10 cách đơn giản để cải thiện kỹ năng viết kinh doanh của bạn

Bây giờ hãy nghĩ về việc bạn đã lãng phí bao nhiêu thời gian để cố gắng giải mã một email hoặc báo cáo được viết kém. Không chỉ gây khó chịu và khó chịu khi đọc, mà viết xấu cũng có thể dẫn đến thông tin sai lệch nghiêm trọng, mất cơ hội hoặc thậm chí là tai nạn tại nơi làm việc.

Vấn đề ở đây là kỹ năng viết tốt có giá trị theo một số cách. Và, dành thời gian để cải thiện bạn có thể trả cổ tức đáng kể trong suốt sự nghiệp của bạn. Hãy xem xét một số kỹ thuật bạn có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng viết kinh doanh của mình.

Giá trị của kỹ năng viết rắn

Viết tốt là điều cần thiết trong lực lượng lao động vì một số lý do.

Đầu tiên, trở thành một nhà văn giỏi giúp bạn nổi bật giữa đám đông và cải thiện cơ hội thăng tiến hoặc tăng lương. Nó có thể giúp thuyết phục sếp của bạn hành động trong các dự án và ý tưởng mà bạn đam mê. Viết tốt làm cho bạn xuất hiện thông minh hơn, đáng tin cậy và chuyên nghiệp. Nó giúp tránh nhầm lẫn và giải thích sai, xây dựng niềm tin và mối quan hệ với đồng nghiệp và giành được khách hàng.

Viết tốt đặc biệt quan trọng vì sự gia tăng sử dụng phương tiện truyền thông xã hội của chúng tôi. Chúng ta đều đã thấy các chuyên gia trên Twitter, LinkedIn hoặc Facebook viết sai chính tả hoặc sử dụng một từ không chính xác. Điều này không chỉ gây bối rối khi nó xảy ra với bạn mà còn có thể ảnh hưởng đến uy tín và uy tín của bạn trong tương lai.

Bài viết của bạn là một trong những phương tiện chính mà bạn sẽ được đánh giá trong suốt cuộc đời. Các email, văn bản và báo cáo bạn gửi hàng ngày là một đại diện vật lý và bản ghi, của bạn. Theo thời gian, những đại diện này xây dựng danh tiếng của bạn và tác động đến các mối quan hệ bạn cần để phát triển trong sự nghiệp.

Bài viết của bạn truyền đạt suy nghĩ của bạn, và điều quan trọng là những suy nghĩ đó được truyền đạt theo cách rõ ràng nhất, hùng hồn nhất có thể.

Kurt Vonnegut cho biết, Tại sao bạn nên kiểm tra phong cách viết của mình với ý tưởng cải thiện nó? Làm như vậy như một dấu hiệu tôn trọng độc giả của bạn, bất cứ điều gì bạn đang viết.

Cho dù bạn là một doanh nhân cần viết thông cáo báo chí tuyệt vời, người quản lý viết email hàng ngày cho một nhóm bận rộn hoặc ai đó đang tìm kiếm một công việc mới cần viết thư xin việc, kỹ năng giao tiếp tốt là điều bắt buộc. Từ ngữ quan trọng trong cuộc sống và bạn sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ việc biết cách sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Cách cải thiện kỹ năng viết của bạn

Bài viết tuyệt vời cần có thời gian và thực hành. Như doanh nhân biểu tượng David Ogilvy đã nói, Viết tốt không phải là một món quà tự nhiên. Bạn phải học viết tốt.

Có một số cách bạn có thể nhanh chóng cải thiện bài viết của mình.

1. Suy nghĩ trước khi bạn bắt đầu viết

Trước khi bạn bắt đầu viết bất cứ điều gì, hãy dừng lại và suy nghĩ về những gì bạn muốn và cần nói. Hãy tự hỏi mình, người này cần biết hay hiểu gì sau khi đọc email này?

