Làm thế nào để trở thành một người quản lý tốt - Những phẩm chất và đặc điểm chung

Có nhiều phong cách quản lý khác nhau, mỗi phong cách đều hướng đến các tổ chức và tình huống khác nhau. Ví dụ, văn hóa dựa trên mệnh lệnh và kỷ luật của quân đội có thể là điều cần thiết cho chiến trường, nhưng nói chung không chuyển sang văn hóa thoải mái hơn của một công ty luật.

Phong cách quản lý của bạn

Là người quản lý mới hoặc người quản lý với việc tìm kiếm nhiều trách nhiệm hơn, bạn sẽ được khuyên nên quan sát những người quản lý khác xung quanh bạn để tìm hiểu những điều sau:

1. Văn hóa mong đợi và phần thưởng gì. Trong một số công ty, tính tầm thường, tương tác xã hội rộng rãi và tinh thần nhân viên cao là những giá trị quan trọng; ở những người khác, hoàn thành nhiệm vụ trong giới hạn của lịch trình hoặc ngân sách là tiêu chí chính để thành công.
2. Hiệu quả của các nhà quản lý khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Vào cuối những năm 1960, Nguyên tắc Peter Peter đã trở thành một khái niệm phổ biến trong lý thuyết quản lý. Nguyên tắc đưa ra giả thuyết rằng mọi người được thăng chức cho đến khi họ không còn có thể hoàn thành các nhiệm vụ dự kiến, đó là nơi họ ở lại cho đến khi rời khỏi một tổ chức. Không phải tất cả các nhà quản lý cùng cấp được coi là bằng nhau. Bạn muốn chắc chắn mô phỏng người cũ trong chuyến đi của bạn lên đỉnh.
3. Phong cách của các nhà quản lý được coi là gương mẫu của Tổ chức. Tất cả các nhà quản lý có phong cách riêng biệt của họ. Phân tích phương pháp của những người quản lý luôn đáp ứng mục tiêu của họ và xác định các phương pháp và đặc điểm phù hợp với tính cách cơ bản của bạn. Rất khó có khả năng bạn có thể áp dụng một phong cách trái ngược với xu hướng tự nhiên của bạn, vì vậy hãy tìm kiếm các kỹ năng có thể chuyển nhượng dễ dàng.

Những sai lầm thường gặp của người quản lý

Bạn có thể áp dụng phong cách được ưa thích bởi tổ chức, cố vấn của bạn và các nhà quản lý thành công khác, nhưng sẽ không thành công nếu bạn không thể tránh được những cạm bẫy quản lý phổ biến nhất:

1. Thiếu chỉ dẫn rõ ràng

Không có mục tiêu rõ ràng, không thể làm việc hướng tới mục tiêu. Một nhân viên có mục tiêu không được thực hiện rõ ràng có khả năng làm sáng tỏ cả ngày, đạt được ít sự hài lòng cá nhân và hoàn thành thậm chí ít hơn cho công ty. Người quản lý không truyền đạt rõ ràng những gì được mong đợi cho cấp dưới của họ không thể giám sát một nhóm thành công.

Hãy chắc chắn bao gồm bất kỳ hoặc tất cả các thành phần sau đây khi giao nhiệm vụ cho nhân viên của bạn:

• mô tả dự án. Những công việc sẽ được thực hiện? Những nguồn lực nào có liên quan? Kết quả mong đợi là gì? Người quản lý cung cấp chi tiết kỹ lưỡng trong quá trình phân công công việc có nhiều khả năng đạt được kết quả mong muốn của họ.
• Trách nhiệm. Ai làm việc này? Làm thế nào nó có thể được phối hợp để giảm thiểu sự trùng lặp và chậm trễ? Chỉ định các nhiệm vụ chi tiết để tránh nhầm lẫn và tối đa hóa hiệu quả.
• Lịch trình. Thời hạn của một dự án hoặc phân công công việc là gì? Các điểm chuẩn cần đạt được là gì? Khi nào công việc dự kiến ​​sẽ được hoàn thành? Thiếu một lịch trình truyền đạt mức độ ưu tiên thấp cho nhân viên.
• Mục tiêu. Mục tiêu bạn đang làm việc là gì? Được xác định rõ ràng? Riêng? Thực tế? Hữu hình? Mục tiêu mơ hồ, không xác định kéo ra các dự án và tăng chi phí vì không ai biết khi nào công việc được hoàn thành.
• Quá trình. Làm thế nào là công việc được thực hiện? Những hoạt động được yêu cầu và theo trình tự nào? Có cần đào tạo không? Xung đột và thất vọng có thể phát sinh khi cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ theo cách bất ngờ của người quản lý, ngay cả khi mục tiêu công việc được đáp ứng.

