20 cách để quản lý và tăng dòng tiền kinh doanh nhỏ

Đẩy nhanh dòng chảy - chuyển đổi doanh số thành tiền càng sớm càng tốt - và tăng mức chênh lệch giữa dòng vào và dòng chảy để xây dựng đệm tiền là điều cần thiết cho sự tăng trưởng lâu dài, bền vững của mọi công ty, dù lớn hay nhỏ.

Chiến lược để thêm số dư tiền mặt & tăng tốc dòng tiền

Sử dụng các chiến lược này để tăng số dư tiền mặt của bạn và tăng tỷ lệ dòng tiền vào. Theo dõi tiến trình của bạn với bảng tính dòng tiền, như mẫu tiện dụng này từ Cuốn.

1. Gửi số dư tiền mặt trong tài khoản thu lãi
Tài khoản kiểm tra thu nhập lãi có sẵn tại hầu hết các ngân hàng hiện nay, mặc dù với yêu cầu số dư tối thiểu. Vì lãi suất trên các tài khoản này thường thấp hơn lãi suất trên tài khoản tiết kiệm, chứng chỉ tiền gửi (CD) hoặc tài khoản thị trường tiền tệ, hãy giữ phần lớn số tiền của bạn trong các tài khoản thanh toán cao hơn này. Sau đó, chuyển tiền cần thiết từ các tài khoản thanh toán cao hơn để đáp ứng yêu cầu số dư tối thiểu trong tài khoản kiểm tra chịu lãi cộng với tổng số thanh toán dự kiến ​​sẽ đến hạn vào tuần hoặc tháng đó.

Rõ ràng, điều quan trọng là phải giữ thanh khoản tiền mặt, vì vậy, hãy tránh các CD dài hạn, đầu tư vào các đĩa CD không bị phạt hoặc chỉ đầu tư một phần tiền mà bạn sẽ không cần truy cập cho đến khi CD đáo hạn. Ngoài ra, yêu cầu khách hàng của bạn thực hiện thanh toán trực tiếp vào tài khoản có thu nhập cao hơn cho các tài khoản phải thu để tiền lãi bắt đầu ngay lập tức.

2. Bán hoặc nghỉ hưu dư thừa và thiết bị hoặc hàng tồn kho quá hạn
Thiết bị nhàn rỗi, lỗi thời và không hoạt động chiếm không gian và liên kết vốn có thể được sử dụng hiệu quả hơn. Thiết bị đã được sở hữu trong một thời gian dài hơn thường sẽ có giá trị sổ sách bằng với giá trị cứu hộ của nó hoặc ít hơn, do đó, việc bán hàng có thể dẫn đến thu nhập chịu thuế. Lợi ích này nên được báo cáo về hồ sơ thuế của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn phải bán dưới giá trị sổ sách, bạn sẽ phải chịu một khoản lỗ thuế, có thể được sử dụng để bù đắp lợi nhuận khác của công ty.

Hàng tồn kho dư thừa có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời và vô giá trị khi yêu cầu của khách hàng thay đổi và các vật liệu mới được giới thiệu. Cân nhắc bán bất kỳ hàng tồn kho nào không có khả năng được sử dụng trong 12 tháng tới trừ khi chi phí để giữ lại là tối thiểu và tiền thu được từ việc bán sẽ không đáng kể.

3. Yêu cầu tiền gửi trên đơn đặt hàng lớn hoặc tùy chỉnh
Khi làm việc với một đơn đặt hàng duy nhất hoặc tùy chỉnh, yêu cầu một khoản tiền gửi bảo mật bằng tối thiểu 50% tổng giá. Các sản phẩm có một không hai có giá trị bán hàng giới hạn, thường chỉ dành cho người hoặc công ty đặt hàng. Nếu không có khoản đặt cọc, bạn có thể gặp rủi ro khi phải thanh toán giảm khi giao hàng.