Bạn cũng có thể sử dụng nhóm 5 Ws + H phạm mà tất cả các nhà báo sử dụng khi chế tác tác phẩm của họ:

Ai: Ai là khán giả của tôi?
Gì: Họ cần phải biết những gì?
Khi nào: Khi nào điều này áp dụng, khi nào điều này xảy ra, hoặc khi nào họ cần biết nó bằng cách?
Ở đâu: Chuyện này đang xảy ra ở đâu?
Tại sao: Tại sao họ cần thông tin này?
Làm sao: Họ nên sử dụng thông tin này như thế nào?

Bạn cũng cần phải tự hỏi mình, tôi có thực sự cần gửi email này không?

Chuyên gia trong mọi lĩnh vực đều tràn ngập email mỗi ngày, nhiều trong số đó là không cần thiết. Hãy tiết kiệm thời gian cho bản thân và người đọc bằng cách đảm bảo rằng mỗi email bạn gửi là thực sự cần thiết và phù hợp.

2. Giữ nó ngắn

Khi bạn đã xác định được những gì bạn cần nói, hãy nhanh chóng đi đến điểm chính. Mọi người luôn bị ép thời gian, và họ sẽ đánh giá cao sự ngắn gọn của bạn.

Cần thuyết phục hơn? Dừng lại và suy nghĩ về việc bạn cảm thấy thất vọng như thế nào sau khi đọc một email dài hơn ba lần so với yêu cầu, với những điểm chính bị chôn vùi ở phía dưới. Thật lãng phí thời gian và năng lượng, phải không?

Đừng khiến khán giả của bạn phải trải qua điều này - hãy nói ngắn gọn.

Nó có thể giúp suy nghĩ về làm sao mọi người đọc. Tiểu thuyết gia Elmore Leonard đưa ra một số lời khuyên ngắn gọn nhưng tuyệt vời khi ông nói, Hãy cố gắng bỏ qua phần mà độc giả có xu hướng bỏ qua. Nói chung, điều này có nghĩa là các đoạn văn dài có liên quan nhiều hơn đến những gì bạn muốn nói hơn những gì người đọc cần nghe. Luôn luôn ghi nhớ người đọc của bạn.

Nếu bạn thấy rằng bạn không thể viết một email dài chưa đến nửa trang, thì email không phải là cách tốt nhất để truyền đạt thông tin này. Thay vào đó, hãy gọi cho người đó và nói chuyện trực tiếp với họ.

3. Tránh những từ ngữ sớm

Bằng văn bản, mục tiêu của bạn là rõ ràng và trực tiếp. Nếu người đọc của bạn phải sử dụng Google để giải mã những gì bạn đang cố nói, họ sẽ cảm thấy xa lạ và khó chịu.

Mark Twain đã từng nói, không nên sử dụng một từ năm đô la khi một từ năm mươi xu sẽ làm. Tránh sự cám dỗ để sử dụng những từ hoa mỹ, tự phụ để âm thanh thông minh hơn. Gắn bó với những từ năm mươi xu.

Trong cùng một tĩnh mạch, tránh biệt ngữ bất cứ khi nào có thể. Jargon thường khiến bạn nghe có vẻ tự phụ, và nó có thể khiến người đọc xa lánh bạn hơn nữa. Thay vào đó, hãy viết theo cách bạn nói. Giữ nó tự nhiên và trực tiếp.

4. Sử dụng giọng nói hoạt động

Câu chủ động là câu trực tiếp, táo bạo và thú vị hơn câu bị động. Câu bị động là yếu và dài dòng; chúng giống như một cái bắt tay khập khiễng. Bài viết của bạn sẽ cải thiện đáng kể nếu bạn cố gắng sử dụng các câu chủ động bất cứ khi nào có thể.

Ví dụ, nhìn vào hai câu dưới đây:

Con mèo cào người phụ nữ..
Người phụ nữ bị mèo cào.

Câu đầu tiên được viết bằng giọng chủ động. Nó rõ ràng và trực tiếp. Câu thứ hai là thụ động.

Trong một câu chủ động, chủ đề thực hiện hành động của động từ. Trong một câu bị động, chủ ngữ đang để hành động xảy ra đến họ Đây là một ví dụ đơn giản khác:

Các golfer đánh bóng.
Bóng được đánh bởi người chơi gôn.

