5 khoản khấu trừ thuế cho người làm việc tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ

Các khoản chi phí được khấu trừ được xác định trong Ấn phẩm 535 của IRS, Chi phí kinh doanh, vì các chi phí đó là bình thường và cần thiết. Trong bối cảnh này, thông thường, có nghĩa là một chi phí chung và được chấp nhận cho ngành công nghiệp của bạn. Ví dụ, một người sửa chữa máy tính di động có thể mua một máy hiện sóng một cách hợp pháp, nhưng một kế toán viên thường không làm như vậy. Mặt khác, cần thiết, có nghĩa là chi phí dành cho việc gì đó hữu ích và phù hợp với doanh nghiệp. Điều đó không có nghĩa là nó không thể thiếu.

Nhiều chi phí - như vật tư văn phòng, sổ sách kế toán, bảng lương, giấy in và mực, chi phí gửi thư, quảng cáo, bảo hiểm và số dặm - là phổ biến đối với hầu hết các doanh nghiệp. Mặc dù việc theo dõi các chi phí này có vẻ tẻ nhạt hoặc cồng kềnh, nhưng làm như vậy sẽ được đền đáp bằng cách giảm thuế cắn của bạn.

Dưới đây là năm khoản khấu trừ có thể mang lại lợi ích cho những người sở hữu doanh nghiệp nhỏ hoặc tự làm chủ.

Các khoản khấu trừ thuế cho người làm việc tự do & chủ doanh nghiệp

1. Quảng cáo

Hầu hết các hình thức chi phí quảng cáo đều được khấu trừ, bao gồm tờ rơi, bưu phẩm, quảng cáo in và danh thiếp. Ngoài ra, phí bàn hoặc chi phí kinh doanh nhỏ khác phát sinh cho việc quảng bá doanh nghiệp của bạn cũng có thể được khấu trừ như chi phí quảng cáo. Các khoản phí mà bạn trả cho Yelp hoặc Google, ví dụ: cho quảng cáo được liên kết với sự hiện diện trực tuyến của bạn cũng được khấu trừ.

2. Chi phí trang web

Nếu bạn có một trang web kinh doanh, chi phí liên quan đến việc tạo và duy trì nó cũng được khấu trừ chi phí kinh doanh. Chi phí như vậy có thể bao gồm phí lưu trữ, tên miền, thiết kế trang web, phần mềm hoặc phí cấp phép cho hình ảnh được sử dụng. Miễn là những thứ này được sử dụng riêng cho doanh nghiệp, chúng được khấu trừ hoàn toàn.

Mặc dù được liệt kê thường xuyên trong các Chi phí khác, nhưng phần sử dụng kinh doanh của phí truy cập Internet và tiền thuê bộ định tuyến cũng được khấu trừ (xem Biểu C, dòng 27a và Phần V trên trang 2).

3. Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần nhà hoặc tài sản của bạn để sử dụng kinh doanh và bạn sử dụng nó riêng và thường xuyên cho kinh doanh, bạn có thể được khấu trừ cho các chi phí liên quan đến văn phòng tại nhà của bạn. Hai yêu cầu là:

• Đây là nơi kinh doanh chính của bạn
• Bạn sử dụng nó thường xuyên và dành riêng cho kinh doanh

Có hai phương pháp để tính toán khấu trừ: Phương pháp đơn giản hóa và Phương pháp thông thường.

Phương pháp đơn giản hóa

Với Phương pháp đơn giản hóa, được chỉ định trong Quy trình doanh thu 2013-13, bạn nhân số diện tích vuông của văn phòng hoặc khu vực kinh doanh (không quá 300 m2) với 5 đô la mỗi feet vuông để xác định số tiền khấu trừ. Khấu trừ là nhỏ hơn của lợi nhuận ròng kinh doanh và khấu trừ văn phòng tính toán.

