Đánh giá FreshBooks - Phần mềm lập hóa đơn trực tuyến để thanh toán không đau

FreshBooks có nhiều đối thủ cạnh tranh trong không gian kế toán trực tuyến đông đúc, bao gồm Kashoo, Zoho Books, Xero và Wave. Với các tùy chọn thanh toán linh hoạt và chức năng kế toán tự động, không giống như một số đối thủ cạnh tranh rẻ hơn, nó đặc biệt hữu ích cho các doanh nhân bận rộn không đủ khả năng dành thời gian cho các hoạt động kế toán thủ công.

Làm thế nào nó hoạt động

Để đăng ký FreshBooks, bạn chỉ cần cung cấp tên và địa chỉ email của bạn. Đối với các gói trả phí, bạn không phải nhập số thẻ tín dụng cho đến khi kết thúc thời gian dùng thử 30 ngày. Sau khi bạn đăng ký, bạn sẽ tự động thanh toán theo từng tháng và có thể hủy bất cứ lúc nào.

Trung tâm của tài khoản FreshBooks của bạn là bảng điều khiển cho phép bạn tạo ước tính, theo dõi thời gian làm việc, gửi hóa đơn, quản lý chi phí, chỉnh sửa danh sách khách hàng và tạo báo cáo tài chính cho doanh nghiệp của bạn. Bảng điều khiển này có một URL tùy chỉnh, được thể hiện dưới dạng của bạn yourname.FreshBooks.com.

Bạn có thể tự động hóa nhiều chức năng FreshBooks, bao gồm nhập thanh toán, thông báo thanh toán trễ cho khách hàng và tạo báo cáo. Bạn cũng có thể liên kết trực tiếp tài khoản của mình với ứng dụng thanh toán của bên thứ ba (chẳng hạn như Stripe) để tạo điểm bán hàng trực tuyến cho công ty của bạn. Trừ khi bạn có tài khoản miễn phí, FreshBooks cũng cho phép bạn thay thế nhãn hiệu riêng bằng logo công ty trên hóa đơn bạn gửi cho khách hàng. Đối với các doanh nghiệp không cần quản lý các giao dịch tài chính phức tạp, nó được thiết kế để hoàn thành vai trò của một kế toán viên con người.

Các tính năng chính

Các tính năng của FreshBooks thay đổi tùy theo từng gói có sẵn.

Gói miễn phí

Gói miễn phí chỉ bao gồm một số tính năng hữu ích của FreshBooks và bạn chỉ có thể có một khách hàng trên đó. Bạn được đưa ra chỉ 14 ngày trước khi được nhắc nâng cấp - trái ngược với 30 cho các gói trả phí - sau đó, bạn được đặt hàng với việc bán lên hàng tuần.

• Tạo hóa đơn và giao hàng. FreshBooks cho phép bạn tạo một số lượng hóa đơn không giới hạn bao gồm tên hoặc tên doanh nghiệp, thông tin liên hệ và logo cá nhân hoặc công ty. Bạn có thể chỉ định mức giá hàng giờ, chi phí cho mỗi đơn vị hoặc phí dịch vụ cố định cũng như ngày đáo hạn. Sau khi tạo, bạn có thể gửi hóa đơn qua email hoặc in và gửi qua thư bưu chính. Nếu bạn gửi hóa đơn trực tuyến, bạn có thể thấy khi nó được xem lần đầu tiên.
• Ước tính. Trước khi bắt đầu một dự án, bạn có thể sử dụng FreshBooks để tạo ước tính cho khách hàng của mình - và chỉnh sửa nó bất cứ lúc nào trong dự án. Khi hoàn thành, chuyển đổi ước tính thành hóa đơn chính thức chỉ bằng một cú nhấp chuột.
• Chấp nhận thanh toán và theo dõi. Nền tảng FreshBooks cho phép bạn chấp nhận các thẻ tín dụng chính, bao gồm Visa, MasterCard và American Express (sử dụng ứng dụng thanh toán của bên thứ ba), cũng như PayPal. Bất kỳ loại tiền tệ có thể được sử dụng để lập hóa đơn và chấp nhận thanh toán. Khi bạn được thanh toán, một phần hoặc toàn bộ, số tiền đến hạn trên hóa đơn sẽ thay đổi để phản ánh điều đó. Bạn cũng có thể chấp nhận thanh toán ngoại tuyến như tiền mặt và séc, mặc dù bạn phải cập nhật hóa đơn theo cách thủ công trong những trường hợp đó. Bạn có thể hoàn trả khoản thanh toán của khách hàng hoặc xóa một hóa đơn quá hạn - xóa số dư của nó mà không ghi lại rằng nó đã được thanh toán.
• Nhắc nhở và thông báo. Bạn có thể tạo lời nhắc thanh toán trễ cho các khách hàng quá hạn hoặc hướng dẫn FreshBooks tự động gửi thông báo sau mỗi ngày đáo hạn.
• Dịch vụ gửi thư. FreshBooks có thể đóng gói và gửi hóa đơn của bạn ở bất cứ đâu trên thế giới thông qua bài đăng truyền thống. Để sử dụng dịch vụ này, bạn phải mua tem, các loại tín dụng gửi thư bao gồm bưu chính, bao bì và nhân công. Mỗi tem riêng lẻ có giá 2,29 đô la, với chi phí giảm xuống còn 1,79 đô la cho các đơn hàng từ 100 đến 499 và mỗi đô la 1,49 cho các đơn hàng từ 500 trở lên. Phải mất một tem để gửi hóa đơn ở Hoa Kỳ và Canada và hai để gửi nó ở bất kỳ nơi nào khác.
• Theo dõi chi phí thủ công. Bạn có thể theo dõi chi phí của mình bằng cách chụp ảnh các khoản thu của bạn và tải chúng lên tài khoản của bạn. Bạn cũng có thể chỉ định chi phí cụ thể cho khách hàng và tự động thêm chi tiết đơn hàng vào hóa đơn của mình.
• Theo dõi thời gian. FreshBooks có đồng hồ thời gian tích hợp, bạn có thể bắt đầu và dừng theo ý muốn, theo dõi số giờ có thể thanh toán của bạn. Giữ một đồng hồ thời gian riêng biệt với tỷ lệ khác nhau cho mỗi khách hàng. Bạn có thể tạo hóa đơn trực tiếp từ bảng chấm công của mình bất cứ khi nào bạn muốn.
• Báo cáo. FreshBooks có thể tạo báo cáo cho tổng lợi nhuận và thua lỗ, thuế, chi phí và lịch sử bộ sưu tập của bạn. Sử dụng chúng để đo lường sức khỏe tài chính của doanh nghiệp của bạn trong nháy mắt.

