Hệ thống điện thoại doanh nghiệp dựa trên đám mây (PBX) - Ưu và nhược điểm, tại sao phải chuyển đổi

Rất nhiều điều đã thay đổi kể từ khi Ernestine làm khán giả thích thú. Sự độc quyền của Ma Ma Bell do cô đại diện đã được chia thành các công ty nhỏ hơn trong khu vực. Tự động hóa cải thiện đáng kể hiệu quả chuyển đổi dòng và về cơ bản loại bỏ các nhà khai thác của con người. Cuộc cách mạng di động đã làm xói mòn sự thống trị của các nhà cung cấp điện thoại cố định và thúc đẩy cạnh tranh rất cần thiết. Và sự ra đời của Giao thức thoại qua Internet (VoIP) đã cải thiện đáng kể hiệu năng và khả năng sử dụng của các hệ thống điện thoại kinh doanh phức tạp.

Giống như mọi thứ khác trong những ngày này, giao tiếp kinh doanh tiếp tục thay đổi với tốc độ nhanh chóng. Trong thập kỷ qua, các hệ thống điện thoại đám mây ngày càng tinh vi và đáng tin cậy đã tận dụng VoIP và các thuộc tính tốt nhất của hệ thống điện thoại doanh nghiệp cũ để tạo ra một giải pháp nhanh chóng, hiệu quả về chi phí cho các doanh nghiệp năng động và nhân viên luôn hoạt động. Nếu bạn vẫn điều hành các liên lạc nội bộ và bên ngoài của mình trên một hệ thống trường học cũ, bạn nợ nó đến điểm mấu chốt của bạn để cung cấp cho các hệ thống dựa trên đám mây một cái nhìn gần hơn - và nghiêm túc xem xét việc chuyển đổi.

Hệ thống điện thoại dựa trên đám mây là gì?

Xây dựng trên hệ thống điện thoại doanh nghiệp cũ

Các hệ thống điện thoại dựa trên đám mây cải thiện trên các thiết bị tiền nhiệm gần đây nhất - và vẫn được sử dụng rộng rãi - được gọi là tổng đài nhánh riêng (PBX) tại chỗ. Tổng đài tại chỗ là hệ thống chuyển mạch hoặc trao đổi riêng tư cung cấp kết nối nội bộ giữa người dùng hệ thống (ví dụ: nhân viên trong cùng văn phòng), cũng như kết nối với mạng điện thoại công cộng (để liên lạc với những người bên ngoài văn phòng).

Mỗi trạm tổng đài, có thể là điện thoại bàn, modem hoặc máy fax, có một số máy lẻ để nhận dạng bên trong. Các số mở rộng có thể phù hợp với hệ thống đánh số công khai - ví dụ: điện thoại có số công khai là (555) 555-4321 có thể được gọi trong nội bộ là tiện ích mở rộng 4321, hoặc có hệ thống đánh số riêng. Các hệ thống tổng đài mới hơn khá tinh vi, tự hào có các tính năng hữu ích như chuyển tiếp cuộc gọi và quay số tự động bên ngoài.

Khi lần đầu tiên xuất hiện, các tổng đài đã đánh dấu một bước cải tiến lớn so với các hệ thống trao đổi thủ công được điều khiển bởi các nhà khai thác của con người - các hệ thống bị xiên bởi Ernestine của Tomlin. Ngay cả ngày nay, tổng đài không phải là tất cả xấu. Chúng được tự động hóa một phần và có các kết nối mạnh mẽ giúp giảm nhu cầu chuyển mạch thủ công và giảm tải cho thiết bị trao đổi trung tâm. Trên cơ sở mỗi cuộc gọi, chúng rẻ hơn nhiều so với các hệ thống mà chúng thay thế. Và hầu hết các hệ thống tổng đài hiện đại đều sử dụng mạng VoIP cục bộ, được xây dựng xung quanh phần cứng tại chỗ, giúp tăng cường khả năng của họ cho người dùng am hiểu kỹ thuật số.