Ví dụ: nếu khu vực văn phòng của bạn là 200 dặm vuông, khoản khấu trừ tiềm năng là 200 x $ 5 = $ 1.000. Tuy nhiên, nếu lợi nhuận ròng của bạn là 800 đô la, thì khoản khấu trừ được giới hạn ở mức 800 đô la. 200 đô la chưa sử dụng không thể được chuyển sang năm tính thuế tiếp theo. Xem Tùy chọn đơn giản cho Khấu trừ văn phòng tại nhà để biết thêm chi tiết.

Lợi ích của Phương pháp đơn giản hóa là:

• Lưu giữ hồ sơ tối thiểu, chỉ là các cảnh quay vuông của khu vực sử dụng kinh doanh
• Các chi phí gia đình khác, chẳng hạn như lãi suất thế chấp và thuế tài sản được khấu trừ toàn bộ trong Biểu A (Các khoản khấu trừ từng khoản)
• Khấu hao không được phép, vì vậy nó không phải được lấy lại khi tài sản được bán

Phương pháp thông thường

Phương pháp thông thường phức tạp hơn để tính toán nhưng có thể dẫn đến khoản khấu trừ lớn hơn. Có một số bước để tính khấu trừ văn phòng tại nhà:

1. Đầu tiên, đo diện tích sử dụng kinh doanh và chia nó cho tổng diện tích vuông của ngôi nhà. Nhân số thập phân kết quả với 100 cho bạn tỷ lệ phần trăm sử dụng kinh doanh. Ví dụ: nếu văn phòng là 200 dặm vuông và nhà là 1.600 mét vuông, tỷ lệ phần trăm là 200 / 1.600 x 100 = 12,5%.
2. Tiếp theo, xác định bất kỳ chi phí trực tiếp. Đây là những chi phí chỉ áp dụng cho văn phòng, chẳng hạn như chi phí sơn văn phòng. Có thể không có bất kỳ chi phí trực tiếp.
3. Thứ ba, xác định các chi phí hàng năm cho ngôi nhà. Nếu bạn sở hữu nhà của bạn, điều này có thể bao gồm lãi thế chấp, thuế tài sản, tiện ích, bảo hiểm, sửa chữa và bảo trì và khấu hao. Nếu bạn thuê, đây có thể là tiền thuê nhà, tiện ích và bảo hiểm chẳng hạn. Các chi phí không liên quan, chẳng hạn như chăm sóc cỏ hoặc sơn phòng không phải là văn phòng, không phải là chi phí gián tiếp và không được khấu trừ.
4. Kết hợp chi phí trực tiếp và gián tiếp trong năm.
5. Chia tổng chi phí cho tổng diện tích hình vuông và nhân với diện tích hình vuông văn phòng. Giả sử tổng chi phí là 16.000 đô la. Sau đó, khoản khấu trừ là 16.000 đô la / 1.600 dặm vuông x 200 mét vuông = 2.000 đô la.

Những nhược điểm của Phương pháp thông thường là:

• Việc tính toán phức tạp hơn và nó yêu cầu nộp một biểu mẫu bổ sung, Mẫu 8829.
• Lưu giữ hồ sơ cần phải được chi tiết và kỹ lưỡng, bao gồm khấu hao theo dõi.
• Bạn phải lấy lại khấu hao khi bán nhà, ngay cả khi bạn không bao gồm khấu hao trong tính toán khấu trừ của bạn - yêu cầu là phải lấy lại khấu hao mà cho phép hoặc cho phép. Xem Ấn phẩm 587, Sử dụng Kinh doanh Nhà của bạn, dưới tiêu đề Khấu hao.

Việc tính toán và ghi lại Phương pháp thông thường sẽ khó khăn hơn, nhưng, như bạn có thể thấy từ ví dụ, nó đã dẫn đến một khoản khấu trừ lớn hơn Phương pháp đơn giản hóa. Phương pháp thông thường yêu cầu nộp Mẫu 8829 với tờ khai của bạn. Hướng dẫn cho Biểu mẫu 8829 có thêm chi tiết có thể hữu ích.

