Cách tạo một hệ thống lưu trữ tại nhà để lưu giữ hồ sơ

Nhưng hoàn thành thuế hàng năm của bạn không phải là lý do duy nhất để có một hệ thống nộp đơn tốt. Điều quan trọng là giữ lại các biên lai để cho biết bạn đã trả bao nhiêu cho tài sản và đầu tư, cũng như để chứng minh khi mua hàng được thực hiện. Gần như không thể vay được mà không tiết lộ hồ sơ thu nhập và chi tiêu của bạn.

Theo dõi giấy tờ là một điều cần thiết, và nó có thể gây ra vấn đề cho những người không chuẩn bị và vô tổ chức. Tuy nhiên, việc tạo ra một hệ thống nộp đơn tại nhà có ý nghĩa có thể khá đơn giản.

Thiết lập hệ thống lưu trữ

Nếu bạn chưa chuyển đổi sang hệ thống lưu trữ tài liệu không cần giấy tờ, bạn vẫn có thể dễ dàng quản lý hệ thống để theo dõi tất cả hồ sơ của mình.

1. Mua vật tư cần thiết

Ghé thăm cửa hàng cung cấp văn phòng yêu thích của bạn và thực hiện các giao dịch mua sau:

Một tệp bỏ túi cỡ chữ mở rộng đến ba inch rưỡi (khoảng $ 3)
Một số thư mục tệp (ít hơn $ 1 mỗi tệp)
Nhãn cho các thư mục tệp của bạn (khoảng $ 3 cho một gói 250 nhãn)

2. Tạo nhãn

Dán nhãn thư mục mở rộng cho năm. Sau đó, tạo nhãn cho mỗi thư mục tệp như sau:

Chi phí cá nhân, như quần áo, sách, tạp hóa và giải trí
Y khoa / nha khoa
Hóa đơn tiện ích
Mua lớn và cải thiện nhà
báo cáo của Ngân hàng
Đầu tư
Báo cáo và biên lai thẻ tín dụng
Cuống phiếu lương
Báo cáo thuế

3. Sắp xếp tài liệu và tệp của bạn

Khi bạn có các thư mục được dán nhãn, hãy bắt đầu tổ chức hệ thống lưu trữ của bạn. Khi năm tiến triển, bạn có thể thêm nhiều thư mục để giữ biên lai cho các danh mục mới mà bạn cần theo dõi, chẳng hạn như chi phí cho giáo dục, vật nuôi hoặc du lịch.

Đặt các thư mục tệp của bạn bên trong thư mục mở rộng và giữ cho hệ thống lưu trữ của bạn được giấu an toàn trong ngăn kéo hoặc tủ hồ sơ. Bất cứ khi nào bạn mua hàng hoặc thanh toán hóa đơn, hãy tạo thói quen đặt ngay biên lai của bạn vào thư mục thích hợp.

Để giúp vượt lên trên các khoản thanh toán hóa đơn, hãy tạo một thư mục có nhãn Hóa đơn thanh toán để thanh toán. Giữ thư mục này ở một vị trí dễ nhìn thấy để bạn được nhắc đi qua nó thường xuyên để thanh toán các hóa đơn chưa thanh toán của bạn. Sau khi thanh toán từng hóa đơn, đặt bản ghi vào thư mục thích hợp trong hệ thống lưu trữ của bạn.

Bạn cũng nên tạo một thư mục có nhãn Chú ý Nhu cầu. Ví dụ: nếu bạn cần thực hiện một cuộc điều tra về khoản phí đáng ngờ trên thẻ tín dụng của bạn hoặc nếu bạn cần liên hệ với nhà cung cấp không cung cấp tín dụng cho bạn vì đã thanh toán hóa đơn gần đây nhất của bạn, bạn nên lưu hồ sơ hoặc nhắc nhở thư mục này.

Phương pháp nộp hồ sơ hàng ngày

Bằng cách triển khai hệ thống này, bạn có thể giảm thời gian tìm kiếm qua các giấy tờ phân tán bằng cách sắp xếp các tệp của bạn trong các tệp có nhãn có tổ chức, phù hợp. Tạo một thói quen hàng ngày để giữ cho các tệp của bạn được duy trì một cách nhất quán và đúng cách:

Thu thập thư và đi qua nó tại bàn hoặc bàn bếp của bạn.
Mở từng mẩu thư và đặt thư rác và phong bì sang một bên.
Đặt hóa đơn trong hóa đơn của bạn vào thư mục Pay của bạn.
Đặt biên lai trong thư mục thích hợp của họ. Ví dụ: các bản tóm tắt dịch vụ y tế nên được đặt trong thư mục Y tế / Nha khoa của bạn.
Bất cứ điều gì cần sự chú ý ngay lập tức nên vào thư mục Chú ý Nhu cầu của bạn để bạn có thể chăm sóc nó nhanh chóng.

Giữ gìn và trong bao lâu

Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên lưu giữ hồ sơ trong ít nhất ba năm, vì IRS thường tìm kiếm ba năm trong lịch sử của bạn trong quá trình kiểm toán thuế. Tuy nhiên, IRS có thể chọn tìm kiếm thêm ba năm trong lịch sử của bạn, vì vậy, vì lý do đó, bạn nên lưu hồ sơ trong sáu năm.

Dưới đây là một số hồ sơ bạn nên giữ trong sáu năm:

Biên lai cho mọi khoản khấu trừ mà bạn đã liệt kê trên tờ khai thuế của mình
Báo cáo môi giới cho các giao dịch được báo cáo trên tờ khai thuế của bạn
Hồ sơ liên quan đến việc bán nhà hoặc tài sản khác được báo cáo trên tờ khai thuế của bạn
Hồ sơ thu nhập và chi phí được báo cáo cho doanh nghiệp nhỏ của bạn trên tờ khai thuế của bạn

Mỗi tờ giấy hỗ trợ thông tin được báo cáo trên tờ khai thuế của bạn phải được lưu trong sáu năm sau ngày bạn nộp.

Tuy nhiên, có một số hồ sơ bạn sẽ muốn lưu giữ mãi mãi:

Hoàn thuế
Hợp đồng
Tài sản và tuyên bố kết thúc
Hồ sơ đóng góp của bạn cho kế hoạch nghỉ hưu của bạn
Hợp đồng bảo hiểm nhân thọ
Tài liệu quy hoạch bất động sản, chẳng hạn như giấy ủy quyền hoặc thỏa thuận ủy thác

Thủ tục giấy tờ để loại bỏ

Sau khi bạn hoàn thành tờ khai thuế của mình trong năm, có một số giấy tờ có thể được loại bỏ. Trừ khi nó liên quan đến tờ khai thuế của bạn, bạn sẽ có thể loại bỏ các mục sau:

Phiếu gửi tiền ngân hàng và biên lai ATM
Cuống phiếu lương
Hóa đơn cáp tiện ích

Từ cuối cùng

Không có thời gian như hiện tại để bắt đầu tổ chức giấy tờ của bạn. Bạn càng sớm thiết lập một hệ thống nộp đơn có tổ chức, bạn càng sớm có thể gặt hái được những phần thưởng của một ngôi nhà hoặc văn phòng không lộn xộn. Bạn cũng có thể thấy dễ dàng hơn nhiều để truy cập bất kỳ giấy tờ hoặc ghi lại bất cứ lúc nào bạn cần nó.

Bạn có sử dụng một hệ thống nộp đơn nhà? Những chiến lược nào đã làm việc tốt cho bạn?

(ảnh tín dụng: Bigstock)