Tuy nhiên, các tổng đài tại chỗ - ngay cả các hệ thống hỗ trợ VoIP - đơn giản là không đủ linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu của nền kinh tế toàn cầu hóa, kết nối với nhau ngày càng phụ thuộc vào việc truyền nhanh các luồng dữ liệu khổng lồ đến và từ bất cứ nơi nào trên hành tinh. Theo đó, các tổng đài tại chỗ đang dần được thay thế bằng các hệ thống VoIP dựa trên đám mây linh hoạt, tương thích với thiết bị di động, được xây dựng trên mô hình tổng đài cơ bản - không có phần cứng tại chỗ đắt tiền, đôi khi cồng kềnh.

Các hệ thống mới này được gọi xen kẽ là tổng đài ảo, tổng đài đám mây hoặc tổng đài được lưu trữ. Họ sử dụng mô hình dịch vụ phần mềm (SaaS), cung cấp hầu hết hoặc tất cả các chức năng của các hệ thống tại cơ sở thông qua một hệ thống dựa trên đám mây phân tán mà người dùng phải trả phí đăng ký liên tục. Sự khác biệt lớn nhất giữa các tổng đài ảo và các hệ thống tại chỗ hiện đại là số lượng phần cứng - và chuyên môn kỹ thuật liên quan - bắt buộc phải có mặt thực tế trong không gian văn phòng của khách hàng. Do họ không yêu cầu nhiều quản lý kỹ thuật hoặc phần cứng tại chỗ, nên chi phí trả trước của các tổng đài ảo hầu như luôn thấp hơn các hệ thống tại chỗ.

Dưới đây là một cái nhìn sâu hơn về những mặt trái và mặt trái của hệ thống điện thoại dựa trên đám mây.

Ưu điểm

1. Yêu cầu phần cứng hạn chế

Các hệ thống điện thoại dựa trên đám mây đòi hỏi ít hoặc không có phần cứng đặc biệt. Chúng thường tương thích với các thiết bị điện thoại cố định và di động, bao gồm điện thoại bàn văn phòng, máy fax và điện thoại thông minh, bao gồm cả điện thoại di động của riêng bạn (BYOD) (thiết bị thuộc sở hữu của nhân viên được sử dụng cho các hoạt động cá nhân và chuyên nghiệp).

Đương nhiên, không có yêu cầu phần cứng tốn kém, các hệ thống điện thoại dựa trên đám mây tương đối rẻ tiền để triển khai. Khách hàng chỉ cần trả phí thuê bao liên tục và bất kỳ chi phí nào liên quan đến số phút gọi, số điện thoại miễn phí, số điện thoại và các dịch vụ bổ sung khác. Việc thiếu phần cứng bespoke của các hệ thống dựa trên đám mây cũng giúp tăng tốc độ bật lên - khách hàng mới không phải đợi phần cứng đến sau khi đặt hàng, cũng không phải nhân viên CNTT nội bộ hoặc nhân viên của nhà sản xuất PBX cài đặt và định cấu hình hệ thống. Các tổng đài ảo ít nhiều là plug-and-play - mặc dù vậy, tất nhiên, có một đường cong học tập ngắn, như trường hợp của bất kỳ hệ thống phần mềm mới nào, bất kể thân thiện với người dùng như thế nào.

2. Mô hình đăng ký

Hầu hết các tổng đài dựa trên đám mây đều theo mô hình thuê bao. Khách hàng thường trả mức giá cố định hàng tháng cho mỗi người dùng, khác nhau tùy theo gói và nhà cung cấp ($ 25 đến $ 45 mỗi tháng, mỗi người dùng, là điển hình cho các hệ thống dịch vụ đầy đủ). Phí đăng ký bao gồm một loạt các tính năng hữu ích, bao gồm hàng đợi cuộc gọi và bãi đậu xe, đường dây chung, khả năng liên lạc, chuyển tiếp cuộc gọi, khả năng cộng tác và gặp gỡ trực tuyến, fax Internet, v.v. Nó cũng bao gồm hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì hệ thống và các công việc khác liên quan đến cơ sở hạ tầng mà người dùng tổng đài tại chỗ thường phải mua và tự trả tiền.

Kết quả: một hóa đơn đơn giản, dễ hiểu mà không bị tính phí.

