10 mẹo để phát triển kỹ năng giao tiếp nơi làm việc hiệu quả

Người trợ lý trẻ, lơ đễnh giữa phẫn nộ và vô vọng, không biết làm thế nào để đáp lại bản ghi nhớ ba trang liệt kê thất bại sau thất bại của các nhiệm vụ và kỳ vọng mà nhóm không đáp ứng được. Bản ghi nhớ kết luận với một mối đe dọa rằng những thứ của Viking phải thay đổi, nếu không, và ông, người quản lý, không còn quan tâm đến các cá nhân do những thiếu sót của họ. Bạn của tôi, bị giằng xé giữa việc bỏ việc vì những gì anh ta tin là đánh giá không công bằng hoặc ở lại khi sự tiến bộ hơn nữa có thể bị trì hoãn hoặc không thể, hỏi tôi, Hồi Tôi nên làm gì? Thoát hoặc ở lại đó với hy vọng tôi sẽ không bị sa thải?

Truyền thông hướng đến kết quả tại nơi làm việc

Tất cả các thông tin liên lạc có một kết quả. Nhưng liệu kết quả trong trường hợp này có phải là mong muốn của người quản lý đã viết lại bản ghi nhớ? Các mối quan hệ kinh doanh, đặc biệt là mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, thường trở nên gượng gạo do giao tiếp kém, thiếu hoặc giải thích sai sự thật, môi trường áp lực và cam kết lẫn nhau để thành công. Như trong thể thao và chính trị, nhiều lỗi kinh doanh không được thực thi. Ngọn đồi nốt ruồi trở thành núi, và sai lầm trở thành thảm họa do cảm xúc và phản ứng thái quá.

Nghiên cứu đã chứng minh rằng những cảm xúc thường lấn át trí tuệ, hậu quả của việc phải chiến đấu hoặc chạy trốn các eons trước khi những con thú ăn thịt những người chậm quyết định liệu chúng có nguy hiểm hay không. May mắn thay, hầu hết các doanh nghiệp không có môi trường giết chết hoặc bị giết chết - nhưng chúng tôi vẫn có điều kiện để phản ứng với một.

Trong trường hợp này, nỗ lực của người quản lý để thúc đẩy nhân viên của mình phản tác dụng. Mặc dù có những thiếu sót rõ ràng về ngoại hình và hoạt động của cửa hàng cần được khắc phục, kết quả của bản ghi nhớ là tập trung sự chú ý vào tính cách, chứ không phải hiệu suất. Mặc dù bản ghi nhớ không nghi ngờ gì đối với người quản lý trong thời gian ngắn, nhưng tác động dài hạn là sự mất niềm tin và niềm tin vào khả năng lãnh đạo của anh ta, sự gia tăng căng thẳng hàng ngày giữa người quản lý và các nhân viên khác và khả năng mất mát đáng kể của các nhà quản lý tiềm năng trong tương lai và kiến ​​thức thể chế tích lũy của họ. Làm thế nào người quản lý có thể xử lý tình huống khác nhau?

Giao tiếp hiệu quả: Người quản lý

Có một số điều mà người quản lý có thể làm để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình:

1. Xem xét tình huống trước khi thực hiện bất kỳ hành động
Cảm xúc của chúng ta cám dỗ chúng ta đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên bằng chứng hời hợt có thể không phản ánh đúng bản chất của vấn đề. Người quản lý cho rằng sự xuất hiện kém của cửa hàng là do sự thiếu nỗ lực hoặc sự chú ý của nhân viên. Ông đã thất bại trong việc xem xét rằng một số nhân viên cửa hàng đã bị chấm dứt do tình hình tài chính, trong khi khối lượng công việc của cửa hàng vẫn giữ nguyên. Mỗi trợ lý giám đốc chịu trách nhiệm cho nhiều lĩnh vực hơn với ít người hơn để thực hiện công việc.

Hơn nữa, mỗi trợ lý đã được yêu cầu giảm lương do mất khách hàng lớn và mỗi người đều lo ngại rằng việc mất khách hàng sẽ làm chậm việc quảng bá của họ cho người quản lý cửa hàng. Mặc dù không có ý định, nhưng nỗ lực của họ có lẽ phải chịu do lo lắng của chính họ.

2. Thu thập và xác nhận thông tin trước khi đưa ra quyết định
Chúng ta có xu hướng nhầm lẫn các triệu chứng với bệnh, và do đó điều trị triệu chứng hơn là bệnh tiềm ẩn. Công nghệ cho phép chúng tôi thu thập một lượng lớn dữ liệu và cắt và xé nó để làm cho nó xuất hiện theo bất kỳ cách nào chúng tôi muốn. Nhưng dữ liệu là một đại diện của vấn đề, không phải là vấn đề chính nó. Quan sát công việc của các trợ lý và nói chuyện và lắng nghe họ về các khía cạnh công việc của họ có thể đã dẫn đến một kết luận khác với kết quả mà người quản lý đạt được.