Kế hoạch cây giống

Với 19,95 đô la mỗi tháng, Seedling cho phép bạn thêm tối đa 25 khách hàng và có tùy chọn ẩn nhãn hiệu FreshBooks trên hóa đơn của bạn. Ngoài ra, gói này bao gồm tất cả các tính năng của gói miễn phí, cộng với các tính năng sau:

• Theo dõi chi phí tự động. Kế hoạch cây giống cho phép bạn nhập chi phí trực tiếp từ tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng của mình, loại bỏ nhu cầu nhập thủ công vào phần lớn các mặt hàng.
• Tích hợp ứng dụng. Nền tảng tích hợp với hàng tá ứng dụng của bên thứ ba, bao gồm các tùy chọn để quản lý tiền lương (như ZenPayroll), phần mềm thuế (như SimpleTax), công cụ quản lý dự án (như Basecamp), quản lý quan hệ khách hàng (như Highawn), v.v..

Kế hoạch thường xanh

Với 29,95 đô la mỗi tháng, bạn có được tất cả các tính năng có sẵn với Seedling, cộng với các tính năng sau:

• Khách hàng không giới hạn. Gói của bạn cho phép bạn thêm nhiều khách hàng như bạn muốn vào tài khoản của bạn.

Kế hoạch Mighty Oak

39,95 đô la mỗi tháng bao gồm tất cả các tính năng có sẵn với các gói thấp hơn, cộng với các tính năng sau:

• Công cụ quản lý dự án. Các công cụ quản lý dự án cơ bản, chẳng hạn như bảng thời gian nhóm cho phép bạn đặt các mức giá khác nhau cho các nhân viên khác nhau.
• Bảng quản lý thời gian lịch sử cho các đội. Nếu bạn quản lý một nhóm, bạn có thể xem nhật ký thời gian lịch sử của từng thành viên kể từ khi tài khoản của bạn bắt đầu.
• Người dùng bổ sung. Không tính thêm chi phí, bạn có thể thêm một người dùng vào tài khoản của mình. Nếu bạn muốn thêm nhiều thành viên trong nhóm, chi phí $ 10 mỗi tháng cho mỗi người dùng.

Ưu điểm

1. Bạn có thể chấp nhận thanh toán PayPal và thẻ tín dụng thông qua FreshBooks
Bạn có thể liên kết tài khoản FreshBooks và PayPal của mình và tự động cập nhật hóa đơn khi bạn được thanh toán. Mặc dù bạn có thể chấp nhận thanh toán PayPal từ khách hàng thông qua Wave, nhưng thực tế bạn không thể liên kết tài khoản của mình. Bằng cách liên kết tài khoản FreshBooks của bạn với nền tảng thanh toán của bên thứ ba, bạn cũng có thể chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng. Bạn không thể làm điều này với Kashoo hoặc Zoho Books.