3. Tương thích hoàn toàn với thiết bị di động

Trong môi trường kinh doanh đang hoạt động, trong đó nhiều nhân viên (nếu không phải hầu hết) sử dụng thiết bị cá nhân để thực hiện công việc của công ty, một trong những điểm bán hàng lớn nhất của hệ thống tổng đài ảo là khả năng tương thích di động. Các hệ thống tổng đài ảo tốt nhất tích hợp liền mạch các thiết bị di động của nhân viên mà không yêu cầu họ thay đổi số điện thoại hoặc từ bỏ sử dụng cá nhân. Nhiều người có ứng dụng di động cho phép truy cập vào hầu hết hoặc tất cả các tính năng của PBX khi đang di chuyển. Một số tính năng nhắn tin văn bản nội bộ đặc biệt (SMS doanh nghiệp) và phân trang là tốt.

4. Nhà ở và hệ thống từ xa, dự phòng

Bảo mật vật lý là mối quan tâm chính đối với bất kỳ hệ thống phần cứng kinh doanh nào. Mặc dù rất yên tâm với những người sử dụng chúng, các hệ thống tổng đài tại chỗ thực sự khá dễ bị tổn thương. Một sự cố mất điện cục bộ, thảm họa tự nhiên, hỏa hoạn hoặc cướp có thể khiến toàn bộ tổng đài tại chỗ ngừng hoạt động trong một cú trượt ngã. Ngay cả khi những sự cố như vậy không gây ra thiệt hại lâu dài, họ vẫn tăng cường hoạt động kinh doanh và gieo rắc sự hỗn loạn.

Tổng đài ảo có nhiều lớp bảo mật vật lý, từ hệ thống điện chống cháy và dự phòng, đến kiểm soát truy cập sinh trắc học và giám sát trực quan 24/7. Các nhà cung cấp tổng đài dựa trên đám mây lớn hơn thường có nhiều trung tâm dữ liệu hỗ trợ lẫn nhau - trong trường hợp không thể rút tiền hoa hồng, dịch vụ vẫn tiếp tục mà không bị gián đoạn.

5. Bảo mật dữ liệu cấp doanh nghiệp

Bảo mật dữ liệu là một rủi ro kinh doanh lớn khác. Về biện pháp này, các hệ thống điện thoại dựa trên đám mây rõ ràng là vượt trội. Các hệ thống tại chỗ sẵn có chỉ tốt khi các đội CNTT hỗ trợ họ. Các công ty sử dụng các hệ thống tại cơ sở tốt hơn có các chuyên gia CNTT tài năng có khả năng xây dựng và duy trì hệ thống phòng thủ an ninh mạng đầy đủ. Các nhà cung cấp dựa trên đám mây tự xử lý bảo mật dữ liệu, sử dụng mã hóa tiên tiến để giữ dữ liệu và thông tin liên lạc của công ty nhạy cảm khỏi tay tin tặc và kẻ rình mò.

6. Dễ dàng, quản trị phi kỹ thuật

Không có phần cứng bí mật tại chỗ và phần mềm hỗ trợ phức tạp, các hệ thống điện thoại dựa trên đám mây sẽ dễ quản trị hơn nhiều so với các đối tác tại chỗ của chúng. Khắc phục sự cố, bản vá và nâng cấp đều được xử lý từ xa bởi nhân viên nhà cung cấp tổng đài ảo. Trên thực tế, hầu hết các hệ thống dựa trên đám mây hàng đầu đều khoe rằng nhân viên CNTT xếp hạng và không có kiến ​​thức hệ thống chuyên ngành - hoặc thậm chí nhân viên không chuyên về kỹ thuật, chẳng hạn như người quản lý văn phòng - có thể quản lý và duy trì tổng đài ảo của họ.

Đối với các công ty nhỏ hơn với sự hỗ trợ CNTT nội bộ hạn chế, việc quản trị dễ dàng này giúp loại bỏ nhu cầu thuê các chuyên gia tốn kém hoặc làm việc cho các nhà thầu không rõ chất lượng và chi phí. Và, đối với các công ty ở mọi quy mô, các tổng đài ảo thân thiện với quản trị viên sẽ giải phóng các tài nguyên CNTT có giá trị để có thể sử dụng tốt hơn ở nơi khác.

