
Nếu bạn không bị say xe, hãy sử dụng thời gian đi làm để bắt kịp việc đọc chuyên nghiệp hoặc xem lại email. Nếu đọc trong khi chuyển động không hiệu quả với bạn, hãy nghe các podcast công nghiệp trên đường đến văn phòng.

7. Xem xét lợi ích thuế đi lại
Nếu bạn là nhân viên làm việc từ xa, hãy tìm hiểu xem công ty của bạn có tham gia chương trình trợ cấp thuế đi lại cho phép bạn thanh toán cho các phương tiện giao thông công cộng với số tiền trước thuế được khấu trừ từ tiền lương của bạn hay không. Những chương trình này có thể giúp bạn tiết kiệm hàng trăm đô la mỗi năm.

8. Xem lại Tùy chọn Chuyển tuyến
Theo dõi số tiền bạn chi tiêu mỗi tháng cho xe buýt và xe lửa. Nhiều công ty vận chuyển công cộng cung cấp nhiều cấu trúc giá vé, vì vậy hãy dành thời gian để xem xét từng lựa chọn của bạn để đảm bảo rằng bạn đang có được thỏa thuận tốt nhất.

9. Đàm phán thỏa thuận với các doanh nghiệp địa phương
Các thương nhân địa phương không biết về không gian làm việc chung của bạn có thể sẵn sàng cung cấp các ưu đãi đặc biệt cho cơ sở thành viên của nó. Nói chuyện với người quản lý không gian làm việc chung của bạn để tìm hiểu xem anh ấy hoặc cô ấy có sẵn sàng nói chuyện với các doanh nghiệp địa phương về việc giảm giá đặc biệt cho bạn và các đồng sự của bạn không.

Từ cuối cùng

Công nghệ làm cho coworking trở thành một sự thay thế tuyệt vời cho những người làm việc tự do và những người làm việc từ xa không muốn làm việc tại nhà. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải thừa nhận tất cả các chi phí bổ sung liên quan đến coworking. Bao gồm các chi phí này vào ngân sách của bạn trước khi quyết định tham gia một không gian làm việc chung là một bước khôn ngoan và cần thiết, trong việc quản lý tài chính cá nhân và doanh nghiệp của bạn.

Bạn có sử dụng một không gian coworking? Làm thế nào là nó làm việc ra?