Số D-U-N-S là gì và được sử dụng để làm gì? (Dun & Bradstreet)

Các thực thể kinh doanh không nhận được - hoặc cần - Số an sinh xã hội. Tuy nhiên, họ có thể có được một số nhận dạng gồm chín chữ số duy nhất thông qua một hệ thống gần như phổ biến như An sinh xã hội: Hệ thống đánh số phổ biến dữ liệu hoặc D-U-N-S. Nếu bạn sở hữu doanh nghiệp của riêng bạn hoặc đang suy nghĩ về việc bắt đầu một doanh nghiệp, bạn nên biết thêm về việc sử dụng, lợi ích và hạn chế của việc có số D-U-N-S.

D-U-N-S là gì? Nguồn gốc và đủ điều kiện

Hệ thống đánh số phổ dữ liệu là một cơ sở dữ liệu nhận dạng doanh nghiệp được thành lập vào năm 1963 bởi Dun & Bradstreet, một công ty tư nhân. Theo Dun & Bradstreet, hầu như bất kỳ thực thể kinh doanh riêng biệt nào - các tổ chức phi lợi nhuận, chủ sở hữu duy nhất, LLCs, quan hệ đối tác, tập đoàn và thậm chí các cơ quan chính phủ - đều có thể đăng ký và nhận số D-U-N-S duy nhất gồm chín chữ số. Hiện tại có 225 triệu người trong số họ. Số D-U-N-S có thể được cấp có hoặc không có dấu gạch ngang để dễ đọc: XX-XXX-XXXX hoặc XXXXXXXXX.

Số duy nhất cũng có thể được gán cho các công ty con và chi nhánh của các công ty lớn hơn. Chẳng hạn, nếu Công ty phụ tùng Acme hoàn toàn sở hữu Công ty phân phối Acme, hai công ty có thể có số D-U-N-S riêng biệt. Và, về mặt kỹ thuật, bất kỳ địa điểm kinh doanh riêng biệt nào - ví dụ, hai nhà hàng Chipotle ở phía đối diện của thị trấn, hoặc thậm chí hai bộ phận công ty riêng biệt chiếm các bộ khác nhau trong cùng một tòa nhà - có thể áp dụng cho một số duy nhất.

D-U-N-S + 4

Tuy nhiên, ở cấp độ tổ chức này, một công ty có thể thích sử dụng số D-U-N-S + 4. Đây là số D-U-N-S cấp phụ huynh hoặc công ty con với hậu tố bốn chữ số giúp nhà cung cấp, khách hàng và cơ quan chính phủ xác định các đơn vị nhỏ hơn cho mục đích kế toán. Không giống như cơ sở dữ liệu D-U-N-S chính, Dun & Bradstreet không xác nhận hoặc duy trì các hậu tố bốn chữ số này - các công ty tạo và quản lý chúng trong nội bộ. Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ, có lẽ bạn sẽ không cần phải lo lắng về D-U-N-S + 4 ngay lập tức.

Tại sao bạn cần số D-U-N-S?

Mỗi số D-U-N-S truyền tải một số thông tin nhất định về doanh nghiệp mà nó đại diện:

Xác minh sự tồn tại và hoạt động. Đối với nhà cung cấp, khách hàng, nhà thầu và bất kỳ ai khác có thể kinh doanh với bạn, số D-U-N-S của bạn biểu thị rằng công ty hoặc tổ chức của bạn tồn tại và đang hoạt động. Khi một doanh nghiệp ngừng hoạt động, mục nhập của nó được đóng lại để phản ánh rằng.
Thông tin nhân khẩu. Mục nhập D-U-N-S của bạn là danh sách thư mục chính thức, rất chi tiết cho phép người khác tìm và tìm hiểu về công ty của bạn. Nó bao gồm vị trí thực tế của công ty bạn, thông tin liên hệ, quyền sở hữu, cơ cấu kinh doanh, ngành, số lượng nhân viên, bí danh (Dịch vụ kinh doanh như chỉ định của) và dữ liệu tài chính lịch sử.
Quan hệ doanh nghiệp. Các số D-U-N-S được gán ngẫu nhiên, vì vậy các chữ số của chúng không mang bất kỳ ý nghĩa đặc biệt nào. Tuy nhiên, họ tiết lộ kết nối giữa các công ty liên quan. Nếu công ty của bạn là một phần của hệ thống phân cấp công ty lớn hơn, mục nhập D-U-N-S của bạn phản ánh điều này bằng cách liên kết với các mục của các công ty con, chi nhánh và công ty mẹ của bạn.

