Cách tạo hàng tồn kho tại nhà cho bảo hiểm - Phương pháp, ứng dụng và danh sách kiểm tra

Sau khi bạn hồi phục sau cú sốc, bạn gọi cho công ty bảo hiểm nhà của bạn để nộp đơn yêu cầu. Công ty nói với bạn rằng để xử lý yêu cầu bồi thường, họ cần một danh sách đầy đủ tất cả mọi thứ trong nhà bạn đã mất với các chi tiết, chẳng hạn như tuổi và giá trị ước tính của từng hạng mục. Bạn có thể đến với danh sách đó từ bộ nhớ?

Trừ khi bạn có đầu óc như máy tính, câu trả lời có lẽ là không. Nhưng may mắn thay, bạn không phải. Thay vào đó, bạn có thể viết ra danh sách của mình trước thời hạn, trong khi tất cả tài sản của bạn vẫn còn nguyên vẹn và ngay trước mặt bạn. Một danh sách như thế này được gọi là kiểm kê nhà và đó là người bạn tốt nhất bạn có thể có khi bạn cần nộp đơn yêu cầu bảo hiểm nhà.

Tại sao bạn cần một hàng tồn kho tại nhà

Khi bạn mua một hợp đồng bảo hiểm nhà, nó liệt kê hai con số cho bảo hiểm tài sản: một con số cho giá trị của chính ngôi nhà và một con số cho tài sản cá nhân. Số thứ hai này là số tiền tối đa bạn có thể yêu cầu cho đồ đạc bị phá hủy trong một thảm họa được bảo hiểm, chẳng hạn như hỏa hoạn hoặc lở đất. Một số chính sách bao gồm giá trị thay thế của hàng hóa của bạn hoặc số tiền phải trả để mua các mặt hàng mới để thay thế các mặt hàng bạn đã mất. Những người khác chỉ bao gồm giá trị tiền mặt thực tế, giá mà đồ đạc của bạn sẽ lấy nếu bạn bán chúng trong điều kiện hiện tại của họ.

Tuy nhiên, bất kể bạn có loại bảo hiểm nào, công ty không chỉ đơn giản viết cho bạn một tấm séc cho số tiền này khi bạn nộp đơn khiếu nại. Đó là bởi vì một thảm họa không phải lúc nào cũng phá hủy mọi thứ trong nhà bạn và công ty không muốn bồi hoàn cho bạn bất cứ thứ gì bạn vẫn có. Vì vậy, bạn phải cung cấp một danh sách các mục bạn đã mất - điều khó thực hiện từ bộ nhớ.

Đó là nơi hàng tồn kho của nhà bạn đến. Bằng cách lập danh sách đồ đạc của bạn, có ảnh để sao lưu, bạn có thể hiển thị chính xác những gì bạn sở hữu trước khi yêu cầu và giá trị của nó. Giữ một bản kiểm kê nhà cập nhật giúp việc giải quyết yêu cầu bảo hiểm được giải quyết nhanh chóng và đảm bảo bạn nhận được toàn bộ số tiền đó do bạn. Trên thực tế, Viện Thông tin Bảo hiểm (III) khuyên bạn nên thực hiện kiểm kê nhà ngay cả trước khi bạn đăng ký chính sách bảo hiểm nhà để tìm ra mức độ bảo hiểm bạn cần.

Hàng tồn kho trong nhà nên bao gồm những gì

Càng nhiều tài liệu bạn có thể cung cấp với hàng tồn kho nhà của bạn, thì tốt hơn. III khuyên bạn nên bao gồm:

• Mô tả chi tiết. Khi bạn liệt kê từng mặt hàng trong kho của nhà bạn, hãy thêm một mô tả với các chi tiết như bạn mua ở đâu và khi nào và tình trạng của nó. Đối với các thiết bị (đặc biệt là các thiết bị chính, như tủ lạnh, máy giặt và máy sấy) và thiết bị điện tử, bao gồm tạo, mô hình và số sê-ri, mà bạn thường có thể tìm thấy ở mặt sau hoặc mặt dưới. Đối với các mặt hàng nhỏ như quần áo và sách, bạn không phải đếm từng mặt hàng riêng lẻ - chỉ cần liệt kê số lượng mặt hàng bạn sở hữu trong một danh mục, chẳng hạn như giày hoặc quần. Tuy nhiên, nếu bạn có các mặt hàng quần áo đặc biệt có giá trị, chẳng hạn như áo choàng couture, hãy liệt kê riêng chúng.
• Thông tin giá cả. Cùng với mô tả của từng mặt hàng, bao gồm ước tính giá trị của nó. Tùy thuộc vào loại chính sách bạn có, bạn nên liệt kê giá trị tiền mặt hoặc giá trị thay thế. Nếu bạn có bất kỳ tài liệu nào thể hiện giá trị của một mặt hàng, chẳng hạn như biên lai, hợp đồng mua bán hoặc thẩm định, hãy đính kèm chúng vào kho đồ gia dụng. Nói chung, bạn càng trả nhiều tiền cho một mặt hàng, bạn càng cung cấp nhiều tài liệu cho nó.
• Phần giá trị cao. Nếu bạn sở hữu bất kỳ mặt hàng đặc biệt có giá trị, chẳng hạn như tác phẩm nghệ thuật và đồ trang sức tốt, hãy tạo một phần riêng trong danh sách hàng tồn kho cho những thứ này. Các mặt hàng đắt tiền như thế này thường cần bảo hiểm riêng, vì vậy hãy cho công ty bảo hiểm của bạn biết về chúng trước bạn phải nộp đơn yêu cầu và đảm bảo bạn có đủ bảo hiểm để chi trả cho họ.

Một mặt hàng đáng được liệt kê, ngay cả khi nó không có nhiều giá trị tiền tệ, là tài liệu quan trọng, chẳng hạn như hồ sơ tài chính và pháp lý. Bằng cách đó, nếu đã từng có hỏa hoạn hoặc thảm họa khác, bạn sẽ có thể nhớ những tài liệu nào bạn cần thay thế.

Đối với một số tài liệu, chẳng hạn như hồ sơ ngân hàng, bạn có thể lưu trữ một bản sao lưu trực tuyến hoặc ở một vị trí khác. Đối với những người khác, bạn có thể bao gồm các ghi chú trong danh sách của mình về cách thay thế chúng, chẳng hạn như Bộ liên bang của Bang để thay thế hộ chiếu bị mất.

Phương pháp kiểm kê tại nhà

Có nhiều phương pháp khác nhau để tạo một kho đồ gia dụng - từ phương pháp cũ là viết mọi thứ ra giấy, đến các ứng dụng phần mềm tinh vi giúp mọi thứ được sắp xếp. Mỗi phương pháp có một ưu điểm và nhược điểm riêng, và không có phương pháp nào là tốt nhất cho mọi người.

Cuối cùng, làm sao bạn làm hàng tồn kho nhà của bạn không quan trọng, miễn là bạn thực sự làm nó. Vì vậy, chọn bất kỳ phương pháp nào cảm thấy thoải mái và tự nhiên nhất đối với bạn - theo cách đó, bạn có nhiều khả năng hoàn thành công việc thay vì bỏ nó đi.

Bút và giấy

Phương pháp đơn giản nhất để tạo một kho đồ gia dụng là đi bộ qua nhà bạn bằng notepad và bút, lưu ý mọi vật phẩm bạn có thể nhìn thấy. Để đảm bảo bạn không bỏ qua bất cứ điều gì, hãy làm từng phòng một và làm việc theo cách của bạn xung quanh phòng một cách có hệ thống.

Ví dụ: trang cho phòng ngủ có thể bắt đầu như thế này:

• Tủ quần áo, ngăn kéo trên cùng: đồ lót, 16 đôi, giá thay thế 2 đô la mỗi cái; vớ phi hành đoàn, 20 đôi, giá thay thế 2 đô la mỗi chiếc; khăn tay, hai chục, chi phí thay thế $ 10 mỗi chục
• Tủ quần áo, ngăn kéo thứ hai: áo phông, 20 cái, giá thay thế 8 đô la mỗi cái; áo polo, 6 cái, giá thay thế $ 18 mỗi cái

Ưu điểm chính của phương pháp này là dễ dàng bắt đầu ngay. Các công cụ duy nhất bạn cần, một notepad và bút, không tốn kém, và rất có khả năng bạn đã có chúng. Chúng cũng rất dễ mang theo, giúp bạn dễ dàng di chuyển từ phòng này sang phòng khác ghi lại những gì bạn nhìn thấy. Nếu bạn không có thời gian để làm cả nhà cùng một lúc, bạn có thể dễ dàng ghi lại một chút bất cứ khi nào bạn có một vài phút hoặc một giờ miễn phí.