7. Tiếp cận tức thời, toàn cầu

Vì chúng tích hợp hoàn hảo với các mạng di động, các hệ thống điện thoại dựa trên đám mây cung cấp quyền truy cập tức thời cho các nhân viên từ xa và các nhà thầu độc lập, cho dù chúng nằm ở quận tiếp theo hoặc nửa vòng trái đất. Đây là một lợi ích rất lớn cho các công ty nhỏ hơn với lực lượng lao động phân tán, vì nó truyền đạt cho người ngoài ấn tượng về một lực lượng lao động nội bộ lớn, gắn kết - kế toán ngay từ khi bán hàng, v.v. Khách hàng, triển vọng, và các nhà cung cấp người gọi vào đường dây trụ sở chính công ty như vậy không bao giờ phải biết họ đang được chuyển giao cho hàng trăm ai đó hoặc hàng ngàn dặm.

8. Dễ dàng chuyển đổi vị trí văn phòng

Là doanh nghiệp của bạn mở rộng, thu hẹp quy mô, hoặc đơn giản là chuyển sang đào mới? Không có bất kỳ phần cứng dành riêng cho hệ thống nào để cài đặt, các hệ thống điện thoại dựa trên đám mây có tính di động cao. Và, vì chúng hoàn toàn tương thích với thiết bị di động, việc chuyển đổi diễn ra liền mạch - không bị gián đoạn dịch vụ hoặc khả năng truy cập khi chúng được bật ở vị trí mới, vì người dùng có thể tiếp tục liên lạc trên thiết bị di động của mình.

Ngược lại, việc thay đổi tổng đài tại chỗ chắc chắn gây ra một số thời gian chết. Tùy thuộc vào thời điểm ngừng hoạt động đó, nó có thể có tác động kinh doanh bất lợi.

Nhược điểm

1. Tiềm năng cho chi phí liên tục cao hơn sau khi bật lên ban đầu

Một trong những lập luận mạnh mẽ nhất ủng hộ các hệ thống tổng đài tại chỗ là tiềm năng của chúng để giảm chi phí liên lạc liên tục. Tùy thuộc vào kích thước, cách sử dụng, thiết bị và các yếu tố khác, tổ chức có thể trả ít hơn để mua và duy trì hệ thống tổng đài riêng của họ trong thời gian dài, liên quan đến chi phí thuê bao tổng đài ảo đang diễn ra.

Tuy nhiên, đây chỉ có thể là trường hợp đối với các tổ chức không mong muốn sớm chuyển văn phòng của họ, vì chi phí liên quan đến việc cài đặt hệ thống tổng đài cố định trong văn phòng mới có thể là đáng kể. Các doanh nghiệp mong muốn nhu cầu liên lạc của họ thay đổi đáng kể theo thời gian cũng nên suy nghĩ kỹ về việc đầu tư vào hệ thống tổng đài tại chỗ, vì chi phí (nhân công và thiết bị) liên quan đến việc thêm phần cứng mở rộng có thể nhanh chóng leo thang.

2. Có thể phụ thuộc vào cường độ tín hiệu Internet

Một số hệ thống dựa trên đám mây chỉ dựa vào kết nối Internet cục bộ (đường truyền) và không dây. Do đó, chất lượng cuộc gọi phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng kết nối.

Khi kết nối kém hoặc không rõ ràng, có thể khó hoặc không thể thực hiện cuộc trò chuyện bằng giọng nói, hãy để một mình cuộc họp video hoặc chuyển một lượng lớn dữ liệu qua Internet (gửi giấy không cần fax). Và, nếu kết nối bị mất hoàn toàn, các trạm điện thoại không được kết nối với mạng di động (ví dụ: điện thoại cố định trên máy tính để bàn) sẽ tạm thời không hoạt động. Đây không phải là mối quan tâm đối với các công ty thực hiện hầu hết các giao tiếp của họ trên thiết bị di động, nhưng vẫn đáng để ghi nhớ.

3. Phí sử dụng có thể gây ngạc nhiên

Mặc dù một số hệ thống dựa trên đám mây cung cấp các gói gọi không giới hạn, các hệ thống khác tính cước phí cố định cho một số phút đã đặt (giả sử, 1.000 phút mỗi người dùng, mỗi tháng) và lập hóa đơn cho phần còn lại với mức giá cố định hoặc thay đổi mỗi phút. Các gói gọi điện có giới hạn phổ biến hơn ở các mức giá thấp hơn, vì vậy các công ty lựa chọn các gói có vẻ thân thiện với ngân sách là những sản phẩm dễ bị sốc nhất sau khi nhận được hóa đơn đầu tiên.

