6 mẹo quản lý thời gian kinh doanh nhỏ để tăng năng suất
Nghe có vẻ cực? Xem xét điều này: Trong một nghiên cứu được thực hiện bởi Microsoft, các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng công nhân chỉ sử dụng khoảng 60% thời gian làm việc có sẵn của họ. Điều đó có nghĩa là trong một tuần làm việc năm ngày, họ chỉ làm việc hiệu quả ba trong số những ngày đó. Bây giờ, áp dụng điều đó cho doanh nghiệp của riêng bạn. Nếu thời gian là tiền bạc, thì bạn sẽ cảm thấy thế nào khi kiếm được tiền chỉ bằng 60% thời gian bạn dành cho công việc?
Bây giờ tôi có sự chú ý của bạn?
Thực tế là thời gian rất dễ lãng phí, và trừ khi bạn có một ý tưởng được thiết lập sẵn về cách bạn sẽ tiêu nó, nó sẽ trôi qua trước khi bạn biết. Nhưng đừng băn khoăn - đây là sáu mẹo mà mọi chủ doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng để tận dụng tốt nhất thời gian của họ.
Mẹo quản lý thời gian kinh doanh nhỏ
1. Bỏ qua email của bạn
Điều này có lẽ nghe dễ dàng hơn nhiều so với hầu hết mọi người có xu hướng kiểm tra họ sau mỗi 5-10 phút. Nhưng nếu bạn cộng tất cả số phút cần thiết để liên tục kiểm tra hộp thư đến của mình và sau đó trả lời, thật dễ dàng để biết lý do tại sao đó là một công cụ tiết kiệm thời gian như vậy.
Thay vì làm nô lệ cho email của bạn, hãy làm cho nó phải tuân theo của bạn hạn chế thời gian. Đặt hai khoảng thời gian trong ngày để kiểm tra và trả lời tất cả các tin nhắn của bạn. Điều này sẽ có một số động lực và kỷ luật nghiêm túc, nhưng nó sẽ cho phép bạn dành sự tập trung và thời gian hơn cho các nhiệm vụ khác có thể liên tục bị gián đoạn bằng cách kiểm tra email.
Nếu bạn lo lắng rằng mọi người sẽ bị xúc phạm bởi bạn mất bao lâu để trả lời, hãy thiết lập chế độ tự động trả lời để mọi người biết rằng bạn mất 10-12 giờ để trả lời hoặc thậm chí 24 giờ nếu điều đó được chấp nhận cho loại hình kinh doanh của bạn.
2. Không đa tác vụ
bên trong Bản tin và đánh giá tâm lý, các chuyên gia cho thấy chỉ có khoảng 2,5% mọi người có thể thực hiện đa nhiệm vụ một cách hiệu quả và vẫn làm tốt ở mỗi hoạt động. Ngoài ra, Viện Tâm thần học tại Đại học London cho thấy chỉ số IQ của một người giảm 10 điểm khi họ bị kích thích quá mức bởi email, tin nhắn và cuộc gọi điện thoại.
Mặt khác, các chuyên gia quản lý thời gian ước tính rằng tập trung vào một việc tại một thời điểm sẽ tăng gấp đôi năng suất, sản lượng công việc và hiệu suất. Và khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, điều đó có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Buộc bản thân phải làm một việc tại một thời điểm bằng cách đặt đồng hồ hoặc hẹn giờ trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó tập trung vào một nhiệm vụ đó cho đến khi hoàn thành.
3. Đặt mục tiêu từng bước
Đó là một điều để đặt mục tiêu và một điều nữa là đặt mục tiêu chi tiết trong đó các bước và gia số cần thiết để hoàn thành mục tiêu được nêu trước. Nhiều người đặt mục tiêu chung và sau đó không bao giờ thực hiện theo chúng. Ví dụ, hãy nghĩ đến hàng triệu nghị quyết của năm mới được thiết lập mỗi năm. Vấn đề với các loại mục tiêu này là trong khi chúng là những ý tưởng hay, mọi người chỉ không biết cách thực hiện chúng.
Để tận dụng tốt nhất thời gian của bạn trong doanh nghiệp, ngày của bạn nên được tạo thành từ một loạt các mục tiêu có các mốc quan trọng cụ thể. Chẳng hạn, nếu mục tiêu của bạn là có được năm khách hàng mới, bạn nên suy nghĩ kỹ và viết ra tất cả các bước mà bạn sẽ phải thực hiện để hoàn thành nó. Bằng cách chia các mục tiêu lớn hơn thành các bước nhỏ hơn, bạn sẽ có thể thực hiện mục tiêu của mình hiệu quả hơn vì bạn biết chính xác các bước phải được thực hiện trên đường đi. Thêm vào đó, ai không thích một chút củng cố tích cực? Biết rằng bạn đã hoàn thành một số bước nhất định để chinh phục mục tiêu của mình có thể cực kỳ thúc đẩy.
