13 cách để cắt giảm chi phí quản lý trong doanh nghiệp của bạn

Tìm ra cách giảm hoặc loại bỏ chi phí hành chính cụ thể là điều cần thiết cho lợi nhuận và thành công lâu dài của công ty bạn. Cắt giảm các chi phí này sẽ làm giảm doanh thu cần thiết để hòa vốn hoặc tạo ra lợi nhuận, mang lại sự linh hoạt hơn trong chiến lược định giá dài hạn và cải thiện dòng tiền.

Cách cắt giảm chi phí hành chính

1. Không mua - Thuê
Quyết định sở hữu hay thuê tài sản thường dựa trên quy mô hoạt động của bạn. Quyền sở hữu hoặc cho thuê dài hạn làm tăng chi phí cố định và tiếp xúc tài chính của bạn. Trong khi các thỏa thuận cho thuê theo tháng có xu hướng tốn kém hơn một chút trong thời gian ngắn, khả năng kết thúc thỏa thuận và chuyển đến một không gian phù hợp hơn sẽ tiết kiệm tiền và trách nhiệm trong thời gian dài. Trong một thị trường đầy biến động, một quyết định khôn ngoan hơn có thể là hạn chế tiếp xúc tài chính của bạn, tiết kiệm tiền mặt của bạn cho thời điểm đó khi bạn cảm thấy thoải mái hơn với các cơ hội thị trường và một khoản đầu tư đáp ứng các tiêu chí của bạn.

2. Hạn chế chi phí đi lại và giải trí
Quan hệ khách hàng luôn quan trọng và không bao giờ nên bị xâm phạm. Tuy nhiên, giá trị của các cuộc gặp mặt trực tiếp không phải là một chức năng của những món quà xa hoa và những bữa tối đắt tiền tại các nhà hàng sang trọng. Thiết lập một chính sách giải trí phù hợp với nền kinh tế; khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn sẽ hiểu vì công ty của họ có thể đang thực hiện các chính sách tương tự.

3. Điện thoại
Công nghệ có hiệu quả giảm khoảng cách, do đó không cần phải yêu cầu người hành chính hoặc chuyên gia phải ở cùng nhau. Nhân viên làm việc tại nhà hoặc trong các cơ sở tạm thời hàng tháng giảm hoặc loại bỏ chi phí cao cho không gian văn phòng, cũng như nhu cầu về các dịch vụ hỗ trợ. Trong nhiều trường hợp, nhân viên có cơ hội làm việc từ xa sẽ mất ít tiền lương hơn do sự tự do và thiếu chi phí đi lại.

4. Cho thuê lại văn phòng và sân
Nếu bạn có không gian dư thừa sẽ không được sử dụng trong một năm trở lên, hãy điều tra cho thuê lại. Là chủ nhà, bạn sẽ tiếp tục kiểm soát các cơ sở và các hoạt động được thực hiện trong không gian và bạn sẽ có thêm thu nhập để bù đắp chi phí cho các cơ sở của riêng bạn.

Trước khi đồng ý cho thuê lại, bạn nên tự tin rằng không cần thiết trong khoảng thời gian của thỏa thuận. Bao gồm ngôn ngữ trong hợp đồng chấm dứt sớm nếu nó trở nên cần thiết. Khả năng giới thiệu lại không gian của bạn cung cấp sự linh hoạt tối đa và có thể được phản ánh trong thỏa thuận bằng cách giảm tiền thuê của người thuê trong thời hạn của thỏa thuận hoặc trả tiền phạt nếu việc chấm dứt trở nên cần thiết.

5. Nợ tái cấp vốn
Lãi suất thấp bất thường tại thời điểm này. Nếu bạn có bất kỳ khoản nợ dài hạn nào về thiết bị, máy móc hoặc bất động sản, bây giờ là thời gian để tái tài trợ với mục tiêu giảm các khoản thanh toán càng nhiều càng tốt trong thời gian tới. Trong thời kỳ khó khăn, tiền mặt là vua, vì vậy bạn muốn giữ càng nhiều càng tốt trong trường hợp khẩn cấp.

6. Loại bỏ đăng ký và thành viên
Theo thời gian, nhiều công ty thêm đăng ký và thành viên do ngành công nghiệp của họ và chi phí nhỏ liên quan đến một liên kết duy nhất. Tuy nhiên, các chi phí này có thể nhanh chóng được xây dựng và không được chú ý, vì chúng thường xuất hiện trên các báo cáo chi phí và lịch trình khác nhau.

Xem xét tất cả các liên kết xã hội, huynh đệ và kinh doanh của bạn để đảm bảo chúng là cần thiết và đóng góp thường xuyên cho hoạt động có lợi nhuận của công ty bạn. Loại bỏ những người không.

7. Cắt giảm chi phí du lịch
Nếu có thể, hãy loại bỏ việc đi lại, thay thế các chuyến đi bằng các cuộc gọi điện thoại, email và các cuộc họp video. Nếu bạn phải bay, hãy lên kế hoạch trước để tránh chi phí cao cho chuyến đi đột ngột trên đường. Tăng sự giám sát các tài khoản chi phí của bạn để gửi một thông điệp rõ ràng cho nhân viên của bạn rằng chi phí rất quan trọng.

Khi bạn đi du lịch, hãy ở trong các khách sạn kinh doanh, thay vì các khách sạn sang trọng, vì chúng thường chỉ bằng một nửa chi phí của một cơ sở bốn sao. Và mọi người đi du lịch nên là thành viên của nhóm có mối quan hệ được tài trợ bởi khách sạn đó để được giảm giá và đêm miễn phí.