Trong câu đầu tiên, chủ thể (người chơi gôn) thực hiện hành động (đánh bóng). Trong câu thứ hai, chủ ngữ (người chơi gôn) đứng sau động từ; nó đang nhận được hành động.

Để phát hiện ra giọng nói thụ động, hãy tìm các dạng của động từ có thể là, như là will will hay hoặc was was, trước mặt một động từ. Ví dụ, hội nghị Cuộc họp sẽ được tổ chức vào lúc 8 giờ tối, hội nghị bị động. Thay vào đó, hãy nói rằng, Cuộc họp diễn ra lúc 8 giờ tối.

5. Luôn chuyên nghiệp

Đôi khi thật hấp dẫn khi đưa vào một trò đùa hoặc đưa một số tin đồn văn phòng vào email. Tuy nhiên, những bổ trợ này không đóng góp cho thông điệp của bạn và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng của bạn. Họ cũng dễ bị hiểu lầm.

Vâng, bạn cần phải xác thực và để cho giọng nói của bạn tỏa sáng trong văn bản của bạn. Nhưng bạn cũng cần giữ chuyên nghiệp; đó là một hành động cân bằng. Một cách hay để kiểm tra sự phù hợp của nội dung của bạn là hỏi, tôi có cảm thấy thoải mái với điều này nếu nó ở trên trang nhất của tờ báo vào sáng mai không? Nếu điều này làm bạn co rúm người lại, hãy chỉnh sửa.

6. Làm rõ lời kêu gọi hành động của bạn

Thông tin liên lạc kinh doanh của bạn được gửi với một mục đích; thật hiếm khi bạn viết một email hoàn toàn thông tin. Rất có thể, bạn cần người đọc của bạn làm điều gì đó: gọi lại cho bạn, cung cấp cho bạn thêm thông tin, xác nhận sự hiện diện của họ tại một cuộc họp, v.v..

Đừng để nó cho độc giả của bạn tìm ra những gì bạn muốn họ làm với thông tin này. Đánh vần nó ra, và được cụ thể. Ví dụ:

Vui lòng gửi lại bất kỳ chỉnh sửa nào trước 5 giờ chiều thứ ba.
Vui lòng gọi lại cho khách hàng này trước thứ Sáu để giải quyết vấn đề.

Hãy rõ ràng về những gì bạn muốn và có thể bạn sẽ thấy bạn nhận được kết quả tốt hơn từ độc giả của bạn.

Mẹo chuyên nghiệp: Hãy nhớ rằng nếu bạn cần hành động ngay lập tức về một cái gì đó, hãy nói chuyện trực tiếp với người nhận. Đứng dậy khỏi bàn làm việc của bạn và đến văn phòng của họ, hoặc gọi cho họ qua điện thoại. Viết là một phương tiện quan trọng, nhưng không có gì vượt qua được cuộc trò chuyện trực tiếp khi bạn cần hoàn thành công việc.

7. Sử dụng dòng tiêu đề email của bạn một cách phù hợp

Dòng tiêu đề email của bạn là một công cụ mạnh mẽ; nghĩ về nó như tiêu đề cho email của bạn Công việc của một tiêu đề là đảm bảo cơ thể được đọc. Để làm điều này, các tiêu đề cần phải ngắn gọn, trực tiếp, mạnh mẽ và cụ thể.

Ví dụ: nhìn vào hai dòng chủ đề email dưới đây:

Cuộc họp thứ hai
Tham dự cuộc họp báo cáo hàng quý vào 2 giờ chiều ngày 14 tháng 10

Dòng chủ đề đầu tiên rất mơ hồ và để lại rất nhiều câu hỏi chưa được trả lời. Cuộc họp thứ hai nào? Cuộc họp nói về điều gì? Tôi thậm chí có cần biết về cuộc họp này không?