Có một khoản tiền gửi làm giảm khả năng mất mát tài chính trong tình huống xấu nhất. Hãy chắc chắn rằng khách hàng hiểu chính sách của bạn và đưa nó vào ngôn ngữ hợp đồng để tránh những khó khăn trong tương lai.

Ngược lại, tránh sự cần thiết phải trả tiền đặt cọc cho các nhà cung cấp của bạn cho các đơn đặt hàng. Yêu cầu họ xem xét lịch sử tín dụng của bạn và mối quan hệ tốt giữa hai công ty thay vì yêu cầu tiền mặt của bạn, có thể được sử dụng tốt hơn ở nơi khác.

4. Thanh toán theo giai đoạn trên các hợp đồng dài đối với lợi ích của bạn
Một số khách hàng, do quy mô hoặc chính sách của họ, sẽ từ chối ký kết hợp đồng yêu cầu tiền gửi ban đầu. Thay vì mất doanh nghiệp, hãy thương lượng các điều khoản thanh toán và điểm chuẩn vượt quá hoặc song song chi phí của bạn.

Ví dụ: hợp đồng xây dựng thông thường có thể cho phép thanh toán 15% khi hoàn thành kỹ thuật, thêm 25% khi vật liệu được giao đến công trường và 50% số tiền trong hợp đồng ở các điểm chuẩn tiến độ cụ thể. 10% còn lại của giá hợp đồng thường được giữ bởi người mua cho đến khi kiểm tra và chấp nhận lần cuối.

5. Nhận biết phạm vi của Creep Creep và sử dụng các đơn đặt hàng thay đổi khi áp dụng
Nếu sản phẩm của bạn được bán với bất kỳ điều kiện kèm theo, hoặc dịch vụ bạn cung cấp được xác định trong hợp đồng giữa bạn và người mua, bạn phải nhận thức được các yêu cầu chính xác mà bạn mong đợi. Mọi thay đổi trong các yêu cầu đó có thể cho phép bạn tìm kiếm thêm tiền cho công việc phụ trợ được thực hiện. Việc không tìm kiếm khoản bồi thường phù hợp làm tổn thương công ty của bạn theo hai cách: Bạn không nhận được số tiền thu được thêm và chi phí của bạn tăng lên.

6. Giảm giá ưu đãi cho thanh toán nhanh
Phát triển chương trình giảm giá để khuyến khích thanh toán nhanh, thu tiền nợ cho bạn càng nhanh càng tốt. Điều khoản thanh toán thông thường cho phép thời hạn 30 ngày để chuyển tiền sau khi nhận hóa đơn, với chiết khấu 2% nếu được thanh toán trong vòng 10 ngày đầu tiên. Bạn có thể cung cấp nhiều hơn, ít hơn hoặc không giảm giá cho thanh toán, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn và thói quen thanh toán trước đây của khách hàng.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng khả năng bạn đưa ra chính sách bộ sưu tập sẽ phụ thuộc vào sức mạnh tương đối của bạn so với khách hàng của bạn. Một tài khoản lớn có thể được giảm giá và vẫn trả chậm.

5. Xử phạt những người trả chậm với tiền phạt
Một hình phạt dành cho những người trả tiền trễ là cách sử dụng gậy dính vào củ cải và các loại cà chua, và cà chua, được giảm giá cho thanh toán sớm. Mặc dù việc thu lãi có thể không thực hiện được trong mọi trường hợp, sự hiện diện của chính sách sẽ nhấn mạnh tầm quan trọng của thanh toán đúng hạn đối với khách hàng của bạn.

6. Hợp đồng với Cơ quan Bộ sưu tập Tài khoản cũ Phải thu
Theo đuổi các tài khoản cũ phải thu đòi hỏi sự cống hiến và thời gian, và có thể nhanh chóng đạt đến điểm giảm lợi nhuận cho nhân viên của bạn. Rất ít doanh nghiệp nhỏ có các nguồn lực, đào tạo hoặc kinh nghiệm để theo đuổi hiệu quả các tài khoản quá hạn. Hơn nữa, những khách hàng vượt quá 60 ngày để thanh toán mà không có lý do chính đáng hiếm khi đảm bảo mối quan hệ tiếp tục và thường yêu cầu các biện pháp vững chắc để trích xuất thanh toán.

