Mất bao lâu để giữ các tài liệu quan trọng (và những gì bạn có thể cắt nhỏ)

Một ngày nào đó, điều đó có thể xảy ra. Nhưng hôm nay không phải là ngày đó.

Hầu hết chúng ta vẫn thấy các tài liệu giấy vào nhà mỗi vài ngày, nếu không phải mỗi ngày: biên lai cửa hàng, thư rác, hóa đơn, báo cáo ngân hàng, chứng từ thuế, cuống phiếu lương. Thật hấp dẫn khi chỉ quét tất cả vào thùng, nhưng chúng tôi tự hỏi: chúng ta sẽ cần những tài liệu này một lần nữa phải không? Nếu vậy, chúng ta nên giữ chúng trong bao lâu và chúng ta nên lưu trữ chúng như thế nào để chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy chúng khi chúng cần?

Câu trả lời cho những câu hỏi đó phụ thuộc vào loại tài liệu cụ thể. Đây là sự hạ thấp trong số những giấy tờ phiền phức mà bạn cần giữ, thời gian bạn cần giữ chúng và cách tốt nhất để giữ chúng an toàn và có tổ chức.

Bao lâu để giữ hồ sơ quan trọng

Nếu bạn phải giữ tất cả các mảnh giấy mà bạn sở hữu mãi mãi, từ hóa đơn tạp hóa đến vé đậu xe, nó sẽ sớm chiếm quá nhiều phòng trong nhà bạn và tất cả đồ đạc của bạn sẽ bị vắt ra đường. May mắn thay, điều đó không cần thiết. Có một số tài liệu bạn nên giữ vô thời hạn, nhưng có những tài liệu khác bạn có thể loại bỏ một cách an toàn trong ít nhất một tháng. Dưới đây là hướng dẫn về thời gian lưu trữ cho các loại tài liệu khác nhau.

Tài liệu thuế

Khi bạn hoàn tất việc khai thuế, bạn không thể bỏ tất cả các tài liệu bạn đã sử dụng để hoàn thành nó. Dịch vụ doanh thu nội bộ (IRS) có thể kiểm toán tờ khai thuế của bạn trong tối đa ba năm sau khi bạn nộp đơn - hoặc tối đa sáu năm nếu nghi ngờ có lỗi nghiêm trọng - và nếu có, bạn sẽ cần những tài liệu đó. IRS khuyên bạn nên giữ cả tờ khai thuế của bạn và tất cả các tài liệu liên quan đến nó, cho đến khi hết thời hạn cho tờ khai thuế đó, và cung cấp một danh sách chi tiết các tình huống trong đó khoảng thời gian đó có thể là từ ba năm đến mãi mãi.

Tuy nhiên, theo Greg McBride, nhà phân tích tài chính tại Bankrate, không cần phải bận tâm với tất cả những chi tiết đó. Thay vào đó, McBride nói với Báo cáo người tiêu dùng rằng bạn chỉ nên giữ tất cả các hồ sơ liên quan đến thuế trong ít nhất bảy năm. Điều đó bao gồm chính tờ khai thuế của bạn, các biểu mẫu hỗ trợ như W-2 và 1099 của bạn và bất kỳ tài liệu nào liên quan đến các mục mà bạn đã tuyên bố là các khoản khấu trừ, chẳng hạn như:

Đóng góp cho các tổ chức từ thiện
Học phí và lệ phí đại học
Chi phí chăm sóc sức khỏe
Lãi suất thế chấp
Đóng góp kế hoạch nghỉ hưu
Thanh toán tiền cấp dưỡng

Giữ bất kỳ hồ sơ ngân hàng, biên lai và séc bị hủy nào cho thấy bạn có các chi phí này để bạn có thể chứng minh trong trường hợp kiểm toán.

Một số chuyên gia cho rằng nó đáng để giữ cho bản khai thuế của bạn mãi mãi. Chuyên gia thuế Michael Tonkovic, nói chuyện với CreditCards.com, chỉ ra rằng IRS có thể kiểm toán một chủ nhân hoặc một kế toán viên bị nghi ngờ gian lận ngay cả sau khi cửa sổ bảy năm đã đóng, và nó có thể yêu cầu bạn trở lại như một phần của cuộc điều tra đó. Bạn cũng có thể sử dụng tiền lãi cũ và các mẫu W-2 để chứng minh thu nhập của mình trong một năm nhất định nếu có lỗi trên bảng sao kê thu nhập An sinh xã hội của bạn.