Dòng chủ đề thứ hai cụ thể hơn nhiều, và do đó nhiều khả năng sẽ được mở và đọc nhanh. Nó truyền đạt cuộc họp mà tác giả đang nói đến, khi nào và cuộc họp bạn cần gì khi tham dự cuộc họp đặc biệt này.

Không bao giờ để trống dòng tiêu đề email của bạn. Các bộ lọc email thường phân loại các dòng chủ đề trống là thư rác, vì vậy hãy điền nó để tránh việc email của bạn bị bỏ lỡ.

Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn chỉ cần hỏi một câu hỏi đơn giản, hãy sử dụng kỹ thuật Kết thúc tin nhắn (EOM). Đơn giản chỉ cần viết câu hỏi của bạn vào dòng tiêu đề email và thêm vào EOMNH ở cuối. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho người đọc của bạn vì họ có thể trả lời nhanh chóng mà không cần phải đọc thêm văn bản thừa.

Ví dụ: dòng chủ đề của bạn có thể nói, Bạn sẽ tham dự cuộc họp lúc 2 giờ chiều thứ Hai này chứ? EOM.

Hãy chắc chắn rằng người nhận của bạn biết EOM nghĩa là gì trước khi sử dụng kỹ thuật này. Sau đó, lý tưởng nhất là họ sẽ trả lời trong dòng tiêu đề email trả lời của họ một cái gì đó như, Có Có, tôi sẽ ở đó. EOM.

8. Bám sát một chủ đề trong email

Giữ email của bạn tập trung vào một điểm hoặc ý tưởng cụ thể bất cứ khi nào có thể. Nếu bạn cần giải quyết một chủ đề khác, hãy viết một email riêng. Tập trung vào một chủ đề cho mỗi email giúp người đọc có thời gian xử lý những gì bạn đang nói và trả lời trực tiếp. Nó cũng giúp họ tổ chức email hiệu quả hơn và tìm email lưu trữ nhanh hơn.

Ví dụ: bên dưới là một ví dụ về một email bao gồm quá nhiều chủ đề:

Dòng tiêu đề email: Cuộc họp thứ hai

Thân hình: chào Steve,

Cảm ơn tất cả công việc của bạn trên các báo cáo hàng quý tuần trước. Bạn đã làm một công việc tốt! Tôi chỉ nghĩ rằng chúng ta cần rút ngắn phần giới thiệu, nhưng khác hơn là nó thật tuyệt.

Tôi đã viết để xem bạn có tham dự cuộc họp thứ Hai này không. Nếu vậy, bạn có thể vui lòng mang theo một bản sao dự thảo báo cáo hàng quý ban đầu của bạn không? Tôi muốn cho Susan xem.

Ngoài ra, bạn đã bao giờ chạm vào căn cứ với Al Thompson ở Syracuse chưa? Ông đã có một số khiếu nại về lô hàng cuối cùng của mình và chúng tôi cần đảm bảo rằng chúng được giải quyết. Hãy cho tôi biết làm thế nào điều này bật ra.

Cảm ơn,

Jim

Dừng lại và suy nghĩ về bao nhiêu điều Steve đã được yêu cầu giải quyết trong email này.

Đầu tiên, anh ta phải tìm ra nếu Jim muốn anh ta chỉnh sửa phần giới thiệu, hoặc nếu Jim sẽ tự làm điều đó; nó không rõ ràng. Sau đó, anh ta phải xác nhận rằng anh ta sẽ có mặt trong cuộc họp hôm thứ Hai, và cũng nhớ mang theo bản thảo báo cáo. Cuối cùng, anh phải giải quyết những khiếu nại của khách hàng và nói với Jim những gì đã xảy ra.

Email có một số lời nhắc quan trọng trong đó và Steve có thể muốn lưu nó. Nhưng tiêu đề chỉ đơn giản nói, Cuộc họp thứ Hai. Nếu anh ta muốn lưu nó như một lời nhắc nhở để giải quyết những khiếu nại của khách hàng, tiêu đề không liên quan gì đến chủ đề thực tế. Anh ta sẽ phải nhớ rằng lời nhắc để giải quyết các khiếu nại của khách hàng có trong email có tiêu đề Cuộc họp Thứ Hai của Hồi giáo.