Các cơ quan thu nợ của bên thứ ba rất giỏi làm việc với các tài khoản đó và thường sẵn sàng theo đuổi việc thu tiền bằng chi phí của mình để đổi lấy phần trăm đã đặt của số tiền thu được. Trong một số trường hợp, các cơ quan sẽ chỉ mua khoản nợ quá hạn từ doanh nghiệp với giá chiết khấu và chịu mọi rủi ro về việc thu nợ. Mặc dù chi phí cho việc thu thập của bên thứ ba khi so sánh với số dư tài khoản ban đầu là quá cao, nhưng sự thay thế của bạn có thể không phải trả tiền.

7. Sử dụng đăng ký bán hàng
Nếu sản phẩm của bạn thường xuyên được tiêu thụ và mua lại nhiều lần trong năm, hãy lập một chương trình đăng ký trong đó khách hàng trả trước cho sản phẩm và giao hàng. Báo chí, tạp chí, truyền hình cáp, cảnh quan và bảo trì hồ bơi là những ví dụ về các sản phẩm và dịch vụ cho vay theo mô hình đăng ký. Ngoài việc nhận tiền mặt để trang trải chi phí trong tương lai, bạn có những lợi thế của việc đảm bảo doanh số trong tương lai và lên lịch trình tài nguyên dễ dàng hơn.

8. Viện chương trình bán hàng Layaway
Các chương trình Layaway rất phổ biến trước khi sử dụng rộng rãi thẻ tín dụng cá nhân vào cuối những năm 1950. Chương trình layaway cho phép khách hàng chọn một sản phẩm cụ thể, sau đó được dành riêng cho giao dịch mua và giao hàng trong tương lai khi thanh toán đã được hoàn thành. Người bán có quyền sử dụng tiền mặt trước khi phát sinh chi phí của sản phẩm. Cần phải xử lý kế toán đặc biệt đối với tiền mặt nhận được, vì vậy hãy chắc chắn rằng kế toán viên của bạn biết về chương trình.

9. Bắt đầu một khoản tín dụng phải thu
Bất chấp những nỗ lực tốt nhất của họ, ngay cả các công ty được quản lý tốt nhất cũng phải chịu một khoảng trễ giữa chi phí sản xuất sản phẩm - một dòng tiền - và nhận thanh toán sau khi bán - dòng tiền. Độ trễ này được thể hiện bằng số dư tài khoản phải thu như một tài sản hiện tại trên sổ sách của công ty.

Hầu hết các ngân hàng sẵn sàng cho vay tới 80% số dư tài khoản phải thu, từ đó cung cấp tiền mặt cho người vay tại thời điểm cho vay, thay vì chờ đợi cho đến khi tài khoản được thu thập. Số tiền cho vay thay đổi lên xuống khi các tài khoản cũ được thu thập và các tài khoản mới được thêm vào khoản vay. Trong khi khoản vay được thế chấp bằng các khoản phải thu, công ty - và có thể là chủ sở hữu của công ty - vẫn là người bảo lãnh cho khoản nợ.

10. Thiết lập một hàng tồn kho tín dụng
Hàng tồn kho của nguyên liệu thô, sản phẩm trong quá trình sản xuất và thành phẩm đang chờ bán được coi là tài sản hiện tại và đòi hỏi chi phí tiền mặt đáng kể để có được và duy trì. Người cho vay, nhận ra giá trị và khả năng các vật liệu được kiểm kê sẽ được chuyển đổi thành doanh số trong tương lai gần và trung gian, sẽ chấp nhận hàng tồn kho dưới dạng tài sản thế chấp và tỷ lệ cho vay của số dư tồn kho dựa trên thành phần của nó - trong hầu hết các trường hợp, lên tới 50% giá trị của nó.