3. Tập trung vào các vấn đề, không phải cá tính
Bản ghi nhớ của người quản lý đã tấn công nhân vật của từng trợ lý bằng cách ngụ ý rằng họ lười biếng, vô chủ hoặc đã phản bội anh ta. Hàm ý tăng cường bối cảnh cảm xúc của bản ghi nhớ, làm lu mờ nội dung và mục đích thực tế của nó.

Các trợ lý, trong phản ứng, đã phản ứng với cảm xúc mà không dừng lại để xem xét tính hợp lệ của các sự kiện hoặc cố gắng cung cấp cho người quản lý bất kỳ lời giải thích. Bất cứ khi nào xử lý bất kỳ vấn đề nào có thể có nội dung cảm xúc, Quy tắc 24 giờ của Lít sẽ có hiệu lực: Không gửi bất kỳ email, tin nhắn, thư, ghi nhớ hoặc báo cáo nào cho người khác cho đến khi bạn có một ngày để suy ngẫm nội dung của nó và chắc chắn rằng nó truyền đạt sự thật và giai điệu bạn muốn.

4. Quản lý cá nhân, không phải nhóm
Bản ghi nhớ của người quản lý được hướng đến mọi người và không ai cả. Việc thiếu tính cụ thể cho phép mỗi người nhận tránh trách nhiệm cá nhân, vì mỗi người cảm thấy nỗ lực của mình đã đáp ứng mong đợi. Kết quả là, bản ghi nhớ không đạt được kết quả mong muốn và làm trầm trọng thêm một môi trường làm việc vốn đã cảm động. Truyền thông nhóm là hoàn hảo để cung cấp thông tin chung, giáo dục và khen ngợi; tuy nhiên, chúng không nên được sử dụng cho chỉ đạo hoặc chỉ trích cá nhân. Hãy nhớ, khen ngợi ở nơi công cộng và chỉ trích ở nơi riêng tư.

5. Gặp gỡ cấp dưới mặt đối mặt
Ý nghĩa và ý định của các từ được viết mà không có ngữ cảnh của sự hiện diện vật lý thường bị hiểu sai, và có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và xung đột. Không có sự thay thế nào khi nhìn vào mắt ai đó và thấy phản ứng của họ đối với cuộc trò chuyện của bạn để làm rõ nội dung và đảm bảo sự hiểu biết và thỏa thuận.

Các nhà quản lý thường ẩn đằng sau các bản ghi nhớ và ghi chú như thể cấp dưới của họ là robot sẽ được di chuyển vào vị trí và lập trình. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo thành công tìm kiếm cam kết cá nhân và xây dựng cầu nối tin cậy, tôn trọng lẫn nhau và chia sẻ kinh nghiệm. Hãy sẵn sàng về thể chất và trên đường đi bộ, và cho mọi người biết bạn đang cùng họ vượt qua điều tốt và điều xấu.

6. Phân công nhiệm vụ trực tiếp và rõ ràng
Mọi người làm việc tốt nhất khi họ biết những gì được mong đợi ở họ. Các nhà quản lý giỏi xác định các mục tiêu và biện pháp bằng các thuật ngữ đơn giản, dễ hiểu, phân công trách nhiệm một cách dứt khoát và xác nhận rằng thông tin được hiểu bởi những người mà nó hướng đến. Các nhà quản lý giỏi theo dõi và đưa ra đầu vào khắc phục để đảm bảo rằng mỗi cấp dưới của anh ta ở trên cùng một trang và làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.

Các nhà quản lý nên luôn nhớ rằng không có nhân viên nào đảm nhận công việc với mong muốn rằng họ sẽ bị bỏ qua, bỏ qua hoặc không đáng kể trong công việc. Nhân viên muốn được đồng nghiệp thích và tôn trọng và tự hào về chủ nhân của họ. Thách thức của quản lý là duy trì và phát triển hơn nữa sự nhiệt tình và cam kết của nhân viên này, ngay cả trong thời gian căng thẳng.

Sai lầm là một phần của sự phát triển, và thiếu sót và sửa chữa khóa học là điều thường xuyên xảy ra trong kinh doanh và trong cuộc sống. Đối phó với cấp dưới theo cách bạn muốn được giải quyết trong tình huống tương tự là cách tốt nhất mà bất kỳ người quản lý nào cũng có thể thực hiện.