Bạn nên đặt mục tiêu cho trước bữa trưa và sau bữa trưa, và đảm bảo rằng những thứ quan trọng nhất sẽ được dự kiến trước bữa trưa. Nếu bạn biết rằng bạn không thể rời đi để ăn cho đến khi đạt được mục tiêu của mình, bạn sẽ có nhiều khả năng tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ và không cho phép bản thân bị lãng quên.
4. Sắp xếp thời gian và không gian của bạn
Thật khó để làm việc một cách có tổ chức khi mọi thứ xung quanh bạn đang hỗn loạn. Một nghiên cứu được thực hiện bởi Esselte cho thấy 43% người Mỹ cho rằng mình không có tổ chức và việc thiếu tổ chức khiến họ phải ở lại văn phòng muộn ít nhất hai đêm mỗi tuần. Nó không phải theo cách đó.
Các chuyên gia tổ chức đồng ý rằng bước đầu tiên để tăng năng suất là xóa và sau đó tổ chức không gian của bạn. Loại bỏ mọi thứ không cần thiết, sau đó tạo một hệ thống cho những thứ đang có. Ví dụ: sử dụng thư mục tệp được mã hóa màu cho các mục khẩn cấp, sẽ được thực hiện vào ngày hôm đó và một mục khác cho những việc có thể đợi đến ngày mai. Hoặc nếu bạn là dân công nghệ, hãy sử dụng máy quét và tạo tệp trên PC hoặc Blackberry bằng cùng loại hệ thống.
Nó sẽ là cần thiết để tổ chức không chỉ không gian của bạn, mà còn thời gian của bạn. Nhiều người sử dụng hệ thống tăng thời gian, trong đó họ cho phép bản thân có một khoảng thời gian nhất định để thực hiện những việc trong danh sách việc cần làm của họ. Với các công cụ trực tuyến miễn phí tuyệt vời như e.ggtimer, một tiện ích hoạt động giống như bộ đếm thời gian trứng, bạn có thể đặt thời gian và sau đó được cảnh báo khi nó hoạt động. Không có gì giống như chạy đua với đồng hồ để đáp ứng mục tiêu cho những người trong chúng ta loại cạnh tranh hơn.
5. Đặt nó vào văn bản
Có điều gì đó về việc cam kết một kế hoạch bằng văn bản bằng cách nào đó củng cố nó trong tâm trí của bạn. Bằng cách viết ra kế hoạch hành động của bạn trong ngày - bao gồm các mục tiêu của bạn và các chi tiết về chúng - bạn sẽ được trang bị một kế hoạch sẽ mang lại hiệu quả cho bạn trong cả ngày. Tất nhiên bạn vẫn sẽ phải đối mặt với những phiền nhiễu, nhưng nếu bạn hiểu rõ về những gì bạn cần hoàn thành trong ngày, bạn sẽ có nhiều khả năng quay lại với nhiệm vụ trong tay, thay vì vô tình trôi dạt từ một nhiệm vụ tiếp theo.
Một số chuyên gia tin rằng bạn nên tạo danh sách này vào đêm hôm trước. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể bắt đầu ngày hôm sau chuẩn bị đầy đủ, thay vì lãng phí thời gian để quyết định cách tiếp cận các nhiệm vụ và tìm ra những gì bạn cần hoàn thành.
6. Biến xe của bạn thành một văn phòng
Nếu bạn đã xem phim, Luật sư Lincoln, bạn sẽ đánh giá cao điều này tiếp theo, cực kỳ mẹo. Bạn có bao giờ thấy mình ước mình có thể hoàn thành một số công việc khi lái xe giữa các cuộc hẹn hoặc đi chơi trong xe hơi chờ cuộc họp bắt đầu không? Thay vì lãng phí thời gian quý báu này, hãy móc máy fax và sao chép vào xe của bạn và sử dụng thời gian để làm những việc cần thiết, nhưng thường rất bất tiện khi bạn đi trên đường. Kiểm tra máy fax, máy in và máy quét GSM cầm tay của Possio Greta và không bao giờ để thời gian lái xe của bạn bị lãng phí thời gian nữa. Bạn cũng có thể đầu tư vào điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay có thẻ Internet di động để bạn luôn kết nối.
Từ cuối cùng
Thời gian cũ của Adage là tiền Money dựa trên một sự thật không bao giờ thay đổi. Và nếu bạn tự kinh doanh, cách dễ nhất để tăng thu nhập của bạn là chú ý đến cách bạn sử dụng thời gian của mình, sau đó điều chỉnh để giúp bạn chi tiêu tốt hơn.
Nếu bạn có đề xuất khác để tận dụng tối đa thời gian của bạn tại nơi làm việc, vui lòng gửi chúng dưới đây.