Phí sử dụng cũng là vấn đề đối với các công ty toàn cầu có nhiều khách hàng hoặc thành viên nhóm ở nước ngoài - ví dụ: các doanh nghiệp kết hợp các nhóm tài khoản, bán hàng và điều hành tại Hoa Kỳ với các nhóm phát triển hoặc sản xuất phụ trợ dựa trên thị trường lao động rẻ hơn. Tối thiểu, những người ra quyết định cần cẩn thận loại bỏ ngân sách liên lạc và tỷ lệ sử dụng dự kiến ​​để xác định xem gói cước ảo không giới hạn có hợp lý hay không và chọn nhà cung cấp của họ phù hợp.

4. Tiềm năng cho giai đoạn khóa nhà cung cấp

Một số nhà cung cấp hệ thống điện thoại dựa trên đám mây yêu cầu thời gian khóa đối với khách hàng mới, tương tự như hợp đồng điện thoại di động. Những người khác chỉ đơn giản cung cấp giảm giá cho thanh toán hàng loạt dài hạn - ví dụ, giảm giá 20% cho các đăng ký trả trước một năm. Trong cả hai trường hợp, có một nghĩa vụ hoặc khuyến khích rõ ràng là vẫn trung thành. Điều này làm tăng nguy cơ của khách hàng bị mắc kẹt với dịch vụ phụ.

Điều đó nói rằng, việc thay đổi nhà cung cấp hệ thống điện thoại trên nền tảng đám mây sẽ dễ dàng hơn nhiều sau khi hết thời gian đăng ký khóa hoặc trả trước hết hạn so với chuyển đổi nhà cung cấp tại chỗ, yêu cầu xóa hàng ngàn đô la thiết bị, chờ phần cứng mới đến và đào tạo lại nhân viên xung quanh một kiến ​​trúc truyền thông mới.

Cách chuyển đổi sang hệ thống điện thoại dựa trên đám mây

Chuyển sang một hệ thống điện thoại dựa trên đám mây không phải là một đề xuất khó khăn. Nếu bạn đã từng cài đặt (hoặc có liên quan đến việc cài đặt) một tổng đài tại chỗ, bạn sẽ ngạc nhiên về việc một tổng đài ảo được bôi dầu tốt sẽ hoạt động như thế nào.

Điều đó nói rằng, có rất nhiều tổng đài ảo cạnh tranh ngoài kia. Vì doanh nghiệp của bạn không thể phát triển mạnh nếu không có hệ thống liên lạc linh hoạt, mạnh mẽ, điều quan trọng là phải đánh giá giá trị tương đối của càng nhiều tùy chọn càng tốt và xác định nhà cung cấp nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Lọc lựa chọn của bạn thông qua những câu hỏi và cân nhắc này, cùng với bất kỳ câu hỏi nào khác có thể áp dụng hẹp hơn cho tình huống kinh doanh cụ thể của bạn:

• Số lượng người dùng. Bạn muốn có bao nhiêu nhân viên hoặc người dùng trên hệ thống của mình? Bạn có dự đoán tăng trưởng người dùng gần? Các công ty có kế hoạch tăng trưởng nên tìm đến các nhà cung cấp đám mây giảm giá cho mỗi người dùng lớn hơn.
• Gọi điện thoại miễn phí. Doanh nghiệp của bạn có số điện thoại miễn phí ở Hoa Kỳ hoặc quốc tế không? Bạn có cần nhiều hơn một? Nó được sử dụng bao nhiêu? Các công ty cần số điện thoại miễn phí nên tìm đến các nhà cung cấp có phụ cấp cuộc gọi miễn phí và mức cước phí mỗi phút thấp cho thời gian gọi vượt quá ngưỡng của chương trình.
• Tổ hợp quản lý cuộc gọi. Làm thế nào phức tạp là nhu cầu quản lý cuộc gọi của bạn? Chẳng hạn, bạn có nhiều nhóm gọi, được chia theo bộ phận hoặc một số sơ đồ phân loại khác không? Bạn có cần phải đỗ hoặc gọi màn hình? Bạn có cần truy cập dễ dàng để ghi nhật ký cuộc gọi? Bạn có yêu cầu chia sẻ dòng, phân trang hoặc khả năng liên lạc không? Hãy chắc chắn xem xét kỹ khả năng quản lý cuộc gọi của từng nhà cung cấp ứng viên và đảm bảo rằng chúng khả dụng với gói bạn đã chọn.
• Nhu cầu hội nghị, hội họp và hợp tác. Hợp tác từ xa là một thực tế của cuộc sống kinh doanh thế kỷ 21. Tìm kiếm các nhà cung cấp tổng đài ảo cung cấp các bộ cộng tác đầy đủ, tốt nhất là trong các gói hào phóng hoặc không giới hạn: SMS doanh nghiệp, Internet fax, hội nghị video trên thiết bị di động và máy tính để bàn, chia sẻ màn hình trên thiết bị di động và máy tính để bàn để trình bày và tương tự.
• yêu cầu phần cứng. Là nhu cầu phần cứng máy tính để bàn của bạn cố định? Các công ty có nhu cầu điện thoại để bàn linh hoạt hoặc thay đổi nên xem xét các thỏa thuận cho thuê điện thoại được cung cấp bởi một số nhà cung cấp tổng đài ảo. Thông thường có một chi phí gia tăng (không bao gồm trong giá thuê bao) liên quan đến dịch vụ này, nhưng có thể dễ dàng hơn - và, trong thời gian ngắn, rẻ hơn nhiều - so với mua điện thoại thực tế.
• Tích hợp phần mềm. Doanh nghiệp của bạn có dựa vào các dịch vụ phần mềm dựa trên đám mây khác, như Box, Dropbox, Salesforce.com hoặc Zendesk không? Tìm kiếm các hệ thống điện thoại dựa trên đám mây tích hợp với các sản phẩm này để tăng cường các tính năng của tổng đài điện toán đám mây cụ thể, chẳng hạn như Internet fax và các công cụ cộng tác.

Như đã lưu ý, có rất nhiều nhà cung cấp tổng đài ảo để lựa chọn. Không phải tất cả được tạo ra bằng nhau.

RingCentral, một trong những nhà khai thác dựa trên đám mây nổi bật và được đánh giá cao ở Hoa Kỳ ngày nay, giải quyết những cân nhắc này, và sau đó là một số. Giống như các hệ thống dựa trên đám mây khác, RingCentral là một giải pháp chìa khóa trao tay không yêu cầu phần cứng cồng kềnh hoặc chuyên môn kỹ thuật tại chỗ. Thật dễ dàng để thực hiện và quản lý và nó mang lại rất nhiều lợi ích mà nhiều đối thủ cạnh tranh không thể sánh được.

Các quy trình và lợi ích được mô tả dưới đây là dành riêng cho RingCentral, nhưng cũng gần như tương đương với các nhà cung cấp tổng đài ảo cao cấp khác. Nếu bạn quyết định rằng một tùy chọn khác tốt hơn cho nhu cầu của công ty bạn, bạn vẫn có thể sử dụng các tùy chọn sau đây làm hướng dẫn sơ bộ.

Thực hiện

Để bắt đầu với RingCentral, bạn chỉ cần cài đặt ứng dụng di động của mình trên mọi điện thoại thông minh bạn dự định mang theo hệ thống. Sau đó, cắm điện thoại bàn và máy tính để bàn có hỗ trợ IP vào kết nối Internet văn phòng của bạn.

Trong suốt quá trình, bạn được kết hợp với một chuyên gia triển khai RingCentral, người sẽ hướng dẫn bạn thông qua số lượng người dùng dự kiến, yêu cầu phần cứng, yêu cầu đường truyền (cục bộ, miễn phí, vanity), chuyển số hiện có và các cân nhắc quan trọng khác. Chuyên gia của bạn có thể giúp bạn với những điều cơ bản của hệ thống hoặc bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn trực tuyến thân thiện với người dùng để tìm hiểu các sợi dây - bao gồm cách thêm người dùng mới, điện thoại và nhóm điện thoại (bộ phận).