2. Hóa đơn và tài khoản của bạn tự động cập nhật cho các khoản thanh toán trực tuyến
Khi bạn nhận được thẻ tín dụng trực tuyến hoặc thanh toán PayPal, FreshBooks sẽ ghi lại và cập nhật hóa đơn thích hợp. Ngược lại, Kashoo yêu cầu bạn nhập tất cả các khoản thanh toán theo cách thủ công, bao gồm các khoản thanh toán qua PayPal. Zoho Books yêu cầu nhập thủ công cho tất cả các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng.

3. Bạn không phải trả tiền cho hỗ trợ qua điện thoại
Tài khoản FreshBooks miễn phí cho phép truy cập các đường dây hỗ trợ qua điện thoại miễn phí cho khách hàng ở Bắc Mỹ, Hoa Kỳ và Ireland. Zoho Books và Wave cũng có hỗ trợ gọi điện, nhưng cả hai đều hạn chế quyền truy cập đối với thuê bao trả tiền. Tối thiểu, bạn phải đăng ký Gói Plus $ 9 mỗi tháng hoặc đăng ký $ 24,99 mỗi tháng của Zoho để nhận trợ giúp từ một người sống.

4. Bạn có thể lập hóa đơn bằng nhiều ngôn ngữ
Nhiều đối thủ của FreshBooks yêu cầu hóa đơn của bạn phải được viết bằng tiếng Anh. Nếu bạn có khách hàng ở các quốc gia khác, điều này có thể xảy ra là bất lịch sự, ngay cả khi họ hiểu ngôn ngữ. Trong tất cả các gói FreshBooks, bạn có thể đặt ngôn ngữ mặc định của từng khách hàng. Chọn từ tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Ý, tiếng Na Uy, tiếng Thụy Điển, tiếng Đan Mạch, tiếng Hà Lan, tiếng Bồ Đào Nha và thậm chí cả tiếng Estonia.

5. Hóa đơn đa tiền tệ có sẵn
Tất cả các gói FreshBooks cho phép bạn đặt các loại tiền tệ mặc định cho mỗi khách hàng và gửi hóa đơn cho họ theo mệnh giá nhà của họ. FreshBooks xử lý toán chuyển đổi ở mức hiện tại. Ngược lại, các gói rẻ hơn của Xero không cho phép bạn lập hóa đơn bằng nhiều loại tiền tệ - bạn cần chọn gói gói Premium Premium 10 70 đô la mỗi tháng để nhận được lợi ích này.

6. Giao diện sạch, thiết thực, hữu ích
FreshBooks có giao diện trực quan, sắc nét tập trung vào bảng điều khiển không lộn xộn. Từ đây, bạn có thể dễ dàng truy cập các tab riêng biệt cho từng chức năng chính của FreshBooks, bao gồm tạo và gửi hóa đơn, theo dõi chi phí và tạo báo cáo.

Trong mỗi tab, các nút và nhãn lớn, được đánh dấu rõ ràng sẽ hướng dẫn bạn. Đối với người dùng mới hơn, nền tảng cũng bao gồm văn bản gốc cung cấp giải thích bổ sung cho từng tính năng mà không yêu cầu bạn đi vào phần trợ giúp. Ngược lại, các nền tảng như Zoho Books và Wave cố gắng nhét càng nhiều chức năng vào một màn hình càng tốt, tạo ra sự lộn xộn không cần thiết.

7. Có phiên bản miễn phí
Mặc dù có phần hạn chế, nhưng FreshBooks có phiên bản miễn phí. Đó là nhiều hơn những đối thủ như Kashoo và Zoho Books có thể nói.

Nhược điểm

1. Phiên bản miễn phí rất hạn chế
Không giống như Kashoo, Xero và Zoho Books, FreshBooks có phiên bản miễn phí. Tuy nhiên, nó cực kỳ hạn chế, chỉ cho phép một khách hàng và tránh các tính năng chính như nhập chi phí tự động và theo dõi thời gian của nhóm. Và, dường như nó đang đi sai hướng: Khi FreshBooks lần đầu tiên ra mắt, bạn có thể thêm ba khách hàng vào tài khoản miễn phí của mình.

Để so sánh, Wave cung cấp toàn bộ bộ dịch vụ của mình - bao gồm cả khách hàng và hóa đơn không giới hạn - miễn phí. Bạn chỉ phải trả tiền cho các gói bao gồm hỗ trợ trò chuyện và điện thoại trực tiếp.

