Cách chuẩn bị cho buổi phỏng vấn xin việc - Mẹo thực hành để sẵn sàng

Là một cựu giám đốc điều hành cấp cao cũng như một chủ doanh nghiệp nhỏ, tôi đã phỏng vấn hàng trăm ứng cử viên tìm kiếm các vị trí cấp cao để thăng chức phó chủ tịch. Tôi cũng đã ở phía bên kia của bàn và hiểu được sự căng thẳng, thậm chí tuyệt vọng, đi kèm với một kết quả không chắc chắn.

Thật không may, trong môi trường kinh doanh ngày nay, thường có hàng trăm ứng viên cho mỗi lần mở công việc và nhiều ứng viên cho mỗi lần thăng chức. Khả năng tách biệt với đối thủ cạnh tranh, để phân biệt bản thân với nhóm ứng cử viên có trình độ tương đương trong quá trình phỏng vấn xin việc là rất quan trọng. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của tôi, ít hơn một trong bốn ứng cử viên đã chuẩn bị đầy đủ để tạo ấn tượng chiến thắng.

Các mẹo sau sẽ giúp bạn sẵn sàng khi cơ hội tiếp theo của bạn xuất hiện:

Làm thế nào để chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn việc làm

1. Đi vào đúng khung của tâm trí

Tổng thống Bill Clinton, không xa lạ gì về tầm quan trọng của việc truyền tải đúng thông điệp, đã từng nói, đó là khi đôi khi mọi người bị căng thẳng, họ ghét phải suy nghĩ và đó là lúc họ cần suy nghĩ nhất. Học cách thoải mái trong môi trường phỏng vấn là điều quan trọng và tương đối dễ dàng nếu bạn đã chuẩn bị đầy đủ và hiểu được hậu quả có thể xảy ra của mỗi kết quả. Kiếm được công việc hoặc thăng tiến là rất quan trọng, nhưng thành công không có nghĩa là bạn sẽ sống hạnh phúc sau đó, cũng như thất bại sẽ không phải là kết thúc cuộc đời của bạn.

2. Hiểu mục tiêu phỏng vấn: Đến bước tiếp theo

Nhận một công việc hoặc thăng tiến thường là một quá trình chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo, hoàn thành thành công từng giai đoạn là điều kiện tiên quyết cho giai đoạn tiếp theo. Mục đích của thư xin việc và sơ yếu lý lịch là được mời phỏng vấn, giống như mục đích của cuộc phỏng vấn là lời mời làm việc hoặc phỏng vấn trong tương lai với các thành viên có vị trí cao hơn trong nhóm quản lý.

Tốc độ của quy trình luôn được kiểm soát bởi tổ chức công ty, thường là bằng các chính sách và thủ tục chi tiết. Một số công ty công bố chính sách của họ trên các trang web hoặc cung cấp chúng thông qua các bộ phận nhân sự của họ để đảm bảo rằng các ứng viên biết những gì mong đợi. Whole Food Market, một trong 100 công ty tốt nhất để làm việc, Fortune giải thích rằng quy trình của họ bao gồm các cuộc phỏng vấn sơ bộ và đầy đủ, cá nhân và trong các nhóm nhân viên công ty. Cố gắng xác định quy trình của công ty mà bạn đang phỏng vấn trước khi phỏng vấn để tránh những điều bất ngờ.

Nếu bạn được yêu cầu tham dự một cuộc phỏng vấn, bạn đã thực hiện đợt cắt giảm ứng viên tiềm năng đầu tiên cho công việc. Có lẽ, bạn và những người được phỏng vấn khác đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết, vì vậy người phỏng vấn đang tìm kiếm lý do để giữ bạn trong quá trình tuyển dụng hoặc ném bạn trở lại bể bơi. Khả năng tương tác và dễ gần của bạn là rất quan trọng. Các công ty thường muốn thuê những người thích người khác và có thể hòa đồng với môi trường xã hội của một công ty. Người phỏng vấn muốn thích bạn và cho bạn thích họ. Nếu bạn có thể khiến người phỏng vấn thích bạn, khả năng cao bạn sẽ đạt điểm cao và được mời trở lại càng cao.

3. Thực hiện nghiên cứu cần thiết

Không có lý do gì để không biết chi tiết về một công ty mà bạn đang ứng tuyển vào làm việc. Hầu hết các công ty có các trang web mô tả sản phẩm, lịch sử, địa điểm và thành viên quản lý của họ. Các công ty lớn thường có một phần đặc biệt dành riêng cho thông tin công ty, có thể tìm kiếm thông tin tài chính nếu chúng được giao dịch công khai. Thông tin tương tự có thể được tìm thấy cho các đối thủ cạnh tranh và toàn ngành.