Hồ sơ thẻ tín dụng

Khi bạn mua hàng bằng thẻ tín dụng, đừng chỉ ném biên lai vào thùng rác khi bạn về nhà. Giữ chúng cho đến khi bạn nhận được hóa đơn thẻ tín dụng của tháng đó và sau đó kiểm tra chúng theo bảng sao kê để đảm bảo rằng nó bao gồm mọi thứ bạn đã mua - và không có gì bạn không làm. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể tranh chấp bất kỳ khoản phí nào không hợp pháp hoặc yêu cầu khoản bồi hoàn cho bất kỳ mục nào bạn đã đặt hàng mà bạn chưa bao giờ nhận được.

Khi bạn đã kiểm tra bảng sao kê hàng tháng của mình, bạn có thể loại bỏ biên lai trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, nếu chúng là các mặt hàng bạn dự định yêu cầu về thuế, bạn nên gửi chúng vào thư mục thông tin thuế thay thế.

Nó cũng đáng để giữ các biên lai cho các giao dịch mua lớn, chẳng hạn như đồ nội thất, thiết bị, điện tử hoặc cải tiến nhà. Bạn có thể sử dụng chúng làm bằng chứng mua hàng nếu bạn cần nộp yêu cầu bảo hành hoặc để chứng minh chi phí của một mặt hàng nếu bạn cần nộp đơn yêu cầu mất hoặc thiệt hại về bảo hiểm nhà của bạn. Nếu bạn dự định giữ biên lai vì một trong những lý do này, hãy tạo một bản sao của nó trên giấy thường và tập tin vì biên lai giấy nhiệt có xu hướng mờ dần theo thời gian.

Đối với bản sao kê thẻ tín dụng, bạn có thể ném nó sau khi thanh toán. Nếu bạn cần một bản sao của nó sau này - ví dụ, để xác minh giao dịch mua - bạn có thể lấy một bản từ công ty thẻ tín dụng. Tuy nhiên, nếu tuyên bố bao gồm các giao dịch mua, bạn sẽ được khấu trừ thuế, hãy giữ nó trong hồ sơ với các tài liệu thuế của bạn.

Hóa đơn khác

Sau khi thanh toán hóa đơn tiện ích, cáp và điện thoại di động trong tháng, hãy giữ chúng cho đến khi bạn có thể xác minh rằng thanh toán đã được thực hiện. Điều đó có thể có nghĩa là chờ đợi cho đến khi bạn nhận được tuyên bố của tháng tiếp theo hoặc chỉ kiểm tra tài khoản của bạn trực tuyến sau một vài ngày.

Khi thanh toán của bạn được xác minh, bạn có thể loại bỏ các hóa đơn trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, nếu bạn tự làm chủ, hãy giữ các hóa đơn đó cho đến khi bạn nộp thuế cho năm tới. Có một cơ hội bạn có thể khấu trừ tất cả hoặc một phần chi phí dưới dạng chi phí kinh doanh.

Sơ khai thanh toán

Nếu nơi làm việc của bạn không gửi tiền lương của bạn trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của bạn, thì mỗi séc đi kèm với một cuống phiếu lương liệt kê các thông tin như tổng lương, thuế và các khoản khấu trừ trước thuế khác. Các chuyên gia nói rằng bạn nên giữ các biểu mẫu này cho đến khi nộp thuế vào năm tới để bạn có thể kiểm tra chúng theo mẫu W-2 hàng năm bạn nhận được từ chủ lao động. Nếu số tiền trên W-2 và cuống phiếu lương của bạn không cộng lại, bạn có thể yêu cầu một biểu mẫu thuế được sửa đổi, sử dụng các cuống này làm bằng chứng.

Bạn cũng có thể sử dụng cuống phiếu lương của mình để đảm bảo thu nhập được liệt kê trong hồ sơ thu nhập An sinh xã hội của bạn trong năm là chính xác. Cơ quan An sinh Xã hội (SSA) không còn gửi các tuyên bố này qua thư, vì vậy bạn sẽ cần đăng ký tài khoản với họ để xem tuyên bố của mình.