Sự quản lý

Quản trị viên của bạn - chính bạn, nhân viên CNTT hoặc bất kỳ ai khác mà bạn tin tưởng để giám sát hệ thống - có thể quản lý toàn bộ hệ thống, trên tất cả các thiết bị và địa điểm văn phòng, trực tiếp từ máy tính để bàn hoặc ứng dụng di động RingCentral. Hầu hết (nếu không phải tất cả) các hoạt động quản lý đều đủ đơn giản để được xử lý bên ngoài khung bán vé CNTT của công ty bạn, do đó, hoạt động kinh doanh hàng ngày của điện thoại công ty bạn không can thiệp - hoặc thậm chí giao nhau, trong hầu hết các trường hợp - với hoạt động CNTT của bạn. Ngoài ra, nhiều tác vụ quản lý và thay đổi dành riêng cho thiết bị và người dùng có thể được xử lý ở cấp độ người dùng, có hoặc không có kiến ​​thức hoặc sự cho phép của quản trị viên.

Lợi ích đáng chú ý của RingCentral

1. Gọi trong nước không giới hạn với tất cả các gói
Tất cả các gói của RingCentral đều đi kèm với các cuộc gọi trong nước không giới hạn (Hoa Kỳ và Canada), vì vậy bạn không phải lo lắng về việc thanh toán các hóa đơn không đáng có trong các cuộc gọi kinh doanh trong nước thông thường. Giá cước mỗi phút cho các cuộc gọi quốc tế khác nhau tùy theo quốc gia, loại cuộc gọi (điện thoại cố định hoặc di động) và mã vùng hoặc thành phố địa phương, nhưng bắt đầu ở mức dưới 0,04 đô la.

2. Tùy chọn thuê điện thoại
RingCentral có tùy chọn cho thuê điện thoại cho các doanh nghiệp có nhu cầu điện thoại cố định thay đổi. Đây là một lợi ích tốt cho các doanh nghiệp thời vụ thuê nhân viên bán hàng mới hoặc liên hệ với khách hàng trong vài tuần hoặc vài tháng trong năm - và một cách khác để trả trước hàng trăm hoặc hàng ngàn đô la cho hàng chục điện thoại, chỉ để giữ chúng trong kho trong nhiều tháng.

3. Quản lý cuộc gọi liền mạch, chuẩn hóa và quản trị hệ thống điện thoại trên tất cả các thiết bị
Các khả năng quản lý cuộc gọi của RingCentral bao gồm các quy tắc trả lời có thể tùy chỉnh, chuyển tiếp cuộc gọi, sàng lọc cuộc gọi, nhật ký cuộc gọi được ghi lại, sự hiện diện, liên lạc và phân trang, hội nghị, v.v. Hơn nữa, chúng được bao gồm trong tất cả các kế hoạch miễn phí, có nghĩa là các doanh nghiệp nhỏ hoạt động với ngân sách eo hẹp có được khả năng quản lý cuộc gọi giống như các ông lớn.

4. Khả năng hợp tác và hội nghị mạnh mẽ
Ngoài các tính năng cộng tác trường học cũ như gọi hội nghị, RingCentral còn có các công cụ cộng tác ấn tượng: Glip, một công cụ năng suất với khả năng trò chuyện thời gian thực; máy tính để bàn và hội nghị di động đa điểm; và các công cụ họp di động, bao gồm chia sẻ màn hình và các tính năng hữu ích khác. Trên thực tế, RingCentral lập luận một cách hợp lý rằng các công cụ cộng tác và hội nghị của nó, cộng với tích hợp mạnh mẽ với phần mềm lưu trữ và chia sẻ tệp trên đám mây, loại bỏ nhu cầu về hệ thống giao tiếp độc lập hoặc hệ thống họp ảo.

Đối với các doanh nghiệp thiếu tiền mặt muốn thanh toán cho càng ít dịch vụ đám mây càng tốt, đây là một giá trị gia tăng lớn. Nhiều nhà cung cấp tổng đài ảo đồng nghiệp không cung cấp cùng một mức dịch vụ hợp tác.

5. Hỗ trợ & triển khai tại Hoa Kỳ
Nhân viên hỗ trợ của RingCentral có trụ sở tại Hoa Kỳ, có nghĩa là công ty hiểu cách thức kinh doanh tại Hoa Kỳ, đáp ứng nhu cầu của bạn và có những người giỏi nhất trong công việc khi bạn làm việc.