Không ai mong đợi bạn trở thành một nhà phân tích chứng khoán, nhưng bạn nên biết về tình trạng tài chính của công ty. Các trang truyền thông xã hội như Facebook, Twitter, LinkedIn và Pinterest có thể cung cấp thông tin về văn hóa trong công ty, mặc dù bạn nên biết rằng nhân viên và khách hàng bất mãn có nhiều khả năng đăng thông tin quan trọng hơn nhân viên hài lòng và hài lòng với công việc của họ.

Xem lại mô tả và các yêu cầu của công việc mà bạn đang ứng tuyển, lưu ý mức độ phù hợp với nhu cầu của công ty. Nếu kinh nghiệm của bạn cho phép bạn xác định một khu vực cụ thể nơi bạn sẽ có năng suất ngay lập tức, hãy lưu nó vào bộ nhớ của bạn (và viết nó vào thẻ ghi chú để bạn không quên) trong trường hợp bạn có cơ hội xác định điểm mạnh của mình. Không phải tất cả những người phỏng vấn sẽ ném cho bạn những câu hỏi dễ, chẳng hạn như, điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì? hoặc, bạn có thể làm gì cho công ty của tôi? Nếu có câu hỏi tương tự, bạn sẽ có câu trả lời đóng hộp mà bạn có thể sửa đổi để phù hợp với người phỏng vấn và tình huống.

4. Tạo hình ảnh phù hợp

Người phỏng vấn thường gặp hàng chục ứng cử viên mỗi tuần - rất nhiều, trên thực tế, có thể khó nhớ từng người. Ấn tượng là vấn đề, vì người phỏng vấn sử dụng các phím tắt tinh thần này để nhanh chóng loại bỏ hoặc đề nghị ứng viên cho bước tiếp theo. Mọi người tìm kiếm việc làm nên gọn gàng và sạch sẽ, và nên thực hành ngôn ngữ cơ thể phù hợp.

• Trang phục. Trừ khi bạn đang phỏng vấn trong khuôn viên trường đại học hoặc trong các văn phòng độc đáo của một nhà phát triển phần mềm hoặc trò chơi video thời thượng, hãy ăn mặc trang trọng, thay vì giản dị và đi giày bóng. Tuy nhiên, đừng ngại thể hiện cá tính. Ví dụ, đeo một chiếc nơ-nơ thay vì cà vạt dài, hoặc những đôi tất sáng màu báo hiệu bạn nghĩ cho bản thân mình, nhưng hiểu các quy tắc chính thức của dịp này. Những người không tuân thủ được đánh giá cao ở một số doanh nghiệp với những quan điểm và ý tưởng mới, nhưng không ai thuê một người vô chính phủ. Trong môi trường xã hội cao của hầu hết các doanh nghiệp, mọi người đều phải tuân thủ ở một mức độ nào đó.
• Nụ cười. Bạn có biết rằng hầu như không thể không cười khi ai đó đang cười với bạn? Nghiên cứu tâm lý chứng minh rằng mỉm cười là truyền nhiễm. Trong thực tế, bắt chước nụ cười của người khác là một phản ứng tự động vô thức được kích hoạt trong vỏ não của não. Một khuôn mặt tươi cười cũng kích hoạt sự giải phóng các neuropeptide và chất dẫn truyền thần kinh như dopamine, endorphin và serotonin trong vỏ não orbitofrontal nơi bạn xử lý các phần thưởng cảm giác. Nghiên cứu sau khi nghiên cứu cho thấy rằng những người mỉm cười được xem là hấp dẫn, đáng tin cậy, thoải mái và chân thành. Hãy để nụ cười của bạn làm việc cho bạn - lan truyền nó xung quanh một cách tự do và thường xuyên.
• Sự tương tác. Bắt tay là thực hành kinh doanh tiêu chuẩn cho dù bạn gặp một người đàn ông hay một người phụ nữ, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn có một nắm chắc, không nghiền nát xương hay cá chết. Đứng cho đến khi bạn được mời ngồi, ngả người ra ghế và duy trì giao tiếp bằng mắt. Cuối cùng, hít một hơi thật sâu và thư giãn, biết rằng bạn đã sẵn sàng cho bất cứ điều gì người phỏng vấn có thể hỏi.