Làm cho độc giả của bạn một lợi ích và làm cho mọi thứ dễ dàng nhất có thể cho họ. Giữ cho nó đơn giản với một chủ đề cho mỗi email.

9. Không bao giờ sử dụng email để truyền tải tin xấu

Không bao giờ sử dụng email để cung cấp tin tức xấu. Nếu bạn cần sa thải ai đó trong nhóm của mình hoặc cung cấp phản hồi nghe có vẻ ít hơn màu hồng, hãy thực hiện điều đó. Rất dễ xảy ra hiểu lầm thông qua email, một viễn cảnh được khuếch đại khi bạn sử dụng email để truyền tải thông tin xấu. Trong người, bạn có thể giao tiếp với lòng trắc ẩn và sự đồng cảm, và bạn có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu của mình để truyền đạt thêm sự chân thành và ý định của bạn. Đây là điều bạn không thể làm qua email.

10. Hiệu đính, hiệu đính, hiệu đính

Lỗi ngữ pháp và chính tả là đáng xấu hổ, và chúng làm tổn hại đến uy tín của bạn. Chắc chắn, bạn có thể dựa vào các công cụ kiểm tra chính tả, nhưng chúng không nắm bắt được mọi thứ, đặc biệt là các từ được sử dụng ngoài ngữ cảnh.

Khi bạn viết xong, hãy đọc lại ngay lập tức. Và, bất cứ khi nào có thể, hãy đặt nó đi và đọc lại một vài giờ (hoặc một vài ngày) sau đó. Tạo cho mình một khoảng cách từ bài viết sẽ giúp bạn phát hiện ra những sai lầm bạn có thể đã bỏ qua trong lần đọc đầu tiên.

Mẹo chuyên nghiệp: Khi hiệu đính, đọc kỹ từng câu. Hãy nghe lời khuyên của George Orwell, người tuyên bố, một nhà văn khó tính, trong mỗi câu mà anh ta viết, sẽ tự hỏi mình ít nhất bốn câu hỏi, do đó: Tôi đang cố nói gì? Những từ nào sẽ diễn tả nó? Hình ảnh hoặc thành ngữ nào sẽ làm cho nó rõ ràng hơn? Là hình ảnh này đủ tươi để có một hiệu ứng? Và anh ta có lẽ sẽ tự hỏi mình thêm hai câu nữa: tôi có thể nói ngắn gọn hơn không? Tôi đã nói bất cứ điều gì xấu xí có thể tránh được chưa?

Nếu email hoặc báo cáo đặc biệt quan trọng, hãy gửi nó cho một người bạn hoặc đồng nghiệp đáng tin cậy để đọc trước khi bạn gửi nó cho đối tượng dự định của nó. Một đôi mắt mới có thể phát hiện thêm những lỗi mà bạn đã bỏ lỡ.

Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn thấy bạn cần trợ giúp thêm về văn bản kinh doanh của mình, hãy sử dụng một dịch vụ như Grammarly, quét văn bản của bạn và xác định cả hai lỗi ngữ pháp đơn giản và phức tạp (bao gồm các từ viết đúng chính tả được sử dụng trong ngữ cảnh sai). Bạn cũng nhận được lời giải thích cho từng lỗi để bạn có thể cải thiện bài viết của mình trong tương lai.

Từ cuối cùng

Bất cứ ai cũng có thể học để trở thành một nhà văn tốt hơn, và cách tốt nhất để cải thiện văn bản của riêng bạn là thực hành. Bạn viết càng nhiều, bạn sẽ nhận được càng tốt. Bạn cũng có thể xem xét tham gia một khóa học viết kinh doanh trực tuyến miễn phí thông qua Coursera. Lớp học được tạo bởi Đại học Colorado-Boulder và miễn phí nếu bạn kiểm toán.

Những sai lầm nào bạn làm thường xuyên nhất trong văn bản kinh doanh của bạn? Bạn nghĩ bạn làm gì tốt?