Tuy nhiên, mặc dù phương pháp này rất dễ, nhưng nó không đặc biệt nhanh. Viết tất cả mọi thứ từ lâu sẽ mất thời gian và nó chỉ tạo ra một bản sao giấy - nếu nó bị mất hoặc bị hỏng giữa chừng trong quá trình, bạn phải bắt đầu lại từ đầu. Ngoài ra, nếu chữ viết tay của bạn không đặc biệt gọn gàng, công ty bảo hiểm của bạn - hoặc thậm chí là bạn - có thể gặp khó khăn khi đọc nó khi bạn cần nộp đơn khiếu nại.

Hình ảnh

Một cách khá nhanh để thực hiện kiểm kê nhà là đi từ phòng này sang phòng khác bằng máy ảnh, chụp ảnh toàn bộ phòng hoặc các vật dụng riêng lẻ. Ảnh là một cách nhanh chóng và chính xác để hiển thị tình trạng của một mặt hàng. Bạn cũng có thể phóng to để chụp các chi tiết quan trọng, chẳng hạn như số sê-ri của thiết bị, nhà sản xuất trên một mảnh sứ hoặc chữ ký trên một tác phẩm nghệ thuật.

Nếu bạn chọn phương pháp này, hãy làm việc theo cách của bạn xung quanh mỗi phòng, chụp ảnh từ mọi góc độ. Mở tủ quần áo và ngăn kéo từng cái một để chụp ảnh nội dung của chúng. Ngoài ra, đừng quên ghi lại máy ảnh - có thể bằng cách chụp ảnh nó trong gương.

Một số điện thoại và máy ảnh kỹ thuật số cho phép bạn thêm một mô tả bằng văn bản cho mỗi ảnh khi bạn lưu nó. Nếu không phải của bạn, bạn có thể in ảnh ra và viết thông tin quan trọng ở mặt sau hoặc nhập một tài liệu riêng giải thích những gì hiển thị trong mỗi ảnh, cung cấp chi tiết như giá và giá.

Để lưu trữ kho ảnh nhà của bạn, bạn có hai lựa chọn. Đầu tiên, bạn có thể ghi hình ảnh vào đĩa và lưu trữ ở đâu đó bên ngoài nhà của bạn - trong hộp ký gửi an toàn hoặc tại nhà của một người bạn hoặc người thân. Tùy chọn khác là lưu ảnh trong tài khoản lưu trữ đám mây, cho phép bạn truy cập chúng từ mọi nơi nếu bạn cần chúng để yêu cầu bồi thường.

Video

Một cách khác để chụp ảnh từng cái một là ghi lại từng bước trong nhà của bạn trên video. Một lợi thế của phương pháp này là bạn có thể tường thuật khi bạn đi, giải thích từng mục là gì và giá trị của nó. Bằng cách đó, bạn không phải thêm một mô tả bằng văn bản riêng.

Bạn cũng có thể ghi âm chỉ bằng máy ghi âm. Tuy nhiên, nếu bạn làm điều đó bạn không có hồ sơ trực quan về tình trạng của từng mặt hàng.

Bạn cũng có thể mô tả tất cả các nhóm vật phẩm cùng một lúc, mở ngăn kéo hoặc tủ bếp và mô tả ngắn gọn nội dung. Chẳng hạn, bạn có thể nói, Đây là những món ăn hàng ngày của tôi. Họ là Corelle và tôi đã mua chúng vào năm 2010. Bộ này có dịch vụ cho tám người, với đĩa ăn tối, đĩa salad, bát và cốc.

Bảng tính

Một chương trình bảng tính, chẳng hạn như Microsoft Excel, Open Office Calc hoặc Bảng tính Google Docs, giúp bạn dễ dàng sắp xếp kho đồ gia dụng của mình. Bạn có thể liệt kê một mục trên mỗi hàng của bảng tính và sử dụng các tiêu đề cột để biết thông tin như giá trị, ngày mua, điều kiện, v.v..