Giống như một khoản vay phải thu, số dư sẽ thay đổi lên xuống khi mức tồn kho thay đổi và người vay sẽ vẫn là người bảo lãnh. Các khoản vay hàng tồn kho gây rắc rối cho người vay vì hàng tồn kho vật lý phải được lấy thường xuyên và có giá trị theo giá thị trường hiện tại, thường là hàng tháng và sau đó được đối chiếu với giá trị sổ sách của công ty và ngân hàng.

11. Viện sắp xếp bao thanh toán
Bao thanh toán thường liên quan đến một bên thứ ba, công ty tài chính phi ngân hàng, hoặc yếu tố của Google, mà tiến bộ tỷ lệ thương lượng, 75% đến 80%, trong các tài khoản cá nhân trong số dư tài khoản phải thu. Khi các tài khoản được thu thập bởi công ty, khoản tạm ứng được trả hết, cộng với một khoản phí cho yếu tố này. Trong một số trường hợp, nhân tố có thể mua tài khoản với giá chiết khấu và chịu trách nhiệm và rủi ro của việc thu tiền.

Cho dù công ty hoặc chủ sở hữu vẫn là người bảo lãnh các tài khoản là vấn đề thương lượng giữa công ty và yếu tố. Sắp xếp bao thanh toán thường đắt hơn (nhưng ít hạn chế hơn) so với các khoản cho vay phải thu tại các ngân hàng được quy định, do đó, một thỏa thuận chỉ nên được thực hiện sau khi một thỏa thuận cho vay phải thu tài khoản tiêu chuẩn đã bị từ chối.

Các chiến lược để giảm và trì hoãn rút tiền mặt

12. Đặt bảng lương theo chu kỳ hai tháng một lần
Chương trình thanh toán hai tháng một lần yêu cầu 24 chu kỳ thanh toán mỗi năm, trái với 26 chu kỳ thanh toán cho chương trình thanh toán hai tuần một lần, do đó giảm chi phí quản lý để thu thập, xác minh và lập bảng thông tin bảng lương.

Tiết kiệm chi phí bổ sung có sẵn bằng cách sử dụng tiền gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên, thay vì viết và gửi tiền lương. Chuyển tiền cho bảng lương ngay trước thời hạn trả lương từ tài khoản kiểm tra thu nhập lãi thường xuyên của công ty.

13. Sửa chữa, thay vì thay thế, thiết bị thủ đô
Xe ô tô đầu duy trì đúng cách, dễ dàng phân phối 100.000 dặm sử dụng trở lên. Máy móc hiện đại cũng bền và cung cấp nhiều năm dịch vụ. Ví dụ, máy kéo John Deere, máy ủi bánh xích và thiết bị đường bộ từ những năm 1950 và 1960 vẫn được sử dụng trên toàn quốc. Máy móc văn phòng thường trở nên lỗi thời trước khi nó bị hao mòn.

Để giảm thiểu hoặc loại bỏ sửa chữa tốn kém và thay thế:

• Thiết lập một chương trình bảo trì thường xuyên cho thiết bị.
• Sử dụng các bộ phận được tân trang và thay thế từ các nhà cung cấp và nhà sản xuất bên thứ ba khi cần thiết, thay vì các bộ phận được sản xuất ban đầu.
• Hợp đồng với một cơ sở sửa chữa địa phương để xử lý các sửa chữa phức tạp hoặc bảo trì vượt quá khả năng trong nhà. Độc quyền thương mại với giá chiết khấu.