Thực hành phỏng vấn xin việc

Kết quả của các cuộc phỏng vấn của bạn bị ảnh hưởng bởi chất lượng câu trả lời của bạn cho các câu hỏi của người phỏng vấn. Câu trả lời của bạn phải ngắn gọn, đầy đủ, phù hợp và phản ánh tính cách và kinh nghiệm của bạn.

Bằng cách sử dụng quy trình sau đây để chuẩn bị, bạn sẽ xuất hiện nhiệt tình, tự nhiên và chịu trách nhiệm:

1. Xác định các câu hỏi có thể được hỏi

Một cuộc phỏng vấn được dự định là một quá trình tương tác trong đó người phỏng vấn và người được phỏng vấn trao đổi thông tin liên quan thông qua các câu hỏi và câu trả lời có cấu trúc. Một số công ty nhấn mạnh các câu hỏi dựa trên lịch sử hoặc sự kiện - giáo dục, kinh nghiệm, công việc trước đây - trong khi những công ty khác nhấn mạnh các câu hỏi mở hơn, dựa trên hành vi, như, mô tả một tình huống khó khăn với khách hàng và cách bạn xử lý nó. Một số công ty sử dụng kết hợp cả hai. Mục đích của một trong hai loại là khám phá càng nhiều về bạn càng tốt, bao gồm cả cách bạn có thể phản ứng trong những tình huống nhất định.

Chuẩn bị cho cả hai loại bằng cách viết những câu hỏi mà bạn có khả năng sẽ được hỏi. Nếu bạn cần trợ giúp để bắt đầu, hãy thực hiện tìm kiếm trên Internet cho cụm từ câu hỏi phỏng vấn mẫu. Bạn thậm chí có thể tìm thấy câu hỏi có khả năng cho nghề nghiệp cụ thể. Chọn 10 câu hỏi mà bạn tin rằng rất có thể, và đặt mỗi câu hỏi vào một thẻ tập tin riêng biệt. Gạch chân các thuật ngữ quan trọng có thể giúp bạn trả lời một cách thích hợp, bất kể cụm từ của câu hỏi.

2. Chuẩn bị câu trả lời hay nhất cho mỗi câu hỏi

Viết câu trả lời của bạn ở mặt trái của thẻ ghi chú câu hỏi đã chuẩn bị của bạn. Một số người thích sử dụng các câu hoàn chỉnh, trong khi những người khác chỉ lưu ý các khái niệm và thuật ngữ chính mà họ muốn nhấn mạnh khi trả lời. Một trong hai phương pháp hoạt động nếu bạn có thể đưa ra phản hồi một cách tự nhiên - các câu trả lời vất vả, chỉ có thể giải thích được khi giải thích các vấn đề kỹ thuật.

Các câu hỏi dựa trên hành vi được trả lời tốt nhất theo định dạng thể hiện sự hiểu biết của bạn về câu hỏi và phương pháp logic để tiếp cận vấn đề. Câu trả lời nên được thực hiện thông qua định dạng SARL:

1. S: Mô tả về Tình hình
2. A: Báo cáo của Hành động
3. R: Các kết quả hậu quả của các hành động
4. L: Giải thích về Bài học kinh nghiệm, nếu có

Ví dụ: nếu tôi được yêu cầu mô tả một tình huống khó khăn với khách hàng, tôi có thể trả lời:

1. Tình hình: Bà Jones phàn nàn rằng chiếc tivi mới của bà, được mua hai tuần trước, đã ngừng hoạt động. Cô ấy tức giận và muốn hoàn lại tiền đầy đủ, đe dọa sẽ khiếu nại lên Văn phòng kinh doanh tốt hơn.
2. Hành động: Tôi đảm bảo với bà Jones rằng chúng tôi sẽ khắc phục tình trạng này, sau đó kiểm tra hồ sơ bán hàng của chúng tôi để xác nhận ngày mua, chính sách trả hàng của cửa hàng và bảo hành của nhà sản xuất. Tôi yêu cầu bà Jones trả lại bộ cho cửa hàng để được hoàn trả đầy đủ vào ngày hôm sau và chỉ ra một kiểu và mẫu khác mà cô ấy có thể coi là một bộ thay thế cho bộ bị lỗi. Tôi đã để lại một ghi chú cho người quản lý cửa hàng vào ngày hôm sau về tình huống trong trường hợp tôi không có mặt khi cô ấy trở lại.
3. Các kết quả: Bà Jones đã trả lại bộ bị lỗi của mình vào ngày hôm sau và mua mô hình mà tôi đã đề nghị thay thế bằng khoản hoàn trả của mình. Cô nhận xét rằng cô đã hạnh phúc như thế nào với dịch vụ của cửa hàng và dự định quay lại để mua hàng trong tương lai. Khi kiểm tra, chúng tôi đã phát hiện ra các thiết bị điện tử bị lỗi và trả lại bộ cho nhà sản xuất để thay thế.
4. Bài học rút ra: Chúng tôi đã học được hai điều: Quy trình kiểm tra của chúng tôi cần cải tiến để xác định tốt hơn các sản phẩm bị lỗi trước chúng được lưu trữ trên sàn bán lẻ và thứ hai là dịch vụ khách hàng đáp ứng có thể khắc phục hàng hóa bị lỗi - ít nhất là đôi khi.