2. Không theo dõi hàng tồn kho hoặc khấu hao
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa vật lý, bạn không thể sử dụng FreshBooks để theo dõi hàng tồn kho và lô hàng của mình. Mặc dù nó cho phép bạn theo dõi chi phí của mình bằng cách tải lên biên lai và hóa đơn của nhà cung cấp vào tài khoản của bạn, nhưng đối thủ cạnh tranh Xero sử dụng chi phí và thanh toán của bạn để giữ kế toán cập nhật tự động theo thời gian thực của hàng tồn kho của bạn. Cũng không có lịch trình khấu hao tài sản cố định thông qua FreshBooks - một cân nhắc quan trọng tại thời điểm thuế. Xero cũng có cái này.

3. Không có chức năng trả lương
FreshBooks cho phép bạn theo dõi giờ lập hóa đơn của nhóm, nhưng nó thiếu chức năng trả lương thực sự. Bạn không thể ghi lại giờ làm việc của nhân viên, khấu trừ thuế, gửi tiền trực tiếp hoặc cắt séc bằng phần mềm, mặc dù bạn có thể đăng nhập thanh toán cho nhà thầu dưới dạng chi phí.

Ngược lại, Wave có một ứng dụng bảng lương có giá 5 đô la mỗi tháng, cộng với 4 đô la mỗi tháng cho mỗi nhân viên trong hệ thống. Các phiên bản chi phí cao hơn của Xero có chức năng trả lương đầy đủ, bao gồm cả tiền gửi trực tiếp. FreshBooks tích hợp với các ứng dụng trả lương của bên thứ ba, nhưng điều này có thể gây ra những nhược điểm khác, bao gồm chi phí cao hơn, thiếu dịch vụ khách hàng ở phần cuối của FreshBooks và các vấn đề về chức năng tiềm năng.

4. Giá cả không cạnh tranh
Liên quan đến một số đối thủ cạnh tranh của nó, FreshBooks chịu giá. Kashoo, cung cấp các tính năng tương tự (và hóa đơn không giới hạn), chỉ tốn 49 đô la mỗi năm. Điều này so với $ 19,95 mỗi tháng cho phiên bản FreshBooks được trả tiền rẻ nhất, giới hạn hóa đơn cho 25 khách hàng. Trong khi đó, gói kế toán của Wave - tương tự như gói của FreshBooks - hoàn toàn miễn phí cho những người dùng không chọn gói hỗ trợ trực tiếp.

5. Thời gian dùng thử ngắn và bán chạy liên tục cho phiên bản miễn phí
FreshBooks cung cấp thời gian dùng thử miễn phí 14 ngày thông qua phiên bản miễn phí. Để so sánh, nhiều đối thủ của nó có bản dùng thử miễn phí 30 ngày mà không cần thẻ tín dụng. Ngoài ra, trong thời gian dùng thử FreshBooks, bạn nhận được lời nhắc thường xuyên để đăng ký gói trả phí. Việc bán tăng tiếp tục hàng tuần cho đến khi bạn nâng cấp.

Từ cuối cùng

FreshBooks chắc chắn là một giải pháp kế toán và hóa đơn dựa trên đám mây hữu ích cho các dịch giả tự do, chuyên gia solo và chủ sở hữu của các doanh nghiệp nhỏ - cộng với, nó cung cấp một phiên bản miễn phí, có thể đủ nếu bạn chỉ có một khách hàng để lập hóa đơn. Nếu bạn chỉ cần theo dõi chi phí của mình, tạo hóa đơn và đảm bảo rằng bạn được trả tiền, bạn có thể thấy nó hiệu quả và dễ sử dụng. Và, nếu bạn gặp khó khăn, hỗ trợ miễn phí chỉ là một cuộc gọi điện thoại.

Mặt khác, FreshBooks thiếu nhiều tính năng kế toán, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho và bảng lương, rất cần thiết cho các doanh nghiệp có nhiều nhân viên. Chúng thường được cung cấp trong các gói cạnh tranh.

Bản án

Sách tươi có rất nhiều tính năng hữu ích cho các doanh nghiệp cần các chương trình kế toán cơ bản, nhưng nó bị ảnh hưởng về giá khi so sánh với các đối thủ cơ bản tương tự như Wave và Kashoo. Nếu bạn cần một nền tảng kế toán giá rẻ, hoàn hảo, hãy tìm đến một trong những lựa chọn này.

Ghi bàn

4 sao trên 5: Một loạt các tính năng kế toán cơ bản, cùng với các đặc quyền được thêm vào, làm cho FreshBooks hấp dẫn. Tuy nhiên, giới hạn số lượng khách hàng bạn có thể lập hóa đơn với phiên bản miễn phí - cộng với giá cả không hấp dẫn nói chung - tính theo nó.

FreshBooks là lựa chọn của bạn cho phần mềm kế toán dựa trên đám mây hay bạn thích một tùy chọn khác?