14. Từ chối lời kêu gọi của công nghệ mới
Các sản phẩm mới, đặc biệt là các thiết bị điện tử, liên tục được giới thiệu với các tính năng tiên tiến. Nhưng trước khi không chịu nổi sự phấn khích của quảng cáo, hãy xác nhận rằng các tính năng mới sẽ cung cấp một cải tiến hiệu suất có ý nghĩa trong cách bạn sử dụng sản phẩm trong doanh nghiệp của mình. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ khám phá ra rằng những lợi ích không xứng đáng với chi phí gia tăng. Sử dụng thiết bị hiện tại của bạn cho đến khi không thể sửa chữa nó với chi phí chính đáng hoặc cho đến khi yêu cầu công việc thay đổi và yêu cầu thiết bị nâng cấp.

15. Mua thiết bị đã qua sử dụng, không mới
Thiết bị đã qua sử dụng trong tình trạng tốt thường có thể thực hiện các công việc cần thiết cũng như một bộ máy mới. Nếu bạn cần thiết bị, hãy tìm kiếm các quảng cáo và đấu giá địa phương trong khu vực của bạn, đặc biệt là tìm kiếm các công ty có tài sản bị tịch thu và đang được người cho vay bán. Bạn có thể mua chất lượng, thiết bị đã qua sử dụng để tiết kiệm tới 80% giá thiết bị mới, mà không bị suy giảm khả năng tương đương.

16. Tái thương lượng các khoản nợ cố định để thanh toán thấp hơn
Trong những năm gần đây, lãi suất đã giảm. Và do hậu quả của suy thoái kinh tế, chính phủ liên bang cũng đã khởi xướng một số chương trình để kích thích cho vay ngân hàng cho doanh nghiệp nhỏ, cũng như bảo lãnh từ Cơ quan quản lý doanh nghiệp nhỏ Hoa Kỳ để tạo điều kiện cho vay.

Xem lại các hạn mức tín dụng hiện tại của bạn để xác định xem bạn có thể đủ điều kiện hưởng lãi suất thấp hơn hay thời hạn kéo dài hay không. Nếu có sẵn, hãy xem xét thêm một dòng tín dụng (LỘC) có thể được sử dụng trong trường hợp khẩn cấp. Luôn chắc chắn đọc và hiểu các điều kiện kèm theo LỘC, bao gồm chi phí, thời lượng và bất kỳ điều kiện nào để có thể sử dụng nó.

17. Trì hoãn nâng cấp sản phẩm
Nâng cấp công nghệ - phần mềm và phần cứng - xảy ra vài lần mỗi năm. Thông thường, sự thay đổi giữa một phiên bản và phiên bản tiếp theo là tối thiểu hoặc thêm các tính năng mà bạn sẽ không sử dụng. Hãy thận trọng khi mua hoặc nâng cấp máy tính để bàn, điện thoại di động, v.v. Hãy xem xét phần mềm nguồn mở, thường miễn phí hoặc có sẵn cho một khoản đóng góp nhỏ. Nếu phần mềm cung cấp bảo mật gia tăng đối với dữ liệu của bạn bằng cách ngăn chặn các tin tặc phá hủy hoạt động kinh doanh của bạn để hồi hộp, bạn nên suy nghĩ nghiêm túc trước khi quyết định không nâng cấp. An toàn và bảo mật luôn được đặt lên hàng đầu.

18. Trì hoãn thanh toán cho nhà cung cấp
Trì hoãn thanh toán cho các nhà cung cấp đến ngày cuối cùng có thể phù hợp với các điều khoản bán hàng. Nếu không có hình phạt cho các khoản thanh toán trễ, hãy đặt chu kỳ thanh toán từ 45 đến 60 ngày kể từ khi nhận hóa đơn. Mặc dù làm chậm dòng tiền mặt là rất quan trọng, nhưng điều quan trọng không kém là duy trì xếp hạng tín dụng tốt và quan hệ thân mật với các nhà cung cấp quan trọng.

Xin lưu ý rằng thanh toán chậm có thể dẫn đến liên hệ từ nhà cung cấp đã bị ảnh hưởng. Trong những trường hợp đó, hãy cảnh giác rằng tất cả các khoản thanh toán trong tương lai như đã hứa. Nếu bạn buộc phải trì hoãn thanh toán, hãy liên hệ với nhà cung cấp càng sớm càng tốt với lời giải thích và kế hoạch trở thành hiện tại đối với khoản nợ của bạn.