Số D-U-N-S của bạn cũng có nhiều đặc quyền. Bạn cần một cái để xin hợp đồng chính phủ và, ở một số nơi, để kinh doanh ở nước ngoài. Nó cũng cho phép người cho vay và nhà cung cấp của bạn có được thông tin về doanh nghiệp của bạn, tăng uy tín của bạn và có thể giúp bạn dễ dàng nhận được khoản vay hoặc hạn mức tín dụng thuận lợi.

Bạn cũng có thể lượm lặt thông tin về các công ty khác bằng cách sử dụng số D-U-N-S của họ. Điều này có thể giúp bạn tìm kiếm khách hàng hoặc đối tác tiềm năng - và đưa ra quyết định có giáo dục về việc và cách kinh doanh với họ.

Các đặc điểm chính của số D-U-N-S

Mỗi số D-U-N-S có một số đặc điểm quan trọng:

Vĩnh viễn. Sau khi được ban hành, số D-U-N-S là vĩnh viễn - bất kể thay đổi quyền sở hữu hoặc nhà ở, hoặc các sự kiện tài chính như phá sản Chương 11. Nếu một thực thể thanh lý tài sản của mình và ngừng hoạt động, số D-U-N-S của nó sẽ không bao giờ được cấp lại.
Sử dụng toàn cầu. D-U-N-S có sức lan tỏa và toàn cầu. Tính đến tháng 8 năm 2013, đã có khoảng 225 triệu mục nhập D-U-N-S độc đáo từ các doanh nghiệp ở khoảng 190 quốc gia. Không có đăng ký kinh doanh khác, ngay cả ở cấp quốc tế, có nhiều mục.
Khả năng tương thích với Cơ quan đăng ký kinh doanh quốc gia. Nhiều chính phủ sử dụng D-U-N-S như một cơ quan đăng ký kinh doanh thực tế cho các công ty mà họ làm việc cùng. Chẳng hạn, hệ thống Đăng ký Nhà thầu Trung ương của Hoa Kỳ sử dụng D-U-N-S làm phương thức nhận dạng doanh nghiệp chính: Để đăng ký hợp đồng chính phủ, trước tiên bạn cần có số D-U-N-S. Ở nhiều quốc gia, D-U-N-S là phương tiện duy nhất được chấp nhận để xác định các doanh nghiệp có trụ sở tại các quốc gia khác, ngay cả khi họ không làm kinh doanh với chính quyền địa phương. Tại Đức, cơ quan đăng ký doanh nghiệp quốc gia có tên Khóa nhận dạng đối tác duy nhất (UPIK) sử dụng số D-U-N-S để sắp xếp doanh nghiệp.

Cách đăng ký số D-U-N-S

Bạn có thể đăng ký số D-U-N-S thông qua Dun & Bradstreet. Hoàn toàn miễn phí, mặc dù đăng ký D-U-N-S được bao gồm trong một số gói giám sát tín dụng và kinh doanh có trả phí của Dun & Bradstreet, chẳng hạn như Người khởi nghiệp doanh nghiệp nhỏ.

Trước khi đăng ký, hãy kiểm tra xem công ty của bạn đã có số D-U-N-S chưa - đây có thể là trường hợp nếu bạn mua doanh nghiệp từ chủ sở hữu trước. Bạn có thể tìm kiếm công ty của mình, theo tên, thông qua cơ sở dữ liệu D-U-N-S trực tuyến của D & B hoặc gọi (866) 705-5711 để hỏi người đại diện.

Nếu bạn không có số D-U-N-S, bạn có thể yêu cầu một số điện thoại theo số điện thoại trên, được bố trí từ 8 giờ sáng đến 6 giờ chiều, bảy ngày mỗi tuần, trong tất cả các múi giờ của Hoa Kỳ. Bạn cũng có thể đăng ký trực tuyến thông qua trang web của Dun & Bradstreet hoặc hệ thống Đăng ký nhà thầu trung ương của Liên bang (CCR), cổng thông tin cho tất cả các nhà thầu của chính phủ Hoa Kỳ. Kể từ thời điểm bạn nộp đơn, có thể mất tới 30 ngày để nhận được số của bạn. Các kế hoạch D & B được trả tiền, chẳng hạn như Người khởi nghiệp doanh nghiệp nhỏ, có thể tăng tốc quá trình lên hai ngày làm việc.

Để đăng ký số D-U-N-S, bạn cần cung cấp các thông tin sau:

Tên, địa chỉ và năm thành lập công ty của bạn
Tên của chủ sở hữu của nó
Cấu trúc pháp lý của nó (hợp tác, LLC, quyền sở hữu duy nhất, v.v.)
Mô tả cơ bản về hoạt động kinh doanh của nó
Tổng số nhân viên (toàn thời gian và bán thời gian)

Bạn có thể làm gì với một?