Nếu bạn không chắc chắn về cách bạn muốn thiết lập bảng tính kiểm kê nhà, bạn có thể tải xuống mẫu kiểm kê nhà miễn phí từ Vertex 42, một công ty chuyên về mẫu bảng tính. Mẫu này bao gồm các tiêu đề cho từng vị trí, mô tả, ngày và địa điểm mua hàng, bảo hành, giá cả, điều kiện, giá trị ước tính, kiểu máy, số sê-ri và ghi chú bổ sung. Nó cũng có một phần riêng để thêm thông tin liên lạc cho chính bạn và công ty bảo hiểm của bạn, vì vậy bạn sẽ có thông tin đó hữu ích nếu bạn phải nộp đơn khiếu nại. Mẫu hoạt động với Excel, Calc và Bảng tính.

Sử dụng bảng tính cho kho đồ gia dụng của bạn là không tốn kém, miễn là bạn đã có phần mềm cơ bản và nó giữ cho tất cả thông tin của bạn được sắp xếp gọn gàng. Thật dễ dàng để sắp xếp danh sách để tìm kiếm một mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng cụ thể và thật dễ dàng để thêm hoặc xóa các mặt hàng bất cứ khi nào đồ đạc của bạn thay đổi.

Hạn chế chính của bảng tính là rất khó để làm việc trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Bạn có thể sử dụng máy tính ở nhà của mình, nhưng điều đó khiến việc kiểm kê một phòng trở nên khó khăn hơn nhiều vì bạn phải tiếp tục chạy đi chạy lại từ phòng nơi bạn làm việc đến phòng nơi bạn giữ máy tính.

Ứng dụng hàng tồn kho tại nhà

Có hàng tá chương trình và ứng dụng phần mềm bạn có thể sử dụng để tạo kho đồ gia dụng. Bạn có thể tìm thấy một ứng dụng kiểm kê tại nhà cho bất kỳ hệ thống nào, từ iOS đến Windows và cho bất kỳ ngân sách nào..

Các ứng dụng kiểm kê tại nhà hoạt động ít nhiều theo cùng một cách. Bạn liệt kê các phòng trong nhà của bạn và thêm các mục vào mỗi phòng, cùng với các chi tiết như địa điểm, danh mục, ngày mua, số mô hình và chi phí thay thế. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh của các mặt hàng của bạn và, trong hầu hết các trường hợp, bản sao biên lai hoặc các tài liệu khác. Các chương trình lưu trữ dữ liệu của bạn trên Web, do đó bạn có thể truy cập nó từ bất cứ đâu hoặc chuyển đổi nó thành bảng tính hoặc tệp PDF mà bạn có thể lưu trên máy tính của mình.

Ưu điểm chính của phần mềm kiểm kê tại nhà là giúp bạn dễ dàng lưu trữ tất cả thông tin của bạn với nhau, bao gồm mô tả, ảnh và các tài liệu khác. Tuy nhiên, các chương trình này cũng có nhược điểm tương tự như mẫu bảng tính: sử dụng chúng trên điện thoại hoặc máy tính bảng khiến việc gõ phím trở nên khó xử và việc sử dụng chúng trên máy tính gia đình khiến việc nhập các mục trong các phòng khác nhau trở nên khó khăn.

Các chương trình kiểm kê tại nhà bao gồm:

• Biết công cụ của bạn. III cung cấp một chương trình kiểm kê tại nhà miễn phí có tên là know Your Stuff, bạn có thể sử dụng trên Web hoặc tải xuống dưới dạng một ứng dụng cho iPhone hoặc Android. Nó lưu trữ tất cả thông tin của bạn, cùng với tối đa 1GB ảnh, trong tài khoản trực tuyến được bảo vệ bằng mật khẩu. Cùng với danh sách và mô tả mặt hàng của bạn, nó lưu trữ thông tin cá nhân và thông tin bảo hiểm của bạn để bạn có thể truy cập nó từ bất cứ đâu. Nó cũng cho phép bạn đính kèm các tập tin như biên lai và thẩm định. Bạn có thể xem các mục của mình theo nhiều cách - theo phòng, theo danh mục hoặc tất cả cùng một lúc - và tạo các báo cáo hiển thị một nhóm các mục và tổng chi phí thay thế của chúng.
• Những gì bạn sở hữu. Những gì bạn sở hữu là một chương trình kiểm kê tại nhà có sẵn cho Windows hoặc MacOS. Phiên bản dùng thử miễn phí có sẵn, nhưng phần mềm đầy đủ có giá 40 đô la. Một đánh giá của CNET được đăng trên trang web của công ty ca ngợi thiết kế trực quan, đẹp mắt của phần mềm và cài đặt dễ dàng. Các biên tập viên đặc biệt thích tính năng Phòng quyên góp của nhóm đối với các mặt hàng mà bạn dự định quyên góp cho từ thiện, vì điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi các khoản đóng góp của mình cho mục đích thuế. Tuy nhiên, bên cạnh tính năng đó, có vẻ như chương trình $ 40 này có thể làm bất cứ điều gì mà Công cụ của bạn không thể làm miễn phí.
• Phòng trưng bày gia đình tự do. Ứng dụng này, có sẵn cho Android hoặc iOS, miễn phí cho tất cả mọi người, cho dù bạn có hợp đồng bảo hiểm với Liberty Mutual hay không. Với Liberty Mutual Home Gallery, bạn có thể quét mã vạch trên các mặt hàng của mình và để hình ảnh và mô tả tự động bật lên, thay vì phải nhập chúng bằng tay. Sau khi tạo khoảng không quảng cáo của bạn, bạn có thể xuất nó dưới dạng bảng tính hoặc PDF, để chia sẻ hoặc sử dụng làm bản sao lưu trong trường hợp điện thoại của bạn bị mất hoặc bị hỏng.
• Hàng tồn kho cho chủ nhà. Inventory for Homeowners là một ứng dụng miễn phí dành cho Android hoặc iOS từ Encircle, một công ty cung cấp phần mềm cho ngành bảo hiểm. Trình quản lý tài sản dựa trên hình ảnh này có thể lưu trữ số lượng ảnh không giới hạn và lượng thông tin không giới hạn về mỗi ảnh. Bạn có thể nhập các bản cập nhật từ điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc Web và phần mềm sẽ tự động đồng bộ hóa nó trên tất cả các thiết bị khác của bạn. Tuy nhiên, một số đánh giá tại Apple Store phàn nàn rằng bạn không thể tải xuống ứng dụng mà không cần đăng ký trước khi đăng ký - mà không được cho biết chính xác những gì bạn đang đăng ký.

Những ứng dụng khác

Ngoài các ứng dụng được thiết kế dành riêng cho việc tạo kho đồ gia dụng, còn có nhiều ứng dụng khác có thể được điều chỉnh cho mục đích này. Mục đích dự định của họ bao gồm từ danh mục sách đến tổ chức thông tin cho công việc, nhưng chỉ cần thêm một chút nỗ lực để biến chúng thành công cụ kiểm kê tại nhà.