Đó là một ý tưởng tốt để kiểm tra tuyên bố của bạn mỗi năm cho các lỗi. Nếu SSA làm giảm thu nhập của bạn trong một hoặc nhiều năm, điều đó sẽ ảnh hưởng đến số lợi ích bạn được hưởng khi nghỉ hưu. Nếu bạn tìm thấy một lỗi, liên hệ với SSA để sửa lỗi càng sớm càng tốt.

Hồ sơ bảo hiểm

Nếu bạn giống như hầu hết người Mỹ, bạn có ít nhất một vài chính sách bảo hiểm khác nhau. Ví dụ, bạn có thể có bảo hiểm sức khỏe, xe hơi, cuộc sống và chủ nhà hoặc người thuê nhà. Mỗi chính sách khác nhau này đi kèm với giấy tờ từ công ty bảo hiểm cho biết chính sách của bạn bao gồm những gì và khoản khấu trừ của bạn là gì.

Miễn là bạn có chính sách, bạn nên giữ giấy tờ hiện tại cho nó. Nó sẽ cho phép bạn kiểm tra phạm vi bảo hiểm của bạn trước khi nộp yêu cầu bồi thường hoặc chứng minh bạn có bảo hiểm trong trường hợp tranh chấp với công ty bảo hiểm. Khi bạn gia hạn hoặc thay đổi chính sách của mình, bạn sẽ nhận được một bộ giấy tờ mới cho chính sách đó, tại thời điểm đó bạn có thể loại bỏ những chính sách trước đó.

Hồ sơ ngân hàng

Mỗi lần bạn sử dụng ATM hoặc gửi tiền hoặc rút tiền tại cửa sổ giao dịch viên ngân hàng, bạn sẽ nhận được biên lai. Giữ chúng cho đến khi bạn nhận được sao kê hàng tháng từ ngân hàng để bạn có thể đảm bảo tất cả các giao dịch của bạn được ghi lại chính xác. Sau đó, bạn có thể ném chúng.

Nếu bạn gửi ngân hàng trực tuyến, thì không cần phải giữ báo cáo ngân hàng hàng tháng của bạn sau khi kiểm tra chúng. Bạn luôn có thể truy cập trang web hoặc ứng dụng của ngân hàng để truy cập bản sao bảng sao kê của mình cho bất kỳ tháng nào. Nếu bạn không giao dịch trực tuyến, thì bạn nên giữ báo cáo hàng tháng của mình trong một năm - hoặc tối đa bảy năm nếu bạn cần chúng cho mục đích thuế. Nếu bạn nhận được một báo cáo hàng năm có chứa thông tin về thuế, bạn có thể giữ nó thay vào đó và loại bỏ các báo cáo hàng tháng.

Nếu bạn vẫn sử dụng séc giấy, hãy giữ séc bị hủy - hoặc bản sao của séc đi kèm với tuyên bố của bạn - trong một năm. Bằng cách đó, bạn có thể tạo một séc khi bạn cần làm bằng chứng thanh toán. Mỗi tháng, trải qua tất cả các séc của bạn đã vượt quá giới hạn một năm và nộp những séc có liên quan đến thuế, chi phí kinh doanh, cải thiện nhà hoặc thanh toán thế chấp. Tất cả những người khác có thể được cắt nhỏ.

Hồ sơ đầu tư

Nếu bạn đầu tư vào cổ phiếu, trái phiếu hoặc quỹ tương hỗ thông qua một công ty môi giới, nó sẽ gửi cho bạn một báo cáo hàng quý ba tháng một lần để cho thấy các khoản đầu tư của bạn đang hoạt động như thế nào. Giữ các báo cáo này cho đến cuối năm khi công ty gửi báo cáo hàng năm. Kiểm tra báo cáo hàng quý để đảm bảo chúng phù hợp với bản tóm tắt hàng năm, sau đó loại bỏ chúng. Giữ các bản tóm tắt hàng năm miễn là bạn sở hữu chứng khoán, cộng thêm bảy năm nữa, trong trường hợp bạn cần chúng cho mục đích thuế.