Phân tích và trả lời một câu hỏi hành vi theo cách này có thể được áp dụng trong hầu hết mọi tình huống. Khi bạn đã xác định các câu hỏi phỏng vấn có khả năng phát sinh nhất, hãy phát triển câu trả lời của bạn ở định dạng SARL với cùng hệ thống thẻ ghi chú.

3. Sử dụng trang phục diễn tập để lợi thế của bạn

Khi bạn đã chuẩn bị các câu hỏi và câu trả lời tốt nhất của mình, hãy ghi nhớ thẻ tập tin và nhờ bạn bè hoặc thành viên gia đình hỏi bạn câu hỏi để kiểm tra xem câu trả lời của bạn có tương ứng với câu trả lời của bạn không. Yêu cầu họ viết lại các câu hỏi trong khi sử dụng các thuật ngữ chính để tâm trí của bạn tự động trả lời các điều khoản. Thực hành bằng miệng bất cứ khi nào có thể, vì bộ não đôi khi hoạt động nhanh hơn miệng và bạn không muốn bị trói lưỡi.

Cố gắng tạo ra một thiết lập gần nhất có thể như cuộc phỏng vấn thực sự - ví dụ, sử dụng một cái bàn và hai cái ghế, thay vì ngồi thản nhiên trên một chiếc ghế dài. Thực hành của bạn nên bao gồm giới thiệu và bắt tay cũng như các câu hỏi. Thời gian diễn tập của bạn và giới hạn chúng không quá 20 phút cho cuộc phỏng vấn đầy đủ. Cuộc phỏng vấn thực tế của bạn có thể dài hơn do tính xã hội và sự lo lắng, nhưng sự ngắn gọn tốt hơn là lan man.

4. Chuẩn bị sẵn sàng với câu hỏi của riêng bạn

Bởi vì cuộc phỏng vấn là tương tác, người phỏng vấn sẽ mong đợi bạn đặt câu hỏi của riêng bạn. Người phỏng vấn thường đánh giá ứng viên bằng những câu hỏi họ đặt ra. Một số ví dụ tuyệt vời, theo Inc., bao gồm:

• Bạn mong đợi tôi đạt được điều gì trong 90 ngày đầu tiên?
• Các thuộc tính phổ biến của người biểu diễn hàng đầu của bạn là gì?
• Những điều thực sự thúc đẩy kết quả cho công ty là gì?

Đây là cơ hội của bạn để tìm hiểu về các chi tiết công ty thường không có sẵn cho công chúng. Các câu hỏi liên quan đến văn hóa (ví dụ: Bạn có quảng bá trong phạm vi nào không? ? không.

Từ cuối cùng

Ngay cả khi cuộc phỏng vấn của bạn không thành công, bạn vẫn có thể học hỏi kinh nghiệm và những sai lầm trong cuộc phỏng vấn xin việc bạn đã làm và tiếp tục có một sự nghiệp thành công - với một công ty khác hoặc với chính bạn. Soichiro Honda, đã vượt qua sau một cuộc phỏng vấn xúc tiến, sau đó thành lập một công ty ô tô quốc tế; Cuộc phỏng vấn của Vera Wang với ban giám đốc của tổng biên tập tạp chí Vogue Vogue đã không thành công, khiến cô trở thành một nhà thiết kế thời trang hàng đầu ở tuổi 40. Sẽ không nhận được lời đề nghị đáng thất vọng? Có, nhưng ít nhất, hãy sử dụng thông tin để chuẩn bị tốt hơn cho cuộc phỏng vấn tiếp theo và nắm lấy cơ hội ở đâu và khi nào bạn tìm thấy chúng.

Những lời khuyên chuẩn bị phỏng vấn công việc khác bạn có thể đề nghị?