Các nhà quản lý giỏi đảm bảo rằng cấp dưới của họ hiểu các hướng thông qua sự lặp lại, đánh giá lại và phản hồi. Họ cẩn thận về những từ họ sử dụng, cách họ nói những từ đó và cách họ sử dụng ngôn ngữ cơ thể để củng cố thông điệp của họ. Nếu người quản lý lắng nghe lời nói và quan sát thái độ không nói ra của cấp dưới, họ có thể đảm bảo thông điệp của họ đã được chấp nhận.

2. Tập trung vào vô hình, không đo lường được

Là một người quản lý, làm thế nào để bạn xác định dịch vụ khách hàng cao cấp? Các thuật ngữ như Hồi tốt, tuyệt vời, tuyệt vời, và xuất sắc, tạo ra các bản sao quảng cáo tuyệt vời, nhưng chúng vô dụng như là mục tiêu của người quản lý. Bạn không thể quản lý những gì bạn không thể đo lường. Dịch bất kỳ mục tiêu mơ hồ nào thành các thông số kỹ thuật cụ thể có thể được quan sát, tính toán và so sánh một cách khách quan.

Ví dụ: người quản lý cửa hàng bán lẻ có thể đánh giá một nhân viên thu ngân theo số lượng khách hàng được phục vụ mỗi ca, số lượng giao dịch bị hủy hoặc độ chính xác của số dư tiền mặt khi kết thúc ca. Một quản đốc cửa hàng có thể đánh giá một thợ hàn bằng chi phí vật tư tiêu thụ trong một ca hoặc số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành, và một biên tập viên có thể đánh giá một nhà văn theo thời hạn đã gặp hoặc bỏ lỡ, số lượng từ hoặc bài viết đã hoàn thành và số liệu thống kê độc giả.

3. Chơi trò chơi đổ lỗi

Kể từ khi Adam đổ lỗi cho Eve về vai trò của mình trong fiasco táo, con người đã tìm cách giao trách nhiệm cho thất bại cho người khác. Xu hướng này đặc biệt rõ rệt khi hậu quả của sự thất bại được coi là đáng kể. Vì thành công hay thất bại trong việc đạt được mục tiêu và thời hạn thường là tiêu chí hàng đầu để thăng tiến, trò chơi đổ lỗi cho trò chơi là một trò tiêu khiển yêu thích trong các công ty trên toàn thế giới.

Những sai lầm và hậu quả không lường trước là không thể tránh khỏi. Mặc dù có nhiều nghiên cứu, chú ý cẩn thận đến từng chi tiết và nỗ lực phi thường, như nhà thơ Robert Burns đã nói, đó là những kế hoạch được đặt ra tốt nhất của chuột và người đàn ông. Gán trách là một cách lười biếng của người quản lý để tránh các nhiệm vụ khó khăn trong phân tích và sửa chữa, và nó thường dẫn đến tinh thần kém, xu hướng tổ chức để che giấu tin xấu và xu hướng ném cấp dưới xuống xe buýt.

Các nhà quản lý mới thường không đánh giá cao rằng tương lai của họ với một công ty gắn liền với sự thành công của cấp dưới, chứ không phải công việc họ tự hoàn thành. Trong thực tế, công việc của họ Là sự thành công hay thất bại của những người bên dưới họ. Đổ lỗi cho cấp dưới cho một thất bại không bao giờ là một bằng chứng ngoại phạm hiệu quả. Chịu trách nhiệm và đưa ra kết quả thuận lợi là tiêu chí duy nhất mà các nhà quản lý được đánh giá. Những kẻ khinh miệt cấp dưới cuối cùng phá hủy sự gắn kết của đội, và cuối cùng sự nghiệp của họ bị đình trệ hoặc kết thúc với tổ chức.

4. Sử dụng sự tức giận không phù hợp

Sự tức giận là một cảm xúc mạnh mẽ có thể dẫn đến sự gây hấn và phá hoại khi không được kiểm soát. Kết quả là, nhiều nhà quản lý kiềm nén cảm xúc của họ dưới ấn tượng sai lầm rằng sự tức giận không được chấp nhận ở nơi làm việc. Tuy nhiên, các nghiên cứu như Arlie Hochschild's, Trái tim được quản lý: Thương mại hóa cảm giác của con người, cho thấy sự tức giận có thể là một chiến lược hiệu quả để khuyến khích hoạt động và thay đổi thái độ ở người khác. Cảm xúc là nghịch lý - chúng ảnh hưởng đến hành vi của bạn và hành vi của bạn ảnh hưởng đến chúng. Những người quản lý giỏi học cách kiểm soát hành vi của họ và sử dụng cảm xúc của họ để cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc và để ảnh hưởng tốt hơn đến cấp dưới của họ.