Một giới hạn tương tự đối với khấu trừ Office-in-Home áp dụng cho Phương pháp thông thường cũng như Phương pháp đơn giản hóa. Cụ thể, lợi nhuận ròng của bạn phải lớn hơn hoặc bằng khoản khấu trừ được tính toán cho Office-in-Home. Tuy nhiên, với Phương pháp thông thường, có một nguyên tắc đặt hàng xác định cách áp dụng các khoản khấu trừ kinh doanh. Đơn đặt hàng này được nêu rõ trong Ấn phẩm 587, Sử dụng kinh doanh tại nhà của bạn, nhưng lưu ý rằng khấu hao được áp dụng sau cùng.

Một điều cuối cùng: Nếu bạn chia thành các khoản khấu trừ, các chi phí được khấu trừ, chẳng hạn như lãi suất thế chấp và thuế tài sản, không được phân bổ cho tỷ lệ sử dụng kinh doanh sẽ được khấu trừ trong Biểu A như các khoản khấu trừ được ghi thành từng khoản. Trong ví dụ của chúng tôi, trong đó tỷ lệ sử dụng kinh doanh là 12,5%, chẳng hạn, 87,5% thuế lãi và tài sản thế chấp khác sẽ được khấu trừ trong Biểu A. Xem thêm Khấu trừ thuế của Văn phòng tại nhà IRS - Quy tắc và Máy tính.

4. Du lịch kinh doanh

Nếu bạn đi ra khỏi thành phố cho mục đích kinh doanh, một số hoặc tất cả các chi phí có thể được khấu trừ như một chi phí kinh doanh. Chi phí máy bay, xe lửa, xe buýt hoặc thuê xe cho chuyến đi được khấu trừ. Nhà nghỉ cũng được khấu trừ. Các bữa ăn cho doanh nghiệp được khấu trừ 50%.

Các chi phí khác cho phí hành lý, giá vé taxi, giặt khô và giặt ủi, các cuộc gọi kinh doanh, phí viết tốc ký công cộng, và tiền thuê máy tính hoặc phí truy cập Internet cũng được khấu trừ. Vì vậy, các mẹo được trả cùng với bất kỳ mục nào được ghi chú. Nếu bạn tự lái ô tô, thay vì đi phương tiện giao thông công cộng, bạn có thể khấu trừ số dặm kinh doanh liên quan ở mức 0,58 đô la mỗi dặm cho năm 2019. Bạn cũng có thể khấu trừ phí đỗ xe và phí cầu đường. Thông tin chi tiết có thể được tìm thấy trong Chủ đề thuế 511 - Chi phí đi công tác.

Nếu bạn sử dụng xe của bạn cho mục đích kinh doanh, bạn có thể lựa chọn trừ chi phí thực tế hoặc tỷ lệ số dặm chuẩn cho dặm doanh nghiệp của bạn. Bao gồm trong chi phí thực tế là chi phí cho xăng, dầu, sửa chữa, lốp xe, bảo hiểm, phí đăng ký, giấy phép và khấu hao (hoặc thanh toán tiền thuê). Tổng số các chi phí này trong năm được chia theo tỷ lệ sử dụng kinh doanh.

Ví dụ, của 20.000 dặm bạn lái xe trong một năm, nếu 4.000 dặm là cho doanh nghiệp, thì việc sử dụng kinh doanh là 4.000 / 20.000 x 100 = 20%. Vì vậy, nếu chi phí thực tế của bạn là 6.000 đô la, khoản khấu trừ sẽ là 6.000 đô la x 0,20 = 1.200 đô la. Tỷ lệ số dặm chuẩn cho những 4.000 dặm kinh doanh sẽ là 4.000 x 0,58 = $ 2.320. Vì vậy, tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn tạo ra một khoản khấu trừ khá hào phóng. Ngay cả khi bạn sử dụng tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn, bạn vẫn có thể khấu trừ phí cầu đường và phí đỗ xe liên quan.