Thông tin trong mục nhập D-U-N-S của bạn tạo cơ hội cho doanh nghiệp của bạn, cũng như các thực thể khác muốn hợp tác kinh doanh với bạn:

Giữ dữ liệu kinh doanh chính xác. Dun & Bradstreet tuyên bố chi hơn 1 triệu đô la mỗi ngày để duy trì cơ sở dữ liệu D-U-N-S, xác minh và cập nhật dữ liệu của từng mục. Theo đó, bạn có thể tin tưởng mục nhập D-U-N-S của mình và của những công ty bạn kinh doanh, là chính xác và cập nhật. Nhiều thư mục kinh doanh điện tử, như Manta, không đảm bảo như vậy.
Làm việc với các thực thể chính phủ. Nếu bạn không có số D-U-N-S, bạn không thể đăng ký hợp đồng với bất kỳ cơ quan chính phủ nào hoặc đảm bảo khoản vay Quản trị doanh nghiệp nhỏ. Bạn cũng không thể làm việc với Liên Hợp Quốc và nhiều chính phủ nước ngoài, mặc dù vậy bạn nên kiểm tra các nguồn thích hợp nếu bạn muốn kinh doanh với một thực thể ở nước ngoài.
Kinh doanh với các công ty nước ngoài. Ngay cả khi bạn không cần phải làm việc với một cơ quan chính phủ Hoa Kỳ hoặc chính phủ nước ngoài, bạn vẫn có thể muốn làm việc với các công ty tư nhân nước ngoài. Vì D-U-N-S là cơ quan đăng ký kinh doanh thực tế ở nhiều quốc gia, nên có số D-U-N-S là cách dễ nhất để thiết lập tính hợp pháp của bạn cho các khách hàng tiềm năng ở nước ngoài. Ngoài ra, tùy thuộc vào chính sách của chính quyền địa phương, công ty của bạn có thể cần lấy số D-U-N-S trước khi thiết lập chi nhánh hoặc công ty con ở quốc gia khác.
Thiết lập uy tín với người cho vay. Là một phần của sự siêng năng của họ, người cho vay có thể tham khảo mục nhập D-U-N-S của bạn để biết thông tin tài chính và nhân khẩu học cơ bản về doanh nghiệp của bạn. Họ cũng có thể mua báo cáo tín dụng và kinh doanh thông minh về công ty của bạn từ Dun & Bradstreet. Thông tin này thuộc sở hữu của Dun & Bradstreet, vì vậy nếu bạn không có số D-U-N-S, những người cho vay tiềm năng có thể có một bức tranh không đầy đủ về tài chính và hoạt động của công ty bạn, có khả năng khiến họ ít có khả năng cho bạn vay.
Duy trì quản lý rủi ro tốt hơn với khách hàng. Nếu công ty của bạn mở rộng hạn mức tín dụng cho khách hàng, bạn có thể sử dụng số D-U-N-S của họ để hiểu rõ hơn về sức khỏe tổng thể của họ. Ví dụ, ngay cả khi một trong các công ty khách hàng của bạn xuất hiện tài chính tốt, công ty mẹ của nó có thể gặp rắc rối. Bằng cách tiết lộ mối liên kết giữa hai người, D-U-N-S có thể giúp bạn phát hiện ra một vấn đề tiềm ẩn trước khi công ty ngừng hoạt động hoặc hủy bỏ hợp đồng.
Duy trì sức mua tốt hơn với các nhà cung cấp. Công ty của bạn có thể kinh doanh với nhiều nhà cung cấp hoạt động dưới cùng một chiếc ô của công ty, nhưng mối quan hệ có thể không phải lúc nào cũng rõ ràng. Bằng cách phân tích mục nhập D-U-N-S của mỗi nhà cung cấp, bạn có thể trêu chọc các mối quan hệ công ty ẩn và sử dụng chúng để tạo lợi thế cho bạn trong các cuộc đàm phán hợp đồng cung cấp. Chẳng hạn, thay vì mua từ bốn nhà cung cấp khác nhau thuộc sở hữu của cùng một công ty mẹ, bạn có thể mua gấp bốn lần từ một nhà cung cấp duy nhất - và được giảm giá hàng loạt trong phần thưởng.
Nhận thông tin tốt hơn về triển vọng. Nếu bạn điều hành một công ty B2B, thành công của bạn phụ thuộc vào khả năng xác định triển vọng hứa hẹn nhất và biến họ thành khách hàng trả tiền. Với thông tin về nhân khẩu học, tài chính và thông tin liên lạc của hàng triệu công ty, cơ sở dữ liệu D-U-N-S cho phép bạn tìm và tiếp cận với các công ty có khả năng yêu cầu sản phẩm và dịch vụ của bạn nhiều nhất.
Xúc tiến Đơn xin Chứng chỉ SSL của bạn. Nếu công ty của bạn muốn thiết lập một cổng thương mại điện tử, công ty cần đăng ký chứng chỉ SSL, một tính năng bảo mật thiết yếu cho các giao dịch trực tuyến. Các tổ chức cấp các chứng chỉ này thường yêu cầu liên hệ kỹ lưỡng, quyền sở hữu và thông tin nhân khẩu học về mỗi người nộp đơn. Mục nhập D-U-N-S của bạn chứa tất cả thông tin đó, cho phép nhà phát hành SSL nhanh chóng xác minh danh tính công ty của bạn và kích hoạt chứng chỉ của bạn. Nếu không có số D-U-N-S, nhà phát hành SSL của bạn có thể yêu cầu một số tài liệu được fax hoặc gửi qua email, làm tăng đáng kể độ dài và độ phức tạp của quy trình đăng ký.