Nếu bạn mua và bán cổ phiếu riêng lẻ, trái phiếu hoặc tiền trực tuyến, bạn sẽ nhận được xác nhận mua hàng. Giữ xác nhận đó cho đến khi bạn bán bảo mật để bạn có thể tham khảo nó khi bạn báo cáo lãi vốn từ việc bán thuế. Sau đó, có lẽ bạn nên giữ nó trong hồ sơ với các tài liệu thuế khác của bạn trong trường hợp bạn cần nó để kiểm toán.

Giấy nghỉ hưu

Các kế hoạch hưu trí, chẳng hạn như kế hoạch 401 (k) và 403 (b), cũng gửi báo cáo hàng quý. Các chuyên gia nói rằng bạn nên coi những điều này giống như các báo cáo hàng quý cho các khoản đầu tư khác: Giữ chúng để kiểm tra đối với tuyên bố hàng năm của bạn, sau đó loại bỏ chúng.

Các chuyên gia đồng ý rằng bạn nên giữ các báo cáo hàng năm ít nhất cho đến khi bạn nghỉ hưu và một số khuyến nghị nên giữ chúng miễn là bạn tiếp tục rút tiền từ kế hoạch. Điều đó đặc biệt quan trọng đối với các kế hoạch của Roth IRA và Roth 401 (k) để bạn có thể chứng minh rằng bạn đã trả thuế cho các khoản đóng góp của mình. Nếu nơi làm việc của bạn là một trong số ít nơi vẫn cung cấp chương trình lương hưu có lợi ích xác định, các chuyên gia khuyên bạn nên giữ tất cả các tài liệu liên quan đến kế hoạch đó vĩnh viễn, ngay cả sau khi bạn nghỉ hưu.

Tài liệu cho vay

Nếu bạn có các khoản nợ như thế chấp, vay mua ô tô hoặc vay sinh viên, hãy giữ tất cả các giấy tờ liên quan đến các khoản vay đó cho đến khi chúng được trả hết. Điều đó bao gồm thỏa thuận cho vay và hồ sơ của tất cả các khoản thanh toán của bạn. Giữ những hồ sơ này cho phép bạn chứng minh chính xác những gì bạn nợ và số tiền bạn đã trả.

Khi khoản vay được trả hết, bạn sẽ nhận được một tài liệu khác cho thấy khoản vay đã được thanh toán đầy đủ. Bạn nên giữ tài liệu này trong ít nhất bảy năm cho hồ sơ thuế của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn có không gian, bạn nên giữ nó mãi mãi để bạn có thể chứng minh khoản vay đã được trả hết. Đối với các khoản vay thế chấp, bạn chắc chắn nên giữ hồ sơ này mãi mãi.

Hồ sơ tài sản

Nếu bạn là chủ nhà, bạn cần lưu giữ tất cả các hồ sơ liên quan đến việc mua nhà và bất kỳ cải tiến nhà lớn nào bạn đã thực hiện. Điều đó bao gồm hồ sơ của bất kỳ chi phí liên quan đến việc mua nhà, chẳng hạn như phí pháp lý và hoa hồng bất động sản. Bạn sẽ cần những tài liệu này để thiết lập cơ sở chi phí của bạn - nghĩa là tổng số tiền bạn đã bỏ vào nhà - khi bạn bán nó. Thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến số tiền bạn phải trả trong thuế lãi vốn khi bán.

Tương tự như vậy, nếu bạn sở hữu một ngôi nhà nghỉ mát hoặc đầu tư vào bất động sản cho thuê bất động sản, bạn nên giữ những tài liệu tương tự cho tất cả các tài sản bạn sở hữu ngoài ngôi nhà chính của bạn. Vì mục đích thuế, hãy giữ các tài liệu này cho đến bảy năm sau khi bạn bán tài sản.

Một tài liệu hữu ích khác để giữ là hóa đơn thuế tài sản hàng quý của bạn. Giữ các hóa đơn, cũng như biên lai hoặc séc bị hủy để chứng minh bạn đã thanh toán, cho đến khi bạn nộp thuế cho năm tiếp theo. Nếu bạn có liên quan đến bất kỳ tranh chấp nào về thanh toán thuế tài sản của mình, hãy giữ hóa đơn cho đến khi tranh chấp được giải quyết.