Thể hiện sự tức giận theo cách thích hợp giống như thêm một dấu chấm than vào câu. Nó đặt ra các cổ phần, các vấn đề nổi bật và truyền đạt những hành động hoặc kết quả nào là mong muốn và không thể chấp nhận được. Sự tức giận trở thành một vấn đề đối với các nhà quản lý khi nó không bị ảnh hưởng - chuyển sự chú ý khỏi hoàn cảnh hoặc sự cố gây kích động - hoặc khi phản ứng của họ vượt lên trên.

Ví dụ, các nhà quản lý mới thường cảm thấy thất vọng và tức giận khi các mục tiêu của nhóm bị bỏ lỡ. Thay vì xác định và giải quyết các nguyên nhân cơ bản của sự thất bại, họ trở nên nóng nảy và không giao tiếp, trừng phạt tất cả mọi người trong đội với sự hài hước xấu xa và tệ nhất là để cấp dưới tự mình giải mã tình huống. Các nhà quản lý kém có thể phản ứng thái quá và tấn công cấp dưới bằng cách gán sai những thiếu sót hoặc động cơ không công bằng hoặc không liên quan trong tình huống. Không phản ứng nào thúc đẩy thành công của tổ chức hoặc nhóm.

5. Làm quen

Mọi người đều thích trở thành một chàng trai tốt. Tình bạn thường phát triển do sở thích chung và kinh nghiệm chung. Kết quả là, nơi làm việc là điểm khởi đầu cho nhiều người trong số họ. Tom Rath, tác giả của những người bạn Vital Vital: Những người bạn không thể đủ khả năng để sống mà không có, ông tuyên bố rằng những người trong chúng ta có một người bạn thân nhất trong công việc có khả năng tham gia vào công việc đó cao gấp bảy lần. Các cuộc thăm dò của Gallup tương tự cho thấy tình bạn thân thiết trong công việc giúp tăng sự hài lòng của nhân viên lên gần 50%.

Tuy nhiên, các nhà quản lý và lãnh đạo giỏi học cách xác định ranh giới giữa tình bạn và công việc để cả hai bên đều biết các quy tắc. Bạn bè chấp nhận những nhược điểm và sự bình dị của nhau mà không phán xét hay cố gắng thay đổi nhau; nhưng người quản lý phải liên tục đánh giá cấp dưới và thay đổi hành vi của họ nếu cần thiết.

Điều quan trọng hơn là nhân viên tin tưởng và tôn trọng cấp trên của họ hơn là thích họ. Cấp dưới cần biết những dòng nào không được vượt qua và để hiểu rằng, trong phân tích cuối cùng, văn phòng là nơi làm việc, không phải là mối quan hệ xã hội.

6. Cách cư xử tốt

Các nhà quản lý có thể quên rằng cấp dưới của họ là những người có ý chí tự do, hơn là những tài nguyên không thể trao đổi, không khác biệt. Cách cư xử được phản ánh trong những điều chúng ta nói và làm để thể hiện sự tôn trọng và làm cho người khác thoải mái hơn. Họ đồng cảm trong hành động, cách nói chuyện với người khác, vấn đề của bạn.

Trong hầu hết thế kỷ qua, đồng nghiệp đã được công nhận bởi Ông, Bà hoặc Hoa hậu danh dự cùng với tên cuối cùng của họ. Hình thức này là một dấu hiệu bằng lời nói về sự tôn trọng và là tín hiệu cho cấp trên và cấp dưới giống nhau về bản chất tự nguyện của mối quan hệ cấp trên / cấp dưới. Những lời nhắc nhở văn hóa đó đã bị mất trong làn sóng không chính thức xã hội trong suốt 30 năm qua.

Việc sử dụng của Xin vui lòng, và cảm ơn bạn, đặc biệt quan trọng trong môi trường áp lực của kinh doanh hiện đại. Các nhà quản lý nên nhớ rằng hầu hết nhân viên có quyền lựa chọn nơi họ làm việc và mức độ cam kết mà họ mang lại cho công việc của họ. Nhu cầu được công nhận và đánh giá cao là phổ biến, và một yếu tố quan trọng trong sự hài lòng trong công việc - sự thể hiện tự do và thường xuyên về lòng biết ơn và sự tôn trọng là không thể thiếu để quản lý tốt.

Từ cuối cùng

Phát triển từ một người quản lý thành một nhà lãnh đạo thường là một hành trình sai lầm liên tục, sửa chữa khóa học và chiến thắng định kỳ, học theo cách thức hoạt động và những gì không, những gì quan trọng và những gì không. Tránh những sai lầm phổ biến này có thể giúp tăng tốc tiến bộ của bạn thông qua các cấp bậc quản lý của công ty và đảm bảo năng suất lành mạnh từ nhân viên của bạn và khen ngợi từ tổ chức của bạn.

?