Giao tiếp hiệu quả: Nhân viên

Bạn tôi, người quản lý trợ lý, cũng có thể học hỏi từ sự kiện này. Phản ứng của anh, mặc dù có thể hiểu được, làm trầm trọng thêm tình hình. Hậu quả là anh ta và các trợ lý khác phải chịu đựng sự lo lắng vô ích và lãng phí thời gian và công sức để trao đổi với nhau về sự bất công nhận thức mà họ đã trải qua. Thời gian và năng lượng này có thể đã được dành tốt hơn để giải quyết các vấn đề của cửa hàng và cải thiện dịch vụ khách hàng. Mặc dù cả ông và các trợ lý khác đều không thể ảnh hưởng đến cảm xúc của người quản lý dẫn đến bản ghi nhớ, nhưng phản ứng của họ đối với nó nằm trong tầm kiểm soát của họ.

Nếu bạn bị đặt vào tình huống tương tự, bạn nên:

1. Không bao giờ cá nhân hóa phê bình
Cho dù bạn đang đưa ra hay nhận những lời chỉ trích, nó vẫn nên dựa trên các hành động và kết quả được quan sát, chứ không phải ý định. Không thể biết các động lực đằng sau bất kỳ hoạt động nào, chỉ có các hành động thể chất và kết quả của hoạt động. Do đó, những lời chỉ trích nên được đưa ra và chấp nhận một cách vô cảm, được xem xét về tính hợp lệ và sự liên quan của nó, và được thực hiện khi hành động được biện minh.

Nói cách khác, đừng quá nhạy cảm hoặc phòng thủ khi bạn nhận được phản hồi. Xem xét thông tin nhận được như dự định để có kết quả khác, không phải là một cuộc tấn công cá nhân.

2. Hiểu tình hình
Trong trường hợp này, nguyên nhân gây ra sự chỉ trích là tình trạng vật lý và sự xuất hiện của cửa hàng. Vào thời điểm khác, những lời chỉ trích mang tính xây dựng là một phần của đánh giá hiệu suất nhân viên thường xuyên, được thiết kế để cung cấp cho cả hai bên phản hồi. Sử dụng cả hai cơ hội để xây dựng mối quan hệ của bạn và nhận thông tin. Sử dụng đánh giá như một cơ hội để nhận và cung cấp thông tin có thể bị bỏ qua.

3. Hãy hiểu
Bất cứ khi nào bạn nhận được những gì bạn coi là một cuộc tấn công hoặc chỉ trích cá nhân không chính đáng, hãy nhận ra nguồn gốc và hoàn cảnh của họ trước khi đưa ra kết luận. Thật không may, mọi người có những ngày tồi tệ, và họ thường phản ứng bằng cách tấn công người khác vì ít hoặc không có lý do. Khi đầu lạnh hơn và áp lực ít hơn, hãy liên hệ với kẻ tấn công để tìm hiểu thêm về vấn đề và làm thế nào bạn có thể là một phần của giải pháp. Bạn có thể phát hiện ra rằng sự kích thích cho cuộc tấn công là một phản ứng thái quá đối với phần của người gửi hoặc không liên quan gì đến bạn hoặc công việc của bạn.

4. Học hỏi từ những sai lầm của bạn
Dù ở giai đoạn nào của sự nghiệp, bạn có thể và nên tiếp tục học hỏi. Trong suốt cuộc đời làm việc của bạn, bạn sẽ làm việc cho và với cấp trên về khả năng và tài năng khác nhau. Một số bạn sẽ nhớ vì khả năng lãnh đạo tuyệt vời của họ, trong khi những người khác bạn sẽ nhớ vì họ là những người quản lý kém như vậy. Ngay cả sau này có thể dạy cho bạn một cái gì đó.

Trong trường hợp này, bạn tôi đã học được cảm giác của anh ấy khi bị buộc tội oan vì thành tích kém. Hy vọng, anh ấy sẽ nhớ cảm xúc của mình trước khi anh ấy mắc lỗi tương tự với những người báo cáo cho anh ấy hiện tại hoặc trong tương lai. Đôi khi, những ví dụ xấu có hiệu quả hơn những điều tốt.

Từ cuối cùng

Quản lý và lãnh đạo là một kỹ năng học được. Các nhà quản lý hiệu quả có kinh nghiệm trên cả hai mặt của quang phổ, định hướng cũng như đưa ra cho họ. Và thành công của một công ty liên quan trực tiếp đến kỹ năng của các nhà quản lý và khả năng lãnh đạo nhân viên của họ qua những thời điểm khó khăn và thử nghiệm.

Bằng cách phân tích và chu đáo trong giao tiếp với cả cấp dưới và cấp trên, bạn có thể học tốt hơn cách lãnh đạo ở bất kỳ vị trí nào bạn có. Bằng cách này, bạn sẽ không chỉ đảm bảo triển vọng trong tương lai của mình để tăng thứ hạng của công ty mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn và tốt hơn cho chính bạn và đồng nghiệp của bạn.

Bạn có thể gợi ý những mẹo giao tiếp hiệu quả nào khác?