Nhược điểm tiềm năng

Có số D-U-N-S mang lại rất nhiều lợi ích, nhưng điều quan trọng là phải hiểu những hạn chế và nhược điểm tiềm năng của hệ thống.

Lợi nhuận của Dun & Bradstreet từ D-U-N-S. Mặc dù D-U-N-S là cơ quan đăng ký kinh doanh được lựa chọn trên khắp thế giới, Dun & Bradstreet không duy trì điều đó vì lòng tốt của nó. Khi bạn đã vào cơ sở dữ liệu, D & B (và Dun & Bradstreet Credibility Corp, một công ty con trước đây cung cấp các dịch vụ tương tự) thường xuyên thúc đẩy bạn đăng ký các dịch vụ như giám sát tín dụng và kinh doanh thông minh, điều này có thể gây khó chịu.
Độc quyền ảo về nhận dạng doanh nghiệp. Ở Hoa Kỳ, Liên minh Châu Âu, Úc và các nơi khác, D-U-N-S cho đến nay là cơ sở dữ liệu nhận dạng doanh nghiệp phổ biến và toàn diện nhất - đến mức không có cạnh tranh thực sự. Tình trạng này có thể làm tăng chi phí chung của hệ thống cho các chính phủ và các công ty sử dụng nó. Chẳng hạn, theo Văn phòng Trách nhiệm Chính phủ, hợp đồng của Chính phủ Liên bang với D & B trị giá hơn 150 triệu đô la vào năm 2010. Để xem liệu một hệ thống khác có khả thi (và rẻ hơn) hay có lẽ chỉ để gây áp lực cho D & B trong các cuộc đàm phán hợp đồng trong tương lai, Chính phủ đang xem xét các khung nhận dạng kinh doanh thay thế. Tuy nhiên, không rõ là bao nhiêu, nếu có bất cứ điều gì, việc chuyển sang hệ thống khác sẽ tiết kiệm.
Không hoàn toàn minh bạch. Thông tin trong D-U-N-S là độc quyền của Dun & Bradstreet. Đối với người mới bắt đầu, điều này có nghĩa là D & B không bắt buộc phải nói nó có nguồn gốc như thế nào. Nó cũng không bắt buộc phải bán hoặc chuyển bất kỳ thông tin D-U-N-S nào, điều này có thể cản trở việc chuyển đổi trong tương lai sang một hệ thống nhận dạng doanh nghiệp khác. Và, mặc dù có tư cách là cơ quan đăng ký kinh doanh trên thực tế của Chính phủ Liên bang, D & B không bắt buộc phải tuân thủ các yêu cầu của Đạo luật Thông tin Tự do (FOIA) từ các thành viên báo chí hoặc công chúng, khiến việc xác minh thông tin trong cơ sở dữ liệu của nó trở nên khó khăn.

Từ cuối cùng

Dun & Bradstreet gọi các số An sinh xã hội của D-U-N-S cho các doanh nghiệp. Trong thực tế, nó thậm chí còn phổ biến hơn cả An sinh xã hội. Hệ thống này được sử dụng ở hàng chục quốc gia trên thế giới, bao gồm Hoa Kỳ, Úc và Liên minh Châu Âu, và mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp tham gia. Mặc dù bạn không cần số D-U-N-S để hoạt động, nhưng người ta có thể mở cửa mà nếu không thì sẽ đóng.

Đồng thời, bạn nên nhận thức được các vấn đề tiềm ẩn xung quanh hệ thống này, bao gồm các câu hỏi về quyền riêng tư. Như với bất kỳ cơ sở dữ liệu nào, việc tham gia D-U-N-S tạo ra một dấu ấn công khai cho phép người khác - tốt và xấu - tìm thấy công ty của bạn. Đối với tất cả các đặc quyền của hệ thống, quyết định lấy số D-U-N-S của bạn phải là số cá nhân.

Doanh nghiệp của bạn có số D-U-N-S không?