Bạn cần duy trì một bản ghi về số dặm của bạn cho IRS để cho phép khấu trừ số dặm của bạn. Mặc dù điều này có vẻ tẻ nhạt, nhưng có nhiều ứng dụng có sẵn cho điện thoại thông minh của bạn có thể giúp hợp lý hóa chức năng này. Hãy nhớ rằng, bạn phải giữ biên lai và hồ sơ số dặm để khấu trừ chi phí thực tế..

Hãy nhận biết, bạn không thể khấu trừ dặm đi lại như dặm kinh doanh. Nếu bạn có một công việc thường xuyên, và một doanh nghiệp ở bên cạnh, dặm bạn lái xe đến và đi từ nơi thường xuyên làm việc của bạn đang đi lại dặm và không được khấu trừ.

5. Khấu trừ bảo hiểm y tế tự làm chủ (SEHI)

Các cá nhân tự làm thường xuyên phải mua bảo hiểm y tế của riêng họ. Bên cạnh các lợi ích sức khỏe, bạn cũng có thể đủ điều kiện để khấu trừ vào tờ khai thuế cá nhân của bạn.

Nếu bạn nộp Bản khai C với tư cách là chủ sở hữu duy nhất, nhà thầu độc lập, freelancer, hoặc một thành viên LLC, doanh nghiệp của bạn cho thấy lợi nhuận và bạn không có bảo hiểm y tế nào khác, bạn có thể tự khấu trừ phí bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm nha khoa cho mình, vợ / chồng của bạn và những người phụ thuộc của bạn dưới 27 tuổi vào cuối năm tính thuế. Bạn cũng có thể khấu trừ phí bảo hiểm chăm sóc dài hạn.

Khấu trừ SEHI không được thực hiện trong Biểu C. Nó được lấy trong Biểu 1 được đính kèm với Mẫu 1040 của bạn, trên dòng 16.

Số tiền khấu trừ là nhỏ hơn của phí bảo hiểm và lợi nhuận ròng của doanh nghiệp. Lưu ý rằng phí bảo hiểm Medicare có thể được sử dụng cho khoản khấu trừ bảo hiểm này. Bảo hiểm có thể đứng tên bạn hoặc nhân danh doanh nghiệp. Nếu lợi nhuận kinh doanh của bạn giới hạn số tiền khấu trừ SEHI, bạn có thể khấu trừ số dư dưới dạng khoản khấu trừ y tế theo Biểu A (Các khoản khấu trừ từng khoản).

Để tóm tắt: Bạn có thể thực hiện khấu trừ SEHI nếu đáp ứng các điều kiện sau:

1. Doanh nghiệp của bạn cho thấy lợi nhuận ròng
2. Bạn không có bảo hiểm y tế nào khác
3. Bạn trả tiền bảo hiểm y tế mua bằng tên của bạn hoặc tên doanh nghiệp
4. Khoản khấu trừ của bạn nhỏ hơn phí bảo hiểm được trả và lợi nhuận ròng của doanh nghiệp bạn

Phí bảo hiểm cho bảo hiểm chăm sóc dài hạn đủ điều kiện có thể được bao gồm trong việc tính toán khoản khấu trừ, nhưng được giới hạn cho năm 2019 theo độ tuổi của người được bảo hiểm, như sau:

• Tuổi từ 40 trở lên: $ 420
• Tuổi từ 41 đến 50: $ 790
• Tuổi 51 đến 60: $ 1,580
• Tuổi 61 đến 70: 4.220 đô la
• Tuổi 71 trở lên: 5.270 đô la

Với các phí bảo hiểm chăm sóc dài hạn được phép này, kết hợp với phí bảo hiểm y tế thông thường, khoản khấu trừ là lợi nhuận kinh doanh ròng nhỏ hơn hoặc tổng phí bảo hiểm.