Một tài liệu khác bạn cần giữ - và đảm bảo giữ ở nơi an toàn - là tiêu đề cho nhà của bạn. Tài liệu này là bằng chứng pháp lý của bạn rằng bạn sở hữu tài sản. Giữ tiêu đề đến nhà của bạn cho đến khi bạn bán nó. Làm tương tự cho tiêu đề cho xe của bạn nếu bạn có một.

Nếu bạn là người thuê nhà, bạn sẽ không có bất kỳ hồ sơ mua hàng nào phải lo lắng, nhưng rất có thể bạn có một hợp đồng cho thuê mà bạn đã ký khi bạn chuyển đến. Giữ tài liệu này miễn là bạn sống trong nhà để bạn có thể tham khảo nó nếu bạn có bất kỳ tranh chấp với chủ nhà của bạn. Khi bạn đã chuyển đi, hãy giữ hợp đồng cho thuê cho đến khi chủ nhà trả lại tiền đặt cọc của bạn. Sau đó, bạn có thể cắt nhỏ nó.

Hồ sơ cá nhân

Một số giấy tờ quan trọng nhất mà bạn sở hữu là những tài liệu ghi lại các sự kiện quan trọng trong cuộc sống của bạn. Tùy thuộc vào câu chuyện cuộc đời của bạn đã diễn ra như thế nào, những điều này có thể bao gồm bất kỳ điều nào sau đây:

Giấy khai sinh (của chính bạn và của con bạn)
Thông qua giấy tờ con nuôi
Thẻ an sinh xã hội
Giấy phép kết hôn
Nghị định ly hôn
Giấy chứng nhận nhập tịch
Giấy xuất viện
Di chúc, ủy thác, giấy ủy quyền và các tài liệu quy hoạch bất động sản khác
Giấy chứng tử (cho người phối ngẫu và người thân khác)

Bạn sẽ cần sử dụng những tài liệu này vào nhiều thời điểm khác nhau trong suốt cuộc đời của bạn. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng giấy khai sinh hoặc thẻ An sinh xã hội làm ID khi xin giấy phép lái xe hoặc hộ chiếu; bạn sẽ cần đưa ra quyết định ly hôn nếu bạn muốn kết hôn lần nữa và những người thừa kế của bạn sẽ cần quyền truy cập vào di chúc của bạn sau khi bạn qua đời. Giữ các tài liệu này mãi mãi và giữ chúng ở nơi an toàn, chẳng hạn như hộp ký gửi an toàn.

Nói về các hộp ký gửi an toàn, Báo cáo Người tiêu dùng nói rằng nếu bạn có một hộp, bạn nên giữ một danh sách nội dung của nó. Bạn có thể tham khảo nó nếu bạn nghi ngờ thiếu thứ gì. Giữ danh sách này miễn là bạn có hộp.

Cách lưu trữ hồ sơ của bạn

Khi bạn đã sắp xếp tất cả các hồ sơ của mình và tìm ra những gì cần giữ, bạn cần quyết định nơi giữ nó. Có hai cách chính để lưu trữ tài liệu của bạn: trên giấy hoặc ở dạng kỹ thuật số. Dù bạn chọn cách nào, bạn sẽ cần một hệ thống để sắp xếp hồ sơ của bạn để bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng khi bạn cần. Và trong khi bạn đang làm việc để sắp xếp các tệp của mình theo thứ tự, bạn có thể thực hiện một số biện pháp phòng ngừa để bảo vệ các tài liệu nhạy cảm của bạn khỏi bị hư hại và trộm cắp.

Lưu trữ tài liệu giấy

Tài liệu giấy rơi vào một số loại khác nhau. Biên lai thẻ tín dụng, biên lai ATM và phiếu gửi tiền ngân hàng đều cần được lưu trữ trong vòng chưa đầy một tháng. Bạn có thể cất những thứ này trong một phong bì hoặc ghim chúng trên giá nhận. Vào cuối tháng, bạn có thể kiểm tra tất cả chúng dựa trên thẻ tín dụng hoặc bảng sao kê ngân hàng và sau đó loại bỏ chúng.