Hơn nữa, tập trung thuê xe của bạn vào một nhà cung cấp duy nhất mà bạn đã thương lượng mức giá hời - chỉ định các mô hình tiêu chuẩn trừ trường hợp được phê duyệt. Nếu ở trong một thành phố lớn hơn, hãy xem xét việc sử dụng taxi thay vì thuê một chiếc xe hơi. Ngừng các dịch vụ xe limousine tư nhân trừ khi chúng tương đương với giá taxi.

8. Loại bỏ giấy
Quản lý giấy là tốn thời gian và tốn kém. Sắp xếp, lưu trữ và tìm kiếm các tập tin đòi hỏi thời gian và không gian thư ký. Mua một máy quét và số hóa tất cả các giấy tờ quan trọng và giữ chúng trong các tệp điện tử được tổ chức tốt để tiết kiệm không gian và chi phí quản lý. Sách và hồ sơ của công ty bạn rất quan trọng đối với hoạt động liên tục của bạn, vì vậy điều quan trọng là phải duy trì và bảo mật các bản sao của các tệp điện tử trong cơ sở của bạn và ở một địa điểm xa.

Không cần phải nói rằng các tệp cần được sao lưu mỗi ngày, đặc biệt là bất kỳ tệp nào liên quan đến nhận dạng, hồ sơ tài chính hoặc thông tin liên hệ của khách hàng của bạn.

9. Chia sẻ chi phí tiếp thị
Xác định sản phẩm hoặc dịch vụ bổ sung cho sản phẩm của bạn. Sau đó, liên hệ với công ty cung cấp các sản phẩm và đàm phán sắp xếp tiếp thị lẫn nhau. Ví dụ, một nhà thầu bể bơi có thể đồng ý tiếp thị chung với một nhà cung cấp đồ gỗ ngoài trời, hoặc nhiều nhà hàng dân tộc có thể quảng bá một trải nghiệm thực phẩm quốc tế trực tuyến có sự góp mặt của mỗi nhà hàng vào một đêm khác nhau. Chiến lược này mở rộng nỗ lực tiếp thị của bạn mà không phải chịu chi phí thường có liên quan đến việc thêm nhân viên bán hàng hoặc quảng cáo mới.

10. Bảo trì thiết bị trong nhà
Nếu sửa chữa và bảo trì là một chi phí đáng kể trong hoạt động của bạn, hãy xem xét việc thuê một thợ cơ khí hoặc chuyên gia và mang sửa chữa trong nhà. Bạn sẽ có thiết bị tốt hơn, được bảo trì thường xuyên có thể cho phép bạn tránh các thay thế đắt tiền cho đến sau này.

11. Sử dụng Airline Miles về Du lịch, Khách sạn, và trên xe ô tô
Nếu bạn hoặc nhân viên của bạn bay thường xuyên, hãy nhắm mục tiêu một hãng hàng không có chương trình phần thưởng du lịch tốt cho công ty sử dụng. Cũng đăng ký một trong các thẻ tín dụng doanh nghiệp nhỏ tốt nhất, và như các điểm hoặc dặm xây dựng, sử dụng các giải thưởng cho doanh nghiệp công ty.

12. Công cụ giám sát và vật tư
Vật tư tiêu hao là một tài sản vô hình thường bị bỏ qua. Vì không có mặt hàng nào đắt tiền, nhân viên thường đặt nhầm chúng, bỏ chúng hoặc mang về nhà để sử dụng cá nhân.

Thực hiện chính sách hàng tiêu dùng - giữ vật tư văn phòng trong một khu vực an toàn, chỉ có sẵn thông qua một nhân viên được chỉ định. Nếu bạn có một nhà máy nơi sử dụng dụng cụ cầm tay hoặc hàng tiêu dùng khác, hãy bắt đầu một chính sách tương tự. Chỉ định các công cụ cho các cá nhân với yêu cầu rằng họ chịu trách nhiệm cá nhân về chi phí của công cụ nếu nó bị mất hoặc bị mất.

13. Tận dụng Internet
Mọi người liên quan đến việc mua vật liệu hoặc vật tư nên có quyền truy cập Internet và biết cách tìm kiếm dữ liệu cho các mục cụ thể. Thiết lập chi phí tối đa cho mỗi mặt hàng với chính sách yêu cầu bất kỳ ai mua các mặt hàng vượt quá giá trị đó sử dụng Internet để xác định nhà cung cấp tiềm năng và chi phí thấp nhất.

Từ cuối cùng

Cắt giảm chi phí hành chính đòi hỏi sự hợp tác và tham gia của nhân viên của bạn. Khuyến khích sự tham gia và ý tưởng của họ khi bạn bắt đầu bài tập và thông báo cho họ về kết quả.

Các chuyên gia tư vấn kinh doanh thường đồng ý rằng hầu hết các công ty có thể cắt giảm tới 10% chi phí hành chính mà không ảnh hưởng đến hiệu quả của họ. Khi bạn thực hiện các chiến lược để cắt giảm chi phí kinh doanh, hãy theo dõi tác động của chúng để đảm bảo rằng quan hệ khách hàng không bị ảnh hưởng bất lợi, cũng như chi phí gia tăng ở các khu vực phi hành chính là kết quả của việc cắt giảm. Khi các thay đổi trong hoạt động hành chính đã được hoàn thành, hãy chuyển giai đoạn Bài tập cắt giảm chi phí của cuộc tập trận thành một giai đoạn kiểm soát chi phí trực tuyến để đảm bảo các cải tiến được đưa vào hoạt động hàng ngày của công ty.

Những cách khác bạn có thể đề xuất để cắt giảm chi phí hành chính?