Lời khuyên về thuế cho người tự làm chủ

Là một người tự làm chủ, cho dù bạn nghĩ mình là một người làm việc tự do, nhà thầu độc lập hay chủ sở hữu duy nhất, có một vài cách tốt nhất sẽ giúp bạn ổn định trong trường hợp kiểm toán IRS.

1. Giữ tất cả hồ sơ của bạn

Nếu lợi nhuận của bạn đặt cờ đỏ và điều đó dẫn đến việc kiểm toán, bạn sẽ cần xác minh và chứng minh chi phí kinh doanh của mình. Nếu bạn đang được kiểm toán trong những năm trước, có thể khó nhớ tất cả các chi tiết của tất cả các giao dịch của bạn. Điều quan trọng là bạn giữ hồ sơ tốt và có cách tổ chức để lưu trữ biên lai của bạn.

Nếu nhớ theo dõi chi phí của bạn là một vấn đề, hãy thử sử dụng Thuế thủ môn. Dịch vụ này liên kết với tài khoản ngân hàng của bạn và theo dõi các giao dịch mua của bạn để có thể xóa sổ. Sau đó, khi thời gian thuế đến, họ sẽ xử lý việc nộp thuế cho bạn.

2. Thiết lập tài khoản riêng cho doanh nghiệp và cá nhân

Tối thiểu, bạn nên tách riêng các giao dịch cá nhân và công việc. Có một tài khoản ngân hàng kinh doanh và thẻ tín dụng là phải. Nếu bạn kinh doanh trực tuyến, việc có tài khoản PayPal cho doanh nghiệp cũng rất quan trọng. Nếu không có tài khoản riêng biệt, trên thực tế, IRS có thể không rõ ràng về việc bạn có một doanh nghiệp.

Để theo dõi tiền nào thuộc về bạn so với doanh nghiệp, hãy viết cho mình một tấm séc để nhận tiền vào tài khoản cá nhân của bạn (nếu công ty tạo ra lợi nhuận).

3. Nhận Hộp thư Bưu điện để sử dụng cho doanh nghiệp

Bạn có thể giữ riêng doanh nghiệp và thư cá nhân bằng cách thuê một hộp thư bưu chính cho doanh nghiệp. USPS cho biết họ tăng quyền riêng tư, bảo mật và khả năng tiếp cận. Một hộp thư bưu điện nhỏ có thể sẽ chạy trong khoảng từ 50 đến 60 đô la trong sáu tháng. Lệ phí là một khoản chi phí kinh doanh được khấu trừ.

4. Đừng quá nhiệt tình với các khoản khấu trừ

Mặc dù một doanh nghiệp có thể kết thúc một cách hợp pháp với một khoản lỗ trong năm, nhưng hãy cẩn thận rằng điều đó không xảy ra quá thường xuyên. IRS coi một doanh nghiệp sẽ tham gia vì lợi nhuận nếu nó cho thấy lợi nhuận trong ba trong năm năm qua. Nếu nó không được tham gia vì lợi nhuận, thì nó sẽ được coi là một sở thích và chi phí chỉ có thể được khấu trừ lên đến mức thu nhập. Một sở thích mất mát không thể bù đắp thu nhập khác. Thông tin chi tiết có thể được tìm thấy trong Ấn phẩm 535 của IRS, Chi phí kinh doanh.

Từ cuối cùng

Không có lý do thuyết phục để trả nhiều thuế hơn mức cần thiết, vì vậy hãy khấu trừ tất cả các chi phí kinh doanh đủ điều kiện của bạn. Nhưng hãy chắc chắn để duy trì hồ sơ kỹ lưỡng và chính xác của những chi phí. Bạn không muốn thiếu tài liệu phù hợp trong quá trình kiểm toán và cuối cùng không chỉ phải trả lại thuế, mà còn cả tiền phạt và tiền lãi.

Nếu bạn là một nhà thầu tự do và nhà thầu độc lập, bạn đã sử dụng những khoản khấu trừ kinh doanh nhỏ nào khác?