19. Sản phẩm đổi hàng cho hàng hóa và dịch vụ
Tiếp cận những nhà cung cấp cũng là khách hàng về một thương mại trực tuyến, trong đó mỗi công ty nhận được tất cả hoặc một phần khoản thanh toán tương ứng của họ dưới dạng thành phẩm. Vì giá trị trao đổi thường được đặt theo giá bán lẻ tương ứng của mỗi công ty, nên một thỏa thuận đổi hàng có hiệu quả cung cấp một mức chiết khấu trực tiếp với số tiền bằng với mức lợi nhuận ròng trên sản phẩm của bạn và cho phép bạn duy trì tiền mặt được sử dụng.

Từ góc độ thuế thu nhập, các sản phẩm bạn nhận được từ các nhà cung cấp của bạn phải được báo cáo là tổng thu nhập trong năm nhận, trong khi hàng hóa hoặc dịch vụ bạn cung cấp là chi phí hàng hóa của Chi phí.

20. Sử dụng tiền mặt, không phải tín dụng, để được giảm giá nhiều hơn
Mặc dù chiến lược này có thể xuất hiện trái với nhu cầu bảo tồn tiền mặt, nhưng nó cho thấy sự cần thiết phải luôn linh hoạt mọi lúc trong mọi loại môi trường thị trường. Trong thời gian khó khăn, mục tiêu của các nhà cung cấp của bạn có thể là xây dựng dự trữ tiền mặt càng nhiều càng tốt, ưu tiên tiền mặt hơn lợi nhuận. Trong những trường hợp đó, họ có thể cung cấp giảm giá rất sâu trong giá của họ để đổi lấy tiền mặt. Nếu chiết khấu lớn hơn biện minh cho việc sử dụng tiền mặt, hãy lấy nó.

Tương tự, nếu bạn thanh toán bằng tiền mặt cho các giao dịch mua nhỏ, hãy thương lượng giảm giá thêm từ người bán vì bạn đang tiết kiệm cho họ phí xử lý thẻ tín dụng. Nếu họ không sẵn sàng giảm giá, hãy sử dụng thẻ tín dụng để thanh toán, nhưng phải trả phí cho công ty thẻ tín dụng trước khi tiền lãi được ghi nợ vào tài khoản. Nếu bạn sử dụng một trong các loại thẻ tín dụng doanh nghiệp nhỏ tốt nhất, bạn sẽ nhận được thêm phần thưởng - dặm hoặc điểm cho các hãng hàng không, khách sạn và các bữa ăn - đó sẽ tiết kiệm ở nơi khác bằng tiền mặt.

Từ cuối cùng

Nguồn gốc của biểu thức tiền mặt là vua không rõ, nhưng hiệu lực của nó trong thế giới kinh doanh chưa bao giờ bị tranh cãi. Apple, công ty đã tạo ra những sản phẩm mang tính biểu tượng như iPhone và iPad, được cho là có sẵn 100 tỷ đô la tiền mặt để tận dụng những món hời bất ngờ hoặc trang trải chi phí khi doanh số thấp hơn dự kiến.

Sự linh hoạt về tài chính rất quan trọng đối với mọi công ty, đặc biệt khi môi trường kinh tế trong tương lai không rõ ràng. Sử dụng các chiến lược dòng tiền được đề xuất ở trên có thể xây dựng số dư ngân hàng của bạn, mở rộng số lượng tùy chọn chiến lược có sẵn cho bạn với tư cách là một công ty và giảm khả năng bạn sẽ bị buộc phải thực hiện các hành động khó chịu hoặc gây phiền nhiễu.

Những lời khuyên nào khác bạn có thể đề xuất để tăng dòng tiền kinh doanh?