6. Tích hợp mạnh mẽ
RingCentral tích hợp với gần một chục nền tảng SaaS, từ bộ lưu trữ tệp an toàn đến nền tảng quản lý quy trình kinh doanh:

• Cái hộp
• Dropbox
• Bàn
• Google
• Office 365, Outlook và Skype for Business
• Oracle
• Zendesk
• Salesforce.com
• Dịch vụ

Với những tích hợp này, RingCentral không chỉ là một hệ thống xử lý cuộc gọi - đó là một công cụ năng suất kinh doanh có giá trị.

7. Gói đa dạng tính năng với chi phí cạnh tranh
RingCentral không phải là hệ thống điện thoại dựa trên đám mây rẻ nhất xung quanh. Một số đối thủ cạnh tranh kém khả năng hơn có thể tính phí ít hơn vì họ cung cấp ít hơn: tích hợp ít hơn, phụ cấp thời gian gọi ít hào phóng hơn và hỗ trợ hạn chế.

Nhưng, với khả năng ấn tượng của mình, RingCentral chắc chắn cạnh tranh về chi phí. Gói tiêu chuẩn cơ bản bắt đầu ở mức 24,99 đô la mỗi tháng, cho mỗi người dùng, sau 30 ngày dùng thử miễn phí. Gói Premium, có số phút gọi miễn phí hào phóng và các khoản phụ cấp hợp tác, cộng với một loạt các tính năng (bao gồm một số tích hợp nhất định) không có sẵn với Standard, là 34,99 đô la mỗi tháng cho mỗi người dùng. Và Kế hoạch doanh nghiệp hào phóng, được thực hiện cho các doanh nghiệp lớn hơn, có giá 44,99 đô la mỗi tháng, cho mỗi người dùng.

Các mức giá này phù hợp với, hoặc thậm chí thấp hơn so với các nhà cung cấp tổng đài ảo đầy đủ dịch vụ. Nhưng, một lần nữa, mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Trước khi bạn khởi động với RingCentral hoặc bất kỳ hệ thống điện thoại dựa trên đám mây nào khác, hãy đảm bảo rằng các dịch vụ và giá cả của họ phù hợp với nhu cầu của bạn.

Từ cuối cùng

Một người bạn làm việc trong lĩnh vực CNTT gần đây đã nhận xét với tôi rằng, trong một tương lai không xa, chúng ta sẽ nhìn lại và hỏi, Làm sao mọi người có thể đi qua mà không có điện thoại thông minh gắn trên cơ thể họ? Tôi đang diễn giải, nhưng vấn đề đã rõ ràng: Công nghệ truyền thông đang thay đổi nhanh chóng và đôi khi không thể đoán trước được. Tại sao làm chúng ta phải rút điện thoại ra khỏi túi và mở khóa màn hình của chúng để thực hiện cuộc gọi hoặc kết nối Internet, khi việc vuốt cổ tay, xoay ngón tay hay ngoáy mắt sẽ dễ dàng hơn nhiều? Cuối cùng, tất cả chúng ta có thể đi bộ xung quanh với các thiết bị liên lạc an toàn sinh học được nhúng trong đầu hoặc tay chân của chúng ta - bởi vì tại sao không?

Trong tương lai gần, một động lực tương tự (nếu ít kịch tính hơn) sẽ diễn ra trong giao tiếp kinh doanh. Các hệ thống điện thoại dựa trên đám mây chưa có cổ phần cho các doanh nghiệp nhỏ, vừa hoặc thậm chí ở quy mô doanh nghiệp. Nhưng, khi thời gian trôi qua và trường hợp các giải pháp viễn thông kinh doanh nhanh nhẹn càng trở nên mạnh mẽ hơn, các công ty tiếp tục bám vào các hệ thống cũ sẽ ngày càng bị coi là tò mò.

Điểm mấu chốt: Trừ khi bạn có tài nguyên và kỷ luật cá nhân để thực sự sống ngoài lưới, thật khó để chống lại (hoặc thậm chí tạo ra một trường hợp chung chống lại) công nghệ vượt trội giúp nâng cao hiệu quả và năng suất. Chắc chắn không phải khi bạn có trách nhiệm làm đúng bởi nhân viên, khách hàng và cổ đông của bạn.

Bạn có sử dụng hệ thống điện thoại dựa trên đám mây cho doanh nghiệp của mình không? Nếu không, bạn đang xem xét một chuyển đổi bất cứ lúc nào sớm?