• Thư viện ngon. Đúng như tên gọi, Delicious Library được thiết kế chủ yếu để lập danh mục bộ sưu tập sách và nhạc của bạn. Bất kỳ mục nào có mã vạch (như sách, CD hoặc DVD) đều có thể được quét và ứng dụng sẽ tự động thêm dữ liệu như tiêu đề và giá trị gần đúng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thêm các vật phẩm không có mã vạch (như công cụ và đồ nội thất) bằng tay, làm cho ứng dụng thư viện này cũng phù hợp để sử dụng hàng tồn kho trong nhà. Thư viện Delicious chỉ chạy trên Mac OS X và có giá 25 đô la. Một thử nghiệm miễn phí có sẵn.
• iTrackMine. Giống như Delicious Library, ứng dụng này được thiết kế để quản lý các bộ sưu tập sách, nhạc và thậm chí cả rượu vang. Bạn có thể quét các mục của mình hoặc nhập số UPC bằng tay, nhập dữ liệu từ tài khoản của bạn tại các trang web như iTunes và Goodreads hoặc thêm các mục bằng tay dưới dạng các mục tùy chỉnh. Tuy nhiên, không giống như Delicious Library, iTrackMine cũng có thể tạo báo cáo bảo hiểm giống như một ứng dụng kiểm kê nhà chuyên dụng. Bạn có thể sử dụng iTrackMine trên Web hoặc tải xuống ứng dụng di động miễn phí cho các thiết bị iOS, Android và Mobile Safari.
• Sắp xếp. Ứng dụng iOS này nhằm giúp bạn sắp xếp đồ đạc của mình để di chuyển. Bạn có thể liệt kê các mục, sắp xếp chúng vào các thư mục, tải lên ảnh và video ngắn cho từng mục và thêm các thẻ và ghi chú có thể tìm kiếm với dữ liệu như số sê-ri và ngày bảo hành. Bạn có thể xuất dữ liệu dưới dạng PDF hoặc bảng tính hoặc tự động sao lưu trong tài khoản đám mây; bạn cũng có thể nhập dữ liệu từ một bảng tính hiện có. Sắp xếp chi phí $ 8 cho phiên bản cao cấp đầy đủ tính năng. Ngoài ra còn có phiên bản miễn phí có thể lưu trữ tới 200 mặt hàng và không thể nhập video hoặc xuất PDF.
• Evernote. Ứng dụng năng suất phổ biến này đã có thể lưu trữ các bài viết, hình ảnh và ghi chú viết tay, vì vậy đây là một phần mở rộng tự nhiên để sử dụng nó để lưu trữ thông tin về đồ đạc của bạn. Chụp ảnh từng mặt hàng, sau đó truy cập vào tài khoản Evernote của bạn và thêm bất kỳ thông tin bổ sung nào bạn muốn và giải quyết vào một thẻ như kho đồ gia dụng. Evernote có sẵn cho Windows, Mac OS X, iOS và Android. Tài khoản Basic miễn phí, cho phép 60 MB tải lên mỗi tháng, có thể không đủ dung lượng để chứa một kho lưu trữ nhà lớn, nhưng bạn có thể nâng cấp lên tài khoản 1GB Plus mang lại cho bạn 1GB mỗi tháng với giá 25 đô la một năm hoặc Premium không giới hạn với giá 50 đô la một năm.

Lưu trữ hàng tồn kho của bạn

Bất kể bạn tạo kho đồ gia dụng như thế nào, bạn cần lưu trữ ở nơi an toàn nơi bạn có thể truy cập khi bạn cần nộp đơn khiếu nại. Nếu bạn lưu trữ nó trên ổ cứng máy tính của bạn hoặc trên giấy trong tủ hồ sơ, một thảm họa có thể xóa sạch bản sao duy nhất của bạn.

Một số lựa chọn thay thế an toàn hơn bao gồm:

• Lưu trữ một bản sao cứng hoặc bản sao kỹ thuật số trên ổ đĩa flash trong két an toàn chống cháy
• Giữ nó trong hộp ký gửi an toàn của bạn tại ngân hàng
• Trao một bản sao cho một người bạn hoặc người thân đáng tin cậy không sống cùng bạn
• Lưu dữ liệu trong tài khoản lưu trữ đám mây
• Gửi email tệp cho chính bạn để có một bản sao trên máy chủ email của bạn

Một điều quan trọng khác để làm với hàng tồn kho nhà của bạn là để giữ cho nó cập nhật. Bất cứ khi nào bạn thực hiện mua hàng lớn, hãy thêm thông tin vào kho của nhà bạn và lưu bản sao được cập nhật, vì vậy bạn sẽ có một bản ghi về nó nếu bạn cần đưa ra yêu cầu.

Từ cuối cùng

Không thể phủ nhận rằng việc tạo ra một kho đồ gia dụng là một rắc rối khá lớn, đặc biệt là nếu bạn là chủ nhà trong một thời gian dài và đã tích lũy được rất nhiều thứ. Tuy nhiên, cố gắng nộp đơn yêu cầu bảo hiểm nhà không có hàng tồn kho là một rắc rối thậm chí còn lớn hơn, và nó xuất hiện vào thời điểm mà bạn thực sự không cần thêm căng thẳng. Ngay cả khi bạn mất cả ngày để hoàn thành hàng tồn kho của mình, sự an tâm mà nó cung cấp khiến nó rất đáng để gặp rắc rối.

Bạn đã bao giờ phải nộp một yêu cầu bảo hiểm nhà? Quá trình đã diễn ra như thế nào?