Tiếp theo, một số tài liệu - như báo cáo đầu tư hàng quý và các hình thức bảo hiểm - cần được lưu giữ trong một năm hoặc ít hơn. Một cách tiện dụng để lưu trữ những thứ này là trong tủ hồ sơ hoặc thùng hồ sơ treo với một thư mục riêng cho từng danh mục: nhà, xe hơi, tài chính, v.v. Nếu bạn thiếu dung lượng và chỉ có một vài tài liệu để lưu trữ, trình tổ chức tệp accordion có nhiều túi tích hợp cung cấp một giải pháp thay thế nhỏ gọn.

Cuối cùng, có những tài liệu bạn cần lưu trữ trong thời gian dài, chẳng hạn như khai thuế và hồ sơ tài sản. Với những điều này, bạn phải quyết định điều gì quan trọng hơn với bạn: bảo vệ tệp của bạn hoặc giữ chúng có thể truy cập được.

Lưu trữ các tài liệu dài hạn của bạn trong tủ hồ sơ, cùng với các tài liệu ngắn hạn của bạn, sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng khi bạn cần chúng. Và nếu bạn chọn một tủ hồ sơ có khóa, nó sẽ giữ thông tin cá nhân nhạy cảm của bạn tránh xa những con mắt tò mò. Tuy nhiên, nó sẽ không bảo vệ các tài liệu này khỏi bị hư hại trong trường hợp hỏa hoạn hoặc lũ lụt. Ngược lại, lưu trữ tài liệu của bạn trong két an toàn chống cháy sẽ bảo vệ chúng khỏi bị hư hại và trộm cắp, nhưng điều đó sẽ khiến chúng khó truy cập hơn.

Chuyên gia kinh doanh nhỏ Barbara Weltman, nói chuyện với Báo cáo người tiêu dùng, khuyên bạn nên chọn một thiết bị chống cháy cho các tài liệu đặc biệt nhạy cảm: báo cáo ngân hàng và đầu tư, tài liệu thuế, tài liệu lập kế hoạch bất động sản và thông tin lương hưu. Bởi vì những tài liệu này chứa thông tin cá nhân, chẳng hạn như số An sinh xã hội của bạn, để chúng ở nơi người khác có thể tìm thấy chúng khiến bạn có nguy cơ bị đánh cắp danh tính.

Đó cũng là một ý tưởng tốt để giữ các tài liệu bảo hiểm trong an toàn của bạn để bạn có thể phục hồi chúng sau khi hỏa hoạn, lũ lụt hoặc trộm. Điều đó bao gồm các chính sách bảo hiểm của bạn và một bản sao hàng tồn kho của nhà bạn, bạn sẽ cần đưa ra yêu cầu bồi thường. Các chuyên gia cũng đề nghị lập một danh sách tất cả các tài khoản quan trọng nhất của bạn và cất nó vào an toàn để tham khảo.

Lưu trữ tài liệu điện tử

Giữ các tài liệu tài chính của bạn ở dạng kỹ thuật số có thể dễ dàng hơn việc lưu trữ các tài liệu vật lý. Các tập tin điện tử chiếm ít không gian trong nhà của bạn hơn các tủ hồ sơ đầy giấy và chúng không thể bị phá hủy bởi hỏa hoạn hoặc lũ lụt. Nếu bạn đã nhận được hầu hết các hóa đơn và báo cáo của mình ở dạng kỹ thuật số, thật dễ dàng để gửi chúng đi trên ổ cứng của bạn và nếu bạn có tài liệu giấy, bạn có thể chuyển đổi chúng thành dạng điện tử bằng cách quét chúng.

Tuy nhiên, các tệp điện tử dễ bị tổn thương trước các mối đe dọa khác, chẳng hạn như virus máy tính và hack. Đây là cách bảo vệ hồ sơ kỹ thuật số của bạn khỏi những nguy hiểm này:

Sử dụng mật khẩu bảo vệ. Trước tiên, hãy đảm bảo bạn sử dụng mật khẩu mạnh cho tất cả các tài khoản tài chính trực tuyến của mình. Thay đổi mật khẩu thường xuyên và tránh sử dụng cùng một mật khẩu cho nhiều trang web. Nếu bạn lưu trữ các bản sao hồ sơ tài chính trên ổ cứng, bạn có thể bảo vệ bằng mật khẩu các tệp riêng lẻ hoặc các thư mục bạn giữ chúng. Xu hướng kỹ thuật số giải thích cách thực hiện việc này cho cả máy tính Windows và Macintosh.
Cài đặt phần mềm chống vi-rút. Virus máy tính và các loại phần mềm độc hại khác có thể làm hỏng tệp của bạn hoặc cắt quyền truy cập của bạn vào chúng. Để tránh những vấn đề này, hãy cài đặt một chương trình chống vi-rút tốt trên máy tính của bạn và cập nhật chương trình. Tham khảo các ấn phẩm công nghệ như Tạp chí PC và CNET để tìm phần mềm chống vi-rút tốt nhất cho máy Windows và máy Mac.
Sử dụng bộ bảo vệ Surge. Một mối đe dọa khác cho máy tính của bạn là gai điện có thể chiên các thành phần bên trong mỏng manh của nó. Cách tốt nhất để giảm mối đe dọa này là giữ cho máy tính của bạn cắm vào một thiết bị bảo vệ đột biến. Dải nguồn với khả năng bảo vệ đột biến có thể bảo vệ tới hàng tá thiết bị điện tử cùng một lúc.
Giữ bản sao lưu. Cho dù bạn bảo vệ máy tính cẩn thận đến đâu, bạn cũng không thể loại bỏ hoàn toàn nguy cơ máy tính sẽ bị hỏng hoặc bị đánh cắp. Tuy nhiên, nếu bạn giữ các bản sao lưu các tệp của mình trên đám mây, bạn sẽ không mất quyền truy cập vào chúng ngay cả khi bạn mất máy tính. Đảm bảo nhà cung cấp lưu trữ đám mây của bạn sử dụng công nghệ mã hóa để tin tặc không thể dễ dàng lấy được tệp của bạn. Ngoài ra, bạn có thể sao lưu các tệp của mình vào ổ cứng ngoài được bảo vệ bằng mật khẩu.

Lưu trữ hồ sơ cá nhân

Các chuyên gia không đồng ý về nơi bạn nên giữ hồ sơ cá nhân quan trọng như giấy khai sinh, hộ chiếu, di chúc và các tiêu đề cho nhà và xe hơi của bạn. Weltman khuyên bạn nên đặt các tài liệu này vào hộp ký gửi an toàn tại ngân hàng, nhưng các chuyên gia khác chỉ ra rằng làm như vậy sẽ chỉ cho phép bạn truy cập các tài liệu trong giờ ngân hàng. Ngoài ra, nếu bạn chết, hộp ký gửi an toàn của bạn có thể bị niêm phong, khiến người thừa kế của bạn khó lấy lại nội dung. Các chuyên gia nói rằng một két sắt chống cháy là nơi tốt nhất cho những tài liệu quan trọng này.

Có lẽ lựa chọn an toàn nhất trong tất cả là tạo bản sao dự phòng các tài liệu quan trọng nhất của bạn, chẳng hạn như giấy khai sinh và kết hôn. Điều đó sẽ cho phép bạn giữ một trong một hộp ký gửi an toàn và một trong két an toàn chống cháy của bạn ở nhà.

Băm nhỏ tài liệu cũ

Để bảo vệ bản thân khỏi hành vi trộm cắp danh tính, bạn phải làm nhiều hơn là lưu trữ an toàn các tài liệu bạn đang giữ. Bạn cũng phải vứt bỏ những thứ bạn ném ra một cách an toàn. Nếu bạn chỉ cần ném tài liệu có thông tin cá nhân nhạy cảm vào thùng rác hoặc thùng tái chế, kẻ trộm có thể lấy chúng ra khỏi thùng của bạn ở lề đường và sử dụng chúng để hack vào tài khoản của bạn.

Để tránh vấn đề này, hãy đầu tư vào một máy hủy nhỏ cho văn phòng tại nhà của bạn. Một máy hủy ngang là tốt nhất vì nó cắt tài liệu của bạn thành các mảnh nhỏ, thay vì các dải dài có khả năng được lắp lại. Không cần thiết phải xé từng mảnh giấy có tên của bạn trên đó, nhưng các chuyên gia nói rằng nên cắt bất cứ thứ gì có chứa nhiều thông tin cá nhân về bạn hơn là bạn có thể tìm thấy trong danh bạ điện thoại.

Theo Recycl Coach, hầu hết các thành phố đều cho phép bạn vứt bỏ các tài liệu tài chính bị cắt vụn trong thùng tái chế lề đường của mình, tuy nhiên, có lẽ bạn sẽ phải chứa chúng trong túi nhựa, túi giấy hoặc hộp các tông để giữ cho các mảnh nhỏ không bị thổi xa. Kiểm tra với cơ quan tái chế địa phương của bạn để tìm hiểu các quy tắc là gì. Bạn cũng có thể biến giấy vụn thành phân trộn hoặc tái sử dụng chúng làm lớp phủ hoặc vật liệu đóng gói.

Một loại hồ sơ tài chính bạn không nên tái chế là cửa hàng và biên lai ATM được in trên giấy in nhiệt. Như Recycl Coach giải thích, loại giấy này chứa một lớp mỏng nhựa BPA độc hại, có thể làm nhiễm bẩn cả một lô giấy tái chế. Nếu thị trấn của bạn không có chương trình lấy lại đặc biệt để nhận, chỉ cần vứt chúng vào thùng rác. May mắn thay, biên lai không có nhiều thông tin cá nhân về họ, vì vậy không cần phải hủy chúng trước.

Điều quan trọng là phải thận trọng khi bỏ các tệp điện tử cũ có chứa dữ liệu nhạy cảm. Nếu bạn chỉ di chuyển các tệp này vào thùng rác - ngay cả khi bạn dọn sạch thùng rác ngay lập tức - tệp sẽ không bị xóa vĩnh viễn. Thay vào đó, theo Electronic Frontier Foundation (EFF), máy tính của bạn làm cho tập tin trở nên vô hình và làm cho không gian mà nó chiếm dụng có sẵn để ghi đè. Cho đến khi điều đó xảy ra - có thể là vài tuần, vài tháng hoặc nhiều năm trong tương lai - tệp vẫn nằm trên đĩa của bạn, nơi một hacker lành nghề có thể lấy lại nó.

Để loại bỏ các tệp của bạn một cách an toàn, bạn cần hướng dẫn máy tính của bạn ghi đè lên chúng ngay sau khi bỏ rác. EFF giải thích cách thực hiện việc này trên cả máy tính Macintosh và Windows.

Từ cuối cùng

Việc thiết lập một hệ thống lưu trữ cho tất cả các tài liệu tài chính của bạn cần một chút công việc trước mắt, nhưng nó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài. Khi bạn biết chính xác những tài liệu nào bạn cần giữ và trong bao lâu, việc dán biên lai trong phong bì, báo cáo hàng quý trong một thư mục và khai thuế trong két an toàn của bạn là một vấn đề thường xuyên. Khi bạn biết cách xử lý từng tài liệu ngay lập tức, bạn sẽ không có giấy tờ chất đống trên mọi bề mặt trong nhà và bạn sẽ không có nguy cơ mất các hồ sơ quan trọng vì chúng bị chôn vùi trong một chồng ở đâu đó.

Giữ tài liệu của bạn được tổ chức có các đặc quyền khác quá. Nếu nhà của bạn bị hư hại trong thảm họa tự nhiên, ví hoặc ví của bạn bị đánh cắp hoặc IRS quyết định kiểm toán bạn, bạn sẽ có thể đặt tay lên tất cả các tài liệu bạn cần để xử lý sự cố tại một thời điểm. Sắp xếp hồ sơ tài chính của bạn thậm chí có thể giúp bạn hiểu được tình hình tài chính của mình để bạn có ý thức tốt hơn về những gì bạn có thể và không đủ khả năng.

Đôi khi, phân loại thông qua hồ sơ tài chính của bạn thậm chí có thể phát hiện ra tiền bị thiếu. Chẳng hạn, bạn có thể phát hiện ra một tấm séc bạn chưa bao giờ gửi, hóa đơn y tế bạn có thể gửi để hoàn trả hoặc thậm chí là một tài khoản ngân hàng cũ mà bạn đã quên. Nếu đó không phải là một động lực tốt để có được cuộc sống tài chính của bạn theo thứ tự, tôi không biết đó là gì.

Bạn sử dụng hệ thống nào để tổ chức hồ sơ tài chính tại nhà?